Guide des processus de travail des agences de publicité et de création en 2025

Chaque agence a ses propres processus de travail.

Vous ne le savez peut-être pas, et vous n'avez peut-être pas défini ces flux de travail, mais ils sont en place et utilisés quotidiennement par vos employés. Ces flux de travail sont également essentiels au succès de notre agence. Sans eux, vos processus n'ont aucune structure et votre travail ne peut être accompli.

Vous disposez donc déjà de workflows.

La question est maintenant de savoir comment optimiser ces flux de travail, à l'aide de normes établies, afin de les améliorer encore davantage.

C'est la question à laquelle cet article tente de répondre en vous guidant dans la création de flux de travail et en vous proposant des exemples que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd'hui.

Qu'est-ce qu'un processus de travail dans une agence de publicité ?

Dans le secteur des agences, une répartition efficace des rôles est essentielle à la réussite du flux de travail. La délégation des tâches dépend de ces rôles. Comprendre ces rôles peut transformer un flux de travail chaotique en une machine bien huilée.

Il existe de nombreuses descriptions des flux de travail sur le Web. Cependant, l'une des meilleures définitions, et la plus succincte, vient de TechTarget, qui définit un workflow comme suit :

Un flux de travail est la série d'activités nécessaires à la réalisation d'une tâche.

Vous pouvez donc considérer vos flux de travail comme des listes de contrôle pour les tâches que votre agence accomplit. Seulement, ils sont un peu plus structurés que cela. Avec une liste de contrôle, vous constaterez peut-être que les étapes peuvent être effectuées dans un ordre différent sans que cela n'affecte le résultat final.

Ce n'est pas le cas avec un flux de travail en agence.

Chaque étape, à l'exception de la première et de la dernière, sera précédée d'une étape préalable qui devra être accomplie avant de pouvoir passer à la suivante. Il y aura également une étape suivante, que vous ne pourrez terminer qu'une fois l'étape actuelle terminée. Du moins, c'est le cas avec un flux de travail linéaire. Les flux de travail plus complexes, qui peuvent permettre de sauter des étapes, ressemblent souvent davantage à des organigrammes.

Cependant, le concept derrière ces flux de travail non linéaires est le même :

Ce sont vos feuilles de route pour accomplir des tâches spécifiques.

La création de ces flux de travail est presque toujours manuelle. C'est indispensable : vous avez besoin de quelqu'un qui documente les étapes nécessaires à la réalisation d'une tâche. Cependant, la mise en œuvre est une autre affaire. Vous constaterez souvent qu'il existe des étapes dans le flux de travail d'une agence que vous pouvez automatiser, peut-être à l'aide d'un logiciel d'automatisation des flux de travail.

Le bonsaï en est un excellent exemple.

Bien que vous créiez le flux de travail proprement dit séparément (vous pouvez toutefois le documenter dans le logiciel), celui-ci offre des outils d'automatisation. Par exemple, supposons que vous utilisiez Bonsai pour planifier des réunions. Il s'agit d'un flux de travail comportant plusieurs étapes. Vous devez mettre le calendrier à disposition, le client doit s'inscrire, les réunions doivent être organisées, etc. Une automatisation du flux de travail pourrait prendre en charge les parties manuelles de ce processus, telles que la mise en place de la réunion une fois que le client a saisi les détails dans un calendrier.

Mais ce n'est qu'un exemple parmi d'autres du flux de travail d'une agence.

Il y en a des dizaines que vous mettrez en œuvre dans toute votre agence pour assurer son bon fonctionnement, l'essentiel étant désormais de documenter ces flux de travail.

Création d'un processus de workflow pour le marketing numérique – Étape par étape

Dans le domaine de la gestion d'une agence performante, il est essentiel de rationaliser les tâches et d'harmoniser la coordination de l'équipe, à l'image d'une machine bien huilée. Une partie de ce succès peut être attribuée à un processus marketing efficace, garantissant une coordination optimale entre les services marketing, commercial et après-vente. Grâce à une gestion appropriée des flux de travail, les agences peuvent atteindre une productivité optimale, ce qui se traduit par une augmentation des marges bénéficiaires et de la satisfaction des clients.

Alors, comment créer un flux de travail pour une agence ?

La réponse ironique à cette question est que vous créez essentiellement un flux de travail qui définit la manière dont vous créez d'autres flux de travail. C'est le début du workflow ! Ou, de manière plus réaliste, il s'agit simplement d'un processus comprenant des étapes définies que vous suivrez pour vous assurer que tous les flux de travail de votre agence sont solides.

L'objectif de la création de ces flux de travail est simple :

Vous créez une cohérence dans votre vie professionnelle, ce qui facilite l'accomplissement des tâches de votre agence.

Dans cette optique, passons directement à l'…

Étape 1 – Définir l'objectif et la portée du flux de travail

Le début de tout voyage commence par la fin.

En d'autres termes, vous devez déterminer où vous voulez aller avant de pouvoir vous embarquer. En termes de flux de travail au sein d'une agence, cela signifie définir un objectif pour le processus que vous êtes sur le point de créer.

Alors, que souhaitez-vous accomplir ?

Supposons que vous dirigiez une agence de marketing de contenu, avec un flux de travail évident que vous suivez pour créer un article de blog publiable. Voici votre objectif : créer un article de blog. La portée de cet objectif dépend entièrement des attentes de votre client. Quelle doit être la longueur du message ? Dans combien de temps devez-vous livrer la pièce ?

Au final, vous obtiendrez un objectif qui ressemblera à ceci :

« Créez un article de blog de 2 000 mots pour <NOM DU CLIENT> une fois toutes les deux semaines. »

Et voilà, vous savez maintenant ce que le flux de travail est censé accomplir, ce qui signifie que vous pouvez passer à l'étape suivante.

Étape 2 – Créer une liste de tâches

Une fois votre objectif défini, l'étape suivante consiste à créer une liste des tâches que votre agence doit accomplir pour atteindre cet objectif.

Il s'agit peut-être de l'étape la plus cruciale, car elle définit le fonctionnement du flux de travail de votre agence et vous prépare à attribuer les responsabilités pour chaque tâche. Ce dernier point est particulièrement crucial : près de la moitié des États-Unis ( ) Les employés ne savent pas ce qu'on attend d'eux au travail.

Vous voulez que vos attentes soient claires comme de l'eau de roche.

Vous allez donc créer une liste de tâches.

Dans notre exemple d'article de blog, cette liste pourrait ressembler à ceci :

1. Recevoir la consigne et le sujet du blog.
2. Rédigez un plan pour votre blog.
3. Obtenir l'approbation du plan du blog.
4. Rédigez la première ébauche et envoyez-la à la révision.
5. Terminez le processus d'édition.
6. Réécriture basée sur les commentaires.
7. Modifier et finaliser.
8. Envoyer l'article de blog au client pour validation.
9. Publier un article de blog sur le site web du client.

Il peut y avoir d'autres étapes dans ce processus, telles que la recherche de mots-clés, selon votre agence. Mais grâce à ces neuf étapes, vous disposez désormais d'un processus de travail de base que vous pouvez suivre pour chaque blog. Avant de passer à la suite, vérifiez ces étapes pour voir si certaines tâches peuvent être automatisées. Par exemple, disposer d'un système de gestion de projet avec un portail client pourrait vous permettre d'automatiser l'envoi du blog à un client. Il suffit de télécharger le fichier une fois la modification effectuée et le logiciel lui-même peut informer le client qu'une vérification est nécessaire.

Étape 3 – Documentez le temps nécessaire à chaque tâche

Vous avez une liste de tâches à accomplir, mais vous avez également une échéance à respecter. Si l'une de ces tâches prend plus de temps que prévu, vous risquez de prendre du retard dans votre travail. C'est pourquoi la prochaine étape consiste à noter combien de temps prend généralement chaque tâche.

En général, cela signifie une chose :

Discutez avec les personnes de votre agence qui accomplissent chaque tâche.

Par exemple, un éditeur peut vous dire qu'il lui faut une heure pour éditer un document de 2 000 mots. Le rédacteur de contenu peut avoir besoin de trois ou quatre heures pour créer l'article. D'autres tâches peuvent échapper à votre contrôle, c'est là que les données d'un logiciel de gestion de projet peuvent vous aider.

Prenons l'exemple de l'approbation du client.

Vous ne contrôlez que le moment où vous envoyez l'article de blog finalisé. C'est au client d'approuver ce document afin que vous puissiez passer à la publication dans ce flux de travail de l'agence. Vous disposez peut-être d'un historique des approbations des clients, enregistré dans votre logiciel de gestion de projet, qui indique le temps nécessaire à l'obtention de leur accord. Intégrez ce délai dans votre flux de travail tout en insistant auprès du client sur l'importance d'approuver rapidement les documents.

Bien sûr, tout cela s'applique spécifiquement au processus de rédaction de blog que nous utilisons comme exemple pour ces étapes. Les tâches de votre flux de travail peuvent avoir des délais différents, mais il est tout de même essentiel de toutes les enregistrer.

Étape 4 – Attribuer les responsabilités pour les tâches

À l'étape suivante, vous passez à la gestion des ressources dans votre flux de travail :

Qui fait quoi dans votre agence ?

Souvent, la réponse est simple : la personne à qui vous avez parlé lorsque vous avez documenté le calendrier d'une tâche est généralement celle qui en est responsable.

Ce n'est pas toujours le cas. Dans l'exemple du blog, vous pouvez avoir toute une équipe de rédacteurs de contenu. Il se peut donc que vous deviez ajouter des tâches au processus pour un responsable de contenu, qui est chargé d'attribuer les publications aux membres de l'équipe. Ce qui soulève un point important :

Vos discussions avec votre équipe peuvent vous amener à modifier votre flux de travail initial en fonction de leurs commentaires.

C'est en fait une bonne chose pour votre agence. La frustration survient lorsque les employés ne se sentent pas écoutés, 86 % d'entre eux affirmant que les organisations écoutent rarement toutes les voix au sein d'une entreprise. Le processus de collecte d'informations sur le flux de travail de votre agence dissipe ce problème potentiel. Et les informations que vous recueillez sont utiles pour attribuer les responsabilités pour chaque tâche.

Étape 5 – Créer un protocole de communication

Même dans le flux de travail de base d'une agence de création de blogs, que nous utilisons comme exemple, vous pouvez probablement voir divers points où la communication est nécessaire.

On pourrait même affirmer que la communication est nécessaire dans chaque tâche.

Après tout, l'achèvement d'une tâche est essentiel pour pouvoir passer à la suivante. Quelqu'un doit communiquer cette finalisation pour déclencher l'action suivante. D'où la nécessité d'un protocole de communication, c'est-à-dire un ensemble de règles qui dictent la manière dont les employés impliqués dans le flux de travail communiquent entre eux.

La création de ce protocole implique souvent plusieurs étapes :

1. Définition d'une plateforme ou d'un logiciel de communication
2. Décrire comment les membres de l'équipe communiquent
3. Application du protocole

La dernière étape est essentielle, car il est facile pour les employés de s'écarter de votre protocole de communication sans s'en rendre compte. Par exemple, vous pouvez être amené à communiquer la finalisation d'un blog à un client via votre logiciel de gestion de projet. Cependant, l'éditeur envoie un SMS à la place. Ils continuent de communiquer. Mais ils ne le font pas de la manière dont vous – ou votre client – vous y attendez, ce qui introduit une incohérence dans le flux de travail.

Ces petits incidents peuvent causer des problèmes majeurs si un client manque un SMS parce qu'il ne s'y attendait pas.

Donc, établissez un protocole de communication et assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le flux de travail de l'agence le comprennent.

Étape 6 – Documenter le flux de travail

Jusqu'à présent, vous avez recueilli des informations et élaboré des méthodes pour garantir la réussite d'un objectif.

Mais vous n'avez encore rien officialisé.

C'est là que réside le danger : tant de processus sont fragmentés parce qu'ils « vivent dans la tête » des personnes qui les suivent.

Votre solution consiste simplement à documenter le nouveau flux de travail de votre agence. Une fois encore, des logiciels tels que Bonsai peuvent être utiles dans ce domaine. Sa suite de gestion de projet vous permet de créer des projets, tels que des flux de travail, et de leur attribuer des tâches et des personnes. Utilisez ce logiciel pour consolider tout ce sur quoi vous avez travaillé jusqu'à présent, en rendant le flux de travail accessible à tous ceux qui ont besoin de le consulter.

Pourquoi se donner cette peine ?

Les taux de rétention du personnel des agences sont étonnamment bas, The Drum soulignant qu'ils ne sont que de 42 % au Royaume-Uni. Imaginez que le flux de travail de votre agence ne soit pas documenté, compte tenu de ces taux de rotation élevés. Vous vous exposez au risque qu'un employé quitte l'entreprise en emportant avec lui ses connaissances sur le déroulement du travail.

Consignez tout dans une source centralisée.

Vous pérenniserez le flux de travail en vous assurant qu'il sera toujours là, même si les employés qui y sont affectés ne le sont plus.

Étape 7 – Exécuter le flux de travail

Enfin, le moment de vérité :

Le nouveau flux de travail de votre agence fonctionne-t-il réellement ?

La seule façon de le savoir est de cartographier le flux de travail dans votre logiciel de gestion de projet afin que vos collaborateurs puissent l'exécuter. Il n'y a pas grand-chose d'autre à faire à cette étape. Vos employés ont reçu leurs instructions et savent quelles tâches ils doivent accomplir. Votre travail ici consiste à mettre en place le flux de travail de l'agence afin que vous puissiez voir les résultats.

Étape 8 – Ajustez en fonction de ce que vous voyez

Dans un monde idéal, votre nouveau flux de travail fonctionnera à merveille. Tout se passera sans accroc et chaque tâche sera accomplie dans les délais impartis, tous les employés suivant votre protocole de communication.

Mais nous ne vivons pas dans un monde parfait.

Il y a de fortes chances pour que vous rencontriez des petits contretemps imprévus dans le déroulement du travail. Parfois, elles sont petites. Par exemple, un employé peut ne pas avoir suivi le protocole de communication, ce qui indique simplement que vous devez renforcer son application.

À d'autres moments, vous pouvez constater que des étapes entières manquent dans le flux de travail. Ou bien une étape prend plus de temps que prévu – peut-être que l'auteur a besoin de six heures au lieu de quatre – ce qui retarde l'ensemble du processus.

La surveillance de votre flux de travail en action est le seul moyen de détecter ces problèmes.

Suivez l'évolution de votre nouveau processus ( un logiciel de suivi du temps est particulièrement utile dans ce cas) et apportez les modifications nécessaires. Considérez la création de votre flux de travail comme un processus itératif. Le premier essai vous permet de déterminer ce que vous devez améliorer pour perfectionner le flux de travail.

Exemples de flux de travail marketing

Grâce à ces étapes, vous disposez désormais d'un processus pour créer un flux de travail au sein de votre agence. Nous avons même abordé un exemple simple – la création d'un blog – qui donne une idée de ce à quoi pourrait ressembler un flux de travail potentiel. Mais il y en a beaucoup d'autres que vous pouvez mettre en œuvre dans votre agence. Voici quelques exemples plus détaillés.

Exemple de workflow 1 – Marketing par e-mail

Votre agence peut avoir un double objectif en matière de marketing par e-mail. Vous l'utilisez vous-même pour attirer des clients – après tout, chaque dollar investi dans l'e-mailing peut vous rapporter 42 dollars – et vous menez des campagnes pour vos clients. Il est donc judicieux de mettre en place un processus de gestion de vos e-mails, qui pourrait ressembler à ceci :

1. Choisissez un sujet – Choisissez l'élément important que vous souhaitez mettre en avant dans l'e-mail. Cela dépendra de l'objectif de l'e-mail : cherchez-vous à vendre ou à fidéliser le destinataire ?
2. Créer la mise en page de l'e-mail – À quoi doit ressembler l'e-mail en termes de mise en page du texte et, éventuellement, d'images utilisées ?
3. Images de conception (facultatif) – Voici un exemple de tâche que vous pouvez ignorer selon la campagne. Si vous avez besoin d'images, vous devrez faire appel à un graphiste pour cette tâche. Sinon, passez simplement à la tâche suivante.
4. Rédiger des e-mails – Un rédacteur de contenu intervient ici et se charge de la rédaction des e-mails. Vous disposez peut-être même de modèles, grâce à votre logiciel de gestion de projet, que vous pouvez utiliser pour accélérer cette tâche.
5. Relire l'e-mail – Avec l'aide d'un éditeur, relisez l'e-mail afin de vous assurer qu'il aborde tous les points nécessaires pour le public cible. Cette révision comprendra probablement également la vérification des faits et de la grammaire.
6. Planifiez l'envoi de l'e-mail – Ce n'est pas parce que votre e-mail est prêt que vous devez l'envoyer immédiatement. Il peut s'agir d'une offre saisonnière, par exemple, qui doit donc être diffusée à un moment précis. Cette tâche consisterait simplement à utiliser votre logiciel de messagerie pour programmer l'envoi.
7. Envoyer et analyser – Une fois l'e-mail envoyé, votre dernière tâche consiste à analyser les résultats. Quels sont les taux d'ouverture ? Qu'en est-il des taux de conversion ? Ces indicateurs vous permettent de savoir si l'e-mail a atteint son objectif.

Exemple de flux de travail n° 2 – Flux de travail d'une campagne publicitaire payante

Bien que les publicités au coût par clic (PPC) ne soient pas aussi efficaces que les e-mails (elles génèrent 2 dollars pour chaque dollar dépensé ), votre agence les utilise probablement. Ou, si vous êtes spécialisé dans le marketing numérique, vous pouvez proposer des services PPC à vos clients.

Vous savez ce que cela signifie :

Vous avez besoin d'un autre flux de travail !

1. Déterminez les objectifs de la campagne – En collaboration avec votre client ou le responsable marketing de votre agence, déterminez l'objectif de la campagne. Vous cherchez à réaliser des ventes ? Renforcer la notoriété de la marque ? Vous avez besoin de la réponse, car elle influence le reste de la campagne.
2. Définissez votre audience – Cette tâche consiste à déterminer les données démographiques et les emplacements idéaux pour les publicités. Un spécialiste du référencement payant rejoint l'équipe.
3. Mots-clés de recherche – Quels mots-clés allez-vous utiliser – et lesquels devriez-vous éviter – pour obtenir une couverture maximale pour vos annonces ? Vous pouvez également utiliser cette tâche pour déterminer si vous devez utiliser les fonctionnalités de mots-clés généraux proposées dans certains outils publicitaires.
4. Établissez un budget – Combien souhaitez-vous dépenser pour la campagne publicitaire ? Ce chiffre détermine également ce que l'on considère comme un bon retour sur investissement. Après tout, une campagne publicitaire à 1 000 $ n'a pas beaucoup d'intérêt si elle attire beaucoup de trafic mais ne génère aucune conversion, si votre objectif est de réaliser des ventes.
5. Créer un texte publicitaire – Une étape simple : rédigez le contenu qui figurera dans l'annonce.
6. Concevoir les éléments publicitaires (facultatif) – Vous pouvez passer cette étape si la publicité nécessite des éléments visuels. Pensez aux publicités carrousel sur Facebook ou au Réseau Display de Google.
7. Lier l'annonce à la page de destination – Chaque annonce a besoin d'une page de destination pour attirer les clients, et c'est là que vous déciderez laquelle de vos pages utiliser.
8. Lancement – Publiez la campagne publicitaire et commencez à attirer du trafic vers votre page d'accueil.
9. Suivre et analyser – Surveillez les résultats de la campagne – suivi par mots-clés – pour voir dans quelle mesure l'annonce convertit les clients potentiels.

Commencez à travailler sur les flux de travail de votre agence

La dynamique du flux de travail d'une agence peut varier considérablement, souvent en fonction de l'ampleur et de la complexité des projets. Une partie importante de la gestion stratégique de ce flux de travail consiste à répondre efficacement aux appels d'offres. Grâce à une réponse bien structurée à l'appel d'offres, vous pouvez gagner plus de clients et vous assurer que les ressources de votre agence sont pleinement utilisées.

Dans le prolongement de notre discussion sur les opérations de l'agence, il est important de prendre en considération les structures et les processus du flux de travail d'approbation. Une bonne stratégie opérationnelle doit tenir compte de chaque micro-processus, y compris les procédures d'approbation, afin d'assurer le bon déroulement des activités quotidiennes. En rationalisant les processus d'approbation, les agences peuvent réduire les retards et améliorer leur efficacité opérationnelle.

Les exemples ci-dessus sont des exemples quelque peu simplifiés de flux de travail d'une agence de marketing, mais ils illustrent néanmoins le point essentiel :

Vous avez besoin de workflows pour assurer le bon fonctionnement de votre agence.

Sans eux, vous sombrez dans le chaos, chaque tâche étant accomplie différemment à chaque fois que vous la réalisez. Les flux de travail vous permettent d'assurer la cohérence. Normes. Et une fois que vous aurez documenté ces flux de travail dans votre logiciel de gestion d'agence, ils seront disponibles aussi longtemps que vos collaborateurs en auront besoin.