Seguimiento de pagos de clientes: los mejores métodos para 2025

Un sistema de seguimiento de los pagos de los clientes es esencial para mantener un flujo de caja saludable en tu negocio. El seguimiento eficiente de los pagos de los clientes garantiza que disponga de datos financieros precisos, lo que le permite gestionar los gastos y evitar problemas financieros. Comience por implementar un sistema de contabilidad sólido, ya sea manualmente con Excel o mediante un software basado en la nube como Bonsai, que ofrece una solución integral para crear, enviar y gestionar facturas. Este enfoque no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza los errores asociados con el seguimiento manual. Al adoptar estos métodos, las empresas pueden optimizar sus procesos de pago, garantizando cobros puntuales y una mejor gestión financiera. Utilice herramientas que ofrezcan funciones de automatización para mejorar aún más la eficiencia y la precisión en el seguimiento de los pagos.

Recibir los pagos a tiempo tiene un impacto directo en el flujo de caja de su negocio. Por eso es tan importante que sepas cómo llevar un control de los pagos de los clientes. Si no eres organizado, tu negocio se verá afectado porque es posible que no puedas pagar los gastos necesarios para mantenerlo en funcionamiento.

En esta guía, le explicaremos cómo realizar un seguimiento de los datos de pago de los clientes para garantizar que dispone de la información correcta para su negocio.

Nota: Si desea realizar un seguimiento de los datos de los clientes utilizando un software basado en la nube, pruebe Bonsai. Puedes crear, enviar, realizar un seguimiento y gestionar todas estas cosas en un solo lugar. Ahórrate la molestia de registrar manualmente tus facturas y prueba Bonsai 7 días gratis hoy mismo.

Seguimiento de los pagos de los clientes 101

Todo lo que se necesita para realizar el seguimiento de los pagos de los clientes es una buena contabilidad. Si dispone de un sistema de contabilidad adecuado para realizar un seguimiento de los pagos de los clientes, entonces puede estar tranquilo.

Hay muchas opciones que puedes utilizar para realizar un seguimiento de los pagos comerciales. Podría hacerlo manualmente con una hoja de cálculo de Microsoft Excel o una hoja de trabajo de contabilidad para autónomos, o podría hacerlo con un software en línea. Solo asegúrate de que todos los datos de la factura sean correctos. Con una hoja de cálculo Excel de Google Docs, varios usuarios pueden editar la información al mismo tiempo.

Querrás llevar un registro de cosas como:

• Cuentas por cobrar
• Fechas de pago
• Nombres de los clientes
• Importes pendientes
• Pagos atrasados

Ahora, veamos por qué a mucha gente le cuesta llevar un control de los pagos de los clientes.

Por qué puede resultar difícil realizar un seguimiento de los pagos

Si lo analizas detenidamente, el seguimiento de facturas y pagos parece fácil. Después de todo, solo tienes que conciliar cada pago entrante con un cliente y un número de factura.

Sin embargo, el seguimiento de las copias físicas de las facturas enviadas por correo puede acarrear muchas complicaciones.

Hay muchas piezas móviles. como clientes que pagan con retraso, enviar facturas, registrar facturas o detalles de pago, y esperar a que los pagos se liquiden en el banco. Habría largos intervalos entre cada etapa del proceso.

Claro, podrías actualizar y hacer un seguimiento de cuánto te han pagado 5 u 8 de tus clientes.

Imagina actualizar los datos de pago de entre 20 y 50 clientes diferentes. Pronto te darás cuenta de que llevar un seguimiento manual de las facturas puede ser complicado. La comprobación manual de facturas y pagos para asegurarse de que coinciden puede llevar semanas o, a menudo, meses. Además, si los clientes no indican el número de referencia de la factura, sería muy complicado saber a qué factura corresponde el pago.

Las empresas más grandes necesitarán un sistema de contabilidad más organizado para evitar discrepancias en los datos de sus clientes.

Dependiendo de su negocio, estos pagos desorganizados pueden afectar negativamente al funcionamiento de sus operaciones.

Por eso, llevar un control de los pagos con un software puede ayudarte a simplificar mucho el proceso.

El bonsái puede ayudarte a registrar el flujo de caja de tu negocio.

Hay muchas aplicaciones y opciones de software en el mercado, pero la nuestra lo tiene todo. Bonsai puede ayudarte a optimizar todo el registro de tu flujo de caja con nuestro software. Nuestro sistema basado en la nube le permite realizar un seguimiento de sus finanzas y evitar cualquier error manual. El programa de facturación actualiza automáticamente su libro mayor cada vez que emite un cheque o realiza un pago ACH.

Bonsai te ayuda a crear facturas, automatizar el cobro de pagos, enviar recordatorios, reducir el tiempo necesario para cobrar y facilitar todo el proceso. Si envías y realizas el seguimiento de los pagos manualmente, no hay forma de saber si un cliente ha visto una factura.

Podría quedarse a la espera de una respuesta, solo para descubrir que ni siquiera han visto la factura.

Sus datos estarán protegidos con contraseña para ayudar a prevenir el fraude y otros usos indebidos de su información. El fraude y el abuso son un peligro potencial del seguimiento manual de tus gastos.

Descarga rápidamente la información

Nuestro software recopilará información de pago como: fecha en que se recibió el pago, nombre de la empresa, número de pedido o factura, y si el cliente está atrasado. Todo esto se puede descargar rápidamente cuando llega la temporada de impuestos.

Junto con nuestro rastreador de facturas, podrás realizar un seguimiento del tiempo dedicado al trabajo y gestionar los gastos para los impuestos. Tomar la decisión de cambiar a un software como Bonsai podría ser la mejor decisión para usted y su equipo.

Solicite aquí su prueba gratuita de 7 días.

Realice un seguimiento sencillo de todas las cuentas por cobrar con la cuenta empresarial de Bonsai.

Nuestra nueva cuenta bancaria para autónomos, la cuenta empresarial de Bonsai, te permite realizar un seguimiento automático de todos los pagos de tus clientes en un solo libro de contabilidad. La apertura de una cuenta empresarial es gratuita con una cuenta Bonsai. No solo podrás utilizar plantillas y enviar facturas, sino que también podrás utilizar nuestro software para almacenar y gestionar tus pagos en una sola cuenta.

La cuenta empresarial de Bonsai también incluye una función de «sobres». Podrás abrir subcuentas dentro de tu cuenta bancaria empresarial para organizar mejor tus finanzas. Por ejemplo, puede crear un sobre para ahorros fiscales. Cada vez que recibas un pago, un porcentaje del mismo se ingresará automáticamente en la cuenta. Con la cuenta empresarial de Bonsai, no hay comisiones ocultas ni requisitos de saldo mínimo mensual.

Proteja sus activos con una cuenta bancaria empresarial.

Como propietario de un negocio, si tus cuentas personales están mezcladas con las de tu trabajo, estás más expuesto al riesgo. Si ocurre algo en las finanzas de su empresa, podría afectar a sus activos personales, como su vivienda.

Nota: si quieres disfrutar de estas ventajas, prueba hoy mismo la cuenta empresarial de Bonsai. Tendrás acceso a nuestras herramientas de gestión de facturas, plantillas listas para editar y acceso a nuestra cuenta bancaria. Sin cargos ocultos ni mínimos mensuales. Abre y utiliza una cuenta nueva hoy mismo.