Les cinq meilleurs logiciels de gestion de projets pour les agences de marketing

En tant que propriétaire d'une agence de marketing, vous disposez probablement de plusieurs équipes de projet. Certaines peuvent se consacrer aux campagnes en ligne – voire disposer d'une équipe dédiée par client – tandis que d'autres gèrent les relations publiques ou la publicité traditionnelle.

Quoi qu'il en soit, vos chefs de projet peuvent rencontrer des difficultés. Exploding Topics souligne que 54 % des chefs de projet déclarent ne pas disposer de logiciels efficaces pour faciliter la collaboration au sein de leur entreprise. C'est un problème, étant donné que 85 % des chefs de projet travaillent simultanément sur plusieurs projets.

Entrez dans le logiciel de gestion de projet d'agence marketing.

Grâce à ce logiciel, votre agence crée un système centralisé permettant de superviser plusieurs projets – et clients – ainsi que les budgets qui leur sont associés. Tout ce que vous devez savoir maintenant, c'est quel logiciel fonctionnera le mieux pour votre agence de marketing. Mais avant de répondre à cette question, voyons ce que fait ce type de logiciel et les raisons pour lesquelles vous devriez l'utiliser.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet pour agence créative ?

La définition superficielle d'un logiciel de gestion de projets pour agences marketing est simple :

Il s'agit de tout logiciel qui aide votre agence à superviser et à organiser ses projets.

Cela peut sembler être une définition élémentaire. Mais dans son champ d'application, il existe toute une gamme de logiciels, certains offrant plus de fonctionnalités que d'autres. Par exemple, les tableurs peuvent être considérés comme des logiciels de gestion de projet. Vous pouvez les utiliser pour suivre les projets et attribuer des tâches aux employés. Cependant, ces logiciels sont au mieux minimalistes et nécessitent souvent beaucoup d'efforts manuels pour assurer un suivi efficace.

Plus couramment, le terme « logiciel de gestion de projet » désigne les plateformes collaboratives qui couvrent tous les aspects d'un projet. Les flux de travail, la facturation, les calendriers, la budgétisation et bien d'autres tâches peuvent être pris en charge par ces solutions de gestion de projet tout-en-un. Ces plateformes logicielles offrent également souvent des fonctionnalités d'automatisation, telles que l'envoi automatique de factures aux clients lorsque certaines étapes sont franchies.

En fin de compte, tout logiciel de gestion de projet existe pour une seule raison : rationaliser vos opérations internes.

Les avantages des logiciels de gestion de projet pour les entreprises de services

Vous savez donc ce qu'est un logiciel de gestion de projet pour agence marketing.

Cela nous amène à la question suivante : à quoi cela sert-il ?

En d'autres termes, quels avantages ce type de logiciel apporte-t-il à votre agence de marketing qui justifient les coûts initiaux ou récurrents liés à son utilisation ?

Avantage n° 1 – Meilleure planification et meilleure programmation

Imaginez que vous meniez un projet sans logiciel, ce qui n'est peut-être pas si difficile à imaginer pour certains. Chaque tâche assignée doit être effectuée en personne ou par e-mail, avec un minimum de responsabilité intégré au processus. Si vous avez besoin d'informations sur l'avancement du projet, vous devez vous adresser aux personnes responsables de chaque tâche.

C'est une tâche qui prend beaucoup de temps et qui détourne l'attention d'autres responsabilités.

Toute planification que vous effectuez est manuelle, ce qui signifie que vous avez des tableaux blancs remplis de notes autocollantes et d'annotations.

Tout cela devient accablant.

Un bon logiciel de gestion de projet permet de faire face à ces problèmes en centralisant les processus de planification et de programmation. Vous recevez des calendriers. Calendriers. Certaines disposent même de fonctionnalités intégrées de gestion des ressources, ce qui vous permet d'affecter des employés à des tâches en fonction du travail qu'ils ont déjà.

Avantage n° 2 – Amélioration de la communication et du partage

En moyenne, un professionnel consacre environ 28 % de son temps à traiter ses e-mails. Dans le contexte d'une agence de marketing, ce chiffre pourrait même être plus élevé. Par exemple, pour un simple prospectus, les textes, les images, les ébauches de conception et les commentaires des clients seront échangés par e-mail. Transformez cette tâche unique en une campagne marketing complète, et le résultat est impressionnant :

Des fils de discussion volumineux par e-mail qui sont presque impossibles à suivre.

Grâce au logiciel de gestion de projets pour agences marketing, vous centralisez la communication. Certains des meilleurs, comme Bonsai, vous permettent même de créer des sections spécifiques à chaque client dans le logiciel. Tous les fichiers partagés, les brouillons de notes et les commentaires des clients sont regroupés au même endroit. Ainsi, vos collaborateurs ne perdent pas plus d'un quart de leur temps à parcourir des fils de discussion par e-mail.

Avantage n° 3 – Gestion optimale des ressources

Vous disposez de plusieurs ressources clés dans tout projet :

• Budget
• Personnes
• Matériaux
• Équipement
• Logiciel

Jongler avec ces ressources entre plusieurs projets peut être un véritable cauchemar. Par exemple, supposons que votre entreprise ne dispose que de deux imprimantes de qualité commerciale. Ce n'est pas un problème lorsque vous n'avez qu'un petit nombre de supports physiques à imprimer. Mais que se passe-t-il si vous avez 10 projets qui arrivent tous simultanément au stade de l'impression ?

Soudain, vos ressources limitées créent un goulot d'étranglement qui affecte vos projets et, en fin de compte, vos clients.

Les logiciels de gestion de projets destinés aux agences de marketing résolvent souvent ce problème en proposant des fonctionnalités de gestion des ressources en temps réel. Le suivi budgétaire vous permet de vous assurer que vous ne dépensez pas trop, au point de rendre un projet non rentable. Grâce au suivi des équipements et des matériaux, vous pouvez échelonner le travail en fonction de la priorité accordée à chaque projet. Et, bien sûr, il est beaucoup plus facile de suivre les personnes lorsque vous disposez de calendriers visibles qui vous indiquent qui travaille sur quoi et quand.

Avantage n° 4 – Rapports simplifiés

Supposons que votre agence de marketing utilise une combinaison de feuilles de calcul et de logiciels disparates pour suivre les projets. Chacun génère ses propres données. Le moment est venu pour vous de créer un rapport de projet, et que se passe-t-il ?

Vous devez passer des heures à extraire des données de chaque logiciel – et auprès de plusieurs personnes – pour comprendre où en est un projet. Cela a une incidence sur tout. La planification s'en trouve affectée, en particulier si les personnes qui travaillent sur les tâches du projet doivent être retirées de celles-ci pour créer des rapports. De plus, il faut des heures pour créer un rapport qui pourrait être généré en quelques minutes à l'aide d'un logiciel de gestion de projet pour agences de marketing.

La clé pour en tirer profit se trouve dans la phrase ci-dessus : le bon logiciel simplifie considérablement la création de rapports.

Avantage n° 5 – Vous devenez plus axé sur les données

Le point précédent repose sur les données.

Votre agence en génère des tonnes. Chaque client. Chaque projet. Ils génèrent tous en permanence des données qui peuvent vous aider à améliorer vos processus de gestion de projet. Mais lorsque vous disposez des types de systèmes disparates déjà mentionnés, accéder à ces données représente une charge considérable.

Des processus manuels sont mis en œuvre.

Des erreurs sont commises.

Vous ne pouvez jamais vraiment vous fier aux données que vous générez comme résultat. Mais avec un logiciel de gestion de projet, toutes les données dont vous avez besoin sont centralisées. Non seulement cela facilite la création de rapports, mais cela signifie également que vous pouvez avoir confiance en l'exactitude de vos données.

Les cinq meilleurs logiciels de gestion de projet pour les propriétaires d'agences de marketing

Une fois que le « quoi » et le « pourquoi » sont établis, il est temps de se pencher sur certains logiciels. Les cinq forfaits sélectionnés pour cette liste offrent chacun quelque chose de différent. Certaines sont des suites de gestion de projet tout-en-un. D'autres se concentrent peut-être davantage sur des éléments spécifiques du travail, mais ils n'en sont pas moins efficaces. Le point commun entre tous ces outils est qu'ils améliorent la manière dont vous gérez les projets au sein de votre agence de marketing.

1 – Bonsaï

Bonsai se présente comme un logiciel tout-en-un de gestion de projets pour les agences marketing. Il combine des fonctionnalités de gestion de projet – notre sujet principal ici – avec des outils de suivi du temps, de facturation et de gestion de la relation client (CRM). Il existe même un portail client, idéal pour donner à vos clients un sentiment d'appropriation des projets que vous réalisez.

Quelles sont les caractéristiques du bonsaï ?

Bonsai dispose de tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien un projet, de la phase conceptuelle à la réalisation finale. Il comprend un générateur de propositions, avec des modèles intégrés, et vous permet de créer des portails clients. Ces portails intelligents garantissent que seuls votre client et les personnes travaillant sur ses projets peuvent voir les informations partagées.

En parlant d'informations partagées, Bonsai vous permet de télécharger des documents pertinents pour le projet dans le logiciel. Tout est centralisé, ce qui signifie que vous n'avez plus besoin de fouiller dans des dossiers pour trouver un document ou un brouillon dont vous avez besoin.

Cet outil vous permet également d'attribuer des tâches aux membres de votre équipe, avec un suivi du temps passé, afin que vous puissiez observer combien de temps chaque tâche prend. La facturation, l'encaissement des paiements et même la comptabilité sont également intégrés. C'est vraiment une application de gestion de projet tout-en-un.

Pourquoi le bonsaï est-il un bon choix pour les agences de marketing ?

Il y a de nombreuses raisons, la liste des fonctionnalités étant un bon point de départ. Bonsai vous aide à gérer correctement vos clients et à maintenir vos projets sur la bonne voie grâce à des calendriers et au suivi du temps.

Mais la fonctionnalité qui se démarque le plus pour les agences de marketing est sans doute le CRM.

Vous pouvez centraliser les clients existants et les prospects dans ce CRM, avec un suivi automatisé des communications intégré. À partir de ce CRM, vous pouvez créer les portails clients mentionnés précédemment. Lorsqu'un client s'inscrit à un service, vous créez un portail et lancez son projet. Tout est fluide et transparent, ce qui est parfait pour les agences de marketing qui ont besoin de gagner du temps.

Quel est le prix du bonsaï ?

Bonsai propose trois niveaux : Starter, Professional et Business, avec des prix à partir de 25 $ par mois. Les petites agences et les freelancers bénéficient du CRM et d'un nombre illimité de projets dans le cadre de l'offre Starter, mais ils doivent composer avec la marque Bonsai. Passage à la version Professionnelle - 39 $ par mois - supprime la marque et ajoute des intégrations utiles à Zapier, QuickBooks et Calendly. Quant à la formule Business, qui coûte 79 $ par mois, elle vous permet de gérer les sous-traitants pour les projets de plus grande envergure. En payant à l'année, vous bénéficiez également de deux mois gratuits pour tout niveau.

2 – ProofHub

ProofHub est un puissant logiciel tout-en-un de gestion de projet et de collaboration d'équipe qui simplifie le flux de travail et rend l'exécution plus fluide et plus rapide grâce à sa plateforme centralisée . Il est idéal pour les agences de marketing qui souhaitent gérer leurs projets, leurs clients et leurs ressources créatives en un seul endroit, sans aucune complexité. 

Quelles sont les fonctionnalités de ProofHub ?

ProofHub combine la planification de projet, la gestion des tâches, le suivi du temps, la collaboration, la création de rapports et la communication en un seul endroit. Vous pouvez l'utiliser pour créer des tâches, attribuer un ou plusieurs responsables, fixer des délais, clarifier les attentes et définir les priorités afin de mener à bien vos campagnes. 

L'une des fonctionnalités phares pour les agences de marketing est son outil de relecture intégré. Ils peuvent l'utiliser pour examiner et approuver des fichiers, des documents, des conceptions et des ressources créatives pour les campagnes. Les équipes peuvent partager les fichiers directement avec les clients et les parties prenantes, qui peuvent laisser leurs commentaires directement dessus, ce qui garantit des discussions contextuelles et élimine les allers-retours confus. 

Le logiciel offre également une fonctionnalité de chat intégrée, des forums de discussion et un système centralisé de partage de fichiers et de gestion de documents. Cela garantit que chaque projet, tâche, conversation et ressource reste au même endroit, ce qui permet aux agences de gérer plusieurs campagnes de manière transparente. De plus, grâce aux tableaux Kanban, aux diagrammes de Gantt et aux calendriers, les équipes marketing peuvent facilement repérer les goulots d'étranglement, suivre les progrès et respecter les délais. 

Quels sont les inconvénients de ProofHub ?

ProofHub est une solution tout-en-un performante pour les équipes marketing. Mais les freelancers et les entrepreneurs indépendants peuvent trouver cela un peu cher. Au contraire, la tarification forfaitaire peut être avantageuse, en particulier pour les petites agences qui cherchent à développer leurs activités. 

De plus, il ne propose pas de système de facturation intégré, mais les agences peuvent utiliser des feuilles de temps et des rapports avec l'intégration FreshBooks ou QuickBooks pour facturer leurs clients et suivre d'autres enregistrements. 

Quels sont les tarifs de ProofHub ?

ProofHub propose une structure tarifaire simple. Outre son essai gratuit de 14 jours, il propose deux formules tarifaires forfaitaires sans frais par utilisateur. Ses forfait Essential coûte 45 $ par mois pour un abonnement annuel, avec un nombre illimité d'utilisateurs et les fonctionnalités de gestion de projet de base. L'autre plan, Ultimate Control, coûte 89 $ par mois (facturation annuelle) pour un nombre illimité d'utilisateurs et de projets, avec des fonctionnalités avancées telles que les restrictions IP, l'accès à l'API et le white labeling.

3 – Scoro

Projets, ressources et finances : ce sont les trois aspects de votre projet que vous pouvez gérer dans Scoro. Tout comme Bonsai, c'est un outil tout-en-un, mais vous le trouverez peut-être un peu cher à mesure que votre agence grandit.

Quelles sont les fonctionnalités de Scoro ?

En termes de gestion de projet, Scoro permet aux utilisateurs d'attribuer des tâches, chacune avec des délais et des étapes clés du projet. Il existe également une fonctionnalité de planification des ressources : vous pouvez voir à tout moment ce que vous utilisez et à quelles fins.

Le suivi du temps est disponible, ce qui vous permet d'optimiser vos tâches. Toutes les informations relatives à votre projet sont regroupées dans des rapports pratiques et un tableau de bord permettant de suivre les indicateurs de performance clés.

Quels sont les inconvénients de Scoro ?

Le principal inconvénient de Scoro est qu'il fonctionne selon un modèle de tarification « par utilisateur ». Vous trouverez plus de détails ci-dessous, mais le fait est que les grandes agences de marketing sont prêtes à payer des sommes colossales pour ce logiciel.

Si vous êtes prêt à assumer les coûts, vous pourriez trouver que l'absence de personnalisation des e-mails est un problème. L'application mobile, bien qu'utile pour suivre les projets lors de vos déplacements, n'est pas aussi riche en fonctionnalités que la version de bureau.

Quels sont les tarifs de Scoro ?

C'est là que les choses se compliquent si vous envisagez d'utiliser Scoro comme logiciel de gestion de projet pour une agence de marketing.

Scoro propose trois niveaux (Essential, Standard et Business), ainsi qu'un niveau Ultimate avec une tarification personnalisée. Essential coûte 26 $ par mois et fournit la plupart des fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer vos projets. Mais il y a un hic : cela coûte 26 dollars par mois et par utilisateur, avec un minimum de cinq utilisateurs. Vous dépenserez donc 130 $ par mois pour le niveau Essential.

La version Standard augmente le prix par utilisateur à 37 $, tandis que la version Business le porte à 63 $. Encore une fois, les deux ont un minimum de cinq utilisateurs. Mais vous aurez au moins accès à des outils pratiques, tels qu'un générateur de diagrammes de Gantt, si vous décidez de passer à la version supérieure.

4 – Wrike

Lancé en 2006, Wrike est l'un des acteurs les plus anciens dans le domaine des logiciels de gestion de projets pour les agences de marketing. Mais il a duré si longtemps parce que l'équipe qui le développe enrichit constamment ses fonctionnalités.

Quelles sont les fonctionnalités de Wrike ?

Une meilleure visibilité sur vos projets est le principal atout de Wrike. Il utilise toute une série d'outils de reporting, ainsi que des visualiseurs de projet tels que les diagrammes de Gantt, pour vous aider à voir exactement ce qui se passe. Grâce à ces outils, vous pouvez gérer la charge de travail des employés et suivre l'état d'avancement d'un projet.

Une multitude de modèles sont proposés (tous personnalisables), tout comme le téléchargement de fichiers et une fonctionnalité de commentaire pour tout élément téléchargé. C'est très simple : vous pouvez attribuer des tâches en quelques clics et impliquer des partenaires externes.

Quels sont les inconvénients de Wrike ?

Wrike prend tout son sens pour les grandes agences de marketing. Les freelancers et les petites agences peuvent trouver ce service un peu cher car, comme Scoro, il utilise un modèle de tarification « par utilisateur ».

En ce qui concerne l'outil lui-même, il serait intéressant de disposer d'une méthode pour prendre des notes relatives à un projet. Les commentaires sont limités aux fichiers téléchargés, donc toutes les notes associées doivent être créées séparément, puis téléchargées. Il n'y a pas non plus de fonction de chat. Certes, vous pouvez l'intégrer à un outil de chat, tel que Slack, mais le logiciel par défaut n'est pas idéal pour la communication.

Quels sont les tarifs de Wrike ?

Contrairement à d'autres outils de gestion de projet, Wrike utilise un modèle de tarification « par utilisateur ». Son niveau Team coûte 9,80 $ par mois, avec un minimum de deux utilisateurs et un maximum de 25. Passez à la version Business, et le prix passe à 24,80 $ par mois. Ce niveau vous permet de créer des dossiers structurés pour vos projets et intègre une touche d'intelligence artificielle. Mais comme il faut être au moins cinq personnes, le coût réel est de 124 $ par mois.

5 – Flottement

Float est un peu plus simple que les autres logiciels de gestion de projet figurant dans cette liste. C'est toujours un outil complet. Cependant, il se concentre sur la planification, la planification des capacités et la gestion des ressources – aucun autre gadget n'est nécessaire.

Quelles sont les caractéristiques de Float ?

La fonctionnalité phare de Float est son « Live Timeline ».

Chaque projet que vous créez dispose d'un de ces calendriers, qui fonctionne essentiellement comme un agenda. Vous créez des tâches et affectez le personnel nécessaire, tout en suivant la capacité de votre équipe. Vous pouvez même intégrer les congés dans le calendrier afin qu'il indique quand un employé n'est pas disponible.

Il existe également une fonctionnalité pratique de suivi automatisé du temps. Chaque tâche que vous créez remplit automatiquement la feuille de temps d'un employé, ce qui facilite l'enregistrement des heures consacrées à un projet. C'est idéal quand on sait que le glissement de périmètre touche environ 52 % des projets. Le suivi automatisé du temps de travail permet de réduire les coûts en garantissant que vos collaborateurs ne travaillent que sur des tâches relevant du champ d'application du projet.

Quels sont les inconvénients du Float ?

Float n'est pas un outil de gestion d'agence marketing tout-en-un. Tant que vous en êtes conscient, tout ira bien. Mais si vous recherchez une suite complète d'intégrations, de portails clients et de facturation, cet outil n'est probablement pas fait pour vous.

Il s'agit d'un autre outil qui utilise un modèle de tarification « par utilisateur », bien qu'il soit parmi les moins chers de cette liste. Les projets complexes peuvent également devenir difficiles à gérer, en raison de l'affichage en grille tentaculaire.

Quels sont les tarifs pratiqués par Float ?

Float propose deux niveaux de tarification principaux : Starter et Pro.

Le forfait Starter coûte 7,50 $ par mois et par utilisateur, tandis que le forfait Pro coûte 12,50 $. Cependant, des remises annuelles sont disponibles pour les deux, vous permettant d'économiser 20 % si vous payez à l'avance pour une année. Il convient également de noter que vous n'avez pas accès aux fonctionnalités automatisées de suivi du temps, sauf si vous êtes un utilisateur Pro.

Il existe également un niveau Entreprise. Comme c'est généralement le cas, les tarifs sont personnalisés pour ce niveau.

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Choisir le bon logiciel de gestion de projet pour votre agence de marketing

Le choix du logiciel de gestion de projet idéal pour votre agence de marketing dépend en fin de compte de la compréhension de vos besoins spécifiques, de la taille de votre équipe et de vos contraintes budgétaires. Bien que chaque solution offre des avantages distincts, Bonsai se distingue comme le choix le plus complet pour les agences de marketing qui cherchent à rationaliser l'ensemble de leurs opérations.