Qu'est-ce qu'un numéro de bon de commande pour les factures et 5 conseils pour le gérer

Que vous soyez freelance en pyjama ou à la tête d'une petite entreprise en pleine effervescence, nous savons que vous êtes passionné par ce que vous faites. Vous êtes sur le terrain, vous fournissez des services ou des produits fantastiques, vous illuminez le quotidien de vos clients.

Mais ensuite vient la paperasse. La facturation, le suivi des commandes, les registres financiers... On se croirait perdu dans un labyrinthe de chiffres et de détails, n'est-ce pas ? Et puis, il y a le « numéro de bon de commande sur les factures ». Vous vous demandez peut-être de quoi il s'agit ?

Dans cet article, vous apprendrez :

• Qu'est-ce qu'un numéro de bon de commande ?
• Bon de commande ou facture : quelle est la différence ?
• Numéro de bon de commande et numéro de facture : quelle est la différence ?
• Numéros de bon de commande sur les factures : quel est leur rôle ?
• Comment créer & gérer un système de numéros de bon de commande : 5 conseils faciles

Alors, lancez-vous et simplifiez-vous la vie !

Qu'est-ce qu'un numéro de bon de commande ?

Un numéro de bon de commande (ou numéro PO) est un identifiant unique pour une transaction spécifique entre un acheteur et un vendeur.

Supposons que vous dirigiez une entreprise spécialisée dans le bois destiné à la fabrication de meubles. Une petite entreprise spécialisée dans la fabrication de meubles sur mesure a besoin que vous lui fournissiez du bois en vrac afin de pouvoir fabriquer et vendre ses meubles.

Ils acceptent le prix auquel vous le vendez, notent ce qu'ils veulent, et hop !

Ils génèrent un bon de commande (un document qui détaille les spécificités de la commande : ce qu'ils souhaitent commander, le montant convenu et d'autres détails pertinents).

Et pour garantir que cette commande spécifique puisse être suivie et identifiée, un numéro de bon de commande unique lui est attribué.

Pourquoi les numéros de bon de commande sont-ils importants ?

Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous devez disposer d'un numéro de bon de commande pour vos commandes :

1. Ils aident à suivre les commandes

Vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation où vous vous creusez la tête pour essayer de vous souvenir des détails d'une commande passée, n'est-ce pas ?

Le fait d'avoir un identifiant unique pour chaque commande facilite le suivi et la gestion de ces commandes.

2. Ils sont parfaits pour les documents financiers.

Les numéros de bon de commande sont également nécessaires pour tenir vos registres financiers à jour. Ils facilitent la mise en correspondance des factures et des commandes, ce qui est très pratique lorsque vous faites votre comptabilité.

3. Ils réduisent les erreurs

Il y a moins de place pour les malentendus ou les erreurs lorsque vous disposez d'une trace écrite claire (ou d'une trace numérique, dans le monde actuel). Les détails de la transaction figurent tous dans le bon de commande, associés au numéro de bon de commande unique.

Bon de commande ou facture : quelle est la différence ?

Mais bon, « Les bons de commande et les factures ne sont-ils pas la même chose ? » Eh bien, ils sont similaires dans la mesure où ils sont tous deux utilisés pendant le processus d'achat, mais ils ont des rôles distincts et sont utilisés à des moments différents.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande est un document créé par l'acheteur ou le client. Il décrit ce qu'ils souhaitent acheter, la quantité et le prix. C'est comme une version formelle et écrite de « Je souhaite acheter ce produit chez vous et j'accepte vos conditions ».

Voici à quoi ressemble un modèle de bon de commande.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document que vous émettez à votre client après lui avoir fourni le service ou livré le produit. C'est votre façon de dire : « Ce fut un plaisir de faire affaire avec vous, voici ce que vous devez me payer. »

Voici à quoi ressemble un modèle de facture. Vous pouvez choisir celui qui convient à votre entreprise et générer rapidement une facture.

Numéro de bon de commande et numéro de facture : quelle est la différence ?

Les numéros de bon de commande et les numéros de facture sont des identifiants uniques, tout comme les numéros de série, mais chacun a une fonction différente.

À quoi sert un numéro de bon de commande ?

Un numéro PO est lié à un bon de commande spécifique. Il aide à la fois l'acheteur et le vendeur à suivre la commande, depuis sa passation jusqu'à la livraison et au paiement. N'oubliez pas que le numéro de bon de commande est attribué par l'acheteur lorsqu'il passe une commande.

À quoi sert un numéro de facture ?

Un numéro de facture, quant à lui, est joint à la facture. Une fois que vous aurez fourni votre produit ou service, vous générerez une facture avec un numéro unique. Ce numéro vous aide à suivre les paiements que vous avez demandés et reçus.

Numéros de bon de commande sur les factures : quel est leur rôle ?

Bon, nous avons donc parlé de ce qu'est un numéro de bon de commande et pourquoi il est essentiel. Mais quel est le rapport avec les factures ?

Voici le problème : lorsque vous facturez un client pour une commande qu'il a passée, vous devez inclure le numéro de bon de commande sur la facture. Pourquoi ? Eh bien, cela aide votre client à faire correspondre votre facture au bon de commande correspondant de son côté. De cette façon, ils peuvent vérifier que la facture correspond bien à la prestation fournie et traiter rapidement votre paiement.

Vous vous demandez peut-être : chaque facturedoit-elle comporter un numéro de bon de commande ? La réponse est : cela dépend. L'utilisation de numéros de bon de commande est une pratique courante dans les entreprises ou les grandes sociétés.

Mais pour les travailleurs indépendants ou les très petites entreprises, cela n'est pas toujours nécessaire. Cependant, même si vous n'avez pas strictement besoin de les utiliser, les numéros de bon de commande peuvent être un outil utile pour vous aider à organiser votre entreprise.

Comment créer & gérer un système de numéros de bon de commande : 5 conseils simples

La création d'un système de numéros de bon de commande peut être aussi simple ou aussi complexe que vous le souhaitez. La clé réside dans la cohérence. Voici 5 conseils simples pour vous aider à démarrer :

1. Déterminez le format du numéro de bon de commande.

Vos numéros de bon de commande peuvent être une simple numérotation séquentielle (PO001, PO002, etc.) ou inclure davantage d'informations (comme la date, les initiales du client, etc.). Choisissez un format adapté aux besoins de votre entreprise.

2. Gardez-les uniques

Chaque numéro de bon de commande doit être unique afin d'éviter toute confusion. Ne répétez jamais un numéro de bon de commande, car cela n'aurait aucun sens.

3. Utilisez un outil pour générer et suivre

Développer une méthode systématique pour générer et enregistrer les numéros de bon de commande peut vous aider à rester organisé. Ce système peut être aussi simple qu'un tableur ou aussi sophistiqué qu'un logiciel de comptabilité.

Une fois que vous avez choisi un système, restez-y fidèle. Changer de système peut prêter à confusion et entraîner des erreurs.

4. Incluez-le dans vos factures

N'oubliez pas de toujours indiquer le numéro de bon de commande sur votre facture. Cela vous facilitera la vie, à vous comme à votre client.

« Mais où dois-je inscrire le numéro de bon de commande sur la facture ? »

L'emplacement du numéro de bon de commande peut varier, mais il doit toujours être facile à trouver pour votre client. Il est généralement situé en haut de la facture, près du numéro de facture.

Vous pouvez également le placer à proximité de la description des biens ou services que vous facturez.

N'oubliez pas : l'objectif est d'aider votre client à faire correspondre votre facture à son bon de commande. Conservez-le donc dans un endroit visible et clairement identifiable, et indiquez toujours « numéro PO » ou « numéro de bon de commande » afin qu'il n'y ait aucune confusion quant à la signification de ce numéro.

5. Suivre & suivi

Utilisez les numéros de bon de commande pour suivre vos commandes et vos paiements. Si une facture n'a pas été payée, vérifiez le numéro de bon de commande correspondant et faites le suivi auprès du client.

Derniers mots

À présent, vous devriez avoir une idée claire de ce qu'est un bon de commande, de ce qu'est un numéro de bon de commande et de la manière dont vous pouvez l'utiliser efficacement dans votre entreprise.

Même si cela peut sembler demander un peu plus de travail, croyez-nous, l'utilisation de modèles de facturation et de bons de commande rendra vos transactions plus fluides, vos écritures comptables plus claires et vous évitera bien des maux de tête !

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