Le guide ultime des appels d'offres pour les agences : définition, avantages et stratégie

Imaginons que vous ayez un projet commercial en tête et que vous recherchiez une entreprise ou une agence pour vous aider. Il existe de nombreuses entreprises qui pourraient potentiellement remplir ce rôle. Cependant, vous voudrez naturellement trouver les meilleures personnes possibles pour ce poste. C'est là qu'intervient l'appel d'offres d'une agence.

Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir sur les appels d'offres des agences, notamment ce qu'ils sont, les avantages qu'ils apportent et comment les rédiger.

Définition : qu'est-ce qu'un appel d'offres d'agence ?

Commençons par une définition claire et simple. RFP signifie «Request for Proposal » (demande deproposition). Il s'agit d'un document qui décrit votre projet et ce que vous attendez d'un fournisseur, d'une agence ou d'un autre partenaire du projet. Il s'agit essentiellement d'un document que les entreprises peuvent utiliser pour communiquer efficacement leurs besoins à des partenaires potentiels et, espérons-le, trouver le partenaire idéal avec lequel travailler.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut souhaiter rédiger un appel d'offres. Ils peuvent par exemple rechercher une aide pour une campagne de marketing numérique ou chercher à externaliser certains processus commerciaux. Même lorsqu'elles investissent dans de nouveaux services, de nombreuses entreprises optent pour l'approche RFP afin de se donner plusieurs options, plutôt que de se précipiter et d'acheter auprès du premier fournisseur qu'elles trouvent.

RFP vs RFI

Il existe de nombreux acronymes dans le monde des affaires. Il est facile de les mélanger ou de les confondre, en particulier ceux qui ont une consonance très similaire, comme RFI et RFP. Ces deux termes sont en effet étroitement liés, mais RFI signifie « Request for Information » (demande d'informations). C'est comme un appel d'offres, mais généralement utilisé à un stade plus précoce.

Par exemple, lorsque les entreprises souhaitent simplement se faire une idée des solutions disponibles, elles utilisent une demande d'informations (RFI). Cela leur donne des informations qu'ils peuvent réutiliser lorsqu'ils réfléchissent à leur prochaine action. Par ailleurs, un appel d'offres est utilisé lorsque l'entreprise est prête à effectuer un achat ou à passer une commande.

Appel d'offres vs réponse à un appel d'offres

Un autre terme que vous entendrez souvent lorsque l'on parle d'appels d'offres est « réponse à l'appel d'offres ». C'est exactement ce que cela signifie : il s'agit de la réponse qu'une agence ou une entreprise fournit à une société après avoir reçu son appel d'offres. Semblable à bien des égards à une proposition de freelance, une réponse à un appel d'offres détaille la manière dont l'agence compte répondre aux besoins de l'entreprise et fournir le service ou le produit requis.

Souvent, les entreprises reçoivent plusieurs réponses à leurs appels d'offres. Ils peuvent ensuite comparer les différentes options afin de choisir l'entreprise avec laquelle ils souhaitent travailler, ou établir une liste restreinte des meilleurs candidats. Ils peuvent ensuite faire l'objet d'une consultation supplémentaire ou devoir fournir une deuxième réponse à l'appel d'offres pour que l'entreprise l'examine avant de prendre une décision finale.

Les avantages des appels d'offres des agences

Les appels d'offres présentent de nombreux avantages, tant pour les entreprises qui les lancent que pour celles qui y répondent. Voici quelques-uns des principaux avantages, résumés en trois mots : clarté, comparaison et satisfaction.

Avantage n° 1 – Clarté

L'un des principaux avantages des appels d'offres réside dans la clarté qu'ils apportent aux entreprises qui ont besoin de services ou d'assistance. Le simple fait de créer un appel d'offres donne à l'entreprise l'occasion de définir clairement ses besoins et ses attentes. Il définit ce que l'entreprise recherche, son budget, etc., clarifiant ainsi parfaitement sa position.

Cela est bénéfique tant pour l'entreprise elle-même que pour ses partenaires potentiels. L'entreprise a l'avantage de pouvoir examiner sa situation et d'avoir la possibilité d'exposer clairement ses exigences. Pendant ce temps, les partenaires potentiels ont l'avantage de voir ce que recherche l'entreprise demandeuse, jusque dans les moindres détails, afin de savoir exactement dans quoi ils s'engagent.

Avantage 2 – Comparaison

De nos jours, lorsque les gens veulent acheter des biens ou des services, ils n'ont pas tendance à acheter simplement la première chose qu'ils trouvent ou à commander auprès de la première entreprise qu'ils rencontrent. Au lieu de cela, ils évaluent leurs options, comparent une gamme de produits ou de fournisseurs, examinent les prix ainsi que les avantages et les inconvénients de chacun afin de prendre une décision éclairée.

Eh bien, la même logique s'applique aux entreprises qui choisissent les agences ou les partenaires avec lesquels elles souhaitent travailler. Il est beaucoup plus judicieux, tant sur le plan financier que logistique, pour une entreprise de comparer plusieurs options et de prendre le temps de déterminer celle qui convient le mieux, plutôt que de se précipiter. Le processus de comparaison permet à l'entreprise de faire le meilleur choix possible pour son avenir.

Avantage n° 3 – Satisfaction

Un autre avantage important des appels d'offres pour les petites entreprises et les agences est que les deux parties ont plus de chances d'être satisfaites de tous les aspects de leur relation de travail. Cela comprend le budget, le calendrier et les résultats finaux. En fin de compte, c'est l'objectif principal de tout appel d'offres : aider les entreprises à trouver les bons partenaires capables de répondre aux besoins de leurs projets.

Si une entreprise se précipite et choisit un partenaire sans recherche ni planification préalable, elle risque de faire le mauvais choix. Cela pourrait entraîner une perte de temps, un gaspillage d'argent et un partenariat infructueux et insatisfaisant. En utilisant les appels d'offres et en trouvant les bons partenaires de projet, les entreprises devraient pouvoir bénéficier de relations de travail harmonieuses et mutuellement avantageuses.

Comment rédiger correctement un appel d'offres

Pour obtenir les meilleurs résultats d'un appel d'offres, celui-ci doit être rédigé correctement. Il existe de nombreuses erreurs courantes que vous pourriez commettre, en particulier si vous n'avez pas beaucoup ou pas du tout d'expérience en matière d'appels d'offres. Une demande de propositions mal rédigée ou contenant trop peu (ou trop) d'informations peut faire plus de mal que de bien, en décourageant certaines agences et en vous empêchant de trouver le bon partenaire.

Dans cette section, nous allons décomposer le processus de rédaction correcte d'un appel d'offres pour une agence en six étapes faciles à suivre.

Étape 1 – Présentez votre entreprise

Chaque appel d'offres doit commencer par une présentation claire de l'entreprise ou de l'organisation qui en est à l'origine. Cela prépare efficacement le terrain pour la suite de la proposition, en informant immédiatement les fournisseurs du type d'activité avec lequel ils travailleront s'ils décident de répondre.

Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails ici. Au lieu de cela, présentez simplement votre entreprise, le type de travail que vous faites, et mettez éventuellement en avant l'argument clé de vente (USP) de votre marque ou tout autre élément que vous jugez utile de communiquer à vos partenaires potentiels.

Étape 2 – Donnez un aperçu de votre projet ou de votre situation

La partie suivante, et sans doute la plus importante de l'appel d'offres, consiste à décrire le projet ou la situation dans laquelle se trouve votre entreprise. C'est ici que vous pouvez commencer à discuter du type de service ou de produit que vous recherchez, en expliquant pourquoi votre entreprise a besoin du produit en question.

Ceci est particulièrement utile pour les partenaires potentiels. Ils peuvent utiliser les informations que vous leur fournissez pour déterminer s'ils sont adaptés au projet ou non. Si tel est le cas, ils peuvent alors adapter leur réponse en conséquence afin de répondre à vos exigences.

Comme pour la plupart des autres sections de l'appel d'offres, il est recommandé de rédiger cette section de manière aussi claire et concise que possible. Décrivez ce que vous souhaitez, le type de fournisseur avec lequel vous espérez travailler et les principaux objectifs de la collaboration que vous recherchez.

Étape 3 – Entrez dans les détails concernant le budget, la portée et les attentes

Ensuite, il est temps d'entrer dans les détails de votre projet, notamment en ce qui concerne le budget, l'étendue des travaux requis et vos attentes. Plus vous fournirez de détails dans cette section, mieux vos partenaires potentiels seront informés.

Ainsi, alors que les autres sections de l'appel d'offres ont tendance à être concises et brèves, celle-ci peut être un peu plus détaillée. Assurez-vous d'être très clair quant au budget dont vous disposez et au type de travail que vos fournisseurs devront effectuer.

Envisagez d'utiliser des puces ou des listes pour diviser le texte et mettre en évidence les points les plus importants. Cela permet aux partenaires potentiels de parcourir rapidement l'appel d'offres et d'obtenir les informations les plus importantes sans perdre de temps.

Étape 4 – Mettre en évidence les obstacles potentiels ou les défis particuliers

Il est également essentiel de dresser la liste des obstacles ou des défis potentiels dont vos partenaires potentiels doivent être conscients. Pour cette section, il est utile de vous mettre à la place de votre partenaire et d'imaginer les problèmes qu'il pourrait rencontrer en essayant de répondre à vos demandes.

Par exemple, si votre entreprise répond à un appel d'offres architectural, vous devrez peut-être mettre en avant certaines réglementations spécifiques du code du bâtiment qui doivent être respectées. Par ailleurs, si vous évoluez dans un secteur soumis à des règles et réglementations strictes, comme celui de la santé, vous devrez souligner l'importance de la conformité pour toutes les entreprises qui postulent pour travailler avec vous.

Il s'agit d'un élément essentiel pour créer un appel d'offres efficace et efficient. Oui, vous risquez de rebuter certaines entreprises en mettant en avant les défis auxquels elles devront faire face. Cependant, cela permet également d'éliminer les entreprises qui ne sont tout simplement pas adaptées au projet et de restreindre votre recherche aux meilleures options possibles.

Étape 5 – Définissez votre partenaire de projet idéal

Il est également important de consacrer une partie de votre appel d'offres à la description du partenaire ou du fournisseur idéal avec lequel vous souhaitez travailler. Cela peut, une fois encore, aider les fournisseurs à déterminer s'ils sont ou non adaptés à la tâche. En d'autres termes, cela permet de réduire le champ des partenaires potentiels.

À cette étape, il est recommandé d'être très précis. Énumérez les critères clés que vous souhaitez voir remplis par les entreprises qui répondent à votre appel d'offres. Vous pouvez indiquer le niveau d'expérience que vous attendez de votre partenaire idéal, par exemple, ou encore ses tarifs, ses qualifications, etc.

Encore une fois, plus vous fournirez de détails, plus vous aurez de chances d'obtenir des réponses pertinentes de la part des agences les mieux adaptées à la mission. Cela devrait également vous aider à éviter de perdre votre temps à répondre à des entreprises trop chères, inexpérimentées ou tout simplement inadaptées.

Étape 6 – Détailler le processus de soumission

Enfin, terminez votre appel d'offres en expliquant comment les partenaires potentiels peuvent répondre et vous contacter. Indiquez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez recevoir les réponses, par exemple, ou le portail en ligne sur lequel les agences potentielles peuvent soumettre leurs candidatures.

Il est également recommandé de fournir un calendrier détaillé du projet, incluant la date à laquelle les propositions doivent être soumises, ainsi que la date à laquelle les entreprises peuvent s'attendre à recevoir une réponse de votre part. Par exemple, vous pourriez écrire : « Toutes les propositions doivent être soumises avant le 31 mars. » Une décision sera prise d'ici le 10 avril. La date prévue pour l'achèvement du projet est le 31 août.

Enfin, il est utile de dresser la liste de tout ce que vous souhaitez que vos partenaires potentiels incluent dans leurs soumissions. Vous pouvez par exemple préciser que toutes les propositions doivent inclure une présentation générale de l'entreprise soumissionnaire et un résumé d'une page de ses atouts et compétences pertinentes.

Comment répondre à un appel d'offres d'agence

Bien sûr, vous pouvez également être destinataire d'un appel d'offres plutôt que son expéditeur. Dans ce cas, il est tout aussi important que vous sachiez comment rédiger une réponse appropriée à un appel d'offres d'agence. En répondant rapidement, de manière détaillée et efficace, vous aurez plus de chances d'impressionner l'entreprise qui a publié l'offre et d'être embauché pour le projet.

Voici à nouveau le processus complet, divisé en six étapes faciles.

Étape 1 – Examiner la demande de propositions en détail

Tout d'abord, lisez attentivement l'appel d'offres. Soyez très attentif aux besoins et aux attentes du client afin de décider si vous souhaitez poursuivre ou non. De nombreuses agences commettent l'erreur de se précipiter et de répondre aux appels d'offres sans prendre le temps de les lire et de comprendre si elles correspondent au profil recherché.

Étape 2 – Discutez du projet avec les membres concernés de l'équipe

Avant de rédiger une réponse à un appel d'offres, il est recommandé de discuter du projet avec les membres de l'équipe qui seront impliqués dans la réalisation du travail. Cela permet non seulement aux membres de l'équipe de se sentir valorisés et impliqués dans la prise de décision, mais leur donne également l'occasion de faire part de leurs préoccupations ou de leurs nouvelles perspectives sur le projet.

Étape 3 – Rédigez votre réponse à l'appel d'offres

Ensuite, commencez à travailler sur la première ébauche de votre réponse à l'appel d'offres. Pour commencer, il est préférable de revoir une fois encore les exigences énoncées dans l'appel d'offres initial et de se renseigner sur l'entreprise qui en est à l'origine. Cela vous évitera de mauvaises surprises par la suite et vous donnera une idée claire des personnes avec lesquelles vous travaillerez et de ce que vous devrez faire.

À partir de là, adaptez votre réponse en fonction de la situation et des attentes du client. Une fois encore, il est judicieux d'impliquer plusieurs membres de l'équipe dans ce processus, en utilisant leurs points de vue et leurs idées pour créer la réponse la plus détaillée et la plus complète possible.

Étape 4 – Réviser le projet avec l'équipe

Une fois le brouillon terminé, il est temps de le relire. Une fois de plus, il est préférable d'impliquer toute l'équipe dans cette démarche. Distribuez des copies du projet d'appel d'offres aux employés concernés et aux chefs d'équipe afin de recueillir leur avis. Ils peuvent avoir des commentaires à partager concernant le calendrier, le budget ou d'autres détails spécifiques aux livrables.

Étape 5 – Modifier et améliorer en conséquence

Ensuite, utilisez les commentaires recueillis à l'étape précédente pour améliorer votre projet initial d'appel d'offres. Ajoutez tous les détails supplémentaires qui pourraient être nécessaires et prenez le temps de relire attentivement le texte. Recherchez les erreurs à corriger ou les sections qui pourraient être légèrement améliorées ou simplifiées.

N'oubliez pas que votre réponse à l'appel d'offres est cruciale pour donner une première impression positive de votre entreprise. C'est presque comme un CV. Il doit donc être soigné, ordonné, exempt d'erreurs et aussi perfectionné que possible afin d'impressionner le client et de le convaincre que votre cabinet est le bon choix.

Étape 6 – Soumettez votre réponse finale à l'appel d'offres

Enfin, vous pouvez soumettre votre proposition à l'émetteur de l'appel d'offres. N'oubliez pas de suivre leurs directives spécifiques en matière de soumission, qui sont généralement détaillées dans l'appel d'offres lui-même. Envoyez votre demande à l'adresse e-mail ou à la plateforme appropriée, et assurez-vous d'avoir inclus toutes les informations pertinentes et répondu à toutes les demandes du client.

Conseils et astuces pour rédiger les meilleurs appels d'offres

Voici quelques conseils supplémentaires à garder à l'esprit lors de la rédaction d'appels d'offres afin d'en maximiser la valeur.

Trouvez le juste équilibre entre précision et concision

Les meilleurs appels d'offres doivent être suffisamment détaillés pour informer les fournisseurs potentiels de tout ce dont vous avez besoin, mais aussi suffisamment concis pour pouvoir être parcourus rapidement et facilement. Il est facile d'aller trop loin dans un sens ou dans l'autre, ce qui donne un document soit trop verbeux, soit trop succinct. Essayez d'utiliser des puces et d'être concis afin que l'appel d'offres soit facile à parcourir, tout en transmettant des informations importantes et utiles.

Vérifiez toujours les appels d'offres pour vous assurer qu'ils ne contiennent pas d'erreurs ou d'omissions.

Comme pour tout document officiel, il est toujours utile de vérifier les appels d'offres avant de les soumettre. Les fautes de frappe ou les erreurs apparemment mineures ne donnent pas seulement une image moins professionnelle du document, elles peuvent également être source de grande confusion. Par exemple, si vous oubliez un « 0 » dans votre budget ou si vous omettez une information importante, les agences qui lisent votre appel d'offres pourraient se faire une idée complètement erronée.

Envisagez d'utiliser des modèles pour simplifier le processus

De nombreuses entreprises doivent rédiger plusieurs appels d'offres chaque année. Cela peut prendre beaucoup de temps, retardant vos projets et vos opérations commerciales. Pour gagner du temps et simplifier le processus, vous pouvez préférer utiliser des modèles de proposition. Cela vous permet de simplement saisir les informations pertinentes pour chaque demande, plutôt que de perdre du temps sur les grandes lignes, la mise en forme et la présentation.

Soyez aussi honnête et franc que possible

Comme nous l'avons répété tout au long de ce guide, les entreprises qui lisent et répondent à vos appels d'offres voudront obtenir autant d'informations que possible sur le projet. Ils apprécieront les appels d'offres clairs et honnêtes concernant le travail à effectuer. Soyez donc honnête, même si cela implique d'admettre certaines vérités difficiles, comme un budget limité ou des conditions de travail difficiles.

En résumé : l'intérêt des appels d'offres

Il ne faut pas sous-estimer l'importance des appels d'offres. La création de ces documents peut demander du temps et des efforts, mais lorsqu'ils sont correctement remplis, ils offrent une multitude d'avantages. Ils aident les entreprises à trouver les partenaires et les fournisseurs idéaux, afin d'obtenir les services ou les produits dont elles ont besoin à des prix qui leur conviennent.

En bref, les appels d'offres facilitent l'établissement de meilleures relations commerciales, en réunissant les entreprises et les agences pour une collaboration harmonieuse et sans heurts. Si votre entreprise a besoin d'un type spécifique de service, de produit ou de solution, rédiger un appel d'offres est une excellente première étape à franchir. Vous pouvez utiliser les modèles pratiques de Hello Bonsai pour rendre le processus beaucoup plus facile et rapide. Contactez l'équipe Bonsai dès aujourd'hui pour en savoir plus.