Rédiger un budget en tant que freelance : le guide complet

En tant que travailleur indépendant, vous devez savoir comment établir un budget, et ce pour plusieurs raisons.

Tout d'abord, dans le cadre de la planification commerciale, les travailleurs indépendants doivent établir un budget qui tient compte de l'ensemble de leurs revenus et dépenses. Un budget aide les travailleurs indépendants à déterminer combien d'argent ils peuvent espérer percevoir lorsque leurs factures seront payées, combien ils dépensent en frais professionnels et combien ils doivent épargner pour leur retraite, par exemple. N'oubliez pas de vous verser un salaire pour vivre !

Dans le cadre d'un appel d'offres, les freelancers doivent également savoir comment rédiger une proposition budgétaire. Si vous réussissez à décrocher le contrat, ce budget fera partie intégrante du contrat conclu avec votre client. Vous mettrez en place votre facturation en tant que freelance et serez rémunéré en fonction des étapes franchies dans le contrat, ainsi que du budget défini et accepté par le client.

Examinons ces deux aspects de la gestion budgétaire pour les freelances.

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1. Comment établir un budget pour votre activité indépendante

Chaque entreprise doit disposer d'un budget à respecter et à suivre. Cela peut servir de baromètre pour évaluer les performances de l'entreprise.

Voici comment établir un budget pour votre activité indépendante :

1.1. Déterminer les dépenses

Commencez par noter toutes vos dépenses liées à votre activité indépendante pour une période donnée. Il serait utile d'établir un budget pour un mois, qui pourrait ensuite être étendu à l'ensemble de l'année. Vous pouvez également suivre les dépenses d'une année, y compris celles qui peuvent survenir de manière intermittente, comme les frais d'assurance, puis les diviser par 12 pour déterminer les dépenses mensuelles.

Si vous êtes dans le métier depuis un certain temps, cela ne devrait pas être trop difficile. Utilisez vos reçus et relevés bancaires pour créer un registre de vos dépenses. Si vous vous lancez dans une activité indépendante, prenez le temps de vous renseigner sur les dépenses que vous devrez engager. Pensez à tout le matériel que vous devrez acheter, louer pour les bureaux, Internet et les téléphones, un véhicule, etc.

Il est conseillé d'ajouter 15 % supplémentaires par mois pour les dépenses imprévues, comme la nécessité de mettre à niveau l'équipement.

1.2. Déterminer le revenu

Une fois que vous connaissez vos dépenses, vous pouvez déterminer le revenu dont vous avez besoin chaque mois, qui devrait inclure un salaire et permettre de couvrir toutes vos dépenses.

Si vos revenus sont supérieurs à vos dépenses, mettez une partie de côté pour votre épargne, votre retraite ou vos impôts, par exemple. Si vos revenus diminuent, vous devez prendre certaines décisions pour réduire vos dépenses ou trouver davantage de travail. Votre objectif devrait être d'avoir chaque mois un peu d'argent supplémentaire à mettre de côté dans votre épargne.

1.3. Suivre et ajuster

Veillez à continuer à suivre toutes les dépenses, qu'il s'agisse d'un déjeuner de travail ou d'un nouvel ordinateur. Continuez à surveiller et à apporter les ajustements nécessaires.

À l'aide d'un outil simple tel qu'un tableur Excel, vous devriez intégrer la planification et le suivi budgétaires à vos tâches administratives courantes pour votre entreprise.

2. Comment rédiger une proposition budgétaire

Le deuxième type de budget essentiel à la réussite d'un freelance consiste à rédiger un budget dans le cadre d'une proposition freelance. Après tout, le budget sera un élément clé de votre proposition, qui vous aidera à décrocher de nouveaux clients. Mais tout aussi important, si vous réussissez à obtenir le travail, cela fera également partie de votre contrat de freelance.

Voici donc les étapes à suivre pour rédiger une proposition budgétaire :

2.1. Déterminer le coût de chaque élément de la proposition

La première étape consiste à déterminer le travail à effectuer pour mener à bien le contrat. Si vous approchez un nouveau client, déterminez le travail que vous allez effectuer pour lui et les coûts pour chaque étape.

Ou peut-être que le client a clairement énoncé ce qu'il souhaite voir réalisé. Par exemple, un budget et un calendrier estimatifs peuvent constituer un élément clé d'une réponse à un appel d'offres.

Créez un tableur budgétaire à l'aide d'un outil tel qu'Excel. Créez des colonnes pour les éléments à inclure dans votre budget, avec une deuxième colonne pour les coûts de ces éléments, et enfin une ligne en bas pour calculer tous les totaux.

Incluez toutes les dépenses, c'est-à-dire votre temps, celui de votre personnel ou de vos sous-traitants, ainsi que les frais tels que les déplacements. Si vous créez un site web, par exemple, vous devrez supporter des frais tels que l'enregistrement du nom de domaine.

Lorsque vous calculez vos coûts, en particulier en termes de temps, pensez à ajouter 5 à 10 % supplémentaires. Cela vous donnera une certaine marge de manœuvre au cas où le travail prendrait plus de temps que prévu. Il est plus facile de négocier à la baisse avec un client que de devoir revenir en arrière et demander davantage.

Si vous recherchez un outil tout-en-un pour suivre le temps passé sur vos missions en freelance, vous aider à créer des documents tels que des contrats, des factures ou des propositions (qui peuvent inclure un budget), inscrivez-vous et profitez d'un essai gratuit des services de Bonsai.

2.2. Créez un document pour appuyer votre proposition budgétaire.

Votre proposition comprendra évidemment plus qu'un simple budget. Il est donc temps de trouver les mots qui soutiennent vos chiffres.

Une fois la feuille de calcul budgétaire terminée, copiez-collez-la dans votre proposition. Rédigez ensuite une description pour chaque poste budgétaire, en incluant un bref aperçu du travail à effectuer, une description des dépenses et leur justification, etc.

Le logiciel de proposition de Bonsai peut être utilisé pour créer une proposition budgétaire. Cela vous permettra de créer différents forfaits parmi lesquels vos clients pourront choisir, avec des tarifs différents pour chaque forfait, afin de maximiser vos revenus. Il vous permet de créer, d'envoyer et de suivre des propositions de freelance, en regroupant la génération de contrats, la création de factures, l'analyse et le reporting.

2.3. Autres considérations

Selon la nature du travail, d'autres éléments peuvent être à prendre en compte dans votre budget.

Par exemple, le client a peut-être demandé que le travail soit effectué dans un délai très court. Il n'y a pas de problème à accepter des projets urgents, mais uniquement si le client accepte de payer un supplément.

Par conséquent, vous pouvez inclure une clause relative aux frais d'urgence dans votre proposition ou votre contrat. Pour les projets simples, vous pouvez facturer 25 %. Pour les travaux plus complexes, n'hésitez pas à augmenter ce montant, voire jusqu'à 100 %.

Vous pouvez également inclure des options pour un client, telles que différents prix pour différents forfaits de travail, des frais réduits s'il souhaite vous engager à titre permanent, ou un coût pour la maintenance continue une fois le projet terminé.

2.4. Assurez-vous de suivre votre travail

Si vous obtenez le contrat, assurez-vous de suivre vos résultats et de respecter le budget que vous aviez prévu. Un budget n'est rien d'autre qu'un budget. Ce n'est pas nécessairement gravé dans le marbre, car les circonstances peuvent changer.

Par exemple, ce n'est pas parce que vous avez dit que l'enregistrement d'un nom de domaine coûterait un certain montant que c'est ce que vous dépenserez réellement. Si vous effectuez un suivi au fur et à mesure et que vous comptabilisez tous vos coûts, vous serez sûr de ne pas dépenser trop. Ou bien, vous devrez peut-être retourner voir le client pour revoir le budget.

Dernières pensées

Savoir établir un budget est essentiel pour gérer avec succès une activité indépendante. Vous devez être en mesure de comptabiliser les revenus et les dépenses, de surveiller la santé financière de l'entreprise et de planifier l'avenir.

Le travail en freelance implique également de répondre à des appels d'offres, c'est pourquoi le budget est un élément essentiel de vos propositions aux clients potentiels. Le budget fera partie intégrante du contrat et servira de base au calcul de votre rémunération pour votre travail.

Maintenant que vous comprenez les aspects clés de la budgétisation, il devrait être plus simple d'en établir une. Vous pouvez envisager d'utiliser les outils intégrés mis à votre disposition dans le cadre de la suite freelance de Bonsai en vous inscrivant dès maintenant pour bénéficier d'un essai gratuit.