Frais de retard de paiement pour les freelances : maîtrise de la facturation en 2025

Il est essentiel de facturer des frais de retard aux freelances afin de maintenir la trésorerie et de garantir des paiements dans les délais. Commencez par indiquer clairement les conditions de paiement dans votre contrat, y compris le pourcentage des frais de retard et le délai de grâce. Si un paiement est en retard, envoyez un rappel poli, suivi d'un avis officiel si nécessaire. Assurez-vous que vos frais de retard sont raisonnables et conformes à la législation locale. L'utilisation d'outils tels que les logiciels de facturation permet d'automatiser les rappels et le calcul des frais. En appliquant des frais de retard, les freelances peuvent réduire les retards de paiement, améliorer leur stabilité financière et se concentrer sur leur travail sans avoir à se soucier de recouvrer leurs paiements.

De nombreux freelancers sont surpris d'apprendre qu'envoyer une facture à un client ne suffit pas toujours pour obtenir le paiement de votre modèle de facture. En fait, les retards de paiement des freelances sont une plainte courante parmi les développeurs et les concepteurs qui ont terminé un projet important et qui sont impatients d'être rémunérés pour leur contrat en ligne.

Une récente étude menée par Freelancer's Union révèle de manière douloureuse que le non-paiement des travailleurs en 2014 a touché 34 % des personnes interrogées, un chiffre stupéfiant. Parmi celles qui ont été payées, certaines ont dû attendre en moyenne 90 jours ou plus pour recevoir leur argent de clients retardataires.

Lorsque vous êtes travailleur indépendant, le temps c'est de l'argent. Il est donc important de prendre conscience de l'impact que les retards de paiement peuvent avoir sur votre activité. Il n'y a aucun intérêt à supposer que tout se passera toujours comme vous le souhaitez. En fait, il vaut mieux affronter cette possibilité de front. Heureusement, vous pouvez prendre plusieurs mesures proactives pour éviter d'avoir à passer votre temps à courir après votre argent. Nous avons également inclus nos 5 meilleures clauses relatives aux frais de retard que vous pouvez simplement ajouter à votre contrat de freelance pour vous protéger. Poursuivez votre lecture pour les télécharger.

Voici les principes de base pour recouvrer des créances et comment les frais de retard peuvent faciliter ce processus.

1. Qu'est-ce qu'un frais de retard ?

Vous n'avez pas été payé conformément aux termes de votre contrat ? Il existe une solution pour vous. Il est possible de facturer un montant supplémentaire sur votre prochaine facture sous forme de frais de retard. Que vous optiez pour un montant forfaitaire ou un pourcentage du coût du projet, c'est à vous qu'il revient de réclamer ce montant à un client qui paie en retard. Ne présumez jamais qu'ils vous paieront sans que vous le leur demandiez au préalable.

Certains freelancers appliquent des frais de retard cumulatifs, ce qui permet au montant supplémentaire de s'accumuler au fil du temps. Par exemple, si vous n'avez pas été payé pour un projet de 1 000 $ et que les conditions de votre contrat prévoient des frais de retard de 5 %, vous pouvez ajouter 50 $ à votre prochaine facture. Si elle est courante, le montant augmentera chaque mois où elle restera impayée. Les frais de retard doivent toujours être ajoutés sous forme de ligne supplémentaire sur votre facture, avec une description très claire de leur nature.

2. Sont-ils légaux ?

Dans la plupart des cas, vous êtes tout à fait en droit de demander des frais de retard. Cela suppose toutefois que les frais soient raisonnables et que vous stipuliez dès le départ (généralement dans votre contrat) qu'ils peuvent être évalués. Qu'est-ce qui est raisonnable ? Bien qu'il n'y ait pas de montant ou de pourcentage précis à respecter, le montant de vos honoraires doit sembler équitable si vous devez un jour le défendre devant un tribunal. Des frais de retard de 250 $ pour un projet de 5 000 $ semblent raisonnables ; des frais de retard de 100 $ pour un projet de 150 $ ne le sont pas.

Assurez-vous que tout contrat conclu avec un nouveau client (et tout contrat de renouvellement entre clients existants) indique clairement la date d'échéance du paiement et le mode de calcul des frais de retard. Les problèmes de communication peuvent brouiller les pistes, alors soyez clair dans les termes de votre contrat quant à la manière et au moment où le paiement doit être effectué.

Si vous exigez le paiement à la facturation, précisez-le. Si vous exigez un paiement dans les 30 jours suivant la date d'achèvement des travaux, veuillez l'indiquer. Un contrat exécutoire est le seul type de contrat que vous devriez signer !

Vous souhaitez découvrir comment créer un contrat de freelance contenant ces clauses en seulement 2 minutes à l'aide de Bonsai ? Voici comment faire !

Pour commencer, rendez-vous simplement sur votre tableau de bord Bonsai et cliquez sur « Créer un contrat » à droite.

Vous pouvez désormais choisir ou créer un client et un projet pour le contrat freelance avec frais de retard. Dans cet exemple, nous utilisons le « modèle standard ».

Au cours des deux premières étapes, vous devrez remplir les informations générales relatives au contrat, puis, une fois arrivé à la section « paiement », les choses deviennent intéressantes. C'est ici que vous ajouterez votre tarif horaire et tout paiement à prix fixe. Enfin, vous aurez la possibilité de définir les frais de retard de paiement qui conviennent le mieux à votre entreprise.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Continuer » et vous accéderez à la dernière étape du processus de création du contrat, où vous pourrez configurer la facturation.

Vérifiez tout deux fois et cliquez sur « Créer un contrat » lorsque vous êtes prêt à générer le contrat. Il sera prêt à l'emploi, vous pouvez donc l'envoyer à votre client pour qu'il le signe électroniquement.

Un processus simple, n'est-ce pas ? Si vous êtes tenté d'essayer le produit contractuel de Bonsai ou d'explorer d'autres fonctionnalités telles que les propositions ou les factures, n'hésitez pas à vous inscrire pour un essai gratuit!

3. En quoi le fait d'appliquer des frais de retard sur les factures peut-il aider mon entreprise ?

Même si des frais de retard de 5 % peuvent sembler insignifiants, ils peuvent avoir un effet très positif sur une petite entreprise. Les freelancers affirment être payés plus rapidement lorsque des frais de retard sont stipulés dans le contrat. Cela montre également à vos clients que vous êtes une entreprise légitime et professionnelle, et que vos normes de paiement sont conformes à ces valeurs. En fin de compte, lorsqu'un client constate des frais de retard, il donnera la priorité à votre paiement plutôt qu'à celui d'une autre personne qui n'a pas de frais de retard, en supposant qu'il ne puisse payer qu'un seul de vous deux ce mois-là. Comme de nombreux retards de paiement sont dus à un simple oubli, cela nous rappelle qu'il faut être attentif aux futures factures que vous pourriez émettre.

Les frais de retard ne vous rendront pas riche, mais ils peuvent vous soulager un peu du temps et de l'énergie consacrés à effectuer les paiements. Si 50 $ sur un contrat de 1 000 $ vous aident à vous sentir capable de consacrer une demi-heure de votre journée à envoyer un autre rappel de facture, vous serez moins susceptible d'être frustré par les factures impayées et considérerez la gestion des paiements comme une partie intégrante de votre travail rémunéré. Cela contribue grandement à maintenir une attitude positive dans un secteur très imprévisible.

4. Comment appliquer les frais de retard

La plupart des freelancers n'ont aucun problème à faire payer des frais de retard à leurs clients, mais il arrive parfois que certains clients les ignorent ou refusent de les payer. Pour éviter cela, mentionnez clairement les frais de retard dans votre contrat et ajoutez une note à ce sujet sur chaque facture. Une simple ligne indiquant cela suffira : «Si cette facture n'est pas réglée à la date d'échéance, des frais de retard non composés de X % s'accumuleront chaque mois sur le montant impayé. » ( Les contrats de freelance de Bonsai & incluent déjà cette mention dans leurs factures.) Votre contrat doit également indiquer clairement la date d'échéance du paiement. Consultez notre guide sur la manière de créer une facture afin de savoir quels autres détails doivent y figurer.

Pour télécharger un pack de 5 clauses de frais de retard faciles à utiliser pour les designers, les spécialistes du marketing, les développeurs, les rédacteurs, les vidéastes et bien d'autres, cliquez ci-dessous.

Si, après la date d'échéance, vous n'avez toujours pas reçu le paiement, il est nécessaire d'envoyer un e-mail ferme mais poli. Vous pouvez choisir de joindre à nouveau la facture ou de la renvoyer avec une note personnelle. Les freelancers ont eu de la chance en écrivant quelque chose comme ceci dans leur e-mail de rappel : « Je constate que votre facture n° XYZ n'a toujours pas été payée. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. Nous attendons votre paiement cette semaine. Des frais de retard de paiement de 5 % seront facturés sur les factures futures impayées. Merci de votre confiance.

Si vous ne recevez toujours pas le paiement, vous pouvez commencer à inclure les frais de retard dans vos factures. Vous devriez également réfléchir à la question de savoir si vous souhaitez continuer à fournir des services à ce client. Bien qu'il existe de bonnes raisons pour lesquelles des paiements peuvent être manqués (par exemple, un comptable en congé), tout problème non résolu dans un délai d'environ un mois devrait être considéré comme un signal d'alarme indiquant qu'il ne s'agit pas du type de client avec lequel vous souhaitez continuer à travailler.

Les frais de retard suffisent généralement à faire payer les freelancers, mais dans les rares cas où ce n'est pas le cas, vous pouvez percevoir les frais de retard en plus du montant initial de la facture lorsque vous faites appel à une agence de recouvrement ou si vous engagez une procédure judiciaire pour obtenir le paiement.

Vous ne devriez pas renoncer à un paiement en retard. Bien que cela soit rare, certains freelancers ont attendu un an ou plus pour être payés ! Ne négociez jamais un paiement inférieur ou une remise des frais de retard en échange du paiement. Si un client vous doit de l'argent et souhaite régler ses comptes, il doit être prêt à payer la totalité de la somme due.

Une note sur la ville de New York

Si vous avez déjà travaillé avec un client de New York, vous disposez désormais d'une autre option pour les recouvrements. Selon la récente loi « Freelance Isn't Free », toute facture non payée à la date d'échéance du contrat ou 30 jours après la prestation des services (lorsqu'aucune date n'est précisée) peut faire l'objet d'une plainte officielle auprès du Bureau des politiques et normes du travail (OLPS) de la ville de New York. Si l'affaire est jugée en faveur du travailleur indépendant, le coût de la facture peut être doublé par rapport au montant initial. (Ceci ne concerne que les cas qui ne font actuellement pas l'objet d'un recouvrement ou d'une procédure devant un tribunal des réclamations.)

Les frais de retard sont raisonnables.

N'oubliez pas que les frais de retard ne doivent pas être considérés comme une sanction. Cela ne doit pas nécessairement devenir une accusation personnelle contre votre client, et cela ne doit jamais être considéré autrement que comme un coût inhérent à l'activité commerciale. Toutes les moyennes et grandes entreprises imposent ce type de frais, et votre client y est probablement habitué. En tant que freelance disposant d'un temps limité et incapable d'organiser votre journée comme le ferait une entreprise, il est d'autant plus important pour vous de revendiquer vos heures de travail et d'être rémunéré en conséquence.

Les frais de retard vous aident à rester rentable et efficace, et encouragent vos clients à effectuer leurs paiements dans les délais impartis, le tout de manière très professionnelle. Commencez à gérer votre activité freelance grâce à un essai gratuit de Bonsai et soyez payé plus rapidement.