Qu'est-ce qu'un système de gestion des freelances (FMS) ?

Il est possible que vous n'ayez jamais entendu parler d'un système de gestion des freelances. Si c'est le cas, ne vous inquiétez pas : ce terme n'a commencé à faire son apparition qu'au début de l'année 2014. Bien qu'il s'agisse d'un concept relativement nouveau, un FMS est un système puissant permettant de gérer les freelances, leurs modèles de contrat, etc. Vous aurez intérêt à vous renseigner dès que possible.

Votre entreprise fait probablement appel à des travailleurs indépendants. De nos jours, vous aurez du mal à trouver une entreprise qui ne le fait pas. Entre 2011 et 2015, le nombre de travailleurs indépendants contribuant à l'activité des entreprises américaines est passé de 4,5 à 6,4 millions de personnes. Ce chiffre devrait encore augmenter.

Cependant, le processus d'embauche, de gestion et de rémunération des freelances n'est pas le même que pour les employés à temps plein. Il existe différents processus, règles et attentes. C'est pourquoi il est si important de trouver un bon système de gestion des freelances.

Un système de gestion des freelances, ou FMS, est un système utilisé par des entreprises ou des particuliers pour rationaliser la gestion de leurs freelances. Il facilite diverses tâches, notamment l'intégration des freelances, la gestion, le suivi, le paiement et la création de rapports.

Comprendre l'intérêt d'un système de gestion des freelances

Vous disposez de normes et de protocoles pour gérer votre équipe et son flux de travail. Cependant, si votre entreprise a toujours fait appel à des talents à temps plein, vous constaterez peut-être que les freelancers ne s'intègrent pas aussi facilement dans vos systèmes établis. Les travailleurs contractuels sont rémunérés et imposés différemment. Ils doivent signer des contrats relatifs à la propriété du contenu. Ils peuvent même se trouver dans un fuseau horaire différent. Comment allez-vous tout suivre ?

Eh bien, selon la définition de Forbes, les systèmes de gestion des freelances « permettent aux entreprises de regrouper tous les aspects liés à leur main-d'œuvre freelance (intégration, gestion, comptabilité, reporting) dans un seul tableau de bord ». Si vous engagez plusieurs entrepreneurs différents, cela leur permettra d'être tous connectés à vous via un système centralisé. De plus, ce système est conçu pour répondre aux besoins spécifiques des talents indépendants. Cela signifie que vous utilisez les fonctionnalités intégrées pour vous assurer que toutes les cases appropriées sont cochées.

Caractéristiques d'un système de gestion des freelances

Comme le dit CPO Rising, « la plateforme FMS est un outil dynamique et automatisé qui permet de tirer parti de la communauté florissante des freelances tout en bénéficiant d'un contrôle accru ». Tout cela semble formidable, mais qu'est-ce que cela signifie exactement ? Examinons en détail les fonctionnalités spécifiques offertes par les systèmes de gestion des freelances.

1. Trouver les bons talents

Avant d'embaucher des freelances, vous devez trouver les bons candidats. Heureusement, un FMS peut vous mettre directement en relation avec un groupe de prestataires agréés prêts à se mettre au travail. Ils disposent généralement de profils consultables qui vous renseignent sur leurs domaines d'expertise et leur niveau d'expérience. De plus, ils connaissent déjà votre système, ce qui facilite la connexion et la prise en main.

2. Recrutement et intégration

Une fois que vous avez trouvé une personne qui vous correspond, vous pouvez la contacter et entamer la conversation via la plateforme. Ensuite, lorsque vous décidez de passer à l'action, il est facile de faire une offre et de lancer les démarches administratives numériques. Votre FMS vous enverra automatiquement les prochaines étapes à suivre, à vous et à votre freelance, afin de ne pas perdre de temps.

3. Contrats de freelance

Vous pourriez embaucher des rédacteurs, des concepteurs et des administrateurs pour diverses tâches et plusieurs échéances différentes. Clarifiez les conditions dès le départ dans un contrat. Quand commence et finit votre relation de travail ? Qui est propriétaire du contenu original créé et comment peut-il être utilisé ? Ne tombez pas dans le piège de supposer que vous êtes sur la même longueur d'onde concernant ces détails. Mettez-le par écrit et laissez votre FMS faire le gros du travail.

4. Gestion de projet

Maintenant que vous avancez dans vos missions, vous devez veiller à ce que le projet reste sur la bonne voie. Tirez parti des fonctionnalités de gestion de projet de votre FMS pour attribuer des tâches, définir des jalons et des échéances, et suivre les progrès. Au fur et à mesure que les choses avancent, vous garderez une vue d'ensemble claire de ce qui a été accompli et des domaines qui requièrent votre attention.

5. Communication avec votre équipe

Vous devez tenir votre équipe informée des progrès, des défis, des questions et des préoccupations des parties prenantes. Cependant, une multitude d'e-mails, de chats et de SMS éparpillés peuvent entraîner une certaine confusion ou des lacunes dans la conversation. Demandez à vos sous-traitants de communiquer avec vous via votre FMS afin que tout ce qui concerne le projet soit regroupé au même endroit.

6. Facturation et paiements

Avec un système de gestion financière (FMS), les factures et les paiements s'effectuent sans difficulté et de manière pratique, tant pour vous que pour les membres de votre équipe. Les freelancers soumettent leurs factures, vous approuvez le paiement, et les fonds sont transférés par voie électronique. La comptabilité est également rationalisée, car vous travaillez à partir du même ensemble d'enregistrements mis à jour automatiquement.

7. Analytique

La connaissance, c'est le pouvoir, et les analyses fournies par un système de gestion des freelances vous donnent des montagnes de données. Respectez-vous votre budget ? Combien d'heures vos freelancers enregistrent-ils ? Le contenu a-t-il été livré dans les délais ? Parmi vos freelances, lesquels sont les plus performants ? Une image claire de ces statistiques vous aidera à détecter les problèmes avant qu'ils ne surviennent et à améliorer la planification à l'avenir.

8. Automatisation et intégrations

L'argent est peut-être une ressource renouvelable, mais votre temps ne l'est pas. Un système de gestion des services financiers (FMS) vous fera gagner du temps en automatisant les processus et les flux de travail. Si vous utilisez déjà d'autres outils et plateformes, vous pouvez également les intégrer. Discutez avec votre fournisseur FMS pour connecter vos outils. Si les intégrations dont vous avez besoin ne sont pas encore en place, envisagez des solutions d'automatisation telles que IFTTT ou Zapier.

Qui utilise un système de gestion des freelances ?

Un FMS complet n'est clairement pas seulement un outil destiné aux gestionnaires. Il peut être utilisé par presque tous les membres de votre équipe au fur et à mesure que les missions avancent, pour de nombreuses tâches différentes.

La direction peut simplifier les flux de travail, constituer une base de talents et suivre plus facilement la croissance. Les RH peuvent rapidement trouver et recruter de nouveaux talents, définir les conditions d'emploi et faire signer et classer rapidement les contrats. Les opérations peuvent gérer les projets, suivre les délais et les étapes importantes, et maintenir une communication efficace. La comptabilité peut simplifier les factures, mettre en place des paiements automatiques et finaliser les documents fiscaux.

Les systèmes de gestion des freelances ne sont pas réservés aux petites entreprises ou aux équipes entièrement à distance. Les grandes entreprises traditionnelles en voient les avantages. Le Washington Post, par exemple, a créé son propre FMS pour gérer ses pigistes. Heureusement, vous n'avez pas besoin de partir de zéro comme eux. Avec un système de gestion des freelances existant tel que Bonsai, vous disposez d'options pour mettre en place une gestion plus intelligente des freelances avec un minimum d'efforts et un maximum de résultats. Commencez votre essai gratuit dès aujourd'hui !