Comment rédiger des e-mails de rappel de paiement à des clients indépendants

Vous devez donc envoyer le redoutable e-mail de rappel de paiement à un client. Le problème des factures fantômes entre les freelances et leurs clients est monnaie courante .

Bien que les plans de paiement et la facturation automatique soient deux alternatives, leur mise en place peut parfois demander des efforts (à moins que vous n'utilisiez les outils de Bonsai, bien sûr).

Selon votre situation, il peut être préférable de mettre à profit vos compétences pour rédiger un e-mail de rappel de paiement en souffrance efficace.

Ce faisant, vous gagnerez non seulement en confiance dans votre carrière en fixant des limites et en essayant de nouvelles méthodes, mais vous pourrez également renforcer vos compétences en communication et vos relations générales avec vos clients.

Voici notre guide en trois étapes pour rédiger un e-mail de rappel de paiement parfaitement courtois.

1. Présumer du meilleur

Avant de rédiger votre e-mail de rappel de paiement à un client, vous pouvez être assailli par des pensées négatives et envisager le pire scénario possible :

• « Mon client a disparu de la surface de la terre. »
• « Il/Elle fait cela délibérément, c'est certain. »
• ... Ou toute variante moins dramatique de ces pensées potentielles.

Cependant, la vérité est que si vous avez envoyé votre facture freelance sans obtenir de réponse, il est probable qu'ils l'aient simplement oubliée. Il est essentiel de garder cela à l'esprit, car un e-mail à la limite de l'impolitesse peut nuire aux relations professionnelles.

En envoyant une lettre ou un e-mail de rappel de paiement amical, vous :

• Respecter vos besoins
• Entretenir les relations avec les clients
• Apprendre à communiquer efficacement

Conseil : si vos clients oublient constamment de vous payer, vous devriez peut-être revoir votre façon de facturer vos clients afin d'éviter ce genre de situation.

Au cours du processus, en plus de rester positif, votre rappel amical de payer une facture doit également être informatif.

Voyons comment configurer cet e-mail utile et super cool.

‍2. Rédigez votre e-mail de rappel

Un e-mail efficace de rappel de facture en retard comporte trois sections principales :

2.1. Salutation

Utilisez une formule de salutation courtoise et évitez de mentionner d'emblée l'objet de votre courriel. Commencez plutôt par vous adresser à eux de manière formelle.

Des logiciels tels que Bonsai peuvent vous aider à rédiger l'e-mail parfait et à renforcer votre confiance au travail, mais n'oubliez pas qu'un e-mail de rappel de paiement à votre client doit être clair et simple.

2.2. Corps principal

Commencez sur une note positive. Demandez-leur comment s'est passée leur semaine/journée/week-end ou demandez-leur s'ils ont apprécié votre service ou votre produit récemment.

Ensuite, ajoutez une description claire et conviviale du délai de paiement en utilisant la voix passive, par exemple :

« Ceci est un rappel amical vous informant que votre paiement est en retard. »

Ensuite, incluez autant d'informations que possible. Commencez par :

• La copie originale de la facture
• Une facture freelance révisée
• Toutes les options de paiement possibles et leurs détails

2.3. Derniers mots

Terminez cet e-mail de rappel de paiement courtois par votre propre signature, ajoutez une formule de politesse appropriée et mentionnez des informations professionnelles telles que votre fonction, votre entreprise et vos coordonnées.

Vous pouvez également personnaliser votre message en mentionnant votre enthousiasme pour un projet à venir ou en leur souhaitant une excellente semaine.

Cela contribuera à renforcer les relations de travail pour l'avenir.

Écoutez ça :

En vous inscrivant à un essai gratuit de Bonsai, vous pourrez trier tous vos e-mails, factures, rappels et contrats afin de conserver un véritable professionnalisme qui inspire naturellement le respect de vos clients.

3. Planifier un suivi

Ce modèle d'e-mail de rappel de paiement fonctionne généralement…

Mais parfois, ce n'est pas le cas.

Dans ce cas, préparez un deuxième e-mail de rappel à envoyer une semaine plus tard. Ceci devrait être similaire au premier e-mail, mais mentionnez que vous devrez commencer à ajouter des frais de retard à partir d'une certaine date.

Si le deuxième rappel échoue, passez à une lettre de mise en demeure papier, envoyée par un tiers. Cette urgence supplémentaire incitera probablement le client à agir.

La connaissance (et les outils) sont synonymes de pouvoir.

Outre la passion, le paiement est le moteur des entreprises.

En suivant ces étapes, vous serez en mesure de créer un processus fluide et efficace qui élimine toute possibilité de frustration ou de stress.

Comprendre exactement ce que vous devez faire et utiliser des outils tels que Bonsai (essayez notre version d'essai gratuite) vous aidera à gérer les situations avec vos clients et à créer une base solide qui renforcera durablement votre confiance et votre réussite, tout au long de votre carrière.

Et parfois, tout commence par un simple e-mail.