Signature légale : définition et exigences 2025

Une signature légale est une marque ou un nom unique écrit par une personne pour authentifier des documents, signifiant son approbation et son acceptation. Il peut être manuscrit, électronique ou numérique, chacun ayant des exigences juridiques spécifiques. Les signatures manuscrites sont traditionnelles, tandis que les signatures électroniques sont de plus en plus utilisées en raison de la transformation numérique, régie par des lois telles que la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national. Pour qu'une signature soit juridiquement valable, elle doit clairement identifier le signataire, indiquer l'intention de signer et être associée au document. Il est essentiel pour les entreprises qui passent à des flux de travail numériques de comprendre ces éléments afin de garantir leur conformité et leur validité juridique en 2025.

Une signature légale désigne le nom du signataire écrit sous une forme distincte, utilisé pour s'identifier ou donner son autorisation sur des documents commerciaux importants.

La manière dont les gens font traditionnellement des affaires a changé. Les signatures manuscrites sont de moins en moins utilisées. De nos jours, les gens se tournent vers les formats numériques sans papier pour rationaliser leurs opérations, et les critères définissant ce qui constitue une signature légale ont évolué. Mais si vous ne savez pas quel type de signature utiliser, vous pouvez également consulter notre guide sur ce qu'est une signature manuscrite.

Si vous avez déjà signé un document, vous avez probablement utilisé une signature légale. Quand il s'agit de déterminer ce qu'est exactement une signature légale, les choses peuvent se compliquer.

Dans cet article, nous examinerons cette question et bien d'autres afin de vous aider à comprendre pleinement ce que signifie une signature légale et comment vous pouvez vous assurer que ce que vous signez est juridiquement contraignant, même lorsqu'il ne s'agit pas d'un document écrit.

Prêt ? Allons-y sans plus attendre.

Qu'est-ce qui constitue une signature ?

Essentiellement, une signature désigne une marque apposée par une personne sur un document (ou un autre instrument) afin de reconnaître qu'elle accepte les conditions énoncées dans ce qu'elle signe.

À mesure que les affaires s'internationalisent chaque jour davantage, l'essor des signatures numériques a changé la façon dont les gens font des affaires et signent des contrats. Le processus d'impression, de signature et de numérisation des documents commerciaux prend trop de temps pour la façon dont nous travaillons dans le monde moderne. Les signatures numériques offrent une solution beaucoup plus simple qui permet d'économiser du temps et de l'argent .

Une signature électronique, également appelée signature numérique ou signature saisie, est créée lorsqu'une personne saisit son nom sur un document ou colle une image numérisée de sa signature manuscrite. À mesure que nous avançons dans un monde numérique où le concept de signature manuscrite est quelque peu dépassé, la définition de ce qui constitue une signature légale a considérablement évolué.

Pour les travailleurs indépendants en particulier, les signatures électroniques simplifient l'ensemble du processus de signature de documents commerciaux importants tels que les contrats, les devis, les propositions, les contrats de services et autres types de formulaires.

Quelle que soit la forme qu'elle prend, il est important qu'une signature soit utilisée comme preuve que les informations ont été examinées et acceptées par le signataire. Cela signifie qu'une signature peut être stylisée à tel point qu'elle devient complètement illisible pour les autres, tout en restant légale.

Pour qu'un contrat de travail indépendant soit juridiquement contraignant, il doit être signé par toutes les parties concernées. C'est la manière la plus courante pour les particuliers d'indiquer qu'ils ont lu attentivement et accepté les conditions énoncées dans un contrat ou tout autre type de document. Peu importe l'aspect de la signature, qu'elle soit écrite proprement, griffonnée ou tapée, elle prouve que les conditions ont été prises en considération et acceptées.

Tant qu'une signature représente bien la personne et son intention, n'importe quel type de marque est considéré comme légal.

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Votre signature doit-elle comporter votre nom complet ?

Non, ce n'est pas le cas. Comme nous l'avons mentionné précédemment, une signature désigne toute marque apposée par une personne sur un document afin d'exprimer son consentement aux conditions énoncées. Par conséquent, une signature ne doit pas nécessairement être le nom complet d'une personne. Il peut s'agir d'une marque illisible, d'un gribouillis ou d'une image numérisée d'une signature si la signature est électronique.

Les initiales constituent-elles une signature légale ?

C'est certain. Les signatures légales peuvent être simplement les initiales d'une personne. Il est important de garder à l'esprit que votre signature doit correspondre à celle que vous avez apposée sur d'autres documents juridiques.

Par exemple, si votre signature sur votre permis de conduire est simplement « LM » plutôt que votre nom complet, elle doit être identique sur tous les autres documents que vous avez signés.

Cela vous aidera à éviter tout problème avec votre banque ou d'autres institutions juridiques qui ont votre signature dans leurs dossiers.

Y a-t-il des règles concernant les signatures ?

La légalité des signatures englobe toute une série de marques et d'actions qui indiquent l'identité et l'intention d'une personne. Aux États-Unis, la règle juridique veut que, sauf si un document stipule expressément qu'une certaine méthode de signature est requise, celle-ci peut être apposée de plusieurs façons. Cela signifie qu'un document numérique ou tout autre type de fichier peut être signé à l'aide d'une signature manuscrite ou dactylographiée, à condition qu'il soit clair que le signataire a consenti à signer.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

À ce stade, vous vous demandez peut-être ce qu'est exactement une signature électronique.

Selon la loi ESIGN, une signature électronique est :

« Son, symbole ou processus électronique joint ou associé logiquement à un contrat ou à un autre document et exécuté ou adopté par une personne dans l'intention de signer le document. »

Il s'agit d'une méthode légalement valable pour obtenir ou donner son consentement sur tout document électronique. Fondamentalement, une signature électronique a exactement la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.

Par exemple, lors de la signature d'un contrat en ligne, une signature saisie au clavier représenterait exactement la même chose que sur un contrat imprimé, à savoir que le signataire comprend et accepte les conditions énoncées dans le contrat.

Quels sont les avantages des signatures électroniques ?

L'utilisation de signatures saisies lors de la signature d'un document commercial important présente plusieurs avantages.

Tout d'abord, cela accélère considérablement le processus d'envoi et de réception de documents et simplifie grandement les choses. Il empêche les retards dans les contrats et simplifie le processus de coordination des signatures. Cela signifie que vous pouvez rapidement vous débarrasser des tâches administratives, afin que les deux parties puissent se consacrer à des tâches plus importantes.

Les signatures électroniques permettent également de réduire les dépenses liées au papier, à l'expédition de documents et aux fournitures, ainsi que d'autres frais administratifs.

Mais ce n'est pas tout. L'un des principaux avantages de la signature électronique est qu'elle offre une plus grande flexibilité en termes de lieu, car les personnes concernées peuvent accéder aux formulaires, les modifier et les signer à tout moment et en tout lieu. En tant que freelance, cela signifie que vous et votre client pouvez parvenir à un accord dans les plus brefs délais.

Comment signer des documents électroniquement ?

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Maintenant que vous savez tout sur les signatures saisies, vous vous demandez peut-être comment signer un contrat en ligne?

Il existe plusieurs façons différentes d'apposer une signature électronique. Vous pouvez le faire d'un simple clic de souris en cochant une case ou en en dessinant une à l'aide de la souris. Vous pouvez également télécharger une photo de votre signature manuscrite et/ou simplement signer un document avec votre nom tapé à l'ordinateur.

Les signatures électroniques ont-elles une valeur juridique ?

Oui, les signatures électroniques sont juridiquement valables tant qu'elles sont accompagnées d'une intention et d'un consentement.

Les signatures électroniques ont une valeur juridique, car elles remplissent essentiellement la même fonction qu'une signature manuscrite sur un document papier.

De cette manière, elles ont la même valeur que les signatures manuscrites et peuvent les remplacer tant qu'elles sont juridiquement contraignantes dans le pays où elles ont été émises. Ils doivent également remplir trois conditions essentielles pour être considérés comme juridiquement valables. Ces conditions sont les suivantes :

• L'identité de la personne qui signe le document ou le contrat peut être vérifiée.
• Leur intention de signer le document par voie électronique est claire.
• Les deux parties conservent des copies du contrat à des fins d'intégrité.
  

Qu'est-ce que la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national ?

La loi ESIGN est une loi fédérale américaine qui garantit la validité juridique des enregistrements électroniques et des signatures apposées sur des documents importants. Par conséquent, les signatures électroniques ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites depuis l'adoption de la loi ESIGN aux États-Unis en 2000.

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En tant que travailleur indépendant, vous vous demandez probablement comment vous lancer dans les signatures électroniques. Des outils tels que le générateur de signature en ligne de Bonsai vous permettent de taper ou de dessiner votre nom afin de créer une signature légale que vous pouvez utiliser sur des contrats importants, des propositions et d'autres documents.

Si vous êtes freelance, vous aurez tout intérêt à utiliser Bonsai pour créer une signature en quelques minutes et l'utiliser pour marquer, consentir et approuver légalement un contrat et tout autre accord avec vos clients. Tout document signé à l'aide de l'outil de signature de Bonsai est juridiquement valide et aura force de loi.

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Une fois que vous avez terminé, vous pouvez ajouter votre signature électronique et envoyer le document à votre client pour qu'il le signe. Téléchargez le fichier au format PDF, joignez-le à un e-mail et envoyez-le directement à votre client. De plus, vous pouvez suivre l'ensemble du processus depuis l'application tout-en-un Bonsai.

Cela signifie que vous pouvez passer moins de temps à vous soucier des tâches administratives et plus de temps à faire ce que vous faites le mieux. Commencez dès aujourd'hui à utiliser gratuitement Bonsai et signez légalement des documents commerciaux importants afin de rationaliser la gestion de votre activité indépendante.