Comment établir une facture en 2025

Les factures ne sont pas vraiment la partie la plus glamour de la gestion d'une entreprise. Cependant, ils sont indispensables dans le cadre des transactions professionnelles, donc, malheureusement, vous allez devoir vous y habituer.

Si vous êtes freelance ou si vous avez récemment décidé de créer une petite entreprise, vous devrez à un moment donné mettre en place un processus de facturation. Et croyez-nous, mieux vaut tôt que tard ! Si vous débutez dans la facturation, vous vous demandez peut-être « Qu'est-ce qu'une facture ? » ou vous avez l'impression de tourner en rond en essayant de comprendre comment établir une facture. Ce n'est pas grave, tu n'es pas le seul.

Nous savons que créer une facture à partir de zéro pour la première fois peut être difficile. Nous sommes donc là pour vous aider. Dans cet article, nous vous guiderons tout au long du processus de création d'une facture. Alors, prenez une tasse de café et plongeons-nous dans le monde merveilleux de la facturation ! (Trop loin ?)

Qu'est-ce qu'une facture ?

Tout d'abord, revenons à l'essentiel. Avant d'aborder la manière de créer une facture, il est important de comprendre ce qu'est une facture et à quoi elle sert.

Quelle est la définition d'une facture ?

Par définition, une facture (parfois appelée facture de vente) est un document qui répertorie les biens et services fournis ainsi que le montant dû. Il contient des informations précises (nous y reviendrons plus tard) et est spécifiquement désigné comme une facture. Une facture indique clairement au client le montant qu'il doit vous payer et fixe les conditions de paiement.

À quoi servent les factures ?

Pour les petites entreprises, les factures font partie intégrante du système comptable. Sans eux, vous ne serez pas payé. En fin de compte, c'est le paiement qui couvre vos dépenses, vous assure un salaire et permet à votre entreprise de fonctionner correctement et sans heurts.

Pour pouvoir vous payer, vos clients doivent disposer d'un relevé des travaux que vous avez effectués, du montant qu'ils doivent vous verser et de la date à laquelle ils doivent vous payer .

Les factures sont des documents juridiques qui indiquent le montant dû et les conditions de paiement. Les conditions de paiement font référence à la date d'échéance (par exemple, dans les 30 jours) et aux éventuelles pénalités de retard. Ils peuvent être utilisés pour demander et enregistrer des transactions commerciales à diverses fins, notamment :

• Pour demander le paiement de bons de commande de biens ou de services
• Pour enregistrer la vente de biens ou de services et gérer les finances
• Pour enregistrer les transactions à des fins fiscales (par exemple, remplir une déclaration d'impôts)
• Prévisions commerciales à partir de données historiques
  

Les factures sont des documents juridiquement contraignants, elles peuvent donc être utilisées pour prendre des mesures plus formelles, notamment en cas de paiements manquants ou en retard. Cependant, nous sommes convaincus que cela n'arrivera pas.

Lorsque vous envoyez une facture, cela crée une « créance ». Cela fait partie intégrante de la comptabilité et de la gestion financière de votre entreprise. En envoyant une facture, vous établissez une trace écrite du travail que vous avez effectué et des paiements que vous avez reçus.

Lorsque le moment sera venu de soumettre votre déclaration d'impôt, vous devrez fournir ces documents comme preuves de vos transactions commerciales. Une facturation adéquate vous aidera à garder une trace de votre travail et de vos finances. De plus, cela est crucial pour les travailleurs indépendants qui doivent déclarer leurs impôts en tant qu'indépendants.

L'état actuel de la facturation

À quoi ressemblera la facturation en 2023 ?

Il y a d'abord eu les enveloppes. Les factures étaient rédigées ou imprimées à la main, mises sous enveloppe et déposées dans la boîte aux lettres. Puis vint la révolution du télécopieur. Les factures étaient envoyées et reçues à l'aide de ces machines ostentatoires qui trônaient dans un coin de chaque bureau. Personne ne comprenait vraiment comment ils fonctionnaient. Ils ne le font toujours pas. Puis vint le courrier électronique, qui simplifia nos vies. Les factures étaient – et sont toujours – envoyées sous forme de pièces jointes (fichiers PDF, documents Microsoft Word, etc.).

À l'ère de la transformation numérique, les méthodes manuelles de facturation perdent peu à peu leur popularité auprès des freelances et des chefs d'entreprise avant-gardistes. Ils sont remplacés par un logiciel de facturation automatisé en ligne basé sur le cloud qui permet aux freelances et aux petites et moyennes entreprises d'envoyer, de suivre et de gérer leurs factures de manière transparente, le tout en un seul endroit.

Les logiciels tout-en-un de facturation et de comptabilité tels que Bonsai simplifient la comptabilité en intégrant et en automatisant les processus commerciaux au sein d'une plateforme facile à utiliser. Bonsai stocke toutes vos données commerciales importantes dans un emplacement centralisé. Vous pouvez utiliser le générateur de factures pour créer une facture prête à être envoyée et suivre sans effort toutes vos propositions, vos dépenses facturables, votre comptabilité et vos documents fiscaux.

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Comment établir une facture

Que vous soyez rédacteur indépendant, concepteur web ou autre, une fois votre travail terminé, vous devrez savoir comment facturer votre client.

Il existe plusieurs façons de créer une facture. Vous pouvez créer une facture à partir de zéro à l'aide de Google Docs, Microsoft Word ou même Microsoft Excel, qui proposent plusieurs modèles de factures pour les entreprises indépendantes. Le plus important est que vous créiez une facture contenant les informations correctes. La moindre erreur pourrait empêcher votre client de vous payer à temps, voire pire, de vous payer tout court.

Selon Amalto, 39 % des factures envoyées aux États-Unis sont payées en retard et 61 % de ces retards de paiement sont dus à des factures incorrectes. De plus, il s'avère que les femmes freelances sont plus susceptibles d'être payées en retard que les hommes ! Quelles informations devez-vous donc fournir pour être sûr d'être payé correctement et dans les délais ?

Découvrons-le.

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Quelles informations doivent figurer sur une facture ?

Que vous créiez une facture standard, commerciale ou avec TVA, les détails de la facture doivent inclure les éléments suivants :

• Numéro de facture unique : voir ci-dessous pour plus d'informations sur la manière de créer un numéro de facture.
• Nom et logo de votre entreprise : si vous êtes travailleur indépendant, le nom de votre entreprise peut simplement être votre nom. Incluez le logo de votre entreprise quelque part sur la facture (si vous en avez un, bien sûr).
• Date de facturation : Date de la facture. En ajoutant la date, vous faciliterez le suivi des retards de paiement.
• Vos coordonnées : Indiquez l'adresse physique de votre entreprise, son numéro de téléphone professionnel et son adresse e-mail, ainsi que toute autre coordonnée pertinente.
• Coordonnées du client : ajoutez le nom du client, l'adresse professionnelle, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail.
• Une liste détaillée des biens ou services fournis : incluez ligne par ligne les éléments et les détails de ce que vous avez fait, ainsi que le temps consacré à chaque tâche. Indiquez également la date d'achèvement, votre tarif horaire et les taxes ou frais supplémentaires éventuels.
• Montant total dû : Calculez le montant total dû, y compris la taxe de vente et les frais supplémentaires éventuels.
• Conditions de paiement : date d'échéance du paiement et veillez à inclure les frais de retard qui s'appliqueront.
  

Parlons des numéros de facture

Un numéro de facture, ou identifiant de facture, est un numéro attribué à chaque facture que vous générez. Le numéro de facture est un élément essentiel de toute facture. Il vous permet de suivre les factures envoyées, de rechercher des documents spécifiques et d'identifier les transactions avec les clients. Du point de vue du client, les numéros de facture lui permettent de suivre les paiements à venir et ceux déjà effectués.

Il existe différentes façons de systématiser vos numéros de facture. Vous pouvez attribuer un numéro de facture de manière séquentielle, chronologique ou en fonction de l'identifiant du client ou du projet. La numérotation séquentielle des factures est la méthode la plus simple : vous attribuez un numéro à votre première facture (001 est un bon point de départ) et attribuez à la facture suivante le numéro suivant dans la séquence (002).

Quel que soit le système de numérotation des factures que vous choisissez, il est important qu'il soit cohérent ( ).

Une alternative plus simple consiste à utiliser un logiciel de facturation tel que Bonsai. Bonsai automatise le processus de création des factures afin que vous n'ayez pas à vous soucier de la mise en place et de la gestion d'un système de numérotation : nous nous en chargeons pour vous !

Utilisez un modèle de facture pour créer une facture.

De nombreux freelances et propriétaires de petites entreprises utilisent un générateur de factures pour créer, stocker et envoyer leurs factures. Un produit de facturation professionnel tel que Bonsai propose des modèles de factures prêts à l'emploi afin de simplifier l'ensemble du processus.

Mais comment fonctionnent les modèles de facture ?

Il vous suffit de sélectionner un modèle de facture, d'ajouter les informations nécessaires (coordonnées, conditions de paiement, etc.), de télécharger le fichier de facture au format PDF pour l'envoyer par e-mail, ou d'utiliser un lien qui permet au client ou au consommateur de le télécharger directement.

Lorsque vous remplissez un modèle de facture, vous pouvez enregistrer des informations telles que le nom et le logo de votre entreprise, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone afin qu'elles apparaissent préremplies la prochaine fois que vous utiliserez le modèle.

Bonsai propose un modèle de facture adapté à chaque profession. Que vous recherchiez un modèle de facture standard ou un modèle plus spécifique adapté à une profession particulière, nous avons tout ce qu'il vous faut. Avec le générateur de factures de Bonsai, vous pouvez créer automatiquement votre prochaine facture, rappeler à votre client qu'un paiement est en retard et accumuler des frais de retard sans avoir à

Pourquoi utiliser un générateur de factures ?

La création d'une facture à l'aide d'un générateur de factures gratuit présente plusieurs avantages. Le modèle comprendra déjà toutes vos informations essentielles chaque fois que vous établirez une facture, ce qui vous fera gagner du temps et garantira la cohérence de votre processus de facturation. De plus, le générateur de factures de Bonsai inclut la personnalisation de la marque et les paiements intégrés afin de rationaliser vos opérations commerciales.

Lorsque vous utilisez un générateur de factures professionnel avec des modèles gratuits, vous pouvez éviter toute erreur susceptible d'entraver le processus de paiement. Plus besoin de vérifier et revérifier que toutes vos coordonnées ont été saisies correctement. Avec un générateur de factures comme Bonsai, vous pouvez envoyer à vos clients des factures correctes et cohérentes qui vous garantissent d'être toujours payé à temps.

Comment envoyer une facture

Lorsqu'il s'agit de facturer un client, n'attendez pas trop longtemps. Une fois le travail terminé, il est préférable de créer et d'envoyer une facture professionnelle dans les plus brefs délais. Joignez votre facture en pièce jointe plutôt que dans le corps du message.

Il est également judicieux d'ajouter le numéro de facture dans l'objet du message afin que le client sache exactement quoi faire. Une fois le paiement reçu, n'oubliez pas d'envoyer au client un e-mail de remerciement accompagné de la facture, par mesure de précaution.

Si vous souhaitez vraiment maîtriser le processus de facturation, envisagez d'intégrer un logiciel tout-en-un dédié aux freelances dans votre infrastructure technologique.

Bonsai utilise une automatisation intelligente pour gérer tous vos besoins en matière de facturation. Vous pouvez créer une facture professionnelle et la personnaliser selon vos besoins, ainsi qu'automatiser les rappels de paiement en retard. De plus, la suite de produits entièrement intégrée de Bonsai comprend tout ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre activité indépendante. Des propositions aux contrats, en passant par la comptabilité et les impôts, Bonsai simplifie la gestion de votre entreprise.

Avons-nous mentionné que Bonsai propose un essai gratuit de ses services ? Eh bien, maintenant vous le savez !