Logiciel de facturation pour petites entreprises

Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation ?

Comme vous pouvez vous y attendre, les logiciels de facturation sont conçus pour rationaliser l'envoi des factures aux clients.

Bien qu'il soit possible de préparer une facture manuellement, un logiciel de facturation vous permet d'améliorer considérablement le processus à plusieurs égards, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Vous pouvez également utiliser notre générateur de factures gratuit si vous souhaitez créer une facture unique.

Logiciel de facturation vs facturation traditionnelle

1. Vitesse

L'utilisation d'un logiciel de facturation vous permettra d'accélérer considérablement la préparation des factures, en particulier par rapport à la facturation manuelle.

Cependant, la plupart des logiciels de facturation peuvent s'intégrer à d'autres plateformes, ce qui vous permet de saisir des informations en quelques clics seulement. Par exemple, Bonsai permet l'intégration avec diverses applications commerciales et financières populaires via Zapier.

2. Modèles et mise en forme

La facturation traditionnelle vous oblige à créer vos propres modèles ou, pire encore, à rédiger et mettre en forme toutes vos factures à partir de zéro. Non seulement cela prend beaucoup de temps, mais c'est aussi un gaspillage de ressources.

Cependant, la plupart des logiciels de facturation disposent de modèles prédéfinis et d'une mise en forme automatique, qui sont efficaces, peuvent être utilisés à plusieurs reprises et vous aideront à donner à vos factures un aspect professionnel et cohérent. Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise ou les couleurs de votre marque et les personnaliser.

Il ne s'agit pas de solutions ponctuelles, mais d'outils à intégrer à vos outils professionnels que vous utiliserez régulièrement !

3. Conservation des dossiers

La facturation traditionnelle nécessite des tonnes de papier et un endroit où les stocker. Ni très efficace, ni écologique !

Avec un logiciel de facturation, vous pouvez conserver tous vos documents au même endroit (sur votre disque dur ou dans le cloud) et bénéficier de systèmes de nommage prédéfinis qui vous aideront à rester organisé.

4. Suivi des paiements

Le suivi des paiements avec la facturation traditionnelle vous oblige à vérifier différents comptes pour rapprocher manuellement vos paiements.

Cependant, les logiciels de facturation qui peuvent s'intégrer à diverses plateformes de paiement enregistrent instantanément le paiement correspondant à la facture, ce qui vous permet de voir en un coup d'œil si celle-ci a été payée ou non.

Bonsai, par exemple, permet aux clients de payer directement à partir de la facture elle-même, ce qui simplifie au maximum le paiement et son suivi.

5. Accessibilité

La facturation traditionnelle implique généralement que tous vos documents sont conservés au même endroit physique. Cela signifie fouiller dans des boîtes et des boîtes pour trouver les informations sur les prix ou les clients, ce qui est une perte de temps !

Avec un logiciel de facturation, en revanche, vous pouvez consulter toutes les informations dont vous avez besoin depuis votre ordinateur ou votre appareil numérique, que vous soyez au bureau ou en déplacement.

Nous apprécions particulièrement le fait que Bonsai dispose d'une bibliothèque de services vous permettant d'accéder à tout moment aux tarifs des services !

Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de facturation pour les petites entreprises

Pour gérer une petite entreprise prospère, il est essentiel de disposer d'un logiciel de facturation fiable. Cependant, vous devez également disposer d'une gestion de projet efficace pour garantir le bon déroulement de toutes les opérations. Cela est facilité par l'utilisation d'un logiciel de gestion de projets informatiques qui optimise l'efficacité des projets commerciaux.

Les logiciels de facturation présentent certains avantages particuliers pour les petites entreprises.

1. Efficacité temporelle

Les propriétaires de petites entreprises sont débordés et n'ont pas de temps à perdre. C'est pourquoi vous devriez investir dans un logiciel de facturation pour vous aider à gérer les tâches fastidieuses mais indispensables telles que la facturation.

Généralement moins coûteux que l'embauche d'un employé à temps plein ou à temps partiel, cela vous permettra de libérer du temps et des ressources afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel.

2. Exactitude dans la facturation

Bien que les erreurs humaines soient inévitables, lorsqu'elles concernent vos factures, elles peuvent retarder vos paiements et nuire à votre trésorerie. Évitez cela en utilisant un logiciel de facturation qui peut remplir automatiquement les prix fixés ou créer des cycles de facturation récurrents pour les clients.

Bien qu'il soit impossible d'éliminer complètement le risque d'erreur humaine (ou machine), celui-ci est considérablement réduit grâce à l'utilisation d'un logiciel de facturation.

3. Apparence professionnelle

En tant que petite entreprise cherchant à s'imposer sur le marché, il est important de veiller à ce que tout soit professionnel, tant au niveau du fond que de la forme. Les logiciels de facturation sont souvent fournis avec des modèles de factures qui garantissent à votre entreprise une image de qualité, professionnelle et cohérente.

Recherchez une plateforme qui vous permettra d'ajouter votre image de marque, c'est-à-dire des champs d'image prédéfinis pour votre logo ou la possibilité d'utiliser les couleurs de votre marque.

4. Traitement plus rapide des paiements

Un logiciel de facturation permettant l'intégration d'une passerelle de paiement peut accélérer vos capacités de traitement des paiements, garantissant ainsi un meilleur flux de trésorerie dans votre entreprise (le problème numéro un pour les petites entreprises).

Recherchez un logiciel capable d'intégrer différents modes de paiement directement dans vos factures, tel que Bonsai. Non seulement cela est plus pratique pour votre client, mais vous pourrez également accéder plus rapidement à vos fonds (n'oubliez pas que les paiements par carte sont souvent traités plus rapidement que les virements bancaires).

5. Organisation des factures

Fini le temps où il fallait fouiller dans des boîtes et des boîtes de factures papier pour trouver les informations souhaitées. Au contraire, toutes vos factures étant organisées numériquement dans votre logiciel de facturation (sur votre ordinateur ou dans le cloud), vous pouvez accéder à n'importe quel enregistrement à tout moment.

Sans oublier que certains logiciels de facturation, comme Bonsai, disposent d'une bibliothèque de services qui vous permet d'accéder à vos tarifs quand vous le souhaitez.

6. Rappels automatiques

Malheureusement, tous les clients ne paient pas dans les délais, et le recouvrement des paiements peut être source d'anxiété.

Cependant, la plupart des logiciels de facturation peuvent envoyer des rappels automatiques à vos clients, vous évitant ainsi des tracas et une gêne potentielle.

7. Perspectives financières

Bien que tous les logiciels de facturation ne soient pas dotés de fonctionnalités d'analyse financière (certains le sont toutefois !), vous pouvez souvent les intégrer à d'autres plateformes qui offrent ces fonctionnalités.

Non seulement les informations financières vous aident à mieux comprendre votre entreprise, mais elles sont également essentielles à sa croissance et à sa pérennité.

8. Conformité fiscale

Garantir la conformité fiscale peut être un véritable casse-tête, en particulier lorsqu'il s'agit de plusieurs États ou pays.

Cependant, la plupart des logiciels de facturation offrent diverses options en matière de taxation, ce qui signifie que vous pouvez laisser votre logiciel calculer automatiquement le montant de la taxe. Certaines plateformes proposent même plusieurs types de conformité fiscale parmi lesquels vous pouvez choisir !

9. Réduction des coûts

Non seulement un logiciel de facturation vous aidera à réduire vos coûts en matière de personnel ou d'externalisation auprès d'un comptable, mais il vous permettra également de gagner du temps afin que vous puissiez vous consacrer pleinement à la gestion de votre entreprise.

La plupart des logiciels de facturation sont classés en fonction de la taille de votre entreprise — certains sont même spécialement conçus pour les petites entreprises — afin que vous puissiez passer à un niveau supérieur lorsque vous en avez besoin.

Sachez simplement que vous devez tenir compte de l'activité que vous souhaitez développer (ainsi que de celle que vous exercez actuellement) afin de ne pas perdre de temps avec un logiciel inadapté.

10. Accessibilité et mobilité

En tant que petite entreprise, vous êtes probablement plus souvent sur la route qu'à votre bureau (si tant est que vous ayez un bureau). Cela signifie que vous devez être en mesure de gérer votre entreprise où que vous soyez.

La plupart des logiciels de facturation actuellement disponibles sur le marché proposent des applications mobiles, la possibilité de synchroniser les données entre différents appareils et un stockage dans le cloud, ce qui vous permet d'accéder aux informations de vos clients, à vos factures passées et à vos tarifs, où que vous soyez et quoi que vous fassiez.

Pourquoi choisir Bonsai comme logiciel de facturation ?

Bonsai est un excellent choix pour les petites entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus à l'aide d'un logiciel de facturation.

Il dispose d'une interface facile à utiliser, est parfait pour les freelances et les petites entreprises, et offre également de nombreuses fonctionnalités et capacités pour les entreprises légèrement plus grandes.

Quelles sont exactement ces fonctionnalités ? Lisez ce qui suit pour en savoir plus!

1. Modèles personnalisables : adapter l'apparence et la convivialité

Vous n'avez pas le temps, l'argent ou les connaissances nécessaires pour créer vos propres factures à partir de zéro ? Facile! Il vous suffit d'utiliser l'un des modèles prédéfinis de Bonsaiet de le personnaliser avec votre logo et les couleurs de votre marque.

Vous n'êtes pas encore prêt à vous inscrire ? Profitez de l'essai gratuit de sept jours de Bonsaiou essayez d'abord l'un des modèles gratuits! Nous sommes certains que vous allez adorer ce que vous allez voir.

2. Automatisation : factures récurrentes, rappels de paiement, etc.

Pourquoi perdre du temps avec des détails insignifiants alors que l'automatisation peut s'en charger à votre place ? En ce qui concerne les factures récurrentes ou les rappels de paiement, Bonsai s'occupe de tout, vous ne manquerez donc plus jamais une facture.

Et quand il s'agit de recouvrer des paiements, Bonsai peut également s'en charger pour vous.

3. Outils de reporting : aperçu et analyse financière

Bonsai n'est pas seulement une plateforme de facturation, elle offre également toute une gamme d'autres outils utiles, notamment la possibilité de visualiser en un clin d'œil la situation financière de votre entreprise. Cela signifie que vous pourrez stocker toutes vos informations financières dans un seul endroit pratique, ce qui vous permettra de rester informé et de satisfaire votre comptable.

4. Fonctionnalité mobile : facturation en déplacement

En déplacement ? Emportez votre facturation partout avec vous grâce à l'application mobile Bonsai!

Nous savons que vous n'êtes probablement pas enchaîné à votre bureau, alors pourquoi votre logiciel de facturation devrait-il l'être ? Tant que vous avez accès à Internet, vous pouvez envoyer des factures depuis n'importe où avec Bonsai.

5. Passerelles de paiement sécurisées : garantir la confiance des clients

Contrairement à certains autres logiciels de facturation, Bonsai permet d'intégrer un système de paiement sécurisé à vos factures. Cela permet aux clients de payer avec leur carte Visa, American Express ou toute autre carte de crédit ou de débit courante.

Non seulement cela protège le client (les paiements par carte sont beaucoup plus sécurisés que les paiements bancaires), ce qui garantit sa confiance en vous, mais cela peut également vous aider à être payé plus rapidement.

Mise en œuvre et premiers pas

Vous en avez assez entendu et vous êtes prêt à vous lancer dans le bonsaï? C'est facile ! Suivez les étapes décrites ci-dessous.

Configuration du logiciel

Création d'un compte

Vous devrez créer un compte pour commencer à utiliser Bonsai.

Tout simplement :

• Cliquez sur le bouton «Commencer gratuitement »en haut à droite de la page d'accueil.
  

• Inscrivez-vous avec Google ou entrez votre adresse e-mail, votre nom complet et votre mot de passe.

Configuration initiale

Bonsai vous dirigera vers un menu de configuration initiale, où vous pourrez personnaliser votre expérience avec la plateforme en fonction des besoins de votre entreprise.

Il vous demandera :

• Dans quel secteur d'activité votre entreprise opère-t-elle ?
  

• Quel est le nom de votre entreprise ?
  

• Où votre entreprise exerce-t-elle légalement ses activités ?
  

Les pays ont des réglementations et des restrictions différentes, veillez donc à remplir ces informations avec précision.

Il vous posera ensuite quelques questions supplémentaires sur votre entreprise, notamment :

• Votre entreprise est-elle enregistrée (constituée en société) ou non enregistrée ?
  

• Dans quelle devise facturez-vous vos clients ?
  

• Quel est votre chiffre d'affaires annuel estimé ?
  

La définition des termes « enregistré » ou « non enregistré » varie selon les pays, mais en général, une entreprise enregistrée a davantage de possibilités d'embaucher des employés ou de vendre des produits.

Enfin, il demandera :

• Travaillez-vous en équipe ou seul ?
  

• Votre entreprise fait-elle appel à des sous-traitants ?
  

Une fois que vous aurez rempli toutes ces informations, vous pourrez commencer à utiliser Bonsai !

Importation de données

Bonsai vous permet d'importer certaines données, telles que les prix et les informations sur les clients, ce qui facilite l'accès à ces informations lorsque vous en avez besoin.

Informations client

Pour importer les informations existantes sur les clients :

• Formater les données sous forme de fichier CSV
  

• Veillez à inclure le nom du client, son adresse e-mail et le nom de son entreprise (facultatif) dans trois colonnes.
  

Vous pouvez avoir autant de lignes de clients que vous le souhaitez, à condition qu'elles soient correctement formatées.

Et ne vous inquiétez pas, vous n'aurez pas besoin de créer un fichier CSV à chaque fois que vous devrez ajouter un client ! Vous pouvez les ajouter manuellement directement dans Bonsai.

Créer votre première facture

Pour créer une facture :

• Sur le côté gauche de la page, cliquez sur l'onglet « Factures ».
  

• Cliquez sur le bouton vert intitulé « Créer une facture ».
  

• Sélectionnez le type de facture (unique, récurrente, etc.), le destinataire et le projet auquel elle est associée.
  

Vous souhaitez voir un exemple du processus de création d'une facture ? Découvrez ce générateur de factures gratuit!

Personnalisation d'un modèle

Besoin de personnaliser votre modèle ? Il est facile de télécharger une image comme arrière-plan de votre facture ou d'ajouter le logo de votre entreprise en haut de celle-ci.

Ajouter des lignes

Pour ajouter des lignes, il suffit de pointer, cliquer et taper ! Le modèle préremplira la première ligne pour vous afin que vous puissiez voir les champs disponibles. Vous pouvez :

• Modifiez les unités de prix (par exemple, par jour, par heure, par unité, etc.) en sélectionnant l'option souhaitée dans le menu déroulant sous « Prix », puis en définissant le prix.
  

• Ajoutez des lignes de titre et ajoutez de brèves descriptions, si nécessaire.
  

• Ajoutez un nouvel élément en cliquant sur « Ajouter une nouvelle ligne » sous le dernier élément de votre facture.

Y compris les détails de paiement

Pour ajouter une fonctionnalité de paiement intégrée à vos factures :

• Cliquez sur « Activer les paiements en ligne » sous la section Paiements.
  

• Connectez votre compte PayPal ou Stripe pour recevoir des paiements par carte.
  

Si vous ne souhaitez pas procéder ainsi, si vous ne disposez pas d'un compte PayPal ou Stripe, ou si vous souhaitez proposer à vos clients une autre option de paiement, vous pouvez indiquer d'autres instructions de paiement dans la section « Remarques ».

Inscrivez-vous à Bonsai Invoices, soyez payé plus rapidement

Vous connaissez désormais les nombreux avantages liés à l'utilisation d'un logiciel de facturation pour les petites entreprises. Mais, bien sûr, notre recommandation numéro un est Bonsai.

En vous inscrivant à Bonsai, vous aurez non seulement plus de contrôle sur vos factures (et votre petite entreprise en général), mais vous bénéficierez également des avantages suivants :

• Des factures professionnelles et cohérentes qui ne nécessitent pas d'être créées à partir de zéro
  

• Plus de temps à consacrer aux choses importantes
  

• Accès aux outils de reporting
  

• La possibilité de gérer vos factures où que vous soyez grâce à l'application Bonsai
  

• Solutions de passerelle de paiement intégrées à vos factures pour des paiements plus rapides et plus pratiques.
  

Prêt à commencer ? Inscrivez-vous gratuitement dès maintenant sur Bonsai et soyez payé plus rapidement pour vos services !

Sources

1. https://help.hellobonsai.com/en/articles/476787-what-is-zapier
2. https://www.hellobonsai.com/invoicing
3. https://central.xero.com/s/article/Add-or-adjust-logo-on-invoices-quotes
4. https://help.invoicesimple.com/en/articles/7321712-how-do-i-change-my-invoice-template-and-color
5. https://www.hellobonsai.com/invoicing
6. https://www.hellobonsai.com/a/custom-invoice-template
7. https://www.hellobonsai.com/resources/invoice-generator
8. https://app.hellobonsai.com/users/sign_up