Frais d'agence : comment définir, modifier et optimiser la structure tarifaire de votre agence

Ne l'édulcorons pas : réaliser des bénéfices est l'objectif principal de chaque agence. Cependant, cela était apparemment beaucoup plus facile dans le passé. Il y avait moins de concurrence, plus de valeur attachée aux compétences agences apporter à la table et renforcer la relation client-agence.

Dans un tel environnement, les agences n'ont pas souffert de budgets insuffisants ou de pressions constantes (gênantes) pour justifier leurs frais. Au lieu de cela, ils étaient bien payés, généralement sur la base de taux de commission sains ou favorables cartes de tarifs d'agence.

Aujourd'hui, le paysage des frais d'agence est très différent.

Mais ne vous inquiétez pas ; vous pouvez toujours rentabiliser votre agence, même dans ces circonstances. Il vous suffit de choisir la bonne structure de frais d'agence, de savoir quand l'ajuster et de mettre en œuvre ces changements de manière adéquate. Ce guide est là pour vous aider dans chacune de ces étapes critiques.

Structures tarifaires des agences 101

Avant de nous plonger dans la complexité des structures d'honoraires d'agence, introduisons quelques principes de base.

Que sont les frais d'agence ?

Les frais d'agence sont des frais pour les services qu'une agence fournit aux clients. Considérez ces frais comme une compensation pour l'expertise, le temps et les ressources investis par l'agence.

Ces frais peuvent toutefois prendre différentes formes. C'est là que la discussion sur les structures de frais d'agence entre en jeu.

Les structures tarifaires des agences dictent la manière dont les agences facturent les services fournis aux clients. Par exemple, ils peuvent leur facturer un taux fixe à l'avance ou adopter une approche variable en fonction de facteurs tels que le temps, la portée du projet et les performances.

Quoi qu'il en soit, la structure des frais d'agence est généralement clairement définie dans le contrat agence-client. Cela garantit que les deux parties sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne le montant du paiement, le calendrier de fréquence et d'autres détails essentiels.

Mais comment les agences calculent-elles ces frais ?

Tout dépend. Les frais d'agence peuvent être influencés par la nature des services fournis, les normes du secteur et le modèle commercial de l'agence. Toutefois, ces frais peuvent également varier en fonction de facteurs spécifiques au client, tels que la complexité de la tâche, la taille de l'entreprise du client et son secteur de niche.

Bien entendu, ni les frais d'agence ni les structures des frais d'agence ne sont immuables.

Votre activité a-t-elle évolué ? Envisagez une nouvelle structure tarifaire. La structure tarifaire initiale s'est-elle révélée non rentable pour votre agence ? Il est temps d'en créer un nouveau !

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Structures de frais d'agence : les types les plus populaires

Définir la structure tarifaire adaptée à votre agence n'est pas une tâche facile. N'oubliez pas que cette décision à elle seule peut déterminer si votre agence est rentable ou non. Sans parler de tous les facteurs impliqués dans cette décision, notamment les coûts d'agence souvent exorbitants et les tendances en constante évolution du secteur.

Mais tout d'abord, vous devez comprendre les options qui s'offrent à vous. Bien entendu, une compréhension approfondie des structures d'honoraires d'agence vous permettra également de détailler ultérieurement la structure choisie pour vos clients.

Avant d'examiner les structures de frais d'agence spécifiques, listons (et expliquons) les catégories plus générales de ces modèles de tarification :

• Basé sur les entrées. Ces barèmes de frais d'agence dépendent principalement des efforts (ou des contributions) que votre agence déploie pour fournir des services aux clients. Ces structures s'appuient sur des logiciels tels que Bonsaï pour suivre les heures, les tâches et les ressources investies dans la réalisation d'un projet.
• Basé sur les sorties. Les structures de frais d'agence basées sur les résultats se concentrent sur le nombre de produits livrables (par exemple, pages Web, concepts de conception, campagnes marketing) produits pour le client.
• Basé sur les résultats. Avec une tarification basée sur les résultats, l'agence se concentre sur la qualité de sa production plutôt que sur la quantité. En d'autres termes, la tarification est déterminée en fonction des résultats mesurables obtenus pour l'activité du client (par exemple, les prospects, les conversions, les ventes).
• Basée sur la valeur. Les structures tarifaires basées sur la valeur sont similaires à leurs homologues basées sur les résultats, mais la tarification est déterminée en fonction de la valeur perçue des services plutôt que de résultats mesurables. Il s'agit du modèle de tarification le plus vague, que seules les agences jouissant d'une excellente réputation peuvent appliquer.

Une fois les bases posées, discutons des structures de frais d'agence les plus populaires parmi lesquelles vous pouvez choisir.

1. Structure tarifaire fixe

La structure tarifaire fixe a un nom assez explicite. Il s'agit de facturer aux clients un montant prédéterminé (ou fixe) pour les services fournis. Dans cette structure, le temps, les ressources ou les résultats nécessaires à la prestation de ces services n'ont pas d'importance.

Cette structure de frais d'agence basée sur les résultats est également souvent qualifiée de « basée sur les projets » car elle lie les frais directement à l'achèvement d'un projet ou d'un autre produit livrable.

À qui convient le mieux la structure tarifaire fixe ?

La structure tarifaire fixe convient mieux aux agences dont les projets ont une portée clairement définie, ce qui leur permet d'estimer correctement la quantité de travail nécessaire pour mener à bien le projet.

Un excellent exemple est un design graphique agence proposant un package fixe pour la conception d'un logo, qui comprend un nombre spécifique de concepts initiaux, de révisions et de livrables finaux. Il en va de même pour les agences de rédaction de contenu qui publient un certain nombre d'articles avec un nombre de mots prédéterminé (indépendamment de la complexité et du temps passé à rédiger chaque article).

Les avantages de la structure tarifaire fixe

Pas moins de 80 % des clients considèrent la transparence comme l'une des principales priorités de leurs relations avec les agences. La transparence est précisément ce que les clients obtiennent avec cette structure d'honoraires, car le coût total d'un projet est convenu à l'avance et reste inchangé. Cela permet d'éliminer les éventuelles confrontations ou désaccords concernant le prix final.

Mais les clients ne sont pas les seuls à aimer cette structure. Il en va de même pour les agences dotées d'un budget limité qui doivent planifier (et allouer) leurs ressources de manière efficace.

Les inconvénients de la structure tarifaire fixe

Étant donné que la structure tarifaire fixe est généralement basée sur les projets, le personnel de votre agence travaillant pour un client spécifique varie probablement d'un projet à l'autre. Cela peut être rebutant pour les clients qui attachent de l'importance à la cohérence et préfèrent travailler avec des membres de l'équipe qui leur sont familiers.

De plus, quelle que soit votre expérience (et celle des membres de votre équipe), vous pouvez mal évaluer le temps et les efforts nécessaires pour mener à bien un projet. Si vous sous-estimez ces deux facteurs, votre agence perdra probablement des revenus.

2. Structure des taux horaires

La structure des taux horaires est un modèle basé sur les données d'entrée dans lequel la tarification est déterminée par le nombre d'heures consacrées à un projet. Chaque heure est facturée selon un taux horaire prédéterminé, qui peut varier en fonction du rôle et du niveau d'expertise impliqués.

Pour que cette structure tarifaire fonctionne, votre agence doit utiliser un outil de gestion d'entreprise fiable tel que Bonsai, doté de capacités de suivi du temps. Après tout, la dernière chose que vous voudriez, c'est que le client mette en doute l'exactitude des heures facturées.

À qui convient le mieux la structure tarifaire horaire ?

Si votre agence travaille sur des projets dont la portée ne peut pas être clairement définie, cette structure d'honoraires pourrait être le bon choix. Par exemple, consultant les agences utilisent généralement des barèmes horaires car ces agences offrent des conseils spécialisés, des analyses et des services d'expertise dont la durée peut varier.

La structure des frais horaires fait également des merveilles pour les startups qui n'ont pas encore appris combien de temps et de main-d'œuvre sont impliqués dans chaque type de projet.

Les avantages de la structure tarifaire horaire

La structure des frais horaires est nettement plus flexible que le modèle d'honoraires fixes car elle permet aux agences de se payer le luxe de mal évaluer la portée d'un projet. Si le projet s'avère plus complexe et prend plus de temps que prévu initialement, l'agence peut facturer des heures supplémentaires. Ce modèle garantit que les employés de l'agence sont payés équitablement pour tous les efforts et le temps consacrés à un projet.

Les inconvénients de la structure tarifaire horaire

La structure des frais horaires peut être une pente glissante pour certaines agences. Certains employés peuvent commencer à « augmenter » leurs heures de travail ou à travailler de manière inefficace pour augmenter leur temps facturable. Cela peut entraîner une culture d'entreprise défavorable et éroder la confiance entre l'agence et ses clients.

Mais supposons que toutes les heures facturées soient suivies et comptabilisées avec précision. Même dans ce cas, les clients peuvent avoir des problèmes avec la facture finale, surtout si elle dépasse largement leurs attentes initiales.

Utilisez Bonsai pour suivre et facturer votre temps avec précision

Lorsque vous facturez vos heures, vous devez vous assurer que votre temps est correctement suivi afin d'éviter de sous-facturer vos clients. La solution la plus précise consiste à utiliser un outil de suivi du temps tel que Bonsai.

Avec Bonsai, vous pouvez suivre les heures de travail de votre équipe et générer des feuilles de temps précises. Vous obtiendrez des rapports instantanés sur le temps consacré aux tâches et pour chaque projet.

La fonction de suivi du temps de Bonsai simplifie la gestion efficace du temps de votre équipe. Voici un guide pour suivre avec précision les heures facturables de votre équipe :

• Suivez le temps que vous consacrez aux tâches à l'aide de la minuterie intégrée. Vous pouvez choisir si votre temps est facturable ou non facturable et définir votre tarif facturable.
• Consultez vos feuilles de temps - Visualisez facilement où le temps est passé grâce aux nouvelles feuilles de temps de Bonsai. Cela permet de fournir des informations pour améliorer la productivité de l'équipe

• Définissez la capacité des membres de votre équipe - Vous pouvez définir la capacité hebdomadaire de chaque membre de l'équipe afin de garantir l'équilibre de la charge de travail. Surveillez s'ils sont surchargés ou sous-chargés de travail et répartissez le travail de manière égale entre les projets et les clients.
• Explorez l'onglet Insights : obtenez une vue claire des heures facturables et non facturables dans l'onglet Insights. Analysez le temps suivi pour optimiser la productivité et les heures facturables au sein de votre équipe.
• Transformez vos données facturables en factures. Sur chaque projet, vous pouvez facilement voir vos heures facturables, vos heures non facturées, vos heures totales et le montant non facturé. Vous pouvez cliquer sur « Facturation des heures non facturées » pour générer une facture. Il créera une nouvelle facture avec votre feuille de temps des heures non facturées. Les taux horaires que vous avez ajoutés lors du suivi seront automatiquement ajoutés pour calculer le montant total de la facture.

• Obtenez des informations sur l'utilisation de votre équipe. Vous serez en mesure de surveiller l'utilisation totale et facturable de votre entreprise, de suivre votre taux d'utilisation de l'agence et obtenez des informations claires sur la rentabilité de votre équipe.

3. Structure des honoraires d'acompte

Le structure des honoraires d'acompte diffère des autres structures de cette liste à plusieurs égards. Tout d'abord, ces frais sont presque toujours payés d'avance dans leur intégralité. L'objectif ? Sécurisation des services de l'agence sur une période déterminée. Dans la plupart des cas, cette période est d'un mois, d'un trimestre ou d'une année. De plus, ces frais ne sont pas basés sur des projets spécifiques, mais plutôt sur l'engagement de l'agence à fournir une expertise, des ressources et un soutien pendant la période de mandat.

Considérez les honoraires comme un acompte sur les services futurs fournis par l'agence. Bien entendu, « acompte » est le mot clé ici, car les frais d'acompte ne couvrent pas le coût total des services fournis. Elle ne garantit souvent ces services qu'aux clients, tandis que les salaires horaires sont calculés et payés séparément.

À qui convient le mieux la structure des honoraires d'honoraires ?

La structure des honoraires est idéale pour les entreprises engagées pour représenter des clients dans des domaines spécifiques de façon continue. Cela inclut, bien entendu, légal services mais peut également faire référence à des agences de relations publiques et à des sociétés de support informatique.

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Pour maximiser le potentiel de revenus de votre agence, nous vous recommandons d'utiliser des contrats de fidélisation avec vos clients. Cela contribue à apporter stabilité et tranquillité d'esprit à votre entreprise. Il vous suffit d'obtenir un contrat écrit qui décrit clairement la durée, le nombre d'heures incluses, le tarif de base et le taux horaire pour le travail supplémentaire, le cas échéant.

Créer un contrat de mandat dans Bonsai ne prend que quelques minutes ! Choisissez d'abord votre modèle de contrat, puis sélectionnez le client et le projet auxquels il est associé.

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Configurez ensuite vos informations de paiement et saisissez le montant de votre acompte.

Enfin, vous pourrez consulter le contrat et planifier l'envoi automatique de vos factures.

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Les avantages de la structure des honoraires d'honoraires

Contrats de fidélisation fournir aux agences des flux de revenus prévisibles et stables. Cela leur permet de mieux planifier et d'allouer des ressources, renforçant ainsi leur stabilité financière globale. De plus, à condition que les heures soient suivies avec précision, l'agence sera toujours rémunérée équitablement en fonction de ses efforts.

Les inconvénients de la structure des honoraires d'honoraires

Si une agence dépend trop des contrats d'honoraires, elle pourrait avoir du mal à diversifier ses revenus. Bien entendu, devenir dépendant d'un petit nombre de clients est voué à la catastrophe, car cela rend l'agence vulnérable aux fluctuations de la demande des clients.

De plus, certains clients peuvent avoir l'impression de ne pas tirer pleinement parti des services de l'agence, ce qui les oblige à constamment en démontrer la valeur et à justifier les frais (c'est le pire des scénarios pour de nombreuses agences !).

4. Structure tarifaire basée sur les commissions

Le basé sur des commissions La structure tarifaire est un modèle de tarification basé sur les résultats dans lequel l'agence est payée en fonction des résultats que ses livrables génèrent pour le client. Ces frais prennent généralement la forme d'un pourcentage des recettes générées en conséquence directe des efforts de l'agence.

Alors, par exemple, que signifient des frais d'agence de 20 % pour un marketing entreprise ? Cela signifie que si ses campagnes aident le client à générer 50 000$ de revenus, l'agence recevra 10 000$ pour ses services. C'est pourquoi les structures d'honoraires basées sur les commissions sont souvent appelées modèles « basés sur la performance », car elles lient directement la rémunération de l'agence à la performance ou aux résultats obtenus pour le client.

À qui convient le mieux la structure tarifaire basée sur les commissions ?

La structure tarifaire basée sur les commissions convient le mieux aux agences de marketing et de vente d'affiliation et à toute autre organisation susceptible d'influencer directement la performance financière des activités de leurs clients.

Cette structure tarifaire peut également bénéficier aux startups qui souhaitent faire leurs preuves et attirer de nouveaux clients. Ces nouvelles agences peuvent utiliser Bonsaï Gestion de la relation client (CRM) capacités à attirer de nouveaux clients et à renforcer progressivement la crédibilité dans le secteur.

Les avantages de la structure tarifaire basée sur la commission

Lorsqu'il s'agit de concilier les intérêts du client et ceux de l'agence, il n'y a rien de mieux que la structure d'honoraires basée sur les commissions. D'une part, les clients ne paieront pour les services que s'ils donnent des résultats. Et même lorsqu'ils investissent des ressources importantes, ils savent exactement pour quoi ils payent. D'autre part, les agences seront incitées à travailler dur, car plus d'efforts signifie généralement plus d'argent.

Les inconvénients de la structure tarifaire basée sur la commission

On peut dire que l'inconvénient le plus important de la structure tarifaire basée sur les commissions est son imprévisibilité. Bien sûr, l'agence bénéficiera énormément d'un projet réussi. Mais il risque également de gagner beaucoup moins (voire rien) si le projet ne répond pas aux attentes. Le pire de tout ? Des facteurs externes indépendants de la volonté de l'agence sont souvent à l'origine de l'échec du projet. Cela signifie que quels que soient les efforts déployés par l'agence, elle peut toujours échouer.

Comment choisir la bonne structure de frais d'agence

Il n'y a pas deux agences identiques. Le bon choix pour votre agence dépendra énormément de ses circonstances spécifiques. Néanmoins, quelques conseils généraux peuvent vous aider à faire le bon choix pour votre agence. Et n'oublions pas que même si vous faites une erreur, vous pouvez toujours modifier la structure de vos frais d'agence. La mise en œuvre d'une modification réussie sera abordée plus loin dans ce guide.

Pour l'instant, revenons aux conseils pour choisir la bonne structure de frais d'agence.

1. Comprenez les points forts de votre agence

La structure tarifaire que vous avez choisie doit tirer parti de vos points forts et positionner votre agence pour réussir dans votre créneau. Par exemple, si votre écriture L'agence compte des rédacteurs hautement qualifiés et rapides, la structure d'honoraires fixes est probablement la solution.

2. Connaissez vos clients

Comprendre ce que veulent vos clients, comment ils pensent et quelles sont leurs capacités financières vous aidera à déterminer le modèle de tarification le plus rentable pour votre agence. Supposons que vous travailliez principalement avec petites entreprises. Vous ne pouvez pas vraiment vous attendre à ce qu'ils vous donnent carte blanche sur les prix, n'est-ce pas ?

3. Évaluer les types de projets

La complexité, la durée et la portée des projets de votre agence devraient vous aider à déterminer la structure tarifaire la plus appropriée. Si ceux-ci varient considérablement d'un projet à l'autre, dites adieu aux structures de frais basées sur les intrants.

4. Évaluer les objectifs financiers

Êtes-vous du genre à penser « risque élevé, récompense élevée » ? Si c'est le cas, vous pouvez probablement prospérer grâce à une structure de frais d'agence basée sur la performance. Si, toutefois, vous accordez de l'importance à la stabilité et à la prévisibilité des revenus, pensez à la structure des honoraires.

5. Pensez à l'évolutivité

Si vous vous en tenez à une structure tarifaire unique, il doit s'agir d'un modèle qui peut fonctionner pour tous vos clients (que vous en ayez 10 ou 10 000).

Comment réussir à modifier la structure des frais d'agence

Idéalement, vous trouverez rapidement un modèle de tarification adapté à tous vos projets (et clients) et vous vous y tiendrez au fur et à mesure que vous développerez votre activité. Malheureusement, le scénario idéal ne correspond pas toujours à la réalité. Alors, que devez-vous faire si vous vous rendez compte qu'une structure tarifaire ne fonctionne pas ?

Commençons par ce que vous ne devriez pas faire, c'est-à-dire rester les bras croisés. Il en va de même si vous vous rendez compte que le prix de vos services n'est plus soutenable. Après tout, même une amélioration de 1 % des prix peut entraîner Hausse de 11,1 % dans vos bénéfices.

Dans ces situations, la seule solution est le changement.

Mais comment réussir à modifier la structure tarifaire de votre agence sans aliéner votre clientèle existante ? Voici quelques conseils.

Il y a un temps et un lieu pour chaque chose

La dernière chose à faire est d'aveugler votre client en lui faisant subir des modifications inattendues de votre structure tarifaire (ou de vos frais, d'ailleurs). S'il existe un accord, vous devez le respecter tant qu'il est en vigueur. Essayez de forcer un changement, et vous risquez de nuire à la confiance que vous avez établie avec votre client et de mettre fin à votre relation.

Bien entendu, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas entamer une conversation sur un changement potentiel à aucun moment de votre collaboration. Les meilleurs moments pour le faire sont les suivants :

• Lors d'une présentation d'un nouveau projet. Les pitchs sont généralement utilisés pour évaluer l'intérêt du client et définir les attentes en matière de collaboration. C'est également le moment idéal pour discuter des prix et des structures tarifaires.
• Lors d'une évaluation des performances. Dans la plupart des cas, une modification de la structure tarifaire est nécessaire en raison de la piètre performance de la structure tarifaire existante. Alors, quel meilleur moment pour signaler ce changement que lors d'une évaluation des performances ? Expliquez à votre client (en détail) pourquoi une nouvelle structure est nécessaire et comment ce changement affectera votre future collaboration.
• Lors d'un renouvellement de contrat. Une fois que votre contrat avec le client expire, vous êtes libre d'en négocier un nouveau. Il va sans dire qu'il s'agit d'une occasion idéale de changement. Néanmoins, il serait préférable de prévenir votre client avant le renouvellement pour éviter qu'il ne se sente coincé.

Il est essentiel de jeter les bases

Comme nous l'avons mentionné, le choix d'une structure tarifaire peut améliorer ou défaire la rentabilité d'une agence. Il est donc essentiel de ne pas prendre de décisions trop hâtives concernant cette structure. Voici un aperçu des étapes à suivre (et des questions que vous devriez vous poser) avant de décider d'un changement :

• Évaluez la situation actuelle. (Votre agence réalise-t-elle des bénéfices ?)
• Établissez des objectifs clairs. (À quoi ressemble le succès de votre agence ? Pouvez-vous y parvenir en modifiant la structure de vos frais d'agence ?)
• Interrogez tous les membres de l'équipe. (La plupart des membres de l'équipe sont-ils d'accord avec ce changement ? Cela leur facilitera-t-il la tâche ?)
• Dialogue ouvert avec C-Suite. (La plupart des dirigeants [en particulier ceux des finances et des ventes] trouvent-ils le changement justifié ?)
• Recueillez des analyses fiables. (Les données sont-elles suffisantes pour étayer la nécessité d'une modification de la structure tarifaire ?)

La dernière étape peut également être utilisée pour expliquer le changement à vos clients. N'oubliez pas que les données sont plus éloquentes que les mots. Mieux encore, vous pouvez également utiliser ces données pour améliorer votre agence dans d'autres domaines, tels que gestion des ressources.

Ne ménager aucun détail est la voie à suivre

Si vous envisagez de modifier quelque chose auquel le client s'est habitué (qu'il s'agisse du prix du service ou de la structure tarifaire), la transparence est essentielle. Fournir à vos clients toutes les informations nécessaires vous aidera à réduire le risque de les perdre.

Voici quelques points que vous pouvez aborder au cours de cette explication :

• Les effets de la modification de la structure tarifaire sur votre relation client-agence (le cas échéant)
• Les avantages du changement pour le talent, la créativité et les niveaux de service de l'agence
• Les « preuves » que le changement est nécessaire (par exemple, à l'aide de rapports provenant de Bonsaï)

Mais que se passe-t-il si le client réagit mal à la modification proposée ?

La réponse est simple : tenez-vous-y.

Si vous êtes certain que le changement en question rendra votre agence plus rentable à long terme, perdre quelques clients est un petit prix à payer. N'oubliez pas qu'il y en aura toujours de nouvelles tant que vous resterez fidèle à vos valeurs et que vous obtiendrez des résultats.

Protégez vos résultats

Une structure de frais d'agence bien conçue (et choisie) fera des merveilles pour votre entreprise. Cela permettra à chaque membre de l'équipe de se sentir apprécié, de favoriser de solides relations avec les clients et de maximiser la rentabilité globale. Ce seul facteur peut faire la différence entre prospérer et atteindre à peine le seuil de rentabilité.

Portez donc une attention particulière à cette décision lors de la planification de la stratégie financière de votre agence.

Efforcez-vous de comprendre les dépenses réelles de votre agence, d'établir un périmètre de travail clair et d'évaluer l'élasticité-prix de votre client, et votre décision finale devrait être gagnante.

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