Comprendre les types de hiérarchie des agences et leurs avantages

Dans toute agence, il est utile que les employés à tous les niveaux comprennent leur rôle au sein du collectif. Une hiérarchie claire au sein de l'agence apporte structure et ordre, permettant à chacun de savoir où il se situe dans la chaîne de commandement. Cependant, il n'existe pas qu'un seul type de hiérarchie au sein des agences. En fait, plusieurs variétés sont utilisées aujourd'hui, certaines étant beaucoup plus flexibles que d'autres.

Ce guide passe en revue certaines des variantes les plus courantes de la hiérarchie des agences, en explorant leurs avantages et leurs meilleurs cas d'utilisation.

Qu'est-ce qu'une hiérarchie d'agence ?

Commençons par définir clairement le terme « hiérarchie des agences ». À l'instar d'une hiérarchie d'entreprise, une hiérarchie d'agence est un système utilisé par une agence pour organiser ses employés en groupes et en postes. En général, elle répartit les employés dans différents services, tels que « Marketing » ou « Ventes », en fonction de leurs rôles et compétences, et définit la chaîne hiérarchique de chaque service.

L'importance des hiérarchies au sein des agences

Bien qu'il soit possible de diriger une agence sans hiérarchie claire et bien définie, cela n'est pas recommandé. De nombreux experts s'accordent à dire qu'une hiérarchie est essentielle à la réussite. Ils apportent structure et organisation à l'ensemble du personnel, ce qui peut contribuer à améliorer l'efficacité, la productivité, le moral, etc.

Voici quelques-uns des principaux avantages associés aux hiérarchies des agences.

Avantage n° 1 – Organisation et efficacité

Naturellement, le principal avantage de toute hiérarchie au sein d'une agence est l'organisation. Le but même d'une hiérarchie est d'organiser les travailleurs en différents groupes, équipes ou départements. Cela permet à chacun de connaître sa place, mais aussi de définir le fonctionnement de l'entreprise, qui dirige chaque service et comment fonctionne la chaîne hiérarchique.

On ne saurait sous-estimer l'importance de l'organisation. Comme mentionné ci-dessus, cela peut influencer directement les niveaux de productivité et l'efficacité générale d'une agence. Grâce à une structure organisée, les flux de travail ont tendance à être beaucoup plus rapides, car chacun connaît ses responsabilités et sait à qui il doit rendre compte. Cela est particulièrement pertinent dans le monde ultra-concurrentiel d'aujourd'hui, où les agences doivent maintenir des taux de productivité élevés pour rester dans la course face à leurs rivaux.

Avantage n° 2 – Communication et collaboration

Un autre avantage d'une structure organisationnelle bien organisée est qu'elle facilite la communication et la collaboration entre les employés. Par exemple, dans un service marketing clairement défini, tous les membres de ce service doivent savoir à qui s'adresser et avec qui travailler pour les projets liés au marketing. 

De plus, grâce à la chaîne hiérarchique claire établie dans la plupart des agences, les employés à différents niveaux sauront à qui ils doivent rendre compte. Cela aide les responsables et autres personnes occupant des postes à responsabilité à rester informés de l'avancement des projets et des autres actualités sur le lieu de travail. Dans le même temps, les managers et autres figures d'autorité trouveront plus facile de déléguer des tâches à leurs subordonnés.

Avantage n° 3 – Fidélité et moral

Une structure organisationnelle solide contribue également à renforcer la loyauté et le moral des employés. Lorsque les travailleurs sont répartis en équipes clairement définies, ils ont tendance à développer un sentiment d'appartenance et de camaraderie plus fort avec leurs collègues spécialistes. Cela contribue à développer un esprit d'équipe, chacun travaillant ensemble vers un objectif commun.

À long terme, cela peut également favoriser un environnement de travail plus agréable, où les employés sont plus enclins à devenir des membres fidèles et durables de l'équipe. Cela aide l'agence à retenir les talents et à réduire le taux de rotation du personnel. En d'autres termes, vous perdrez moins de temps à remplacer et à recruter des membres de votre équipe et vous aurez plus de temps et d'énergie à consacrer à votre travail.

Les défis liés aux hiérarchies au sein des agences

Si les hiérarchies au sein des agences ont clairement un rôle important à jouer et apportent de nombreux avantages à l'entreprise, elles peuvent également présenter des défis et des obstacles à surmonter. Voici quelques exemples et conseils pour les éviter.

Défi n° 1 – Entraver la communication entre les équipes

Si une hiérarchie solide au sein d'une agence peut faciliter la communication entre les employés d'une même équipe ou d'un même service, il n'en va pas toujours de même en ce qui concerne la communication entre différentes équipes. En effet, certaines hiérarchies peuvent en réalité limiter la collaboration entre les services, rendant difficile, par exemple, la collaboration entre les membres de l'équipe commerciale et ceux du service marketing.

Dans certains cas, les employés d'une équipe peuvent même ne pas juger nécessaire de communiquer avec des personnes extérieures à leur propre service. Ils pourraient également souhaiter discuter avec des collègues d'autres équipes, mais ne savent pas comment s'y prendre. Cela peut ralentir l'avancement de certains projets, frustrer les travailleurs et entraîner des conflits et des retards.

Heureusement, il existe des moyens simples d'éviter cela, comme l'utilisation d'une structure hiérarchique qui facilite la communication entre les équipes, telle que le modèle matriciel (plus d'informations à ce sujet ci-dessous). Les responsables peuvent également (ou en complément) organiser régulièrement des réunions rassemblant les chefs des différents services. 

Défi n° 2 – Rivalités et concurrence

Un autre défi potentiel pouvant survenir en raison des hiérarchies au sein des agences est l'émergence de rivalités entre les équipes. Les employés peuvent commencer à avoir l'impression d'être en concurrence directe avec d'autres services, cherchant à les surpasser et à les devancer, plutôt que de travailler ensemble vers les mêmes objectifs.

D'une part, cela pourrait être considéré comme un avantage. Après tout, un certain niveau de compétition amicale peut être sain sur le lieu de travail. Cependant, les rivalités interdépartementales intenses sont souvent plus néfastes que bénéfiques. Ils peuvent amener les équipes à prendre des décisions uniquement dans leur propre intérêt, voire à prendre des mesures pour entraver les progrès des autres équipes.

Une fois encore, il existe des mesures qui peuvent être prises pour éviter que cela ne se produise. La meilleure méthode consiste à mettre l'accent sur la cohésion, en encourageant les équipes à se sentir unies dans leur quête d'un objectif commun. Il est également important de maintenir un équilibre entre les différents services, en fournissant à chacun les ressources et le soutien dont il a besoin pour prospérer.

Défi n° 3 – Retards dans les projets

Malheureusement, certains styles hiérarchiques au sein des agences peuvent également retarder les projets, ce qui les conduit à manquer leurs délais et à faire face à des processus décisionnels plus lents. Cela est particulièrement probable dans les hiérarchies comportant de nombreux niveaux d'autorité, avec plusieurs responsables, sous-responsables, superviseurs, etc. Avec autant de personnalités influentes impliquées dans les décisions importantes, les retards sont fréquents.

Par exemple, avant qu'une certaine action puisse être entreprise, elle doit être approuvée par plusieurs responsables issus de différents départements. Cela nuit non seulement à la productivité, mais peut également affecter la réputation de l'agence. Si les clients constatent que les travaux n'avancent pas et que les délais ne sont pas respectés, ils pourraient décider de confier leur projet à quelqu'un d'autre.

Pour remédier à cela, vous n'avez pas nécessairement besoin d'apporter des changements hiérarchiques. Au lieu de cela, ajustez les flux de travail afin d'optimiser l'efficacité. Si vous constatez que certains processus ne sont pas exécutés aussi rapidement qu'ils le pourraient ou que des retards récurrents vous ralentissent, identifiez les causes profondes et modifiez les politiques afin de les résoudre.

Les types de hiérarchies au sein des agences

Il existe plusieurs structures hiérarchiques d'agence parmi lesquelles choisir. En général, ils se divisent en deux grandes catégories : mécanistes et organiques. Les hiérarchies mécanistes sont celles que la plupart des gens connaissent le mieux, avec une figure centrale d'autorité au sommet et des lignes hiérarchiques claires descendant vers chaque équipe respective. Ils ont une structure formelle et centralisée.

Les hiérarchies organiques sont beaucoup plus fluides et flexibles. Ils ont un faible niveau de formalisation, avec des lignes de communication fluides et des rôles plus polyvalents pour les employés. Dans ce type de système, les travailleurs peuvent avoir plus de mal à définir leur rôle, car ils assument diverses tâches en fonction des besoins changeants de l'agence. Dans certaines agences, ce type de hiérarchie peut être plus adapté qu'un modèle mécaniste.

Cependant, si nous examinons de plus près les hiérarchies des agences, nous découvrirons toute une série de sous-types ou de modèles que les agences pourraient envisager, tels que le modèle traditionnel, le modèle matriciel et le modèle « pod ». Voici un aperçu des structures hiérarchiques les plus courantes, avec leurs avantages et leurs inconvénients respectifs.

La hiérarchie traditionnelle des agences

Si vous imaginez une hiérarchie dans votre esprit, vous penserez probablement au modèle traditionnel. Elle est généralement représentée par la forme pyramidale classique, avec le patron de l'entreprise au sommet, puis plusieurs niveaux d'employés en dessous, avec des niveaux d'autorité décroissants, se ramifiant en différents groupes ou départements.

Très centralisée, c'est l'incarnation ultime de la hiérarchie mécaniste. Il divise l'ensemble du personnel en catégories distinctes en fonction de leur rôle et de leur statut au sein de l'agence dans son ensemble. Il définit également la chaîne hiérarchique de chaque service, avec les responsables ou les directeurs au sommet et les employés en dessous.

Les avantages de ce modèle sont notamment sa clarté et son efficacité. C'est un modèle très facile à comprendre, où chaque employé connaît sa place et peut clairement voir son propre potentiel de promotion et d'évolution de carrière à mesure qu'il gravit les échelons hiérarchiques. En revanche, la rigidité de ce modèle peut étouffer la créativité et entraver la communication entre les équipes et les services. 

Dans l'ensemble, le modèle traditionnel est sans doute le mieux adapté aux agences hautement spécialisées qui offrent des services spécifiques, comme le conseil, ou aux agences plus importantes qui tirent profit d'une structure organisée.

La hiérarchie de l'agence Matrix

Le modèle matriciel présente de nombreux points communs avec le modèle traditionnel. Il dispose d'une direction claire au sommet de la chaîne alimentaire, avec des niveaux hiérarchiques successifs qui se ramifient vers le bas. Cependant, il s'agit d'une option légèrement plus flexible, conçue pour faciliter considérablement le travail interdivisionnel et la formation d'équipes.

Dans ce système, chaque département ou équipe est clairement défini, mais il existe davantage de liens entre eux, d'où le nom « Matrix ». Chaque employé rend compte non seulement à son propre chef de service spécialisé, mais également à un chef de projet distinct, qui supervise les employés de différentes équipes, comblant ainsi les écarts entre les groupes.

À bien des égards, le modèle matriciel vise à offrir le meilleur des hiérarchies mécanistes et organiques. Il conserve la structure claire du modèle traditionnel, mais introduit la flexibilité indispensable qui peut aider les agences à agir plus efficacement. En revanche, les systèmes de reporting uniques associés à ce modèle peuvent être un peu déroutants, en particulier pour ceux qui n'y sont pas habitués.

Dans l'ensemble, la hiérarchie matricielle convient mieux aux agences offrant une gamme complète de services ou à celles qui prennent souvent en charge des projets nécessitant une collaboration entre plusieurs services, comme les agences de développement de logiciels.

La hiérarchie de l'agence Pod

Le modèle « pod » est exactement ce que son nom indique : il divise les effectifs des agences en « pods ». Chaque pod est en fait une petite équipe, composée d'individus qui possèdent des compétences et des aptitudes qui les rendent aptes à travailler ensemble. Les pods peuvent ensuite être affectés à divers projets ou comptes, ce qui améliore leur travail d'équipe et leurs relations de travail au fur et à mesure.

Chaque groupe comprendra généralement des personnes ayant des rôles clairement définis. Pour une agence de marketing numérique, par exemple, un pod pourrait être composé d'un graphiste, d'un rédacteur et d'un stratège. Les groupes comptent également un ou plusieurs membres seniors de l'agence chargés de les superviser. Ainsi, lorsqu'un nouveau projet arrive, il peut être rapidement attribué à une équipe, et les membres de cette équipe peuvent se mettre au travail pour répondre aux besoins du client.

En effet, la nature centrée sur le client de cette hiérarchie d'agence est sans doute sa caractéristique la plus forte. Il est conçu pour satisfaire les clients et garantir que le travail soit effectué rapidement et efficacement, avec un risque minimal de retard. De plus, les travailleurs individuels au sein de chaque groupe ont également tendance à nouer des relations solides et à mieux travailler ensemble au fil du temps, à mesure que la familiarité entre eux s'accroît.

L'inconvénient de ce système est que si un membre d'un groupe ne fait pas sa part ou doit simplement s'absenter, le groupe perd beaucoup de sa valeur et de son utilité. Dans l'ensemble, cette hiérarchie convient particulièrement aux agences qui ont des rôles clairement définis et de nombreux comptes clients à gérer, comme celles qui travaillent dans la publicité ou le marketing.

La hiérarchie plate de l'agence

Une autre possibilité est la hiérarchie plate ou horizontale de l'agence. Comme son nom l'indique, ce type de hiérarchie est presque une non-hiérarchie, car elle ne comporte pas les niveaux habituels d'autorité et de gestion. Au contraire, il s'articule autour des concepts d'autonomie des employés, de flexibilité et de communication fluide.

Dans ce type d'agence, même les employés débutants ont davantage d'influence sur les décisions. Les frontières qui séparent généralement les superviseurs et les cadres des autres employés s'estompent, et l'ensemble de l'organisation peut se sentir plus inclusive et harmonieuse. Dans l'idéal, cela permet à chaque employé de se sentir valorisé et écouté, ce qui peut favoriser la loyauté et des relations commerciales durables.

L'un des inconvénients du modèle plat souvent cité par certains travailleurs intérimaires est qu'il tend à créer une chaîne hiérarchique « cachée ». Ainsi, même dans un modèle qui devrait être égalitaire et équilibré, les travailleurs ont toujours l'impression d'être supérieurs ou inférieurs à certains autres membres de l'équipe.

C'est pourquoi le modèle plat est souvent recommandé pour les petites agences. À mesure que les entreprises grandissent et ont plus de projets et d'employés, elles ont tendance à exiger plus de rigidité dans leur hiérarchie.

La hiérarchie des agences indépendantes

Certaines agences n'ont pas besoin d'une hiérarchie traditionnelle, car leur personnel est principalement ou entièrement composé de freelances ou de sous-traitants. Dans ce cas, une hiérarchie indépendante ou collective peut être utilisée, qui est flexible et évolutive afin de s'adapter aux besoins changeants de l'agence à mesure qu'elle se développe ou réduit ses activités au fil du temps.

Ce type d'agence dispose généralement d'une petite équipe centrale, voire d'une seule personne, qui gère les relations avec les clients. Le reste du personnel est composé de freelances possédant les compétences nécessaires pour répondre aux besoins des clients, notamment des spécialistes en marketing, rédaction, conception, développement, etc. Tout dépend de la nature des services fournis par l'agence.

Il existe de nombreux avantages à exercer en tant que freelance ou au sein d'une structure collective. Pour commencer, il est très flexible. Vous pouvez recruter des travailleurs selon vos besoins, en puisant dans le vaste vivier de talents indépendants pour constituer les meilleures équipes. En revanche, les niveaux de qualité et de cohérence peuvent varier en fonction des travailleurs que vous recrutez. Le chef de projet central a également de nombreuses responsabilités à assumer.

En tant que tel, ce système ne convient qu'aux entrepreneurs qui ont une confiance absolue en leur capacité à gérer des projets et à recruter les bonnes personnes. C'est également une bonne solution pour ceux qui ont un budget limité, car vous pouvez économiser beaucoup d'argent en engageant des freelances plutôt que des employés à temps plein sous contrat.

Comment choisir la bonne hiérarchie pour votre agence

Avec plusieurs structures hiérarchiques différentes disponibles, les propriétaires d'agences peuvent ne pas savoir laquelle convient le mieux à leur entreprise. Voici quelques conseils et considérations clés qui peuvent vous aider à faire le bon choix.

Tenez compte de la taille de votre agence

Le facteur déterminant le plus important pour vous aider à choisir le type de hiérarchie approprié est sans doute la taille de votre agence. En général, les grandes agences ont tendance à exiger des structures plus rigides et mieux organisées. Cela est particulièrement vrai pour ceux dont les bureaux ou les équipes sont répartis dans différents endroits, car il peut être difficile de maintenir des systèmes fluides et efficaces lorsque vous avez autant d'employés et de projets à gérer.

Si vous débutez avec une petite équipe ou une start-up, n'hésitez pas à tester des approches organiques et flexibles. Cependant, pour les grandes entreprises, en particulier celles qui connaissent un taux de rotation élevé et qui embauchent régulièrement de nouveaux employés, il est généralement préférable de mettre en place un système qui clarifie les rôles et les responsabilités pour tous.

Passez en revue toutes les options

De nombreux entrepreneurs lancent leur nouvelle entreprise avec une hiérarchie ou une structure claire en tête. Mais c'est généralement parce qu'ils ne connaissent pas toutes les options disponibles. Ils ont peut-être toujours travaillé dans des entreprises qui utilisent l'approche traditionnelle ou le modèle matriciel, par exemple, et ne connaissent pas les possibilités offertes par les pods ou les structures freelance.

Lorsque vous créez votre entreprise ou que vous réfléchissez à des moyens d'améliorer sa productivité, prenez le temps de rechercher des méthodes alternatives. Consultez des études de cas. Examinez des exemples concrets. Découvrez comment ces différentes hiérarchies fonctionnent dans la pratique et quels avantages chacune d'entre elles apporte. Ensuite, grâce à une compréhension approfondie des options disponibles, vous pourrez prendre une décision éclairée pour votre entreprise.

Ne vous sentez pas limité à une seule approche

Le changement peut être tumultueux. Cela peut entraîner des perturbations, des retards et des difficultés. C'est pourquoi, en général, il est préférable de choisir un type hiérarchique et de s'y tenir, si possible. Cependant, les propriétaires d'agences ne doivent pas se sentir obligés de s'en tenir à un système qui ne fonctionne pas. Vous ne devez pas non plus penser que votre hiérarchie doit rester immuable pendant toute la durée de vie de votre entreprise.

En effet, opter pour quelque chose de différent pourrait être exactement ce dont votre agence a besoin pour libérer tout son potentiel. Il existe de nombreux exemples d'agences qui ont essayé une hiérarchie différente et ont constaté qu'elle leur convenait beaucoup mieux. Vous pourriez passer du système traditionnel au système de modules, par exemple, et voir vos relations avec vos clients s'améliorer considérablement. Ou vous pourriez passer du mode plat au mode traditionnel et faire monter en flèche vos taux de productivité.

Si vous avez l'impression que votre système actuel ne fonctionne pas, ou si votre entreprise se trouve aujourd'hui dans une situation très différente de celle dans laquelle vous vous trouviez à vos débuts, il est peut-être temps de changer les choses. Testez ou essayez une hiérarchie alternative pour voir comment elle fonctionne. De plus, n'oubliez pas d'examiner régulièrement les indicateurs de performance afin de voir comment vos ajustements hiérarchiques influencent les opérations quotidiennes de votre agence.

En résumé : l'importance de la hiérarchie des agences

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses façons de structurer, d'organiser et de gérer une agence. Chaque méthode est unique, et il est impossible de dire qu'une seule est la meilleure. Ils sont tous différents, et chacun peut convenir à des agences de tailles, de valeurs et de méthodes de travail différentes. C'est pourquoi il est recommandé aux propriétaires d'agences d'examiner les différentes options et d'étudier attentivement les différentes structures afin de déterminer celle qui leur convient le mieux. 

Mais une bonne hiérarchie n'est qu'une pièce du puzzle lorsqu'il s'agit de mettre en place une agence performante. Vous avez également besoin des logiciels et des outils techniques adaptés pour vous aider. Le logiciel Hello Bonsai pour les agences est un excellent moyen de démarrer, car il vous aide dans tous les domaines, de la gestion de projet et du suivi du temps à la facturation et bien plus encore. Contactez l'équipe Bonsai dès aujourd'hui pour en savoir plus.