Qu'est-ce qu'une signature manuscrite ?

Vous souhaitez en savoir plus sur les signatures manuscrites ? Vous êtes au bon endroit !

En résumé, une signature manuscrite est une signature apposée à l'aide d'un sceau ou d'un stylo sur un accord important. Pendant de nombreuses années, signer un document de cette manière était la seule façon d'approuver un contrat à durée indéterminée.

À ce jour, cette méthode reste privilégiée et permet d'éviter les activités frauduleuses.

Comparaison entre les signatures manuscrites et les signatures électroniques ?

Aujourd'hui, la signature manuscrite est moins courante, en particulier dans les entreprises internationales, qui ont tendance à privilégier les signatures électroniques. Les signatures manuscrites nécessitent la présence physique d'une personne, tandis que les versions électroniques peuvent être remplies en ligne.

Lorsqu'il s'agit de signer des contrats commerciaux avec des clients et des collègues à l'étranger, les signatures électroniques ont accéléré l'ensemble du processus et s'avèrent particulièrement avantageuses dans le contexte de la pandémie.

Parmi les exemples courants de signatures électroniques, que beaucoup signent quotidiennement, on peut citer l'inscription à un nouvel abonnement, tel qu'un compte iTunes. Vous n'en êtes peut-être pas pleinement conscient, mais en cochant toutes les cases de la politique de l'entreprise pour indiquer que vous acceptez ses conditions générales, vous lui fournissez votre propre signature électronique.

Une autre forme de signature électronique consiste pour une personne à taper son nom au bas d'un e-mail avant de l'envoyer à ses collègues.

D'autres exemples populaires incluent :

• Saisir un code PIN personnalisé dans un distributeur automatique pour retirer de l'argent
• Ajouter votre nom à un formulaire ou un document virtuel
• Utiliser Touch ID sur votre mobile ou votre tablette pour accéder à certaines plateformes, y compris votre application bancaire.
• Numérisation de documents destinés à un client, sur lesquels figure votre nom écrit à la main
  

Signatures manuscrites VS signatures numériques

Quelle est la différence entre les signatures électroniques et les signatures manuscrites ? Contrairement à ce que beaucoup pensent, ils présentent de nombreuses différences, bien que les deux soient juridiquement contraignants ! (Pour en savoir plus, consultez la section consacrée à la signature légale.) D'une part, l'expression « signature numérique » fait référence à la validité d'un document envoyé virtuellement, soit par e-mail, soit via une application.

Ce processus implique l'utilisation d'une clé de chiffrement, que seul un serveur autorisé a le droit de déchiffrer. Un exemple de cela est lorsqu'une plateforme mondiale, telle que Microsoft Outlook, ajoute une signature électronique sur une correspondance électronique envoyée via le serveur de la plateforme. Adobe Acrobat est également l'un des outils que vous pouvez utiliser pour signer numériquement un document. Vous pouvez consulter notre guide sur la création d'une signature numérique dans Adobe si vous souhaitez en savoir plus.

Comment les signatures électroniques sont-elles générées ? La création d'une signature numérique est assez complexe et implique une procédure mathématique générée par ordinateur. Cette procédure empêche toute personne autre que le destinataire désigné de consulter les fichiers virtuels.

Pour simplifier, les signatures électroniques sont un peu comme des empreintes digitales : seules les personnes disposant des empreintes digitales requises peuvent accéder aux documents cryptés.

Pourquoi les signatures manuscrites sont-elles moins courantes ?

Avec l'évolution rapide du paysage numérique actuel, les signatures manuscrites sont de moins en moins courantes, en particulier dans les entreprises du monde entier qui traitent quotidiennement avec d'autres juridictions. Il n'est tout simplement pas possible de se rendre dans un bureau pour signer un document.

Heureusement, la technologie a fait des progrès considérables, ce qui signifie que les documents peuvent être signés par différentes parties situées à différents endroits à l'aide de signatures électroniques.

Le télécopieur a été le premier pas vers la création de signatures numériques efficaces. Cette technologie permet aux utilisateurs de signer des documents, de les numériser et de les envoyer à d'autres endroits.

Par exemple, un bureau londonien peut signer un document et l'envoyer à New York, en Chine ou n'importe où ailleurs dans le monde. À condition que les deux parties disposent de la technologie nécessaire, chacune d'entre elles est en mesure de générer les signatures électroniques requises.

Mais les signatures électroniques ont-elles la même valeur que les signatures manuscrites ? Ils le sont maintenant ! Des décisions judiciaires ont rendu les signatures numériques et électroniques juridiquement contraignantes pour les entreprises du monde entier.

Quand utiliser une signature manuscrite ?

‍

‍

Il arrive parfois que seule une signature manuscrite soit suffisante. Cela dépend généralement des préférences personnelles, d'autant plus que les signatures électroniques ont une valeur juridique. Les signatures manuscrites sont souvent préférées par les entreprises qui proposent des biens ou des prêts.

Aujourd'hui, les signatures électroniques sont soutenues par les Nations Unies et les États-Unis. La loi E-Sign (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) a été mise en place il y a plus de 20 ans, en 2000. Cette loi autorise l'utilisation de contrats numériques locaux et internationaux. En résumé, cela signifie qu'aujourd'hui, les signatures électroniques et les signatures manuscrites ont la même valeur juridique.

Quels sont les avantages des signatures manuscrites ?

En ce qui concerne les avantages liés à l'utilisation de l'encre, l'un d'entre eux est que toutes les personnes impliquées dans la transaction commerciale doivent être présentes, dans la même pièce. Cela peut réduire la confusion quant au contenu du document et éviter les signatures frauduleuses.

Un autre avantage ? Les signatures manuscrites sont plus personnelles et permettent de créer un lien plus étroit et plus confiant avec un client, tout en mettant un visage sur toutes les parties ou entreprises concernées. Cela peut contribuer à garantir une meilleure relation commerciale, selon le type de personnes impliquées dans l'accord commercial.

Inconvénients liés à l'utilisation des signatures manuscrites ?

Comme pour tout, les signatures manuscrites présentent également des inconvénients, notamment :

• Facteurs environnementaux : les documents papier sont non seulement coûteux à imprimer, mais ils ont également un impact négatif sur notre empreinte carbone.
• Les documents papier doivent être conservés sous forme physique, ce qui implique de leur réserver un espace dans les bureaux, tandis que les documents virtuels peuvent être stockés en toute sécurité sur un serveur. Cela facilite également leur localisation. Vous pouvez également utiliser des outils de recherche numériques pour localiser instantanément certaines parties du contact, plutôt que de le passer au peigne fin.
• Le traitement d'un document papier peut être un processus fastidieux, tandis que la loi ESign Act permet d'approuver des documents virtuels d'un simple clic, quel que soit le lieu où se trouvent les parties concernées.
• Il est sûr de stocker des documents en ligne, car des codes de cryptage et des mots de passe peuvent être ajoutés aux fichiers.
  

Comment gérer les signatures électroniques et les contrats ?

Il existe aujourd'hui de nombreux moyens technologiques pour gérer les contrats nécessitant une signature numérique (signature électronique). Il s'agit notamment d'investir dans des processus métier tels que les logiciels de signature électronique, qui offrent aux entreprises un moyen simple et centralisé de gérer leurs documents électroniques ou leurs contrats virtuels.

Les utilisateurs de ces plateformes peuvent créer des contrats et des formulaires virtuels à partir de zéro, ou importer des documents conçus dans un autre programme. De plus, des signatures numériques et des signatures personnalisées peuvent être ajoutées à ces plateformes, ce qui signifie qu'elles sont facilement disponibles lorsqu'il s'agit de donner une approbation. On les appelle les signatures électroniques. Bonsai dispose d'un générateur de signature en ligne que vous pouvez utiliser gratuitement.

De plus, il existe de nombreux types de programmes de signature électronique qui offrent aux utilisateurs la possibilité de télécharger des listes de signataires, qui peuvent être appliquées à plusieurs documents en même temps. Cela permet de créer une piste d'audit sûre et facile à suivre, qui nécessite moins d'approbations et moins de formalités administratives. Vous pouvez consulter notre guide sur la manière de signer numériquement un fichier PDF.

En ce qui concerne l'utilisation des signatures électroniques dans les accords commerciaux internationaux et nationaux, il est important de savoir que la loi sur le commerce national rend tout à fait légale la signature d'un contrat de cette manière.

‍

‍

FAQ sur les signatures manuscrites

Peut-on scanner et utiliser une signature manuscrite en ligne ?

Oui, vous pouvez ! La numérisation d'une signature manuscrite dans un programme en ligne la transforme efficacement en signature électronique, également appelée signature électronique.

Une signature manuscrite est-elle nécessaire ?

Les signatures manuscrites et les signatures numériques sont toutes deux des moyens légaux de signer un document. Certaines entreprises, notamment celles qui proposent des prêts ou des services particulièrement sensibles, demanderont une signature manuscrite, car elles estiment qu'un document signé sur papier ou un document signé a plus de valeur juridique.

Comment faire une signature manuscrite ?

Une signature manuscrite est un nom créé manuellement, et non par des moyens numériques. En résumé, il s'agit du moment où une personne appose physiquement son nom sur un contrat papier ou un document physique.

Une signature électronique est-elle une signature originale ?

Non, une signature électronique est une signature qui a été créée en ligne, soit numérisée dans un programme, soit créée virtuellement. Une signature manuscrite est une signature apposée à la main sur un document papier. Ceci est connu sous le nom de signature physique, tous droits réservés.

Pouvez-vous scanner une signature manuscrite ?

Oui, vous pouvez. Avec un télécopieur ou un scanner, vous pouvez facilement reproduire une signature manuscrite et la coller sur un document virtuel. La numérisation d'une signature manuscrite dans un programme de signature électronique est un moyen de transformer un nom physique en signature électronique.

Il existe de nombreux autres processus qui vous permettent d'ajouter le nom requis à divers documents, quel que soit l'appareil sur lequel vous travaillez. Cela signifie que les entreprises peuvent recevoir et approuver des contrats sans avoir à les signer sur papier. Ils peuvent même le faire tout en travaillant à domicile, à toute heure du jour ou de la nuit.

Comment créer une signature manuscrite dans un fichier PDF ?

Il est facile de créer une signature manuscrite dans un fichier PDF, mais vous devez d'abord importer votre signature sur votre ordinateur si vous souhaitez l'ajouter sous forme d'image. Une fois que vous avez enregistré votre signature sous forme d'image, ouvrez le fichier PDF que vous souhaitez signer à l'aide du programme Adobe Acrobat Reader.

Cliquez sur le panneau d'outils, puis sur « remplir & signe ». Utilisez l'option « signature », puis recherchez le bouton « ajouter une signature ». Une fenêtre contextuelle vous demandera si vous souhaitez dessiner, ajouter ou saisir votre signature. Si vous ajoutez votre signature sous forme d'image, vous serez invité à la redimensionner une fois qu'elle aura été ajoutée au PDF.