Quels sont les principaux formulaires destinés aux petites entreprises pour les comptables ?

Les comptables sont la colonne vertébrale d'une petite entreprise qui fonctionne correctement. Ils assurent le suivi des documents comptables, préparent les documents fiscaux et fournissent de précieux conseils à leurs clients. Si vous êtes vous-même comptable, vous êtes littéralement le nec plus ultra.

Mais en quoi consiste un tel travail ? Il s'agit principalement de rester au fait des fonctions financières importantes telles que les impôts, les salaires et les flux de trésorerie. Cela signifie qu'il faut conserver des archives bien ordonnées, et ce pour un large éventail de documents.

Toute petite entreprise a besoin d'un ensemble de documents essentiels pour fonctionner correctement. Discutons des 10 formulaires indispensables que tous les comptables doivent avoir pour leurs clients PME en 2023.

Que sont les formulaires comptables ?

Comptables et experts-comptables chargés de la collecte et de la tenue des registres financiers. Cela comprend le suivi des informations relatives à la paie, aux impôts, aux comptes fournisseurs/clients, aux rapports d'audit, etc. En tant que comptable pour les petites entreprises, vous êtes chargé de fournir les formulaires nécessaires à vos clients afin de documenter correctement leurs finances.

Ces documents sont appelés formulaires comptables ou formulaires de états financiers. Ils aident à tenir des registres précis qui peuvent être utilisés pour prendre des décisions éclairées en matière financière, telles que la budgétisation et la planification fiscale.

Pendant longtemps, les formulaires comptables étaient uniquement disponibles en version papier et traités manuellement ; les registres ont été tenus à la main pendant des centaines d'années, puis l'imprimerie a fait son apparition et a facilité l'accès aux formulaires. De nos jours, en raison de la révolution numérique, la plupart des documents comptables sont créés sur ordinateur ou à l'aide de logiciels en ligne.

Les logiciels de comptabilité (comme Bonsai !) sont de plus en plus populaires auprès des propriétaires de petites entreprises, car ils permettent le calcul automatisé des données financières et facilitent considérablement la déclaration fiscale.

Comment les comptables tirent profit de l'utilisation des formulaires

Il faut beaucoup de temps et d'efforts pour suivre tous les détails financiers liés à une petite entreprise. Les formulaires comptables permettent de rationaliser le processus en fournissant un modèle facile à utiliser pour la saisie des données et les calculs.

En utilisant des formulaires comptables, les comptables peuvent gagner du temps sur les calculs manuels et garantir l'exactitude de leur travail. Les formulaires leur fournissent les documents indispensables qui peuvent être utilisés pour référence future ou lors d'audits si nécessaire.

Les autres avantages comprennent :

• Analyses. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité automatisé, vous pouvez notamment analyser les données saisies dans les formulaires afin de mieux comprendre la santé financière des entreprises de vos clients et prendre des décisions plus éclairées.
• Détection et prévention des fraudes. Les formulaires comptables sont un excellent moyen de détecter toute activité suspecte dans les finances de vos clients et employés. Vous pouvez facilement repérer les anomalies ou les signaux d'alerte si vous avez accès aux données et aux documents appropriés.
• Préparation des déclarations fiscales. L'une des tâches les plus importantes des comptables consiste à préparer les déclarations fiscales, ce qui nécessite des états financiers précis, pouvant être obtenus à l'aide de formulaires comptables.
• Rapport bancaire. Il est essentiel de disposer de documents financiers précis et à jour pour obtenir des prêts auprès des banques ou d'autres prêteurs. Ceux-ci seront plus enclins à travailler avec vous si vos documents sont en règle.

Avec les bons documents préparés et conservés, la santé financière de votre entreprise sera au meilleur de sa forme.

Les 10 formulaires comptables indispensables pour les petites entreprises en 2023

Chaque entreprise va préparer ses formulaires comptables de manière légèrement différente ; par exemple, vous allez ajouter votre propre marque, vos services et vos prix. Cependant, vous constaterez qu'il existe un ensemble de documents essentiels dont la plupart (sinon toutes) les petites entreprises ont besoin. Voici le top 10 que vous devez connaître en tant que comptable.

1. Profits et pertes

Le succès de votre entreprise dépend fortement de l'argent qui entre et qui sort de vos comptes. Le compte de résultat est un document qui présente ces informations dans un format facile à lire. Vous devrez conserver ces documents pour des raisons juridiques, mais aussi pour assurer la croissance et l'amélioration de votre entreprise.

2. Bilan

Vous souhaitez connaître la situation de votre entreprise à un moment donné ? Le bilan présente le total des actifs et des passifs d'une entreprise ainsi que les différences entre ceux-ci. Ce document sert à garantir que vos finances sont en ordre. Vous devez donc le tenir à jour en y consignant toutes les transactions.

3. Rapport sur les comptes débiteurs

Le rapport sur les comptes débiteurs est un outil important pour suivre les sommes dues par les clients ; il est également très utile pour évaluer le risque de crédit lorsque cela est nécessaire. En tant que comptable, garder un œil sur ces documents vous aidera à entretenir de meilleures relations avec vos clients et à vous assurer que les paiements sont effectués dans les délais.

4. Tableau des flux de trésorerie

Le tableau des flux de trésorerie est un résumé de toutes les entrées et sorties de trésorerie de votre entreprise. Il est essentiel pour comprendre la liquidité, qui peut vous aider à déterminer la santé financière de votre petite entreprise.

5. Plan d'affaires

Si vous cherchez à obtenir des investissements ou des prêts, il est essentiel de disposer d'un plan d'affaires bien rédigé. Il doit inclure des détails sur la mission et les objectifs de l'entreprise, ainsi que les stratégies mises en place pour les atteindre. Idéalement, ce document donnera aux investisseurs une vue d'ensemble de la destination de leur argent et permettra à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde sur le plan financier.

6. Formulaire d'autorisation d'achat

Le formulaire d'autorisation d'achat documente le montant dépensé pour un achat, qui l'a autorisé et pourquoi. Vous ressentirez l'absence de ce formulaire particulier si vous avez besoin de remonter à l'origine d'une erreur ; il vous aidera également à savoir qui dépense quoi et pour quelle raison.

7. Formulaire d'inventaire quotidien

De nombreuses petites entreprises ont des stocks qui fluctuent d'un jour à l'autre. Le formulaire d'inventaire quotidien permet de consigner les détails des achats et des ventes, afin que vous puissiez vous assurer que vos registres sont toujours à jour.

8. Formulaire de paiement par carte de crédit

Que se passe-t-il si l'un de vos clients ou employés doit modifier ses informations de carte de crédit ? Pour simplifier le processus, disposer d'un formulaire de paiement par carte de crédit permet aux clients de mettre à jour leurs informations de paiement rapidement et facilement.

9. Formulaire de demande de carburant

Le formulaire de demande de carburant vous permet de suivre la quantité de carburant utilisée par votre entreprise, ce qui est particulièrement utile pour ceux qui consomment beaucoup de carburant dans le cadre de leurs activités, comme les artisans et les livreurs.

10. Formulaire d'informations fiscales du client

Enfin, le formulaire d'informations fiscales du client vous aide à conserver les informations fiscales de vos clients afin de pouvoir les utiliser le moment venu. Cela comprend leur nom, leur adresse, leur numéro de sécurité sociale ou leur numéro d'identification fiscale, ainsi que toute autre donnée importante pouvant être requise pour remplir une déclaration d'impôts.

En tant que comptable, il est essentiel d'avoir ces formulaires à portée de main afin de pouvoir gérer votre entreprise et rester organisé tout au long de l'année. En restant à jour avec tous ces documents, vous contribuerez à garantir le bon déroulement et l'exactitude des opérations, ce qui se traduira par une meilleure santé financière pour toutes les parties concernées !

Formulaires pour gérer votre propre entreprise

Il est assez facile de tenir ces formulaires à jour lorsque l'on dispose d'un service comptable complet. Mais que faire si vous travaillez seul ? Quels formulaires sont indispensables pour exploiter votre propre entreprise ?

Au minimum, vous devrez utiliser :

• Formulaires de facturation récurrente – pour rationaliser les paiements des clients réguliers
• Tableau des flux de trésorerie – pour suivre la liquidité
• Formulaire de suivi des stocks – pour garder un œil sur les entrées et les sorties
• Formulaire de paiement par carte de crédit – pour que vous puissiez mettre à jour vos informations si nécessaire
• Plan d'affaires – pour obtenir des investissements ou des prêts
• Formulaire des dépenses professionnelles – pour suivre vos coûts et adapter vos habitudes d'achat
• Rapport sur les comptes débiteurs et créditeurs – pour surveiller les sommes dues

En vous tenant à jour dans ces formalités, vous pourrez assurer le bon fonctionnement de votre entreprise et vous assurer qu'elle reste sur la bonne voie.

Devriez-vous utiliser un logiciel de comptabilité ?

Soyons réalistes : garder une trace de tous ces formulaires peut être un véritable défi, surtout si vous traitez avec de nombreux clients et factures différents.

C'est pourquoi de nombreuses petites entreprises choisissent d'investir dans des logiciels de comptabilité. Ces outils disposent généralement d'un tableau de bord intuitif que vous pouvez utiliser pour gérer tous vos comptes, et ils sont fournis avec une variété de modèles et de formulaires que vous pouvez facilement remplir.

L'utilisation d'un logiciel de comptabilité peut vous aider à rester organisé et à tout maîtriser sans avoir à saisir manuellement les données dans chaque formulaire ou document. De plus, la plupart des solutions sont basées sur le cloud, vous n'aurez donc pas à vous soucier de perdre des documents importants si quelque chose arrive à votre ordinateur.

Notre solution, Bonsai, est un outil de gestion d'entreprise tout-en-un qui dispose d'un ensemble spécifique de fonctions pour la comptabilité et les finances. Gérez facilement toutes vos tâches, de la facturation au suivi des dépenses en passant par la paie.

Conclusion

Les formulaires sont un élément essentiel de tout travail comptable, en particulier pour les petites entreprises. En vous tenant au courant des formulaires mentionnés ci-dessus, vous serez en mesure de garantir le bon fonctionnement et la précision de votre entreprise tout en conservant un niveau élevé d'efficacité.

N'oubliez pas non plus notre bibliothèque de modèles de formulaires comptables ici chez Bonsai. Les modèles vous évitent le travail fastidieux de création et de maintenance des documents, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l'essentiel. Bonne comptabilité !

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