Comment développer votre agence freelance ?

C'est jeudi après-midi. Vous avez signé un modèle de contrat avec un gros client après avoir soumis un excellent modèle de proposition, et votre équipe actuelle n'a pas les effectifs nécessaires pour faire face à la charge de travail. Le projet doit démarrer lundi, et vous ne savez pas par où commencer. Avant de vous lancer dans une aventure trop ambitieuse, voici quelques moyens simples pour développer rapidement votre agence freelance.

Définissez votre marque, vos valeurs et votre projet

Avant de commencer à sélectionner des entrepreneurs pour votre projet, vous devriez déjà avoir une idée précise de qui vous êtes, de ce que vous représentez et de ce dont vous avez besoin. Trouver des entrepreneurs de qualité demandera un peu de travail. Réfléchissez-y, les entrepreneurs indépendants sont exactement ce que leur nom indique : indépendants. Ils sont libres de travailler avec qui ils veulent, et ils ne voudront peut-être pas automatiquement travailler avec vous si votre agence freelance ne semble pas bien organisée et réfléchie.

Marque vs valeurs

En tant qu'entreprise, vous avez probablement déjà réfléchi à votre marque. C'est l'image que votre entreprise présente au public. C'est l'incarnation même de ce que représente votre produit ou service, présente dans tous les aspects de votre entreprise. C'est la norme que vous devez imposer à toutes les personnes associées à votre agence indépendante, y compris vos prestataires indépendants.

Définir vos valeurs revient à définir votre marque, sauf que cela peut être un peu plus personnalisé. Vos valeurs, dans le cadre de vos relations avec vos freelances, dicteront votre style de gestion des freelances. Accordez-vous plus d'importance à la qualité optimale ou à la rapidité ? Définissez clairement ces valeurs avant de chercher de l'aide. Voici quelques valeurs d'entreprise issues de sept entreprises populaires qui pourraient vous inspirer.

Un projet réussi commence par sa description

Définir le projet concret est la première étape fondamentale pour trouver des talents de qualité pour votre agence de freelance. Rédigez un résumé du projet qui énonce clairement les objectifs, les attentes et les résultats attendus. Fixez une date limite précise et préparez un budget. Ces petites attentions aux détails font toute la différence lorsque les freelancers décident s'ils veulent ou non travailler avec vous.

Créer un vivier de freelances

Maintenant que vous avez clairement défini qui vous êtes, ce que vous faites et ce dont vous avez besoin, vous êtes prêt à commencer à rechercher le freelance idéal.

Cette partie du processus sera la plus longue, quelle que soit la méthode utilisée. Cependant, la bonne nouvelle est que vous pouvez créer un ou plusieurs pools parmi lesquels vous pouvez choisir au cours d'une période donnée. Vous pouvez donc effectuer ce processus une fois par trimestre, voire une fois par an, et disposer ainsi en permanence d'une liste présélectionnée de freelances parmi lesquels choisir.

Trouver le freelance idéal

Il existe plusieurs façons de créer un vivier de freelances pour votre agence de freelance. Une solution consiste à utiliser des sites de freelance tels que Upwork, Freelancer ou Fiverr pour rechercher des freelances. Ces sites offrent un service pratique aux responsables d'agences très occupés, car ils permettent de rechercher des freelances à partir de différents paramètres, de comparer les avis et de consulter des exemples de travaux réalisés. Cependant, ces sites présentent certains inconvénients, notamment des frais élevés, un nombre important de fraudes et des outils de gestion des freelances parfois peu pratiques.

Une autre façon de trouver des freelances consiste à publier des annonces de projets freelance sur des sites tels que Craigslist ou Indeed. Ces sites sont généralement explorés par les sites web de freelance et ceux qui recherchent du travail en freelance. Si vous utilisez cette méthode pour trouver de nouveaux talents, veillez à rédiger une description de poste claire qui demande des exemples de travaux et des références. De nombreux sites d'emploi n'offrent aucune protection aux travailleurs indépendants ou à ceux qui les embauchent.

Créer votre équipe

Une fois que vous avez sélectionné les freelancers qui vous plaisent, faites-leur savoir que vous souhaitez les inclure dans votre vivier de talents personnel. Cela ne signifie pas que vous devez les embaucher. Cela signifie les présélectionner.

Par exemple, vous constaterez peut-être que certains freelancers possèdent exactement les compétences dont vous avez besoin, mais qu'ils ne correspondent pas à votre budget. Faites-en une liste restreinte : vous aurez peut-être un client à l'avenir qui aura le budget nécessaire pour leurs services. Cependant, faites savoir à ce freelance que vous êtes intéressé par une collaboration et demandez-lui la permission de rester en contact.

Cela peut sembler ridicule, mais cette stratégie s'explique par plusieurs raisons. En faisant savoir à un entrepreneur indépendant que vous êtes intéressé par une collaboration avec lui, vous devenez un prospect. Pour obtenir votre clientèle, ils peuvent baisser leurs tarifs ou se rendre disponibles lorsque vous les appelez. Une fois votre pool créé, invitez vos freelances à rejoindre votre système de gestion des freelances et suivez-les gratuitement.

Bonsai vous permet non seulement de stocker votre liste de freelances, mais vous offre également de puissants outils de gestion des freelances qui vous feront gagner du temps à long terme. Avec votre compte, vous pouvez recruter de nouveaux freelances, enregistrer des notes sur leur disponibilité, les inviter à participer à des projets et gérer les paiements. Vous pouvez également les enregistrer pour les utiliser lorsque vous serez prêt à les exploiter.

Simplifiez la gestion de vos projets

Si vous utilisez déjà Bonsai pour gérer votre pool de freelances, vous êtes sur la bonne voie pour simplifier la gestion des freelances. En effet, Bonsai fournit tout ce qui est nécessaire pour gérer à la fois les freelancers et les projets individuels.

La gestion des freelances se décompose en 5 étapes simples :

1. Invitez des freelances à rejoindre votre vivier de talents
2. Rédigez votre contrat d'entrepreneur indépendant et faites-le signer par le freelance.
3. Créez votre projet, fixez la date d'échéance et les conditions de paiement, puis attribuez-le au freelance sélectionné.
4. Réviser le projet une fois terminé
5. Rémunérer leurs services et clôturer le projet

Bonsai gère ces étapes, rendant le processus de gestion des freelances presque entièrement automatisé. De plus, vous disposerez d'un historique de chaque projet (réalisé par chaque freelance) stocké sur une chronologie facile à consulter. Cette fonctionnalité est pratique lorsque vous devez répéter un projet précédent avec un autre freelance, mais que vous n'avez pas besoin de réécrire la description du projet. Il suffit de copier la description de la liste de projets de ce freelance, et le tour est joué.

Simplifier le processus de paiement

Le paiement de vos collaborateurs indépendants peut être un véritable casse-tête pour toute agence de freelance si cela n'est pas organisé correctement. Selon la taille de votre équipe, cela peut prendre quelques minutes ou quelques heures. Le processus de paiement des freelances fonctionne mieux si vous disposez déjà d'un workflow de gestion des freelances qui relie les livrables aux prestataires et les projets aux tarifs. Sinon, vous vous retrouvez à lire de nombreux e-mails de personnes qui vous demandent de l'argent, et vous ne vous souvenez plus combien vous leur devez.

Ce problème peut être complètement éliminé. Dès qu'un freelance est invité à rejoindre votre vivier de talents, chaque étape de sa participation au projet est suivie. Cela commence par la signature du contrat et se termine lorsque le freelance remet son travail terminé. Lorsque vous recevez un e-mail de leur part vous demandant de l'argent, celui-ci sera accompagné de leurs livrables et le mode de paiement sera déjà vérifié.

Les outils de gestion pour les freelances ont également d'autres fonctions, telles que :

• Envoyez des paiements directement depuis votre compte
• Suivre les délais de paiement
• Rémunérez les freelances selon différentes méthodes
• Créer et gérer les budgets des projets

Bien sûr, cela ne fonctionne que si vos prestataires indépendants réalisent leurs projets via le workflow Bonsai. C'est là qu'une bonne gestion des freelances est importante : définissez dès le départ vos attentes en matière d'organisation et de simplicité en invitant les freelances à rejoindre votre pool avant de les embaucher. Cela leur donne le temps de se familiariser avec la plateforme et les incite davantage à l'utiliser.

En tant qu'agence indépendante travaillant avec des prestataires indépendants, la vérification des factures fera partie intégrante de vos processus opérationnels. Facilitez-vous la vie en utilisant Bonsai.

Créez une équipe de freelances en moins d'une heure

Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, il vous sera facile de constituer une équipe de freelances à la volée. Pour obtenir les meilleurs résultats, essayez de constituer un vivier de freelances comprenant au moins 5 candidats pour chaque projet que vous souhaitez réaliser. Ainsi, si votre premier choix est occupé par d'autres projets, vous disposez au moins de deux autres personnes qui peuvent vous aider.

Une fois que vous avez parcouru votre liste de candidats présélectionnés et examiné les notes que vous avez laissées, il vous suffit de choisir le meilleur candidat pour votre projet, d'ajouter les détails du projet et de l'inviter à commencer à travailler. Conseil : il est généralement préférable d'avertir le freelance à l'avance en lui envoyant d'abord un e-mail.

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