Objectifs stratégiques de l'agence : guide complet pour définir et atteindre le succès

Toute agence digne de ce nom a besoin d'un objectif à atteindre. Les objectifs sont une partie essentielle de la vie, ils donnent un sens à nos actions et procurent un sentiment d'accomplissement lorsqu'ils sont enfin atteints. Une agence n'est pas différente. Qu'il s'agisse d'augmenter la part de marché ou de renforcer l'engagement sur les réseaux sociaux grâce à une campagne, les objectifs peuvent donner une orientation à tous les niveaux d'une agence et augmenter les chances de réussite.

Une agence peut avoir plusieurs objectifs dans différents domaines, qu'il s'agisse de la gestion de projets, des relations avec les clients ou de ce qui motive l'agence elle-même. Cet article explore ces différents domaines et les méthodes courantes pour créer et poursuivre des objectifs durables.

Objectifs du projet

Les objectifs du projet sont ceux fixés pour une tâche donnée. Une agence définit un ensemble d'objectifs clairs à atteindre avec les ressources et le temps alloués. Ces objectifs aideront à définir le projet et à donner forme aux actions et aux attentes. La définition des objectifs peut être réalisée de manière collaborative ou par un chef de projet.

Le plus important est que ces objectifs soient clairement définis et mis en place avant le début d'un projet. Des objectifs mal définis ou qui ne sont pas accessibles à tous les acteurs clés peuvent facilement entraîner une confusion et un conflit d'intérêts.

Il peut être utile de mettre en place une stratégie de gestion de projet rigoureuse avant de fixer les objectifs. Une stratégie solide repose sur des bases solides et doit analyser :

• Portée et ampleur d'un projet.
• Le marché et toute concurrence.
• Délais et calendriers.
• Le budget alloué.
• La composition souhaitée de l'équipe.

Les bons objectifs ne doivent jamais être uniquement des idées nobles, mais doivent toujours s'accompagner d'une liste claire d'objectifs qui les soutiennent. Les objectifs sont les tâches mesurables qui doivent être accomplies afin d'atteindre un but. Ils peuvent prendre la forme de certaines actions ou même d'étapes importantes d'un projet. Alors que le but définit le « quoi » du projet, les objectifs en définissent le « comment ».

Une fois la stratégie définie, il est temps de dresser une liste d'objectifs qui garantiront la réussite du projet.

Travailler SMART

Sans objectifs clairs à atteindre, un projet peut rapidement perdre de vue son objectif et les personnes qui y sont affectées peuvent perdre leur orientation. Un projet dont les objectifs sont mal définis ou inexistants risque de rencontrer d'innombrables problèmes. Il s'agit notamment :

• Retards dans le respect des délais fixés par le client
• Un projet dépassant son budget en raison d'une prestation excessive
• Un conflit entre les objectifs et les orientations individuels résultant de l'absence d'objectifs généraux
• Absence de repères et d'étapes clés, entraînant des retards dans les délais et des goulots d'étranglement dans la production.

Le système SMART de définition d'objectifs est sans doute la méthode la plus connue et la plus fiable pour établir des objectifs de projet réalisables et mesurables. Introduit en 1981 par George T. Doran, le système a subi diverses améliorations et est rapidement devenu populaire dans un large éventail de scénarios, allant de la gestion commerciale mondiale au traitement de cas individuels de dépression.

Cette méthode peut constituer une base fiable pour commencer à définir les objectifs les plus appropriés pour le projet d'une agence. Chaque lettre du système SMART correspond à une exigence particulière pour définir des objectifs solides :

1. Spécifique – Un projet qui tente de tout réaliser échoue souvent à tout. Les objectifs doivent être clairement définis en termes précis, sans laisser place à la confusion ou à l'ambiguïté. Plus un objectif est précis, plus l'idée qui le sous-tend est affinée, et plus il sera facile à atteindre.
2. Mesurable – Dans le monde de l'entreprise, le succès d'un projet doit être mesuré en termes quantifiables. Les faits et chiffres mesurables dans un objectif contribuent non seulement à apporter plus de précision, mais fournissent également à tous les acteurs clés des indicateurs utiles sur les progrès et la réussite. Cela donne à l'agence un objectif concret à atteindre et au client quelque chose à rechercher.
3. Réalisable – Bien sûr, une petite agence pourrait promettre monts et merveilles à ses clients, mais la réalité pourrait s'avérer plus difficile. Les objectifs doivent toujours être aussi réalistes que possible, compte tenu de la situation financière et matérielle. Une agence doit examiner attentivement les ressources, les compétences et le marché avant de faire des promesses à ses clients. Un processus stratégique solide préalable (même une analyse SWOT) peut grandement contribuer à garantir que même les objectifs les plus ambitieux soient réalistes.
4. Réaliste/pertinent – Chaque objectif doit avoir une raison d'être clairement définie. Cette exigence fournit la raison d'être d'un objectif. Pour rester pertinents, les objectifs doivent être en adéquation avec la stratégie de l'agence, les besoins du client et les réalités du marché. Quel sera le résultat de cet objectif, et est-ce important dans le grand schéma des choses ?
5. Time-Bond – La perfection est un objectif louable. Mais trop d'efforts, et un projet ne verra jamais le jour. Les délais sont une réalité du monde des affaires et la créativité doit être équilibrée avec une livraison rapide. Les objectifs doivent toujours être fixés en tenant compte du temps, qu'il s'agisse d'objectifs à court, moyen ou long terme. Ces derniers peuvent être mesurés en termes de dates concrètes ou même d'étapes importantes du projet. Un objectif bien défini devrait aider les équipes à hiérarchiser les objectifs et les flux de travail tout en fournissant aux clients des paramètres clairs pour leurs attentes.

Le système SMART, comme toute méthode de définition d'objectifs, est utile non seulement pour la gestion de projet, mais aussi pour définir des objectifs dans n'importe quel scénario. Les agences peuvent les utiliser pour définir leurs propres objectifs, par exemple.

Autres systèmes de buts

Si le système SMART est sans aucun doute la méthode la plus populaire pour fixer des objectifs, ce n'est pas la seule. Beaucoup ont souligné les défaillances du système au cours des années qui ont suivi son lancement. Parmi les lacunes perçues, on peut citer :

• Le système SMART n'encourage pas suffisamment l'ambition ou l'innovation, agissant plutôt pour renforcer et affiner le statu quo plutôt que pour le dépasser.
• Le système, bien qu'il aide efficacement à définir des objectifs, n'est pas à la hauteur lorsqu'il s'agit de définir les objectifs nécessaires pour les atteindre.
• Une adhésion rigide aux objectifs peut souvent se faire au détriment de la découverte de nouvelles opportunités au cours du processus.
• Les objectifs d'un projet ne sont souvent pas bien définis ou transparents pour tous les membres de l'équipe au début du projet, ce qui entraîne une certaine confusion et des divergences de points de vue.

Pour ces raisons et d'autres encore, il existe de nombreuses méthodes alternatives pour fixer des objectifs. Certaines peuvent compléter la méthode SMART, tandis que d'autres la remplacent complètement. Il y en a trop pour les énumérer tous, mais voici quelques-uns des plus populaires.

Le système OKR

Le système OKR trouve ses origines chez Intel dans les années 1970. Sa structure simple permet de l'utiliser dans divers scénarios et à différents niveaux. OKR signifie « Objectif et résultats clés ». L'objectif est le but à atteindre et les résultats clés sont les mesures prises pour l'atteindre et le mesurer.

Les agences qui utilisent le système OKR le font généralement de manière descendante et suivent le modèle aspirationnel. Tout comme le système SMART, un objectif peut être clairement défini par ses critères. La formulation vague des principales responsabilités offre toutefois beaucoup plus de liberté dans la manière dont ces objectifs sont affinés, ce qui peut être à la fois positif et négatif.

Objectifs ambitieux

Les objectifs ambitieux sont une réponse au manque d'ambition perçu dans le système SMART et visent à y remédier. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un système complet en soi, des objectifs ambitieux peuvent être ajoutés à un projet afin d'encourager la prise de risques et l'innovation.

Une fois qu'un certain objectif est atteint en toute sécurité, les employés peuvent être mis au défi de se dépasser davantage. Par conséquent, l'échec d'un objectif ambitieux ne fera pas échouer le projet, mais sa réussite peut le mener vers de nouveaux sommets.

Le système PACT

Le système PACT offre un moyen utile d'accomplir des tâches plus modestes tout en veillant à ce qu'elles s'alignent sur les objectifs généraux d'un projet. Cela est utile pour harmoniser toutes les tâches mineures et éviter qu'un projet ne s'enlise dans des retards inutiles en respectant les délais fixés. PACT signifie :

• Objectif – Quel est l'objectif sous-jacent à la cible ?
• Actions – Quelles mesures doivent être prises pour garantir la réalisation de cet objectif ?
• Continu – La cohérence des mesures prises pour atteindre un objectif.
• Suivi – Toutes les tâches et actions ont-elles été réalisées dans les délais impartis ?

Le système FAST

Environ 57 % des entreprises auraient des difficultés à instaurer une culture de l'innovation parmi leurs employés. Lorsque vous travaillez sur des projets, de nouvelles idées et opportunités peuvent surgir, qui peuvent remettre en question ou améliorer les objectifs déjà fixés. Le système FAST offre la flexibilité et l'ouverture nécessaires pour mettre en œuvre des changements rapides. Il place les objectifs au cœur d'un projet et les soumet à une évaluation constante. FAST signifie :

• Fréquemment discuté – Les objectifs doivent toujours être au cœur de toutes les discussions pendant le projet afin de garantir leur pertinence et leur alignement stratégique.
• Ambitieux – Des objectifs audacieux encourageront les employés à repousser leurs limites et à sortir des sentiers battus. Les employés devraient constamment se lancer des défis les uns aux autres.
• Spécifique – Même les objectifs ambitieux doivent être clairement définis et facilement quantifiables.
• Transparence – Afin d'être constamment revus et améliorés, les objectifs doivent être transparents et visibles pour tous les membres de l'équipe. Cela garantit également l'alignement pendant le travail.

Le système CLEAR

Ce système place la collaboration au premier plan. Le système CLEAR est conçu pour motiver les employés et encourager leur créativité, ce qui en fait un outil idéal pour un environnement d'agence. Sa nature collaborative rend ses objectifs flexibles et ouverts à l'amélioration. CLEAR signifie :

• Collaboration – Une équipe fonctionne mieux lorsque tous ses membres peuvent s'exprimer.
• Limité – Les objectifs doivent être clairement définis dans leur portée et limités aux capacités de l'agence. Ils devraient également être clairement hiérarchisés.
• Émotionnel – Les membres du projet doivent s'investir émotionnellement dans tous les objectifs et être motivés pour les atteindre.
• Appréciable – Les objectifs doivent être décomposés en étapes et objectifs plus petits afin de les rendre plus faciles à gérer au fil du temps. La réalisation régulière d'étapes importantes contribue à motiver les membres.
• Affiner – Un objectif peut être testé dans le feu de l'action et doit être affiné et ajusté au fur et à mesure que le projet avance.

Réussir la mise en œuvre des objectifs du projet

Pour être efficaces, les objectifs d'un projet nécessitent beaucoup de planification. En tant qu'ils représentent la motivation générale d'un projet dans son ensemble, les objectifs jouent un rôle non négligeable dans la détermination des résultats. Quel que soit le système de définition des objectifs choisi par votre agence, les facteurs pris en compte pour un projet doivent également s'appliquer à ses objectifs. Il s'agit notamment :

• Collaboration – Un chef de projet doit fréquemment consulter les membres de l'équipe à tous les niveaux tout au long du processus. C'est un bon moyen de définir des objectifs et d'évaluer leur efficacité dans leur contexte.
• Transparence – Assurez-vous que les objectifs du projet sont connus de tous. De plus, maintenez des canaux de communication efficaces tout au long du projet afin de recueillir des commentaires et de garantir la coordination entre tous les acteurs clés.
• Identifier les problèmes – Personne ne devrait se lancer dans une entreprise sans en connaître au préalable les risques. L'agence et le chef de projet doivent anticiper les risques et les écueils potentiels en définissant des objectifs précis et en décrivant les premières mesures à prendre pour y faire face lorsqu'ils surviennent.
• Tenez compte de la charge de travail – Le surengagement peut être un problème majeur pour les agences qui disposent d'un temps et de ressources limités répartis entre plusieurs missions. Une agence doit toujours fixer ses objectifs en tenant compte de ses ressources actuelles et de son calendrier.
• Approuver les objectifs – Les objectifs doivent être décomposés en objectifs plus petits, plus ils sont détaillés, mieux c'est. Il indique les étapes à suivre pour l'équipe et les cases à cocher pour le responsable.

Définissez et suivez les objectifs du projet à l'aide d'un logiciel de gestion de projet.

Un autre moyen important de fixer des objectifs de manière ouverte et facilement réalisable consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet. Bonsai est l'une de ces offres qui présente une solution complète non seulement pour les besoins d'une agence en matière de gestion de projet, mais aussi pour la gestion globale de l'entreprise.

Bonsai est équipé de plusieurs outils pour aider à atteindre les étapes importantes, quel que soit le système de définition des objectifs. Comment ? Voici quelques-unes des façons dont cela fonctionne :

• Maintenir les projets sur la bonne voie – Bonsai sert de service intégré de gestion de projets pour les agences. Il décompose les projets en différentes tâches sous forme de tableau Kanban ou de liste, permettant ainsi à tous les membres de l'équipe de suivre la progression des différents objectifs. Les chefs de projet peuvent facilement assigner différentes tâches aux membres de leur équipe tout en gardant un œil sur les ressources et les délais.
• Gestion efficace du temps – Sans calendrier concret, les objectifs restent de vagues idées. Les outils de gestion du temps de Bonsai offrent aux agences un moyen visuel de suivre les étapes importantes et les échéances sur plusieurs plateformes différentes et d'optimiser l'efficacité de leurs équipes.
• Collaboration et transparence – La nature cloud de Bonsai est parfaite pour la collaboration, toutes les informations relatives aux projets étant centralisées et accessibles depuis n'importe où. Les fichiers peuvent être partagés, les tâches peuvent être discutées et différentes autorisations peuvent être accordées aux membres de l'équipe pour leur permettre d'accéder à différentes ressources du projet.
• Alignement avec les clients – Il est important de tenir les clients informés de l'avancement des projets et de leurs étapes clés. Bonsai fournit un logiciel de gestion du temps qui s'intègre parfaitement aux rapports des clients. De plus, un portail client dédié garantit une communication ouverte et un accès facile aux ressources.

Un bon logiciel de gestion de projet doit faire plus que simplement gérer les projets. Bonsai propose également des services de facturation, des milliers de modèles de documents et un logiciel de reporting dans le cadre de son offre.

Comment créer un projet dans Bonsai ?

Pour gérer efficacement un projet, il est nécessaire de suivre précisément le budget afin d'éviter les coûts imprévus et d'assurer la rentabilité. Bonsai offre des fonctionnalités avancées pour vous aider à configurer et à surveiller efficacement vos projets.

La création d'un projet dans Bonsai est simple et vous permet de définir vos préférences budgétaires dès le départ. Voici un aperçu de la marche à suivre :

1. Commencez par vous connecter à votre compte Bonsai.

2. Cliquez sur l'onglet « Projets » dans le menu principal, puis sélectionnez « Créer un projet ».

3. Sélectionnez le client pour le projet.

4. Choisissez entre un budget basé sur les honoraires ou un budget basé sur le temps. Par exemple, le budget basé sur les frais est défini pour être renouvelé chaque mois. Il est essentiel de comprendre les types de budgets que vous pouvez configurer dans Bonsai pour une gestion de projet efficace. Il existe deux principaux types de budget :

• Budgets à honoraires fixes : ils sont idéaux pour les projets dont les honoraires sont fixes. Par exemple, un budget mensuel renouvelable convient aux contrats récurrents avec une date de fin optionnelle.
• Budgets basés sur le temps : ces budgets permettent de suivre les heures travaillées sur un projet, vous garantissant ainsi de respecter votre allocation de temps.

Regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir comment définir et suivre les budgets de projet dans Bonsai.

Comment suivre le temps & surveiller le budget de votre projet ?

1. Suivi du temps consacré aux tâches : un suivi précis du temps est essentiel pour la gestion budgétaire. Bonsai facilite le suivi des heures facturables et non facturables travaillées dans le cadre du projet.

2. Surveillez votre budget pour rester dans les limites prévues et éviter les dépassements. Bonsai offre des outils robustes pour cela :

• Les vues tableau et liste permettent de suivre l'utilisation du budget dans plusieurs projets.
• Les mises à jour en direct sur le tableau de bord de votre projet vous aident à surveiller l'état du budget.

3. Mettez à jour les budgets si vous prévoyez des changements dans la portée du projet. Bonsai permet des ajustements budgétaires flexibles :

• Mettez à jour vos paramètres budgétaires à tout moment pendant le projet.
• Modifications en temps réel pour garantir la précision de votre suivi.

4. Activer le suivi budgétaire pour les projets existants. Si vous avez des projets en cours pour lesquels vous n'avez pas encore suivi les budgets, Bonsai vous permet de le faire facilement :

1. Accédez aux paramètres du projet et activez le suivi budgétaire.
2. Votre projet commencera immédiatement à suivre l'utilisation du budget, en s'intégrant aux données existantes.

La configuration et la gestion des budgets de projet dans Bonsai sont conçues pour être intuitives et efficaces, vous aidant ainsi à atteindre les objectifs de votre agence sans le stress lié à l'incertitude financière. Utilisez ces fonctionnalités pour garder vos projets sur la bonne voie.

Objectifs du client

Une agence n'est rien sans ses clients, et l'établissement d'une relation durable repose sur une vision commune et une compréhension mutuelle. Les objectifs sont un excellent moyen d'y parvenir. La plupart des systèmes de définition d'objectifs peuvent être appliqués tout aussi facilement aux relations avec les clients. De plus, toute relation devrait être fondée sur les principes suivants :

• Compréhension mutuelle des objectifs – Les clients et les agences auront leurs propres visions qu'ils poursuivront. Même lorsqu'ils peuvent diverger, la clé d'une relation solide pour les deux parties est d'énoncer clairement leurs objectifs et de s'efforcer de comprendre l'autre.
• Confiance – Les clients doivent faire suffisamment confiance aux agences pour qu'elles atteignent leurs objectifs à leur manière, tandis que les agences doivent faire confiance aux commentaires et aux idées des clients. Cette confiance doit également se traduire par des pratiques honnêtes, telles que la précision des rapports et la ponctualité.
• Communication ouverte – Les clients et les agences doivent se rencontrer régulièrement et échanger leurs impressions sur leur relation. Une communication ouverte est essentielle et les canaux permettant d'y parvenir doivent toujours être disponibles afin d'éviter tout désalignement et toute confusion. De plus, les projets et les processus doivent être transparents et ouverts aux commentaires des clients.

Objectifs de l'agence

Fixer des objectifs réalisables pour votre agence est essentiel pour assurer son succès et sa croissance. Une partie intégrante de ce processus est la gestion efficace des ressources de l'agence, qui contribue à optimiser vos ressources et à maximiser la productivité. Par conséquent, un plan solide de gestion des ressources peut mener directement à la réalisation des objectifs fixés.

Au-delà des projets et du travail quotidien, une agence doit avoir sa propre raison d'être et sa propre vision à poursuivre. Les objectifs sont l'un des éléments essentiels qui font fonctionner une agence et lui permettent de perdurer, les deux autres étant son identité et sa philosophie sous-jacente. Les deux premiers peuvent faire l'objet d'une révision et d'une réinvention constantes, tandis que le dernier doit toujours être le cœur battant d'une agence.

Une agence peut avoir plusieurs objectifs à plusieurs niveaux, qui sont généralement hiérarchisés, chaque objectif donnant un sens à celui qui le suit. Lorsque l'on fixe des objectifs pour une agence, il est toujours préférable de commencer par le haut :

• Objectif de la mission – Chaque agence a besoin d'une raison d'être globale, au-delà du profit. Qu'est-ce qui le motive en fin de compte ? Un objectif de mission est général et philosophique, décrivant la raison d'être d'une agence et sa vision pour l'avenir.
• Objectif stratégique – L'objectif stratégique soutient les aspirations ambitieuses de l'objectif de la mission en proposant un plan d'action plus clair. Cet objectif devrait fournir une base solide à l'agence grâce à une analyse non seulement d'elle-même, mais aussi du paysage industriel et du marché. Cela nécessitera donc beaucoup de R&D.
• Objectifs tactiques – Chaque équipe ou service au sein de l'agence doit avoir des objectifs tactiques opérationnels. Ces derniers s'inspirent de la mission et des objectifs stratégiques de l'agence et les mettent en œuvre dans le cadre de processus et de projets. Ils sont généralement à court terme, avec des résultats tangibles et des délais précis.
• Objectifs opérationnels – Il s'agit d'objectifs concrets qui dictent le fonctionnement quotidien de l'agence. Les objectifs opérationnels sont également à court terme, avec des échéances quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. Il aide les équipes à mener à bien leurs opérations quotidiennes et permet aux superviseurs de suivre l'avancement des tâches. Les objectifs tactiques peuvent être décomposés en plusieurs objectifs opérationnels pour une plus grande efficacité.

Tout comme pour les projets, les agences devraient consulter tous les employés afin de mieux définir et modifier ces objectifs, ce qui augmenterait leurs chances d'être adoptés et de réussir. Des études montrent que les entreprises qui consultent leurs employés au sujet de la transformation ont 65 % plus de chances de réussir.

La bonne vision

Les bons objectifs prennent du temps à atteindre, mais ils valent toujours la peine d'être poursuivis. Une agence doit s'assurer qu'elle a une vision claire d'elle-même, de ses relations avec ses clients et des projets sur lesquels elle travaille. Savoir dans quelle direction faire le premier pas est le meilleur moyen de s'assurer d'atteindre la destination finale.

Lorsque vous choisissez les objectifs de votre agence, prenez le temps d'utiliser le bon système de définition des objectifs et restez sur la bonne voie grâce aux logiciels et outils adaptés. Soyez toujours ouvert à l'innovation et n'ayez pas peur de poser des questions aux autres ou de faire des erreurs.