Qu'est-ce qu'une feuille de temps ? 4 choses à savoir

Que vous soyez un nouveau freelance ou que vous cherchiez à développer votre activité de manière stratégique, vous êtes sans doute toujours à la recherche de nouvelles façons d'optimiser votre investissement et d'envoyer des modèles de factures à la hauteur de votre travail acharné. En d'autres termes, vous recherchez les meilleurs moyens d'évaluer vos efforts fournis par rapport à votre rémunération, dès la rédaction d'un modèle de cahier des charges ou d'un modèle de devis. Nous ne parlons pas seulement de secrets de gestion du temps, mais aussi d'outils qui vous donneront un aperçu de votre niveau de productivité réel.

Au cours de vos recherches, vous avez probablement rencontré le terme « feuille de temps ». Mais qu'est-ce qu'une feuille de temps ? Comment ça marche et pourquoi devriez-vous l'utiliser ? Pour répondre à toutes ces questions et à bien d'autres encore, voici les quatre choses principales que vous devez savoir sur les feuilles de temps.

1. Qu'est-ce qu'une feuille de temps et à quoi sert-elle ?

Il était une fois, avant l'ère des applications, du SaaS et des suites de produits sophistiquées comme Bonsai, les feuilles de temps étaient de véritables feuilles. Les feuilles de temps ont d'abord été des documents papier que les entreprises utilisaient pour suivre les heures de travail de leurs employés.

Bien que les feuilles de temps modernes soient numérisées, elles sont utilisées pour les mêmes raisons. Les feuilles de temps aident essentiellement les entreprises à suivre le temps que leur équipe a passé sur le lieu de travail ou à travailler sur un projet particulier. Les membres de l'équipe sont parfois tenus de remplir leurs feuilles de temps lorsqu'ils prennent des congés ou lorsqu'ils font des pauses au cours de la journée. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour déterminer le montant à verser à l'employé ou pour calculer le montant à facturer à un client à la fin du mois.

L'histoire de la feuille de temps

Vous êtes-vous déjà demandé comment les feuilles de temps ont vu le jour ? Ils ont en fait été créés dans les années 1950 par l'American Bar Association (A.B.A.) dans le cadre des efforts déployés par la profession pour inciter les avocats à vendre leurs services à l'heure. Les feuilles de temps leur permettaient de suivre ces heures afin de pouvoir facturer leurs clients en conséquence.

2. Qui utilise les feuilles de temps ?

Traditionnellement, les feuilles de temps étaient principalement utilisées par les professionnels des ressources humaines pour calculer les salaires. Une feuille de temps est un outil utile qui aide l'équipe RH (ou le propriétaire d'une entreprise s'il n'y a pas de service RH) à déterminer comment rémunérer équitablement les employés pour le travail effectué, en particulier lorsqu'elles sont automatisées.

Cependant, les feuilles de temps sont également souvent utilisées par les freelances et autres travailleurs indépendants (des avocats et comptables aux designers et écrivains) pour suivre leurs heures facturables par client ou par projet. En fait, plus de 100 000 freelancers utilisent quotidiennement l'outil de suivi du temps de Bonsai pour mieux comprendre où passent leurs précieuses heures. Après tout, quand on est freelance, le temps, c'est de l'argent.

Comprendre ce qu'est une feuille de temps, comment l'utiliser et l'interpréter est une étape importante pour apprendre à gérer correctement son temps. Cela peut également vous aider à mieux comprendre où va votre temps (et donc votre argent), afin que vous puissiez prendre des décisions commerciales plus judicieuses et mieux gérer votre budget.

‍

3. Pourquoi devrais-je utiliser une feuille de temps ?

Pourquoi les freelances et autres chefs d'entreprise utilisent-ils des feuilles de temps ? Il s'avère qu'il y a de nombreux avantages à suivre votre temps de manière systématique. Selon le New York Times, les patrons d'aujourd'hui utilisent le suivi du temps non seulement pour surveiller les efforts de leurs employés, mais aussi pour trouver de meilleurs moyens de les aider à se concentrer et à apprécier leur travail.

Voici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez envisager d'utiliser une feuille de temps.

3.1. Facturation simplifiée

Les feuilles de temps sont pratiquement indispensables si vous travaillez dans le cadre d'un contrat horaire ou d'un contrat de services (par opposition à un contrat à prix fixe). En suivant le nombre d'heures que vous consacrez à un projet particulier, vous disposez d'une indication très claire du montant à facturer à votre client à la fin de la journée, de la semaine ou du mois, quel que soit votre cycle de facturation. Cela est particulièrement vrai si vous utilisez un logiciel qui vous permet de facturer automatiquement vos clients à partir de vos feuilles de temps, comme le module de facturation pour freelances de Bonsai.

3.2. Mieux estimer votre temps

Il y a de fortes chances que vos clients vous aient déjà demandé d'estimer le temps nécessaire à la réalisation d'un projet donné, soit parce qu'ils veulent avoir une idée du budget à prévoir (par exemple, dans le cadre d'un contrat horaire), soit parce qu'ils préfèrent que vous leur proposiez un tarif fixe.

En suivant votre temps, vous êtes mieux à même de comprendre combien de temps il vous faut pour mener à bien un type de projet particulier (par exemple, il vous faut peut-être deux heures pour rédiger un article de blog ou trois jours pour programmer un site web), ce qui vous permet de fournir des estimations plus précises et de vous assurer que vous êtes rémunéré de manière adéquate pour votre travail.

3.3. Découvrez où vous perdez votre temps

Dans le même ordre d'idées, le suivi de votre temps vous aidera à identifier les tâches ou les projets qui vous prennent beaucoup plus de temps qu'ils ne le devraient. Peut-être pensiez-vous qu'il ne vous fallait que 10 minutes pour rédiger un e-mail alors qu'en réalité, cela vous a pris 20 minutes, ou peut-être avez-vous perdu deux heures chaque semaine à créer des listes de tâches.

D'un autre côté, vous êtes peut-être beaucoup plus productif dans certains domaines que vous ne le pensiez. Se familiariser avec la façon dont vous passez une journée de travail type est un excellent moyen de gérer votre temps et de vous fixer des objectifs de productivité plus réalistes.

3.4. Déterminez combien de temps vous passez réellement à travailler.

Avez-vous parfois l'impression de travailler sans relâche, plus de 80 heures par semaine ? Ou peut-être craignez-vous de ne pas travailler assez dur et pensez-vous que vous devriez accepter davantage de clients. L'utilisation d'une feuille de temps vous permet de bien comprendre votre charge de travail, afin que vous puissiez déterminer avec certitude si vous vous surmenez ou si vous avez la possibilité d'accepter des projets plus importants.

4. Comment utilisez-vous les feuilles de temps ?

Bon, vous savez désormais ce qu'est une feuille de temps et pourquoi il est si important d'en utiliser une, mais comment l'utiliser concrètement ? Vous ne vivez pas à l'âge de pierre, donc il y a de fortes chances que vous n'alliez pas acheter un tas de fiches papier pour vous aider à suivre votre temps de travail. Quelles sont les alternatives possibles ?

Vous pouvez utiliser un cahier ou créer un modèle de feuille de temps simple dans Excel ou Google Sheets. Mais l'une des choses les plus simples que vous pouvez faire est en fait de choisir un logiciel qui vous aide à suivre facilement votre temps de manière numérique et d'utiliser ces informations pour facturer vos clients rapidement et simplement.

La gestion des feuilles de temps simplifiée

Les feuilles de temps numériques sont la meilleure solution si vous recherchez un moyen de suivre votre temps sans trop d'efforts. Après tout, personne ne veut perdre son temps à suivre son emploi du temps, cela va à l'encontre du but recherché.

Les fonctionnalités de suivi du temps de Bonsai ont été spécialement conçues pour les freelancers. Notre outil vous permet de suivre votre temps d'un simple clic et utilise une conception simple et rationalisée qui ne complique pas les choses. Il vous permet également d'enregistrer vos heures manuellement ou d'automatiser vos feuilles de temps, ce qui facilite grandement la facturation.

Vous rechercherez tout particulièrement une solution complète, avec des feuilles de temps qui s'intègrent à votre flux de travail existant. Par exemple, notre logiciel vous permet de facturer automatiquement vos clients directement à partir de vos feuilles de temps, afin que vous n'ayez pas à perdre de temps à collecter, saisir et traiter manuellement toutes vos informations.

Prêt à commencer à utiliser les feuilles de temps ?

Désormais, chaque fois que quelqu'un vous demandera« qu'est-ce qu'une feuille de temps », vous répondrez sans hésiter « un outil qui aide les freelances comme moi à mieux gérer leur temps ». Le suivi de votre temps dans un tableau de bord numérique facile à utiliser vous fait non seulement gagner beaucoup de temps, mais vous aide également à mieux comprendre où vont vos efforts. Mieux encore, cela vous aide à communiquer cela à vos clients.

Si vous êtes prêt à commencer à utiliser une solution intégrée de suivi du temps, Bonsai est là pour vous. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour bénéficier d'un essai gratuit.

‍

‍