Pourquoi Venturethree est passé de Float à Bonsai pour rationaliser ses opérations

venturethree est une entreprise créative basée à Londres et à New York. Partenariats avec des marques emblématiques dans tous les domaines, du positionnement et du récit à l'identité et à l'activation. Nous avons discuté avec leur directeur de projet, Garry Lloyd, et leur responsable clientèle, Alexa Hargreave, pour savoir pourquoi ils ont choisi Bonsai pour rationaliser leurs opérations.

Le défi : outils fragmentés et rapports manuels

Avant de mettre en œuvre Bonsai, venturethree était confrontée à des défis opérationnels qui entravaient sa croissance et son efficacité.

Limites de la planification des ressources

L'agence s'est appuyée sur Float pour la gestion des ressources, ce qui a bien fonctionné pour la planification, mais présentait des lacunes importantes en matière de reporting.

« Les rapports de Float ne fournissaient pas suffisamment d'informations sur nos finances. Nos finances de fin de mois étaient réparties sur plusieurs feuilles de calcul par client. »

— Garry Lloyd, directeur de projet chez venturethree

Ce processus manuel était chronophage et source d'erreurs.

Lacunes dans le suivi du temps

L'équipe ne suivait pas systématiquement le temps consacré à tous les projets. Ce qui rend difficile la compréhension de la rentabilité du projet et de l'utilisation des ressources.

Pourquoi venturethree a choisi Bonsai

Conception intuitive

Après avoir évalué plusieurs plateformes, dont Scoro, venturethree a constaté que la plupart des solutions étaient soit trop complexes, soit mal adaptées à leur flux de travail. La conception intuitive de Bonsai répondait à leurs besoins spécifiques, sans nécessiter un long apprentissage.

« Nous apprécions particulièrement le fait que Bonsai soit un outil au design créatif. En tant qu'équipe créative, nous apprécions les interfaces à la fois esthétiques et intuitives, et c'est exactement ce qu'offre Bonsai. Non seulement il est très esthétique, mais il offre également toutes les fonctionnalités dont nous avons besoin. »

— Alexa Hargreave, responsable de la clientèle chez venturethree

Solution complète

La plateforme offrait tout ce dont venturethree avait besoin en un seul endroit :

« Notre objectif était de trouver une plateforme où tout le monde puisse voir tout, du début à la fin du projet. »
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— Garry Lloyd, directeur de projet chez venturethree

Mise en œuvre et résultats

Planification rationalisée des ressources

Les vues flexibles de planification des ressources de Bonsai s'adaptent à l'approche collaborative de venturethree. La vue du calendrier, spécialement conçue pour les agences qui migrent depuis Float, offre l'interface familière dont elles avaient besoin tout en ajoutant de puissantes fonctionnalités de reporting.

Gestion de projet unifiée

L'agence gère désormais tout, depuis les estimations initiales jusqu'à la réalisation du projet, sur une seule et même plateforme. La fonctionnalité de création de devis à venir permettra de rationaliser davantage leur flux de travail en permettant la conversion directe des devis en projets, éliminant ainsi la saisie de données en double.

Visibilité financière améliorée

Grâce aux rapports intégrés de Bonsai, venturethree obtient des informations en temps réel sur la rentabilité des projets et l'utilisation du budget. L'équipe s'appuie fortement sur Deals in Bonsai pour comprendre son pipeline commercial, voir comment il se convertit et effectuer un suivi mensuel afin d'avoir les bonnes conversations.

« Nous nous appuyons sur Deals in Bonsai pour comprendre notre pipeline et prévoir nos revenus mensuels et annuels. »

— Alexa Hargreave, responsable de la clientèle chez venturethree

Amélioration de l'adoption du suivi du temps

Les multiples méthodes de saisie du temps et l'interface conviviale de la plateforme ont permis une adoption transparente du suivi du temps par l'ensemble de l'équipe.

« Nous apprécions beaucoup l'apparence des feuilles de temps et la simplicité et l'intuitivité avec lesquelles notre équipe peut enregistrer son temps. Auparavant, les chefs de projet enregistraient le temps de travail de leurs équipes. Désormais, la majorité des membres de l'équipe enregistrent eux-mêmes leurs heures, ce qui nous fait gagner beaucoup de temps. »

— Garry Lloyd, directeur de projet chez venturethree

Principaux avantages obtenus

Efficacité opérationnelle

• Réduction des processus manuels de feuilles de calcul pour la planification de projets et les rapports financiers

• Centralisation de toutes les informations relatives au projet sur une plateforme accessible

•Réduction du temps consacré aux tâches administratives

Meilleur contrôle financier

• Le suivi budgétaire en temps réel empêche les dépassements de budget

• Les rapports intégrés sur la rentabilité fournissent des informations immédiates.

Gestion améliorée des ressources

• Planification flexible qui correspond à leur flux de travail collaboratif

• Meilleure visibilité sur l'utilisation et la capacité des équipes

• Meilleures prévisions de projet grâce à des outils de planification intégrés

Dans l'attente

venturethree a trouvé en Bonsai la plateforme idéale, qui lui a permis d'atteindre l'efficacité opérationnelle recherchée tout en préservant sa culture collaborative. L'agence continue de travailler en étroite collaboration avec l'équipe produit de Bonsai, en lui fournissant des commentaires qui contribuent à façonner de nouvelles fonctionnalités. Cette approche partenariale garantit que la plateforme évolue en fonction de ses besoins.