Comment configurer les paiements automatiques pour votre entreprise

L'une des plus grandes difficultés auxquelles les freelancers continuent d'être confrontés est le retard de paiement toujours frustrant des factures envoyées. C'est un problème plus courant que vous ne le pensez : 58 % des freelances ont déjà été confrontés à une situation où ils n'ont pas été payés pour leur travail. De plus, chez Bonsai, nous avons récemment constaté que 29 % des factures des freelances sont payées en retard.

Avec de telles statistiques, il y a de fortes chances que vous ayez également été confronté à une ou deux factures impayées au cours de votre carrière de freelance. Il existe plusieurs mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer d'être payé à temps, comme apprendre à facturer de manière professionnelle ou savoir comment attirer de meilleurs clients dès le départ, mais l'une des choses les plus importantes que vous pouvez faire en tant que freelance est de comprendre comment mettre en place des paiements automatiques pour votre entreprise.

3 raisons pour lesquelles vous devriez mettre en place des paiements automatiques

Si vous lisez cet article, il y a de fortes chances que vous ayez déjà une assez bonne idée des avantages des paiements récurrents. Cependant, examinons les trois principales raisons pour lesquelles apprendre à configurer des paiements automatiques pour votre entreprise vous facilitera grandement la vie en tant que travailleur indépendant.

1. Ils vous font gagner du temps

La mise en place de paiements automatiques pour votre activité indépendante prendra un certain temps au début. Vous devrez déterminer quels clients peuvent être facturés régulièrement, configurer vos factures de manière à ce qu'elles puissent être payées facilement (nous y reviendrons plus tard) et contacter vos clients pour les informer de votre nouvelle méthode de facturation.

À long terme, cependant, l'automatisation de votre facturation vous fera gagner beaucoup de temps. Les heures que vous passez chaque mois à rédiger des factures, à les relancer et à envoyer des reçus à vos clients peuvent être consacrées à faire le travail que vous aimez. Vous ne devrez modifier vos factures que si des changements interviennent dans votre calendrier ou le montant de vos paiements. (De plus, l'outil de facturation simple de Bonsai pour les freelances peut vous aider à créer des factures d'aspect professionnel en quelques minutes.)

2. Ils permettent d'améliorer la trésorerie.

Rien n'est pire pour la trésorerie d'une entreprise que les retards de paiement, à part peut-être les paiements qui ne sont jamais effectués. Après tout, en tant que chef d'entreprise, vous avez vos propres factures et comptes à payer, sans parler de vous-même. Une étude réalisée en 2017 a révélé que 79 % des propriétaires de petites entreprises ne peuvent pas se rémunérer lorsque leurs factures ne sont pas payées à temps.

La mise en place de paiements automatiques pour votre entreprise vous aidera à réduire les retards de paiement et garantira que l'argent soit versé sur votre compte à chaque cycle de paiement, ce qui vous permettra d'avoir une meilleure compréhension de votre situation en matière de trésorerie.

3. Ils vous aident à améliorer vos relations avec vos clients.

La relation entre le freelance et son client peut être délicate, surtout lorsque s'ajoutent à cela des frais de retard de paiement ou des e-mails passifs-agressifs. La mise en place de paiements automatiques peut vous aider à éviter ces conversations délicates avec vos clients, afin que vous puissiez tous deux vous concentrer sur le travail à accomplir.

Mieux encore, vos clients apprécieront probablement la facturation automatique. Ils sont tout aussi occupés que vous, et la mise en place d'un paiement automatique leur évite d'avoir à se souvenir d'une facture supplémentaire.

Tout d'abord, comprenez les contrats de services juridiques.

Tous les contrats ne se prêtent pas aux paiements automatiques. Si vous êtes un travailleur indépendant qui travaille généralement avec des clients sur des projets ponctuels (comme un concepteur web qui crée un site web, est payé, puis passe à un autre projet), la facturation automatique ne fonctionnera pas avec votre structure commerciale.

Les consultants, les graphistes et les rédacteurs de contenu ne sont que quelques exemples de freelances prestataires de services qui travaillent dans le cadre de contrats de services. En substance, si vous facturez à votre client des honoraires fixes pour vos services sur une base hebdomadaire ou mensuelle, vous utilisez une méthode de contrat de services juridiques.

Les contrats de services juridiques sont comme un abonnement mensuel pour votre entreprise. Double Your Freelancing résume bien la situation : « La définition d'un contrat de services, sans surprise, est un accord dans lequel une partie (le client) retient l'accessibilité et les services d'une autre partie (vous, le freelance) sur une base continue. »

Les contrats de services sont idéaux pour mettre en place des paiements automatiques, car ils prévoient des honoraires fixes versés à intervalles réguliers, généralement une fois par mois, mais parfois aussi chaque semaine ou toutes les deux semaines. Réfléchissez à votre modèle économique. Avez-vous des contrats de services permanents, ou peut-être même des clients avec lesquels vous travaillez fréquemment et à qui vous pourriez proposer un contrat de services permanents ? Si la réponse est oui, apprendre à configurer les paiements automatiques pour votre entreprise est une excellente étape suivante.

Comment configurer les paiements automatiques : meilleures pratiques

En tant que suite de produits n° 1 pour les freelances, Bonsai est constamment à la recherche de nouvelles façons d'améliorer ses produits afin de répondre aux besoins des freelances partout dans le monde. L'un de nos derniers produits est notre outil de paiements récurrents, qui permet aux freelances comme vous de configurer votre facture d'acompte pour des paiements automatiques faciles et sans effort. Nous avons également préparé un guide sur la manière de créer une facture.

Nous avons conçu notre outil de paiements récurrents et ses fonctionnalités utiles en tenant compte de toutes les meilleures pratiques en matière de paiements récurrents. Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous configurez des paiements automatiques pour votre activité indépendante.

1. Autoriser plusieurs modes de paiement

Ce conseil est une règle d'or en matière de facturation et vous devez vous en souvenir, même si vous ne souhaitez pas savoir comment mettre en place des paiements automatiques pour votre entreprise. L'une des choses les plus simples que vous pouvez faire pour vous assurer que vos factures sont payées à temps est de veiller à ce qu'elles soient aussi faciles à régler que possible pour vos clients.

Tout le monde n'aime pas payer par virement bancaire, et vous n'avez peut-être pas de compte PayPal prêt à recevoir les paiements de vos clients. Il est important de configurer votre facture de manière à ce que vos clients puissent payer d'une manière qui convienne à la fois à eux et à vous. Par exemple, la fonctionnalité de facturation freelance de Bonsai vous permet d'accepter les paiements par carte de crédit, virement bancaire, PayPal et même bitcoin.

2. Déterminez la bonne devise

Une autre façon de vous assurer que vos factures sont faciles à payer consiste à les rédiger dans une devise adaptée à la situation. Si vous êtes un travailleur indépendant au Canada et que vous envoyez une facture à un client en Europe, il n'est peut-être pas judicieux d'envoyer une facture en dollars américains. Lorsque vous établissez votre contrat, renseignez-vous sur la devise dans laquelle votre client souhaite être facturé et assurez-vous que cela soit bien indiqué sur votre facture.

3. Générez automatiquement vos factures

Il y a fort à parier que vous ne vous êtes pas lancé dans une activité indépendante pour passer des heures chaque mois à rédiger des factures. Avec Bonsai, il vous suffit de télécharger les détails de votre contrat de services juridiques dans le système et nous générerons automatiquement une facture récurrente pour vous. Vous n'avez qu'à saisir les informations une seule fois (ou chaque fois que votre contrat change, par exemple lorsque vous augmentez votre tarif) et nous nous occupons du reste. Asseyez-vous, détendez-vous et laissez les paiements vous parvenir. Nous avons même intégré un outil de reporting qui vous permet de voir exactement combien vous gagnez.

Prêt à automatiser vos paiements ?

L'automatisation des paiements de votre entreprise est une solution gagnant-gagnant. Vos clients sont plus satisfaits, car ils n'ont plus à se souvenir de vous payer lorsqu'ils sont occupés par des réunions ou en vacances, et vous passez moins de temps sur les tâches administratives de votre entreprise et plus de temps à faire ce que vous aimez.

Si vous êtes prêt à commencer à utiliser les paiements automatiques dans votre entreprise, Bonsai vous permettra de le faire rapidement et facilement. Inscrivez-vous dès maintenant pour bénéficier d'un essai gratuit.