Signification de « hors champ » : qu'est-ce que c'est et comment l'éviter ?

Dans la gestion de projet, « hors périmètre » désigne tous les travaux supplémentaires, changements ou tout autre élément non défini dans le plan du projet, en particulier les changements ayant une incidence sur le rythme d'exécution du projet, son calendrier et son plan de ressources. Il est généralement mentionné dans l'énoncé du périmètre du projet et, s'il n'est pas bien pris en compte, il constitue l'une des causes d'échec du projet. Il existe plusieurs moyens d'éviter le glissement de périmètre, comme une identification claire des attentes du projet dès son lancement, qui peut aider à gérer efficacement les imprévus. En ce qui concerne le contrôle interne, on peut également mentionner la mise à disposition de fonds suffisants dans le budget afin de minimiser l'équilibrage des coûts à un certain niveau.

Introduction à la portée du projet

Le concept de portée du projet est présenté. Il implique l'élaboration d'un énoncé de portée, l'identification des livrables ainsi que le contrôle de l'ensemble du projet. Il crée un cadre dans lequel le projet est coordonné et aide à atteindre les objectifs du projet, car il facilite la création d'un calendrier pour celui-ci. 

Il prend également en charge la planification des ressources du projet, notamment en termes d'étendue de la conception, et garantit des activités de projet solides concernant la première portée du projet. Grâce à un tableau de bord de projet et à la gestion budgétaire, cela réduit les risques d'échec pendant la phase de démarrage des projets.

Définition de la portée du projet

Dans le domaine de la gestion de projet, la portée d'un projet correspond à une définition claire de ce qui doit être accompli dans le cadre du projet, ainsi que du moment et de la manière dont cela doit être accompli, en tenant compte des ressources nécessaires. 

Dans ce cas, le lancement ou le démarrage du projet s'accompagne de l'élaboration d'un énoncé de portée concernant les processus, le calendrier et les ressources du projet. La déclaration de portée est ensuite utilisée pendant le processus de mise en œuvre du projet pour planifier les projets, évaluer l'avancement global du projet et gérer les coûts du projet. L'échec d'un projet est inévitable en cas de légers changements par rapport au plan principal du projet. Il est donc important de conserver une trace de la portée du projet et de consulter régulièrement le tableau de bord du projet.

Importance de définir la portée du projet

Définir la portée d'un projet dans la gestion de projet est très important, car cela permet d'identifier et de déterminer ce qui relève ou non du projet. Il est principalement utilisé dans la gestion de projet, pour la planification des projets et l'allocation des ressources, ainsi que pour le contrôle des budgets, la définition des projets et de leurs livrables, et les délais. Troisièmement, un énoncé de portée de projet bien élaboré est utile pour évaluer la performance du projet et fournir des indications sur les changements qui pourraient être nécessaires par rapport à la définition initiale du projet. Il est dangereux de travailler sur un projet sans en avoir clairement défini la portée, car l'exécution du projet pourrait être entachée d'erreurs et conduire ainsi à son échec. Ainsi, depuis le début du projet jusqu'à la phase de création du tableau de bord du projet, le rôle de la portée du projet est incontournable. 

Voici quelques points à noter : 

• La portée du projet décrit les éléments qui font partie du plan du projet et ceux qui ne doivent pas être pris en considération dans le contexte du projet.
• Il est utilisé pour planifier des événements, planifier des ressources et contrôler le budget.
• Lorsque le champ d'application est bien défini, il est possible de suivre les progrès et d'apporter les modifications nécessaires au plan de travail.

Comprendre la notion « hors champ »

Hors champ signifie ceux qui ne sont pas couverts par le plan de gestion de projet basé sur le calendrier de travail initialement prévu. Il met en évidence les aspects qui ne doivent pas être abordés au cours du projet. Il comprend principalement les aspects qui ne comportent aucune obligation liée à l'avancement du projet, à la gestion des ressources et à la planification. Ainsi, comprendre ce qui n'entre pas dans le champ d'application aide à contrôler toute extension de la portée du projet, une situation qui serait catastrophique pour n'importe quel projet. 

Une définition claire du cahier des charges, incluant les éléments hors champ, aide beaucoup à bien gérer les questions budgétaires et le déroulement du projet.

Définition de « hors champ »

Dans le cadre d'un projet de gestion de projet PMBOK, l'expression « hors champ » désigne les éléments qui ne sont pas inclus dans le champ d'application du projet. Il s'agit des activités, des résultats ou des travaux qui n'ont aucun rapport avec la création et la gestion du projet. La définition des aspects « hors champ » est importante dans la gestion du projet, car elle contribue à prévenir l'échec du projet. Certaines composantes du projet peuvent présenter des éléments « hors champ », tels que les mises à jour du projet, les calendriers du projet et l'allocation des ressources du projet. Ces actions ne font pas partie du plan élaboré pour le projet en question et peuvent donc perturber la bonne gestion des fonds ainsi que le calendrier fixé pour le projet. Ces éléments peuvent être affectés par des changements survenant après le lancement du projet et qui n'étaient pas prévus dans l'énoncé du champ d'application du projet. Ainsi, il convient de vérifier régulièrement la rubrique « Hors champ » dans le tableau de bord du projet afin d'éviter toute confusion ou malentendu pendant le déroulement du projet.

Exemples de « hors champ » dans la gestion de projet

Définir ce qui est « hors du champ d'application » dans les projets est tout aussi important que d'identifier le champ d'application du projet pour la réussite de celui-ci. En général, si cela n'est pas décrit ou spécifié dans l'énoncé du périmètre, nous considérons que cela « n'entre pas dans le périmètre ». Par exemple, supposons que lors du développement d'une application informatique, toutes les fonctionnalités qui ne sont pas mentionnées dans le plan du projet soient exclues du champ d'application. Le terme « hors champ » peut également faire référence à d'autres aspects, tels que les délais et les ressources. Les éléments HE tels que la formation des utilisateurs finaux du projet ne sont pas pris en compte dans le calendrier du projet si leur intégration n'a pas été prévue au préalable, ou si la définition des ressources du projet n'inclut pas certaines ressources, ils sont alors considérés comme hors champ. Si ces tâches « hors champ » ne sont pas gérées, elles pourraient constituer un point de défaillance potentiel. Veuillez garder à l'esprit les points suivants : 

• Ce qui est hors du champ d'application précise ce qui n'est pas à prévoir dans le cadre du projet, comme certaines fonctions ou activités supplémentaires.
• Les délais et les ressources, ainsi que tout ce qui ne cadrait pas avec le plan global lors de son élaboration, peuvent également être considérés comme « hors champ ».
• Certaines des tactiques habituelles qui doivent être mises en œuvre en dehors du périmètre du projet conduisent souvent à l'échec du projet et doivent donc être gérées correctement.

Implications du terme « hors champ » dans les projets

Le concept « hors champ » en gestion de projet est très important à prendre en compte pour mener à bien un projet. Il est étroitement lié au processus du projet et influence ses activités, ses résultats et son calendrier initial. Il s'agit de tout objectif, exigence ou tâche supplémentaire qui n'était pas envisagé au moment de la formulation du projet. Lorsque certains aspects sont considérés comme hors du « champ d'application des travaux », cela peut nuire au projet et entraîner sa perte. Cela peut perturber le calendrier du projet, affecter le contrôle du budget et même compromettre le contrôle des ressources du projet. Il est donc pertinent d'élaborer l'énoncé de la portée dès la phase de planification du projet. Le fait de ne pas tenir compte des éléments « hors champ » pourrait entraver la réalisation du projet en raison de tâches imprévues qui pourraient surcharger le projet et retarder sa livraison. Il est donc essentiel de contrôler et de suivre ces aspects à l'aide d'un tableau de bord de projet afin de pouvoir résoudre les problèmes identifiés.

Comment le terme « hors champ » affecte le calendrier du projet

Le terme « hors champ » représente une menace importante pour la gestion de projet, affectant des éléments tels que le calendrier du projet, l'allocation des ressources et les échéances. Les tâches supplémentaires qui dépassent le cadre du projet nécessitent davantage de temps pour être menées à bien, ce qui met à rude épreuve le calendrier prévu pour l'avancement du projet. De telles fluctuations peuvent contribuer à l'échec des projets, car elles interfèrent avec leur exécution et leurs processus. Ils nécessitent des ajustements au cahier des charges et aux propositions de gestion budgétaire, qui peuvent entraîner une modification des livrables afin de garantir que le projet reste conforme à son objectif initial.

Impact du « hors champ » sur le budget du projet

Une situation « hors champ » a un impact sur la gestion budgétaire d'un projet en termes de projet. Cela entraîne une augmentation des dépenses du projet, une perturbation du calendrier du projet et une gestion des ressources du projet lorsque d'autres tâches et livrables qui n'étaient pas prévus initialement sont introduits. Cette perturbation a un impact sur l'avancement des projets en exerçant une pression sur l'utilisation des ressources et le calendrier des projets, de sorte que ceux-ci risquent de ne pas respecter leurs délais. Tous ces éléments peuvent entraîner un écart par rapport à l'exécution prévue du projet et, s'ils ne sont pas bien gérés, peuvent conduire à l'échec du projet. La déclaration de périmètre du projet et le tableau de bord du projet doivent être modifiés afin d'inclure les changements et de s'assurer que le reste des processus du projet respecte le périmètre modifié. Ainsi, les changements « hors champ » ont des répercussions considérables sur le budget général et les résultats d'un projet.

« Hors champ » et son effet sur le moral de l'équipe

La gestion de projet a tendance à recevoir des activités « hors champ » qui interfèrent avec le calendrier initial du projet et exercent une pression sur le délai imparti. De tels cas entraînent un retard dans l'exécution du projet tout en nécessitant l'identification d'autres ressources dans le projet. Ce changement soudain dans le calendrier du projet et les exigences relatives aux livrables peut vraiment nuire au moral de l'équipe. De plus, le glissement de périmètre entraîne une détérioration de la cohésion de l'équipe, ce qui se traduit par une érosion de sa confiance dans l'avancement du projet. Cela peut entraîner l'échec potentiel du projet et avoir un impact négatif sur le budget. Pour ce faire, le périmètre doit être défini dans l'énoncé du périmètre dès le début du projet afin d'améliorer le déroulement du projet et de disposer d'un tableau de bord bien compris.

Identification des éléments « hors champ »

Dans la gestion de projet, il est important de contourner les éléments « hors champ » afin de faciliter la réalisation du projet. Cette étape commence lors de la phase de lancement du projet, au cours de laquelle il convient de détailler le cahier des charges comprenant les livrables du projet, le calendrier et les ressources humaines. 

Des réunions quotidiennes ou hebdomadaires sur l'état d'avancement du projet sont nécessaires, en se référant au tableau de bord du projet pour obtenir des mises à jour rapides et éviter que la taille du projet ne prenne des proportions démesurées. Le non-respect du plan de projet est généralement l'une des principales raisons pour lesquelles la plupart des projets échouent. De même, le contrôle budgétaire est étroitement lié à la durée du projet et à la répartition du travail, car il est nécessaire de supprimer les coûts et les tâches inutiles du périmètre du projet.

Signes indiquant que quelque chose est « hors champ »

Il existe des cas qui peuvent donner une indication qu'un aspect donné d'un projet est « hors champ ». L'une des indications habituelles est lorsque les livrables ne correspondent pas au périmètre du projet défini dans la charte du projet. Ce désalignement peut entraîner l'échec du projet et constitue un domaine qui pourrait être suivi à l'aide d'un tableau de bord de projet. L'autre signe est le manque de respect du calendrier du projet. 

Si les tâches prennent plus de temps que prévu, cela peut indiquer un changement dans l'étendue du travail. Enfin, la planification des ressources du projet peut être problématique, car il existe un signe évident de problème de portée. Cela est évident lorsqu'il a tendance à consommer plus de ressources que prévu, en particulier en matière de budgétisation.

Outils permettant d'identifier les éléments « hors champ » : Microsoft Project

Microsoft Project dispose de nombreuses ressources utiles pour la gestion de projets, en particulier pour définir les composants « hors champ ». L'une de ses principales fonctionnalités consiste à aider à planifier les projets et vous pouvez saisir les dates d'échéance des projets. Cela permet de cartographier les flux du projet depuis la phase de lancement jusqu'à la phase de livraison. Tout d'abord, cela aide à définir la portée du projet en élaborant un énoncé de portée précis. Il offre un tableau de bord où l'on obtient des informations en temps réel sur la manière dont les projets sont exécutés et les livraisons effectuées par rapport au calendrier prévu. Cet outil permet notamment d'éviter l'échec des projets en fournissant une planification efficace des ressources et du budget.

• Les éléments « hors champ » peuvent être identifiés à l'aide de Microsoft Project, qui permet également de créer le calendrier du projet.
• Il aide à définir les tâches du projet et leurs interrelations, de la planification à la mise en œuvre.
• Il permet de suivre les progrès réalisés en temps réel et s'avère utile pour planifier et gérer les ressources et les fonds qui pourraient être nécessaires au projet.

Éviter les « hors sujet » dans vos projets

Éviter les « hors champ » dans tout projet est l'une des meilleures pratiques d'une gestion de projet efficace. Pour ce faire, il convient de rédiger un cahier des charges détaillé, d'affiner les livrables et d'élaborer un plan efficace de gestion des ressources du projet. Une autre condition est la comparaison fréquente de l'état actuel du projet avec le plan initial de sa mise en œuvre. Cela contribuera grandement à garantir le respect du calendrier du projet, des délais et des flux de travail prévus. Le tableau de bord du projet est également utile pour surveiller en temps réel tous les éléments essentiels du projet. Une bonne initiation du projet et un contrôle adéquat du budget contribuent également à éviter que le projet ne déraille et augmentent ainsi son taux de réussite.

Création d'un énoncé détaillé de la portée du projet

La gestion de projet s'accompagne de l'énoncé de la portée, qui est l'un des principaux outils pouvant être utilisés pour tracer la voie de la mise en œuvre du projet. Ils décrivent des aspects tels que la gestion des ressources, le calendrier du projet et l'identification des résultats du projet. Ces critères de référence sont définis lors de la phase de lancement du cycle de vie du projet, au moment où le plan du projet est élaboré.

Le contrôle de projet via un tableau de bord permet de suivre l'avancement d'un projet, contribuant ainsi à minimiser les risques d'échec liés à un retard dans la réalisation du projet. Cela implique nécessairement le contrôle budgétaire, qui est un élément central de tout projet, en raison de la nécessité de gérer les ressources de manière optimale. De plus, différents processus de projet sont définis dans l'énoncé de portée afin d'intégrer les activités du projet et d'améliorer l'efficacité.

Définir des limites claires et réalistes pour le projet

Pour gérer correctement un projet, il est toujours nécessaire de fixer et de définir des limites appropriées. Ces limites sont définies et présentées dans un énoncé de portée qui indique l'objectif du projet, les livrables, le calendrier du projet et les ressources nécessaires. Il comprend le plan initial du projet, le budget prévisionnel et la répartition des responsabilités. Les réunions sur l'état d'avancement des projets, qui ont généralement lieu chaque semaine ou chaque mois, sont importantes et modifient constamment le déroulement des projets et la manière de les gérer. Et cela contribue à son tour à prévenir l'échec du projet. Le respect du calendrier du projet est très important et un tableau de bord est utilisé pour informer chaque membre de l'équipe des activités requises et de leurs échéances.

Gestion des demandes « hors champ »

L'une des tâches difficiles dans la gestion de projet consiste à savoir comment traiter les demandes « hors champ ». Ils peuvent influencer le rythme de mise en œuvre des projets, ce qui entraîne un écart par rapport au plan initial du projet, d'où la nécessité d'une gestion appropriée. Le traitement de telles demandes implique généralement une révision de l'énoncé de la portée du projet, ainsi que des livrables, du calendrier et des ressources du projet. Par conséquent, si elles ne sont pas bien gérées, les demandes « hors champ » peuvent avoir une incidence sur le calendrier d'un projet. Une autre chose à faire est de mettre à jour plus souvent le tableau de bord du projet afin de voir comment ces changements influencent l'avancement du projet. Les pratiques susmentionnées peuvent grandement contribuer à garantir la réussite des projets et la bonne gestion du budget.

Comment traiter les demandes « hors champ » : Asana pour la gestion des tâches

Le contrôle des demandes « hors champ » dans la gestion de projet est très important. Cela commence par une définition claire et précise de la portée du projet, qui précise tous les livrables, l'avancement du projet et le calendrier à respecter. Si la portée du projet n'est pas clairement définie, le plan initial du projet peut s'étendre ou s'écarter, voire entraîner une mauvaise utilisation des ressources et, à terme, l'échec du projet. Asana étant un outil de gestion de projet, il va au-delà de la planification, de l'exécution et du suivi des progrès des projets via un tableau de bord. Il aide également à gérer les demandes « hors champ ». Asana contribue également à améliorer le contrôle global du budget et la répartition du travail en assurant l'uniformité des ressources du projet et en définissant les délais du projet.

Mise en place d'un processus pour les demandes « hors champ »

En matière de gestion de projet, il est toujours important d'être préparé lorsqu'il s'agit de travaux qui sortent du cadre du projet. C'est le cas lorsque, au cours de la mise en œuvre d'un projet, un élément qui ne figurait pas dans la proposition de projet ou dans le document définissant la portée du projet est demandé. Si elles ne sont pas bien gérées, ce type de demandes peut entraîner l'échec du projet en raison des interférences causées par le calendrier du projet. Ces demandes constituent la reconnaissance initiale qui donne lieu à une évaluation de l'impact des livrables, des délais et des ressources du projet. Enfin, les modifications sont approuvées ou rejetées sur la base des évaluations réalisées. Cela permet de garantir la poursuite de l'avancement du projet sans compromettre sa portée ni le contrôle budgétaire.

Conclusion : le rôle de « hors champ » dans la réussite de la gestion de projet

Comme dans toute gestion de projet réussie, le concept « hors champ » joue un rôle important pour garantir la réussite des projets. Il est essentiel de conserver le plan initial du projet, car il permet de contrôler les changements qui ne figurent pas dans l'énoncé de la portée du projet, favorisant ainsi une mise en œuvre adéquate du projet. Il joue également un rôle important dans la planification des ressources des projets afin d'établir un calendrier précis, d'assurer le suivi à l'aide d'un tableau de bord et de gérer le budget. Ce qui est « hors champ » est compréhensible, utile pour maintenir le projet sur la bonne voie et permet de réaliser les livrables du projet dans les délais impartis.