Qu'est-ce que le traitement des factures ?

Qu'est-ce que le traitement des factures ?

En termes simples, le traitement des factures est le processus par lequel les petites entreprises approuvent les factures des fournisseurs.

Il y a quatre étapes principales : réception de la facture, vérification et confirmation des détails, autorisation du paiement, puis exécution du paiement.

L'importance du traitement des factures

Une fois que votre client a généré une facture, vous devrez procéder au traitement de celle-ci, mais pourquoi est-ce si important ?

• Précision : un traitement précis garantit que vous ne payez que pour les produits et services que vous recevez réellement. Il est plus facile de corriger une erreur sur une facture avant de la payer plutôt qu'après.

• Paiements ponctuels : le traitement de vos factures dans les délais vous aide à entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs et à éviter les frais de retard. Cela vous aide également à prévoir plus facilement vos flux de trésorerie.

• Conformité : lorsque vous utilisez des procédures de traitement des factures correctes, vous pouvez être sûr de respecter toutes les réglementations financières. Cela est particulièrement utile pendant la période des impôts, car vous pouvez être sûr que tous vos documents sont exacts.

• Contrôle des coûts : le suivi rigoureux des factures permet aux propriétaires de petites entreprises de suivre leurs dépenses et d'identifier les domaines dans lesquels elles sont excessives. Cela vous aide à gérer votre trésorerie et vous permet de respecter vos budgets.

• Visibilité financière : lorsque vous disposez de procédures de traitement des factures adéquates, vous avez une vision claire de vos dépenses. Cela améliore vos prévisions financières et votre visibilité financière globale.

• Opérations rationalisées : le traitement des factures réduit le nombre d'erreurs et améliore le cycle de paiement, ce qui vous permet de consacrer plus de temps à d'autres aspects de votre activité.

• Relations avec les fournisseurs : Il est essentiel d'entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs, et veiller à ce que le traitement des factures soit rapide et professionnel est un excellent moyen de maintenir ces relations positives.

Les éléments du traitement des factures : comment ça marche, étape par étape

1. Réception de la facture

La première étape du processus consiste à recevoir la facture. Les fournisseurs envoient leurs factures après avoir fourni des biens ou des services. En tant que chef d'entreprise, vous devez vous assurer de disposer d'un système permettant d'organiser et de suivre toutes les factures que vous recevez.

2. Validation des informations figurant sur la facture

Avant de passer au traitement du paiement, vous devez valider les informations de la facture afin de vous assurer que tout est correct.

Correspondance avec les bons de commande

Comparez la facture que vous avez reçue avec le bon de commande. Comme pour les factures, il est essentiel de disposer d'un système permettant d'organiser les bons de commande afin de pouvoir les consulter lors du traitement des factures.

De cette façon, vous pouvez être sûr que le montant facturé par le fournisseur correspond bien à ce qui a été commandé.

Vérification des erreurs et détection des fraudes

Vérifiez attentivement s'il y a des erreurs, les plus courantes étant les erreurs de calcul ou les erreurs dans la quantité de marchandises fournies.

Il est également important de vérifier que la facture est légitime ; comparez le document aux factures précédentes que vous avez reçues de la société afin de vous assurer que la marque et les détails de paiement sont identiques.

3. Processus d'approbation

La troisième étape importante du traitement des factures est la phase d'approbation. Les détails dépendront toujours de la taille de votre entreprise et de la complexité de vos transactions, mais en général, l'étape d'approbation implique qu'une personne examine la facture validée.

Si la facture validée est conforme, la personne autorisée l'approuvera officiellement et la transmettra au service (ou à l'équipe) concerné(e) pour autorisation de paiement.

4. Autorisation de paiement

Une fois que la facture a été approuvée, l'étape suivante consiste à autoriser le paiement !

Une fois encore, les détails dépendront d'un certain nombre de facteurs, tels que le mode de paiement que vous avez préalablement convenu avec le fournisseur, s'il s'agit d'un paiement manuel ou automatique, etc.

Ce qui est important, c'est qu'à la fin de cette étape, la facture est considérée comme déjà payée.

5. Tenue des registres et archivage

La dernière étape du traitement des factures est l'archivage. En termes simples, c'est là que la facture est enregistrée dans le grand livre et stockée de manière organisée !

Il est également judicieux de faire une copie numérique de vos factures au cas où vos documents physiques seraient endommagés.

Pour le grand livre, vous pouvez utiliser soit un tableur, soit un logiciel de comptabilité ; cela dépend entièrement de vos préférences et de la complexité de votre activité. L'important, c'est que vous ayez toutes les informations importantes à portée de main pour la saison des impôts !

Quand une facture aniInvoice peut-elle être traitée ?

En tant que chef d'entreprise, il est recommandé de traiter les factures dès que vous disposez des trois documents suivants : la facture, le bon de commande et le bon de livraison.

Vous ne devez pas procéder au traitement de la facture si vous n'avez pas reçu les biens ou services concernés.

Il convient également de noter que tout traitement des factures doit être suspendu lorsque la vérification croisée révèle des incohérences dans les détails.

Par exemple, si un fournisseur indique sur la facture avoir livré 1 000 unités d'un article, mais que le bon de livraison indique un nombre inférieur, il est essentiel de clarifier d'abord cette incohérence avec le fournisseur !

Votre prochaine considération est la disponibilité des fonds pour payer la facture. Si vous ne disposez pas actuellement de fonds suffisants, reportez le traitement de la facture jusqu'à ce que vous ayez réuni suffisamment d'argent.

Bien sûr, vous devez éviter cela autant que possible, car il est important de traiter les factures dès que possible et d'effectuer les paiements en temps voulu !

Types de traitement des factures

Les entreprises ont deux options pour traiter leurs factures : manuellement ou automatiquement.

1. Traitement manuel des factures

Comme son nom l'indique, la facturation manuelle consiste à gérer l'ensemble du processus sans recourir à aucune automatisation.

Il s'agit d'un processus très chronophage et fastidieux, qui nécessite souvent de passer beaucoup de temps à encoder les données et à vérifier minutieusement les détails à la main.

Souvent, le traitement manuel des factures nécessite l'utilisation d'un tableur pour rendre cette tâche titanesque un peu plus gérable.

La vérification croisée de l'exactitude et de la cohérence des informations entre les bons de commande, les bons de livraison et les factures nécessite beaucoup de ressources. Il faut donc s'attendre à un allongement des délais de traitement !

Cette approche nécessite également un système d'organisation rigoureux et très structuré afin de donner un sens à toute la documentation et de suivre vos échéances de paiement.

Par conséquent, même si le traitement manuel semble facile au premier abord, il conduit presque toujours à des erreurs, en particulier à long terme et lorsque vous devez traiter un grand nombre de factures !

Au fil du temps, vous courrez le risque de manquer des paiements, de faire des erreurs de calcul et de commettre d'autres erreurs coûteuses.

2. Traitement automatisé des factures

Contrairement au traitement manuel, le traitement automatisé des factures s'appuie sur les technologies disponibles pour rationaliser le processus de facturation. Cette approche a un double objectif : une plus grande précision et une meilleure efficacité !

Grâce à l'automatisation, vous pouvez immédiatement encoder les données de vos factures et autres documents financiers connexes, suivre vos paiements, gérer vos dépenses, et bien plus encore.

À mesure que la technologie prend en charge une plus grande partie de la charge de travail, vous pouvez consacrer plus de temps à d'autres aspects (plus importants) de votre activité.

Parmi la multitude d'options disponibles, Bonsai se distingue comme une plateforme conçue pour aider les freelances et les petites entreprises à simplifier leur facturation !

Notre logiciel de facturation est intuitif et se charge de toutes les tâches fastidieuses à votre place, de la création des factures à la demande de paiement.

En outre, le logiciel Bonsai vous permet également de créer des paiements récurrents, ce qui est particulièrement utile si vous devez fournir régulièrement un nombre défini de fournitures à vos clients.

La ligne du bas

Le traitement des factures est crucial, point final. Que vous soyez un freelance débutant ou un chef d'entreprise confirmé, un traitement adéquat des factures vous permettra de garder le contrôle sur vos finances et vos transactions commerciales.

La précision et l'efficacité sont les principes clés d'un traitement efficace des factures, et ceux-ci sont difficiles à atteindre si vous faites tout manuellement !

Grâce à des outils automatisés tels que Bonsai, vous simplifierez considérablement le traitement de vos factures et aurez ainsi pleinement confiance en l'exactitude de vos finances !