Comprendre la gestion des ressources des agences : principes et outils d'aide

La gestion des ressources de l'agence est un aspect essentiel de la gestion et de la croissance de votre entreprise. À la base, il s'agit d'une méthode permettant d'affecter les personnes et les outils aux tâches et aux projets qui en ont besoin. Pour aller plus loin, la gestion des ressources implique de comprendre les compétences des membres de votre équipe et comment les utiliser pour satisfaire les clients. La gestion des ressources de l'agence nécessite également de comprendre quelles solutions numériques sont à votre disposition et dans lesquelles vous devez investir.

Une compréhension approfondie des ressources de votre agence vous permet de créer un catalogue pertinent de produits et services pour vos clients. Vous pouvez rapidement déterminer si un projet est réalisable, combien de temps il devrait prendre et qui vous devez engager pour le mener à bien.

Une stratégie réfléchie de gestion des ressources vous permet d'équilibrer les charges de travail, d'améliorer l'expérience des employés tout en augmentant la satisfaction des clients. Il peut également vous aider à optimiser le budget de votre entreprise tout en améliorant l'efficacité et la productivité.

Dans ce guide, vous apprendrez pourquoi la gestion des ressources d'agence est si importante et découvrirez ses principes fondamentaux. Vous découvrirez également les types d'outils qui peuvent vous aider à mettre en œuvre des stratégies permettant d'optimiser vos ressources.

Principes fondamentaux de la gestion des ressources d'une agence

En tant que dirigeant d'agence ou décideur, votre meilleure ressource est votre personnel. Ce sont eux qui accomplissent les tâches pour les clients, en mettant à leur disposition un éventail de compétences et d'expériences qui permettent d'obtenir des résultats satisfaisants dans le cadre des projets. Une bonne gestion des ressources implique de comprendre vos collaborateurs et ce qu'ils apportent à l'entreprise.

Sans cette approche, vous risquez d'obtenir des listes de tâches très déséquilibrées, où un ou deux membres de l'équipe particulièrement fiables se retrouvent avec une charge de travail de plus en plus importante. Ces employés risquent de ressentir du ressentiment à l'idée d'en faire plus que leurs collègues. Vous ne réalisez peut-être pas que cela nuit également à leurs collègues qui travaillent moins. Ils peuvent se sentir sous-estimés, inutiles, voire s'ennuyer. Ce sont tous des facteurs qui peuvent entraîner un roulement de personnel, c'est-à-dire que vos meilleurs talents quittent votre entreprise pour rejoindre un concurrent.

Répartir les tâches entre les membres de votre équipe est la première étape pour s'assurer que chacun n'en assume pas trop ou trop peu. Cependant, une gestion efficace des ressources nécessite une répartition appropriée et équitable des tâches. Par exemple, vous pourriez avoir un expert en vente qui possède des années d'expérience dans les conversations en face à face avec les clients. Leur confier une pile de tâches administratives revient à gaspiller une ressource précieuse, même si vous manquez de personnel administratif. C'est là qu'interviennent les logiciels fiables, qui fournissent des ressources supplémentaires pour combler les lacunes de votre équipe.

L'utilisation de la technologie est essentielle pour une gestion efficace des ressources de l'agence. Cela comprend notamment l'automatisation des tâches fastidieuses ou chronophages. Par exemple, les agences de marketing automatisent souvent l'envoi de campagnes par e-mail. Les sondages indiquent que 77 % des employés souhaitent que davantage de tâches soient automatisées afin d'améliorer leur productivité et de libérer du temps pour des activités plus créatives et innovantes. Un logiciel d'agence offrant ce type de fonctionnalités peut devenir un élément essentiel de votre stratégie de gestion des ressources.

Avantages d'une gestion efficace des ressources

Prendre le temps de comprendre vos ressources et où les utiliser offre toute une série d'avantages. Il vous aide à planifier des stratégies de croissance réalisables en fonction de vos équipes et outils actuels. Ci-dessus, vous pouvez voir comment Bonsai permet d'attribuer les tâches aux bonnes personnes au bon moment. Cela n'est possible qu'avec une compréhension globale des collaborateurs de votre entreprise et de leurs talents.

La gestion des ressources vous aide également à prévoir les tendances futures en vous permettant de mieux comprendre ce qui se passe actuellement. Si vous savez que vous avez servi 10 clients en six mois avec votre équipe de cinq personnes, augmenter cette équipe à 10 personnes pourrait doubler vos bénéfices. Une compréhension approfondie des ressources de votre agence permet de prendre de meilleures décisions commerciales.

Examinons quelques autres avantages clés d'une gestion efficace des ressources de l'agence.

1. Amélioration de la productivité

L'un des principaux avantages d'une bonne gestion des ressources est la possibilité d'augmenter la productivité de votre équipe. Nous pouvons mieux comprendre cela en revenant à l'exemple du spécialiste des ventes qui passe son temps à remplir des formulaires et à saisir des données. Cet employé va se désengager et ne pas travailler à son meilleur niveau. Au-delà du manque de motivation, ils ne connaissent pas ce métier aussi bien que le leur. Ils risquent de commettre des erreurs, de travailler lentement et d'avoir un impact sur la productivité globale de l'équipe ainsi que sur la leur.

Remettez-les dans un rôle en contact avec la clientèle, et ils brilleront probablement. Lorsque les gens peuvent faire ce qu'ils aiment et ce pour quoi ils sont doués, ils sont naturellement plus productifs. Renforcer cette productivité à l'aide d'un logiciel collaboratif qui facilite la communication en temps réel est encore mieux.

À l'échelle mondiale, une mauvaise gestion des ressources, qui se traduit par une mauvaise répartition des tâches entre les membres d'une équipe, entraîne une perte de productivité de 8 800 milliards de dollars. En mettant l'accent sur l'autonomisation des employés afin qu'ils puissent mettre à profit leurs compétences, on favorise leur engagement et leur efficacité au travail.

2. Augmentation de la rentabilité

Lorsque vous pouvez en faire plus et mieux, vous avez le potentiel de gagner plus d'argent. Un membre de l'équipe qui peut faire son travail plus rapidement dispose de plus de temps libre pour être créatif et innovant. Ils peuvent proposer des idées pour améliorer la génération de prospects ou rejoindre temporairement une autre équipe pour apporter un soutien supplémentaire.

Les membres de l'équipe qui ne sont pas épuisés sont également plus enclins à faire part de leurs commentaires sur des problèmes mineurs tels que des difficultés techniques, des logiciels peu performants ou des conflits au bureau. Lorsque les charges de travail sont difficilement réalisables, le temps disponible pour éliminer les obstacles à la croissance est souvent limité.

3. Des clients plus satisfaits

Plus important encore, les employés de l'agence qui travaillent plus intelligemment obtiennent de meilleurs résultats pour les clients. Les clients satisfaits reviennent et vous apportent de nouveaux contrats. Cependant, ils font bien plus que cela. Vous pouvez utiliser les avis et commentaires de clients satisfaits pour améliorer vos campagnes marketing actuelles et futures. Assurez-vous simplement d'obtenir le consentement de vos clients avant d'utiliser leurs témoignages de cette manière. Envisagez de créer un formulaire de commentaires avec une case à cocher permettant d'obtenir ce consentement et envoyez le formulaire aux clients à la fin de chaque projet.

Bonsai propose plusieurs modèles gratuits, offrant différentes façons de recueillir les commentaires des clients. En plus de vous permettre d'obtenir une précieuse couverture médiatique grâce à des commentaires positifs, cela peut également orienter votre stratégie de gestion des ressources au sein de votre agence. Vous obtenez un aperçu, du point de vue du client, de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas, ce qui vous permet d'affiner vos processus et les flux de travail de votre agence.

4. Meilleure fidélisation des talents

Si la satisfaction des clients est essentielle, il est également primordial pour les agences de se concentrer sur la fidélisation de leurs meilleurs talents. Les experts en recrutement affirment que le fait de se concentrer exclusivement sur l'expérience des candidats est un facteur essentiel pour attirer de nouvelles recrues. Cependant, vous devez également vous concentrer sur la fidélisation de vos employés actuels. Il coûte beaucoup plus cher de former un nouveau membre de l'équipe que de conserver un membre existant. Les stratégies de fidélisation qui échouent grèvent immédiatement le budget des agences.

Comme nous l'avons déjà vu, la gestion des ressources vous permet d'attribuer les tâches aux bonnes personnes, en tirant le meilleur parti de leurs compétences et de leur expérience. Il vous aide également à identifier les lacunes en matière de compétences et à proposer des formations et des programmes de développement adaptés. La formation continue peut être un facteur déterminant dans la décision d'un individu de rester chez son employeur.

5. évolutivité

Lorsque vous avez une bonne compréhension des ressources disponibles pour votre agence, vous pouvez rapidement intensifier vos efforts afin de répondre à une demande croissante. Espérons que votre entreprise suscite chaque jour l'intérêt de nouveaux prospects. Vous souhaitez pouvoir contacter rapidement ces prospects, répondre à leurs demandes et leur envoyer des e-mails ou des messages lorsque cela est nécessaire. Sans membres de l'équipe en place pour accomplir ces tâches, ces clients potentiels pourraient choisir de se tourner vers un concurrent.

Encore une fois, il s'agit de disposer de vos ressources au bon endroit et au bon moment. Combinez des outils numériques et des employés qualifiés pour créer des campagnes marketing qui s'adaptent facilement.

6. Des employés en meilleure santé

Permettre aux employés de mettre en avant leurs compétences tout en accomplissant des tâches qu'ils trouvent intéressantes pourrait avoir un impact positif sur leur santé. Les membres d'une équipe qui sont constamment sollicités pour effectuer des tâches qui ne relèvent pas de leur domaine de compétence ou qui dépassent une charge de travail raisonnable risquent le burnout. À l'inverse, les personnes qui se sentent impliquées dans leur travail et ont le sentiment d'être un élément efficace d'une équipe déclarent un niveau de bien-être plus élevé.

Une main-d'œuvre en meilleure santé est plus productive et plus fidèle. La stratégie de gestion des ressources de votre agence est un aspect essentiel pour prendre soin de vos équipes et leur montrer qu'elles sont appréciées.

7. Expansion de la notoriété de la marque

Une main-d'œuvre heureuse et engagée n'est qu'un des signes du succès d'une agence. La facilité avec laquelle votre nom est reconnu en est une autre. Votre capacité à vous développer dans le créneau que vous avez choisi et à vous étendre à des marchés adjacents dépend en grande partie de la puissance de votre marketing et de votre marque. Une gestion efficace des ressources de l'agence offre tous les avantages susmentionnés, ce qui renforce votre réputation en tant que prestataire de services.

Une marque reconnaissable est un cadeau qui continue de donner. Cela crée un climat de confiance, ce qui incite davantage de clients potentiels à essayer vos services. Le branding vous aide également à vous démarquer sur des marchés de plus en plus saturés, vous donnant ainsi un avantage sur vos concurrents. Plus votre marque gagne en popularité, plus vous avez d'opportunités de vous développer sur des marchés adjacents. Les agences créatives qui ne travaillent qu'avec de petites start-ups peuvent avoir la chance de s'associer à de plus grandes entreprises. Les partenaires spécifiques à un secteur d'activité pourraient découvrir des secteurs similaires qui souhaitent également utiliser leurs services.

Tout cela commence par une bonne gestion des ressources afin de garantir aux clients un service efficace et de qualité.

Utilisez un outil de gestion des ressources.

Vous comprenez désormais pourquoi la gestion des ressources d'agence est si importante et quels sont les principes qui la sous-tendent : organisation, compréhension de vos équipes et connaissance de vos clients. À partir de là, il est temps d'envisager les meilleurs logiciels et outils d'agence capables de soutenir les stratégies de gestion des ressources.

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Quelles sont les principales fonctionnalités de gestion des ressources que vous devriez rechercher ?

L'outil de planification des ressources de Bonsai permet aux utilisateurs de :

Planifier les ressources

Grâce aux ressources de Bonsai, vous pourrez facilement attribuer des heures à votre équipe, en tenant compte de la capacité de chaque membre et des congés enregistrés.

Livrer les projets dans les délais et dans les limites du budget

Une gestion de projet efficace est essentielle à la réussite d'une agence, en particulier lorsque les équipes sont potentiellement réparties sur plusieurs sites ou en petits groupes de télétravailleurs. nsai, illustré ci-dessus, vous permet de créer un tableau de projet simple et intuitif avec des listes de tâches claires. Il est facile de voir qui travaille sur quelle tâche et quelles tâches sont déjà terminées. Il est également possible d'attribuer des tâches à des membres internes et externes de l'équipe, tels que des freelances. Lorsque vous utilisez vos listes de ressources en tandem avec des outils de gestion de projet, il est facile de vérifier que vous ne surchargez pas les équipes ou les individus. Vous pouvez surveiller les charges de travail et vérifier qu'elles sont exécutées comme prévu. Il est également beaucoup plus simple de tenir les clients informés et impliqués dans l'avancement du travail de votre agence.

Surveiller l'utilisation

Utilisez les rapports prédéfinis de Bonsai pour obtenir rapidement un aperçu de l'utilisation de votre équipe et vous assurer qu'elle atteint votre objectif. Vous verrez votre utilisation totale, en tenant compte à la fois des heures facturables et non facturables, ainsi que l'utilisation facturable. C'est ce dernier qu'il faut surveiller. Pour être rentable, votre agence devrait viser un taux d'utilisation facturable moyen de 75 %.

Pour connaître rapidement votre taux d'utilisation, utilisez notre calculateur de taux d'utilisation.

Analyser la charge de travail

Voyez qui fait des heures supplémentaires en temps réel. Si vous constatez que certains employés sont toujours dans le rouge, il est peut-être temps d'embaucher.

Obtenir des rapports de rentabilité

Consultez la rentabilité par projet, par membre de l'équipe ou par client.

Suivre le temps passé sur les tâches

Protéger le temps de votre équipe est un aspect essentiel de la gestion des ressources d'une agence. Les logiciels de suivi du temps peuvent vous aider à comprendre combien de temps prennent les tâches et pourquoi. Vous pouvez également évaluer rapidement qui est le plus apte à accomplir certaines tâches et en prendre note pour de futurs projets.

Utilisez vos outils de suivi du temps pour établir la durée moyenne des projets et prévoir les délais pour les projets futurs. Une analyse des données comme celle-ci vous permet de décider si vous pouvez vous permettre d'accepter davantage de clients avec les ressources actuellement disponibles.

Bonsai comprend également un portail client, qui facilite le partage des mises à jour des projets, l'attribution des tâches et la communication avec les clients. Les clients souhaitent souvent organiser des réunions pour comprendre où en sont leurs demandes. Ils peuvent souhaiter ajuster la portée du projet ou proposer des actifs supplémentaires. Ou bien ils doivent donner leur avis sur les livrables qu'ils ont déjà reçus. L'utilisation du portail client simplifie tout ce processus et vous fera gagner du temps. De plus, les clients qui vous contactent directement peuvent entraîner des échanges de messages fastidieux, chacun essayant de trouver le moment opportun pour se rencontrer. Disposer d'un outil de planification intégré permet d'éviter ce scénario. Au lieu de cela, vous entrez votre emploi du temps ou celui des employés en contact avec la clientèle, et le logiciel crée un calendrier des disponibilités. À partir de là, les clients ne peuvent pas réserver via une plateforme en ligne qui indique précisément vos disponibilités. Certains services permettent même aux clients de réserver et de payer des services de consultation de cette manière.

Gérez les budgets des projets et soyez payé à temps

La plupart des clients s'attendent à pouvoir payer en ligne pour des services tels que les consultations. Bien qu'ils attendent généralement la réception de la facture avant d'envisager le paiement, celle-ci devrait leur permettre de régler immédiatement. Les outils de gestion des ressources de l'agence, dotés de fonctionnalités intégrées de facturation et de paiement, favorisent un flux de trésorerie continu tout en simplifiant la vie des clients.

Les outils financiers peuvent également suivre les heures facturables et le temps que les membres de l'équipe ont consacré à certains aspects d'un projet. Lorsque vous pouvez suivre les heures travaillées, il est plus facile de créer des factures détaillées et de facturer correctement les clients. Ce n'est là qu'une des fonctionnalités des outils financiers numériques disponibles pour améliorer la gestion des ressources des agences.

Bonsai recueille les informations relatives aux heures facturées et aux services fournis, puis les utilise pour créer des factures précises. Tirez parti de la plateforme pour envoyer ces factures à partir d'une seule destination et programmer des relances automatiques afin d'encourager les paiements rapides. Les factures impayées aux États-Unis ont généré une dette cumulée de 825 milliards de dollars pour les petites entreprises. En donnant à vos clients les moyens de payer rapidement et en utilisant des méthodes qui leur conviennent, vous contribuez à éviter que votre agence ne fasse partie de ces statistiques.

Investissez dans une solution tout-en-un de gestion des ressources d'agence

Les agences avant-gardistes investissent souvent dans une gamme complète de services pour l'automatisation, la collaboration et la communication avec les clients. Vous pouvez également opter pour une solution tout-en-un qui offre certaines ou toutes ces fonctionnalités dans un seul et même package.

La plateforme Bonsai a été conçue spécialement pour les agences. Il est facile de se lancer et bénéficie d'un soutien important. Les fonctionnalités comprennent un CRM intégré avec des outils financiers intégrés et un logiciel de planification. Il est même possible de créer un portail client avec une interface simple et épurée. Lorsque vous facilitez la vie de vos clients, vous libérez du temps pour vos collègues, augmentant ainsi naturellement les ressources à votre disposition.

Pour plus d'informations sur les meilleurs outils de gestion des ressources d'agence, réservez une démonstration ou commencez un essai gratuit dès aujourd'hui.