Por qué venturethree cambió de Float a Bonsai para optimizar sus operaciones

venturethree es una empresa creativa con sede en Londres y Nueva York. Colaboración con marcas emblemáticas en todos los aspectos, desde el posicionamiento y la narrativa hasta la identidad y la activación. Hablamos con su director de proyectos, Garry Lloyd, y con la responsable de clientes, Alexa Hargreave, sobre por qué eligieron Bonsai para optimizar sus operaciones.

El reto: herramientas fragmentadas y elaboración manual de informes.

Antes de implementar Bonsai, venturethree se enfrentaba a retos operativos que obstaculizaban su crecimiento y eficiencia.

Limitaciones en la planificación de recursos

La agencia confió en Float para la gestión de recursos, lo que funcionó bien para la programación, pero presentaba importantes deficiencias en la elaboración de informes.

«Los informes de Float no proporcionaban suficiente información sobre nuestras finanzas. Nuestras finanzas de fin de mes estaban repartidas en muchas hojas de cálculo por cliente.

— Garry Lloyd, director de proyectos de venturethree

Este proceso manual requería mucho tiempo y era propenso a errores.

Lagunas en el seguimiento del tiempo

El equipo no realizaba un seguimiento constante del tiempo dedicado a todos los proyectos. Lo que dificulta comprender la rentabilidad del proyecto y la utilización de los recursos.

Por qué venturethree eligió Bonsai

Diseño intuitivo

Tras evaluar múltiples plataformas, incluida Scoro, venturethree descubrió que la mayoría de las soluciones eran demasiado complejas o no estaban diseñadas para su flujo de trabajo. El diseño intuitivo de Bonsai resolvió sus necesidades específicas sin requerir una gran curva de aprendizaje.

«Nos encanta que Bonsai sea una herramienta con un diseño creativo. Como equipo creativo, valoramos una interfaz que sea visualmente atractiva e intuitiva, y Bonsai ofrece exactamente eso. No solo tiene un aspecto fantástico, sino que también nos ofrece la funcionalidad que necesitamos».

— Alexa Hargreave, directora de clientes de venturethree

Solución integral

La plataforma ofrecía todo lo que venturethree necesitaba en un solo lugar:

«Nuestro objetivo era encontrar una plataforma en la que todo el mundo pudiera ver todo, desde el inicio hasta el final del proyecto».
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— Garry Lloyd, director de proyectos de venturethree

Implementación y resultados

Planificación optimizada de recursos

Las vistas flexibles de planificación de recursos de Bonsai se adaptan al enfoque colaborativo de venturethree. La vista de calendario, diseñada específicamente para agencias que están pasando de Float, les ofrece la interfaz familiar que necesitaban y, además, les da potentes funciones para crear informes.

Gestión unificada de proyectos

La agencia ahora gestiona todo, desde los presupuestos iniciales hasta la finalización del proyecto, en una sola plataforma. La próxima función de creación de presupuestos optimizará aún más su flujo de trabajo al permitir la conversión directa de presupuestos a proyectos, lo que eliminará la duplicación de datos.

Mayor visibilidad financiera

Gracias a los informes integrados de Bonsai, venturethree obtiene información en tiempo real sobre la rentabilidad de los proyectos y la utilización del presupuesto. El equipo confía en gran medida en Deals in Bonsai para comprender su canal de ventas, ver cómo se convierte y realizar un seguimiento mensual para mantener las conversaciones adecuadas.

«Confiamos en Deals in Bonsai para comprender nuestro flujo de trabajo y pronosticar nuestros ingresos mensuales y anuales».

— Alexa Hargreave, directora de clientes de venturethree

Mejora en la adopción del seguimiento del tiempo

Los múltiples métodos de introducción de horas y la interfaz fácil de usar de la plataforma han facilitado la adopción del seguimiento del tiempo por parte de todo el equipo.

«Nos encanta el aspecto de las hojas de horas y lo sencillo e intuitivo que resulta para nuestro equipo registrar su tiempo. Anteriormente, los gestores de proyectos registraban el tiempo de sus equipos. Ahora, la mayoría del equipo registra sus propias entradas de tiempo, lo que nos ahorra horas».

— Garry Lloyd, director de proyectos en venturethree

Principales beneficios obtenidos

Eficiencia operativa

•Reducción de los procesos manuales de hojas de cálculo para la planificación de proyectos y la presentación de informes financieros.

•Centralización de toda la información del proyecto en una plataforma accesible.

•Reducción del tiempo dedicado a tareas administrativas.

Mejor control financiero

• El seguimiento del presupuesto en tiempo real evita los sobrecostes del proyecto.

• Los informes de rentabilidad integrados proporcionan información inmediata.

Gestión mejorada de los recursos

• Programación flexible que se adapta a su flujo de trabajo colaborativo.

• Mayor visibilidad de la utilización y la capacidad del equipo.

• Mejor previsión de proyectos gracias a herramientas de planificación integradas.

Con ilusión

venturethree ha encontrado en Bonsai su plataforma ideal, logrando la eficiencia operativa que buscaba y manteniendo al mismo tiempo su cultura colaborativa. La agencia sigue colaborando estrechamente con el equipo de producto de Bonsai, aportando comentarios que ayudan a dar forma a las nuevas funciones, un enfoque de colaboración que garantiza que la plataforma evolucione según sus necesidades.