Comptabilité indépendante : 8 étapes pour réussir

L'un des aspects les plus intimidants du travail indépendant est l'argent. Comment allez-vous gagner cet argent et maintenir un flux régulier de paiements pour les modèles de factures que vous soumettez ? Et surtout, comment allez-vous suivre vos dépenses en tant que freelance ? Si la gestion des revenus et des dépenses est essentielle pour tous les freelances, il existe une certaine confusion entre ce qui est souhaitable et tendance et ce qui est essentiel et nécessaire.

La comptabilité (ou « comptabilité », comme certains préfèrent l'appeler) devrait toutefois être un sujet auquel vous prêtez attention. Si vous n'êtes pas sûr de votre processus ou des objectifs que vous vous êtes fixés pour votre entreprise, c'est le moment de définir vos priorités. Voici nos meilleurs conseils en matière de comptabilité pour les freelances de tous les secteurs, niveaux d'expérience et valeurs.

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1. Tout prendre en compte

Les premiers mois en tant que freelance peuvent sembler difficiles. Vous avez probablement un certain nombre de dépenses à engager, toutes indispensables au démarrage et au bon fonctionnement de votre nouvelle entreprise. En revanche, votre liste de clients peut être insuffisante. Pour se donner bonne conscience et se convaincre que leurs efforts sont justifiés, de nombreux freelances évitent de comptabiliser toutes leurs dépenses, ce qui est une très mauvaise idée.

Même si vos chiffres sont clairement dans le rouge et que les bénéfices sont loin d'être au rendez-vous, il n'est jamais judicieux de prétendre que vous vous en sortez mieux que ce n'est le cas. Comptez vos dépenses (toutes vos dépenses) et soyez réaliste quant à votre situation budgétaire. Espérons que les choses s'amélioreront bientôt, et si ce n'est pas le cas, vous disposerez d'une liste précise des dépenses à laquelle vous pourrez vous référer lorsqu'il s'agira de réduire les coûts inutiles.

Qu'en est-il des bénéfices ? La même règle s'applique. Consignez chaque centime gagné, même les revenus versés en espèces ou sous forme de troc, et utilisez ces chiffres pour évaluer la situation de votre entreprise. Plus vous enregistrez de détails, mieux c'est, car ces informations vous seront nécessaires au moment de remplir votre déclaration d'impôts.

2. Se préparer aux catastrophes

Le temps où l'on tenait ses comptes dans un cahier est révolu ; la plupart des freelances sont suffisamment avisés pour conserver leurs chiffres dans un modèle de feuille de calcul Excel 1099 ou dans un logiciel de comptabilité installé sur leur ordinateur. Mais que se passe-t-il si votre disque dur est endommagé ou vos fichiers corrompus ? Ne laissez rien au hasard.

Prévoyez chaque semaine un moment pour sauvegarder tous vos chiffres et documents justificatifs sur un service cloud. Il est également judicieux de conserver vos documents financiers les plus importants sous forme papier, dans un coffre-fort ignifugé situé dans votre bureau. (Les déclarations fiscales et les documents constitutifs en sont de bons exemples.)

Si vous effectuez la majorité de vos achats professionnels avec une carte de crédit, pensez à télécharger une copie de vos relevés mensuels au moins une fois par an. Certaines entreprises ne vous permettent pas d'accéder facilement aux informations de compte datant de plus d'un an. D'autres fournissent des résumés de fin d'année qui ne présentent pas le niveau de détail requis. Vous ne voulez pas vous retrouver avec des dossiers incomplets lors d'un contrôle fiscal de l'IRS. Incluez ces fichiers numériques dans votre sauvegarde sécurisée.

3. Se renseigner sur la législation fiscale

Personne n'est censé connaître les milliers de lois fiscales auxquelles un travailleur indépendant peut être soumis, mais il est judicieux d'avoir au moins une idée générale des règles. Il existe de nombreuses ressources gratuites destinées spécifiquement aux entrepreneurs indépendants qui peuvent clarifier les points les plus souvent source de confusion. Les sujets qui intéressent le plus les freelancers sont les suivants :

• Déduction pour bureau à domicile
• Primes d'assurance maladie pour les travailleurs indépendants
• Déductions pour frais de déplacement et de représentation
• Paiements trimestriels d'impôt estimés (pour vous permettre d'effectuer vos paiements à temps et d'éviter une pénalité pour paiement insuffisant).
• Formulaires 1099-misc et 1099-K

4. Gardez-le séparé

De nombreux freelances débutants ne disposent peut-être pas de plusieurs comptes bancaires ou cartes de crédit, mais si c'est votre cas, commencez par en désigner un seul pour vos activités professionnelles. Il est beaucoup plus facile de séparer vos dépenses professionnelles et personnelles de cette manière. Lorsque vient le moment de faire votre déclaration d'impôts, si vous êtes prêt à équilibrer vos comptes, vous n'avez qu'à consulter un ou deux comptes, au lieu d'avoir à passer au crible des mois et des mois de relevés provenant de diverses sources.

En plus d'être plus pratique d'un point de vue administratif, l'IRS recommande également d'utiliser des outils différents pour vos activités professionnelles et personnelles. Si vous faites l'objet d'un contrôle fiscal, il vous sera beaucoup plus facile de prouver qu'une dépense a bien été effectuée pour votre entreprise si elle a été réglée avec une carte de crédit ou un compte dédié exclusivement à votre activité.

N'oubliez pas que pour pouvoir déclarer la plupart des dépenses liées à votre activité professionnelle, vous devez utiliser l'achat à 100 % à des fins professionnelles. À l'exception des frais de restauration ou de divertissement que vous payez tout en prenant en charge les frais d'un client (qui sont remboursables à 100 %), vous ne pouvez pas demander le remboursement de dépenses quotidiennes qui sont également de nature personnelle (telles que la facture de téléphone portable, le billet d'avion ou un nouvel ordinateur). Les repas pris lors de voyages d'affaires sont remboursés à hauteur de 50 % de leur coût.

5. Prenez des notes minutieuses.

Avez-vous déjà remarqué que les reçus des stations-service se décolorent au bout de trois ou quatre mois ? Vous est-il déjà arrivé de sortir de votre poche un ticket de caisse froissé provenant d'un fast-food et de vous demander s'il s'agissait d'un déjeuner d'affaires dont vous vous souvenez vaguement avoir apprécié ? Ces situations auraient pu être résolues par l'ajout de quelques notes manuscrites et des techniques de classement appropriées.

Il est recommandé de noter l'objet d'une dépense professionnelle dès votre retour au bureau, puis de la classer dans un dossier ou une enveloppe réservés à ce type de reçus. Mieux encore, scannez-le et téléchargez-le immédiatement dans le cloud. Le déjeuner pris dans un fast-food lors d'une conférence professionnelle doit porter le nom de la conférence, la date et le pourcentage des frais autorisés, écrits à l'encre claire et de votre main. Lorsque viendra le moment de remplir votre déclaration d'impôts, vous n'aurez aucun doute quant à la nature de l'achat et à sa qualification en tant que dépense.

Lorsque vous ne recevez pas de reçu, comme dans le cas d'un trajet Uber, vous devrez accéder aux fichiers électroniques. J'aime les imprimer depuis mon ordinateur ou mon téléphone à la fin d'un voyage et les classer avec le reste de mes reçus papier. Une petite note indiquant la ville et l'événement auxquels j'ai assisté m'aide à me souvenir de l'objet du voyage et me protège au cas où l'administration fiscale me demanderait des explications sur le reçu. Il est recommandé de conserver vos documents fiscaux pendant trois ans.

6. Faites-en une habitude

De nombreux freelancers ne jurent que par l'organisation hebdomadaire de leurs reçus, dépenses et fiches de paie (en utilisant Excel pour tenir leur comptabilité). Pour ceux qui trouvent ce calendrier excessif, un rendez-vous mensuel avec vos tâches comptables devrait suffire. Pour vous motiver et vous guider davantage, envisagez d'utiliser un logiciel de facturation ou de gestion des dépenses qui s'intègre parfaitement à votre logiciel de facturation afin de vous tenir informé de vos finances et de vous avertir lorsque trop de temps s'est écoulé depuis votre dernière mise à jour.

7. Recouvrer ce qui est dû

L'une des raisons surprenantes pour lesquelles les 1099ss sont submergés par leur comptabilité en tant que travailleurs indépendants est leur retard dans la facturation. Oublier d'envoyer vos factures en tant que freelance et ne pas prendre les mesures nécessaires pour les recouvrer peut rapidement déséquilibrer vos dépenses par rapport à vos revenus et nuire à la performance de votre entreprise en un rien de temps. Prenez l'habitude d'émettre vos factures immédiatement après chaque étape importante ou la fin d'un projet, et faites preuve de diligence dans le suivi des paiements manquants. Vous dirigez une entreprise, et il est essentiel que vous accordiez la priorité à votre trésorerie par rapport à presque toutes les autres tâches comptables que vous effectuez.

8. Rejoignez une communauté

Les pairs peuvent être une source essentielle d'informations et de soutien, en particulier pour les nouveaux freelances. Faites de votre mieux pour identifier les communautés de freelances florissantes dans votre domaine et demandez conseil à leurs leaders sur les meilleurs outils freelance qui vous permettront de garder le contrôle sur vos problèmes de comptabilité en tant que freelance. La plupart des entrepreneurs indépendants sont incroyablement généreux de leur temps et de leurs conseils. (Veillez simplement à respecter le fait qu'il s'agit de professionnels très occupés et remerciez-les comme il se doit pour leur contribution).

Dernières pensées

Même les freelances les plus expérimentés ont parfois du mal avec la comptabilité. Qu'il s'agisse d'un manque de connaissances sur un sujet ou d'une attitude laxiste envers la tenue des registres, chaque mauvaise habitude peut nuire à votre entreprise et l'empêcher de prospérer. Faites-en une priorité de mettre votre comptabilité à sa place dans votre entreprise et engagez-vous à en apprendre un peu plus sur le processus chaque année. Vous serez heureux d'avoir investi du temps et de l'énergie lorsque cela vous rapportera de l'argent ! Commencez à gérer votre activité freelance avec Bonsai, inscrivez-vous dès aujourd'hui pour un essai gratuit.