Comment créer une signature électronique en 8 étapes

La communication électronique est clairement ancrée dans notre façon de faire des affaires, et outre les modèles de contrats et les modèles de cahier des charges, elle constitue l'un des outils les plus puissants pour les activités indépendantes. Nous consacrons du temps et de l'énergie à veiller à ce que le contenu de nos communications par courrier électronique soit, entre autres, professionnel, clair et opportun.

Après tout, les e-mails que nous envoyons sont le visage de notre entreprise.

Mais combien d'entre nous considèrent la signature de nos e-mails de la même manière ?

Une signature électronique professionnelle est aussi importante que tous les autres éléments d'une marque. Après tout, des centaines de personnes peuvent consulter ces e-mails chaque jour.

Nous devons donc consacrer du temps et de l'énergie à nous assurer que notre signature véhicule également une image positive de notre entreprise.

Vous vous demandez peut-être :

Quelle est la bonne façon de créer une signature électronique personnelle ? Quels sont les éléments essentiels ?

Nous sommes là pour vous aider à créer la signature électronique idéale en huit étapes.

1. Définissez des objectifs pour votre signature

Même si cela peut sembler exagéré pour quelque chose d'aussi simple qu'une signature électronique, il est important de prendre en compte certains objectifs clés pour votre signature électronique personnelle.

Pour commencer, prenez le temps de réfléchir au public auquel s'adressent la plupart de vos e-mails. Par exemple, s'agira-t-il de clients, de clients potentiels ou d'investisseurs ?

Une fois que vous avez déterminé cela, réfléchissez aux informations clés que vous souhaitez partager avec ces destinataires. Vous ne pouvez pas tout leur dire dans une signature, alors quels sont les messages les plus importants que vous souhaitez transmettre ?

Il peut s'agir de partager des informations sur votre dernier livre ou livre électronique. Vous souhaitez peut-être mettre en avant votre site web présentant votre portfolio de freelance.

L'objectif le plus évident de la signature est de transmettre un sentiment de professionnalisme, de fournir aux destinataires un endroit où trouver vos coordonnées et de leur permettre d'interagir avec votre marque, via des liens vers votre site web ou vos réseaux sociaux.

Réfléchissez à vos objectifs et gardez-les à l'esprit lorsque vous examinerez les autres considérations.

2. Ne compliquez pas trop les choses.

Même s'il peut sembler judicieux d'inclure toutes les informations relatives à votre entreprise dans la signature, il est préférable de rester simple. Trois ou quatre lignes de texte suffisent.

Fournissez les informations dont les gens ont vraiment besoin : votre nom, votre fonction (le cas échéant), le nom de l'entreprise et un numéro de téléphone. Si vous devez joindre votre signature électronique, vous pouvez utiliser un générateur de signature en ligne.

Si une adresse physique peut être utile à vos clients, vous pouvez également l'inclure. Mais si un client n'a jamais besoin de se rendre dans vos bureaux, il n'est pas nécessaire d'indiquer votre adresse.

Il en va de même pour les numéros de téléphone. Un client aura-t-il un jour besoin de votre numéro de fax ? Le client a-t-il besoin d'un numéro de téléphone professionnel et d'un numéro de portable ?

Vous ne devez pas inclure toutes les informations concernant votre entreprise. Choisissez ce qui est le plus important et foncez.

Pour en savoir plus sur les informations commerciales supplémentaires, poursuivez votre lecture.

3. Réfléchissez bien avant d'ajouter d'autres contenus.

Après ce contenu de base, vous pouvez envisager d'inclure quelques autres éléments :

Si votre site web est un élément clé de votre activité, vous pouvez inclure un lien direct vers celui-ci. Cela permettra également aux clients de cliquer pour obtenir plus d'informations sur l'entreprise, comme une adresse physique s'ils en ont vraiment besoin, ou un numéro de fax.

Si vous disposez d'un produit ou d'un contenu qui met en valeur votre expertise, fournissez un lien accompagné d'une brève explication. Par exemplea0:

• Auteur du livre électronique à succès « Comment rédiger une signature électronique professionnelle »
• Lisez mon dernier article de blog ici, mais n'oubliez pas de le mettre à jour !

Si votre objectif est d'augmenter le nombre d'abonnés à une newsletter ou à un blog, vous pouvez inclure un appel à l'action avec un bouton d'inscription.

Encore une fois, ne choisissez pas les trois ! Si l'un d'entre eux correspond aux objectifs de votre entreprise et à votre signature, utilisez-le. Mais juste un.

4. N'indiquez pas votre adresse e-mail.

Voici le hic :

Les gens lisent un e-mail que vous leur avez envoyé. Ils n'ont donc pas besoin d'adresse e-mail. Ils peuvent simplement cliquer sur « Répondre » s'ils souhaitent vous envoyer un e-mail.

Ne vous embêtez donc pas avec ce contenu superflu.

5. N'oubliez pas d'inclure les réseaux sociaux

Si vous êtes actif sur les réseaux sociaux et que cela représente une part importante de votre activité, ajoutez des boutons avec des liens vers vos profils actifs sur les réseaux sociaux.

Certains réseaux sociaux peuvent être plus importants que d'autres pour votre entreprise. Vous pouvez donc choisir ceux qui sont les plus pertinents ou les inclure tous.

6. Réfléchissez avant d'utiliser votre logo

Même s'il peut sembler évident d'inclure le logo de votre entreprise, ce n'est pas toujours une bonne idée.

Le logo peut prendre du temps à se charger, ce qui peut être source de frustration. Selon les caractéristiques techniques de votre récepteur, le logo peut apparaître sous forme de pièce jointe.

Cela peut finir par être contre-productif pour votre marque, en particulier si votre e-mail contient un document joint que vous souhaitez que le destinataire lise. Si vous envoyez une facture en tant que freelance ou une proposition, par exemple, deux pièces jointes peuvent compliquer les choses.

Il en va de même pour une photo de vous-même. Si vous décidez d'inclure un logo ou une photo, n'incluez pas les deux ! Cela rendra votre signature trop chargée.

Plutôt que d'utiliser le logo, envisagez d'utiliser une ou deux couleurs de votre logo et reproduisez la police et le type de caractères du logo, à condition qu'ils ne soient pas trop complexes.

7. Assurez-vous qu'il fonctionne sur mobile.

Comme pour tout ce que vous faites aujourd'hui dans un environnement électronique, vous devez vous assurer que cela est compatible avec les appareils mobiles.

Évitez les signatures trop longues, trop larges ou qui prennent trop de temps à charger. Testez-le sur plusieurs appareils mobiles. De nos jours, tout le monde utilise un smartphone, y compris pour mener ses activités professionnelles.

8. Faites toujours la même chose

Maintenant que vous avez défini votre contenu, un générateur de signature électronique vous aidera à créer une signature électronique professionnelle qui sera la même pour chaque message.

Un générateur de signature électronique garantit un design équilibré, une police cohérente et une utilisation efficace des espaces blancs. Les différents éléments de la signature électronique personnelle seront distincts, et la signature aura un aspect professionnel.

Dernières pensées

Chaque entreprise envoie des centaines, voire des milliers d'e-mails chaque jour. Ils peuvent aller d'un message généré automatiquement en réponse à une inscription à une newsletter à une note personnalisée adressée à un client potentiel.

Par conséquent, le contenu de chaque e-mail est essentiel pour l'entreprise, et la signature électronique ne fait pas exception.

La balise à la fin de vos e-mails envoie un message à tous ceux qui lisent votre note. En fait, cela peut parfois être plus important que le message lui-même.

Nos huit étapes pour créer la signature électronique idéale garantiront à votre entreprise de présenter la meilleure image possible, à chaque fois.