Comment rédiger un contrat en 12 étapes faciles

La rédaction d'un contrat juridiquement contraignant (et l'accord du client) est une étape importante dans la carrière de tout travailleur indépendant. Cela montre que vous êtes prêt à légitimer votre entreprise, à protéger votre réputation et à sécuriser vos paiements.

Donc, si vous êtes ici pour en savoir plus sur la manière de rédiger un contrat juridique, vous faites le bon choix.

Nous savons qu'il peut être tentant de se contenter d'accords verbaux et de promesses vagues par e-mail, mais ce n'est pas ainsi que l'on bâtit une activité indépendante florissante et durable ! Vous avez besoin de sécurité, et les contrats commerciaux ou les accords écrits vous l'apportent.

Une erreur à ce niveau peut entraîner des frais d'avocat élevés, il est donc indispensable de s'assurer que tout est convenu et signé correctement. Si vous avez encore des doutes après avoir lu cet article, il est toujours préférable de demander un avis juridique.

Commençons par le commencement : qu'est-ce qu'un contrat ?

En termes simples, un contrat définit les conditions et les attentes d'une relation commerciale, garantissant que toutes les parties concernées acceptent et respectent leur part de l'accord. Un contrat de freelance solide et juridiquement contraignant doit inclure les éléments suivants :‍

1. Une offre : vous faites une offre à votre client pour des services rendus (comme la conception web ou la rédaction). Ils peuvent accepter ou refuser cette offre.
2. Un échange : si votre offre est acceptée, votre client vous paiera en échange de vos services. Ka-ching !

Mais en réalité, un contrat ne se résume pas à une offre formelle en échange d'argent. Au cours des 12 étapes suivantes, nous allons explorer les principes fondamentaux que vous devez connaître en matière de contrats.

Passons à ce qui vous intéresse : 12 étapes simples pour rédiger un contrat.

Voici ce que vous devez faire si vous souhaitez créer un modèle de contrat de freelance solide qui couvre tout ce dont vous avez besoin sans avoir à faire appel à un avocat coûteux.

1. Recueillez autant d'informations que possible.

Avant de vous lancer dans la rédaction d'un contrat commercial, vous devez d'abord déterminer aussi précisément que possible ce sur quoi vous vous engagez.

• Réfléchissez à chaque étape de votre service, du début à la fin, en indiquant qui est responsable de quoi et à quel moment. Même si vous pensez que quelque chose peut sembler insignifiant ou aller de soi, notez-le. Un langage vague et ambigu est l'ennemi juré lorsqu'il s'agit de rédiger un contrat.
• Discutez des attentes, des processus, des étapes clés et des délais avec votre client afin de vous assurer que vous êtes tous deux sur la même longueur d'onde. Mieux encore, consignez ces informations dans une chaîne d'e-mails afin de disposer d'un point de référence lors de la rédaction du contrat.

2. Négocier avec le décideur

Si vous travaillez avec une petite entreprise, il y a de fortes chances que vous discutiez directement avec le propriétaire de l'entreprise, ce qui facilite grandement la négociation du contrat. Vous pouvez simplement installer votre stand, et c'est au propriétaire que revient la décision finale quant à la poursuite ou non de l'activité.

Cependant, si vous travaillez avec une grande organisation, vous devez vous assurer que vous traitez avec la personne qui a le pouvoir de signer votre contrat. Si vous finissez par négocier avec un employé junior, tout prendra deux fois plus de temps, car il devra obtenir l'accord de son supérieur ou du chef de service.

3. Utilisez les bons noms

Un aspect simple, mais souvent négligé, d'un contrat écrit entre deux parties : vous devez vous assurer que vous vous adressez aux bonnes personnes et/ou entités. Cela signifie que si vous concluez un accord avec une société ou une SARL, vous devez les identifier comme telles.

• Cela permettra de clarifier qui est responsable de l'exécution des clauses du contrat.
• Cela permettra également de déterminer clairement contre qui vous pouvez intenter une action en justice en cas de violation des termes du contrat.

4. Mettez tout par écrit

Si vous avez un entretien en face à face, une conversation vidéo ou un appel téléphonique avec votre client, et que vous acceptez d'ajouter une fonctionnalité ou un service supplémentaire à votre projet, consignez-le par écrit.

Ne vous contentez pas de serrer la main. Ne laissez rien passer. Ne laissez rien de côté.

Si vous vous retrouvez dans un litige concernant le paiement à un stade ultérieur et que vous n'avez pas inclus ladite fonctionnalité ou ledit service (ainsi que son coût) dans votre contrat, il devient difficile, voire impossible, de le faire respecter.

Et cela pourrait vous coûter cher. Précisez tous les détails et assurez-vous que toutes les conditions générales sont acceptées afin d'éviter tout risque d'être accusé de rupture de contrat.

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5. Vous rédigez un contrat pour la première fois ? Utilisez un modèle (ou Bonsai !)

Le moyen le plus rapide de rédiger des contrats est d'utiliser un modèle de contrat.

Les meilleurs modèles de contrats contiennent tout ce dont vous avez besoin dès le départ, tout en vous offrant la tranquillité d'esprit de savoir qu'ils ont été vérifiés par un professionnel du droit.

Mieux encore, vous pouvez utiliser Bonsai pour créer des modèles de contrats personnalisés que vous pouvez réutiliser à l'infini. Voici comment cela fonctionne :

• Tout d'abord, créez un compte Bonsai. Les seules informations dont vous avez besoin sont votre nom et votre adresse e-mail.
• Une fois que vous êtes arrivé sur votre tableau de bord Bonsai, sélectionnez « Créer un contrat ». À partir de là, vous pouvez choisir un modèle spécifique à votre secteur d'activité ou un contrat vierge.
• Ensuite, remplissez les détails de votre projet et cliquez sur « CRÉER UN CONTRAT ».
• Bonsai vous guide à travers plusieurs étapes pour remplir le contrat, notamment en fournissant des informations de base sur la structure de votre entreprise, son emplacement et le type de clients.
• Enfin, vous pouvez décrire l'étendue des travaux, ajouter les détails de paiement, intégrer vos factures et signer numériquement le contrat.

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6. Rédaction du contrat — Rendez-le simple et facile à comprendre

La rédaction d'un contrat entre un travailleur indépendant et un client n'a pas besoin d'être compliquée. Dans de nombreux cas, il suffit simplement de communiquer vos conditions et vos attentes, de clarifier les délais et les modalités de paiement, et de traiter les questions relatives au règlement des litiges et à la résiliation (plus d'informations à ce sujet ci-dessous). Lorsque vous rédigez des contrats de conception graphique, informez les clients du nombre de révisions auxquelles ils ont droit afin de ne pas vous retrouver à faire des révisions sans fin.

Cela signifie également que vous devez éviter les formulations complexes ou le jargon juridique, surtout si vous ne les comprenez pas vous-même. Certains mots et expressions ont une signification spécifique en droit, alors évitez le jargon juridique et optez pour un langage simple et facile à comprendre.

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7. Précisez les conditions de paiement dans les moindres détails.

La raison principale pour laquelle on signe un contrat, c'est pour se protéger soi-même et protéger son entreprise, et pour beaucoup de freelances, cette protection concerne surtout le paiement.

Si elle n'est pas abordée correctement, la question de l'argent peut devenir un sujet litigieux et mettre à rude épreuve une relation commerciale. C'est pourquoi vos conditions de paiement doivent être aussi détaillées que possible.

• Précisez qui paie qui, combien et quand.
• Si vous demandez à être payé en plusieurs versements, indiquez les montants, les dates et les modes de paiement acceptés.
• Si vous demandez un acompte avant de commencer les travaux, indiquez le montant et la date limite de paiement.

8. Mettre en évidence et convenir d'un mode de résolution des litiges

Une autre raison importante d'avoir un contrat est de pouvoir gérer les litiges sans risquer de violer le contrat ou de rompre la relation.

Si un contrat peut offrir une protection juridique, il peut également vous éviter d'avoir à aller devant les tribunaux. Et cela est généralement avantageux pour les deux parties, en raison du temps et des frais que nécessite une action en justice.

Veillez donc à ce que votre contrat stipule clairement ce que vous et votre client acceptez de faire en cas de problème. Cela peut inclure la médiation ou l'arbitrage en dernier recours avant de faire appel à des avocats pour obtenir des conseils juridiques.

9. Convenir des circonstances pouvant mener à la résiliation

En signant le contrat, vous et votre client acceptez certains rôles et responsabilités dans le but de fournir le service ou de réaliser le projet en question. Si l'un de vous ne respecte pas sa part du marché, cela pourrait compromettre le succès de l'accord.

Cela signifie que vous devez convenir explicitement des circonstances qui peuvent conduire l'une ou l'autre des parties à résilier le contrat sans encourir de conséquences juridiques.

Par exemple, si votre travail dépend de la mise à disposition de certaines ressources par votre client et que celui-ci ne le fait pas après un certain temps, vous devriez pouvoir vous retirer sans enfreindre les termes du contrat ni perdre votre acompte.

10. Préservez la confidentialité des informations sensibles

Travailler en étroite collaboration avec une entreprise peut souvent signifier avoir accès à des informations importantes et/ou sensibles. Cela fonctionne dans les deux sens, car vous pouvez avoir certains processus, flux de travail ou techniques que vous avez développés au fil des ans en tant que freelance et que vous souhaitez protéger.

Ainsi, lorsque vous rédigez un contrat commercial en tant que freelance, vous devez inclure une clause de confidentialité ou un accord de non-divulgation qui garantit que les deux parties s'engagent à respecter une confidentialité stricte concernant toutes les informations commerciales obtenues dans le cadre de la réalisation du projet.

11. Déterminer la date d'expiration du contrat

Nous approchons de la ligne d'arrivée, et cette étape est l'une des plus importantes, mais aussi l'une des plus négligées.

Vous devez vous assurer d'indiquer un délai ou une date limite dans votre offre. Si votre client ne signe pas et ne lie pas le contrat dans un délai raisonnable, celui-ci devrait être nul et soumis à une renégociation. Sinon, vous pourriez accepter des délais plus courts tout en fournissant la même quantité de travail pour le même budget. Ne laissez pas cela se produire !

Le fait de convenir de dates butoirs pour la résiliation du contrat vous permet de garder le contrôle sur votre calendrier et votre trésorerie.

12. Facilitez la signature

Enfin, et ce n'est pas le moins important, vous devez faciliter la signature et la datation de votre contrat. Vous pouvez utiliser soit une signature manuscrite, soit une signature électronique. Si vous préférez la méthode traditionnelle pour signer des documents, découvrez ce qu'est une signature manuscrite.

Heureusement, il existe une meilleure solution, et c'est là que le modèle de contrat de Bonsai prend tout son sens. Au lieu de demander à votre client d'imprimer, de signer, de scanner et de renvoyer le document, il lui suffit d'ajouter une signature électronique juridiquement valable, ce qui accélère le processus et vous permet de vous mettre au travail plus rapidement. Si vous avez utilisé Microsoft Word pour créer le contrat, nous avons également préparé un guide expliquant comment insérer une signature dans Word. Adobe Acrobat est également l'un des outils que vous pouvez utiliser pour signer numériquement un document. Vous pouvez consulter notre guide sur la création d'une signature numérique dans Adobe si vous souhaitez en savoir plus. Enfin, n'oubliez pas de toujours reporter les clauses du contrat dans votre lettre d'engagement, qui précisera les modalités de votre collaboration.

Vous n'êtes toujours pas sûr à 100 % ? Récapitulons

En matière de contrats, tout réside dans les détails. Dès que vous vous asseyez pour rédiger un contrat de freelance, c'est à vous de ne négliger aucun détail.

• Assurez-vous que tout est consigné par écrit, que la portée du projet est clairement définie et que le courrier est adressé à la bonne personne, aux bonnes personnes ou à la bonne organisation.
• Utilisez un langage simple, évitez le jargon juridique et soyez clair quant à vos conditions de paiement.
• Enfin, facilitez la signature et la datation pour chaque partie concernée.

Vous recherchez un modèle de contrat ? Bonsai est là pour vous soutenir. Créez et signez à partir de modèles vérifiés, ce qui vous permet de rationaliser votre projet et vous donne la tranquillité d'esprit de savoir que votre entreprise est protégée.

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