Plantilla del documento de propuesta

¿Sabías que el 85 % de los compradores se inclinarán más por hacer negocios con una empresa que demuestre comprender sus objetivos? Tiene todo el sentido del mundo: si vas a pagar por un servicio, quieres estar seguro de que el proveedor entiende exactamente lo que necesitas.

Sin duda alguna, la mejor manera de demostrar ese entendimiento es mediante una propuesta comercial. Las propuestas son el medio perfecto para describir tus servicios, explicar por qué eres la persona idónea para satisfacer sus necesidades y asegurarte de que todos estén de acuerdo antes de que se produzca cualquier intercambio de dinero.

Sin embargo, el tiempo es esencial, y ahí es donde las plantillas de propuestas de QuickBooks pueden ser de gran ayuda. Puede crear una propuesta personalizable y de aspecto profesional que podrá reutilizar cada vez que surja un nuevo cliente potencial.

Plantillas de propuestas de QuickBooks: ¿qué son?

La mayoría de las empresas equipan a sus contables con software basado en la nube, y QuickBooks es una de las opciones más populares. No es de extrañar: el software de contabilidad ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, dinero y energía en todos los aspectos de su proceso contable.

Conscientes de lo arduo que resulta replicar los mismos documentos una y otra vez, el equipo de QuickBooks ha hecho posible crear documentos a partir de plantillas predefinidas. Esto incluye facturas, recibos de venta, presupuestos, extractos, órdenes de compra y talones de pago de facturas.

Aunque técnicamente no existe una plantilla «Propuesta», puedes utilizar y personalizar la plantilla «Presupuesto» para obtener el mismo efecto. Esta plantilla introduce tus cifras para generar una página con una estimación de precios que puedes personalizar para adaptarla a tu marca. A continuación, puede añadir una carta de presentación o cualquier otro documento relevante.

También existe la opción de utilizar una plantilla de propuesta de terceros que se integra con QuickBooks Online. La actividad relacionada con la propuesta se actualiza automáticamente en los registros de QuickBooks.

Ventajas de utilizar una plantilla de propuesta de QuickBooks

Las propuestas pueden marcar la diferencia entre cerrar una venta y perderla. Si eres capaz de enviar tu propuesta rápidamente, podrás demostrar que comprendes las necesidades del cliente, así como tu compromiso para satisfacerlas de manera oportuna.

El uso de una plantilla de propuesta de QuickBooks tiene varias ventajas:

Ahorro de tiempo

Escribir una propuesta desde cero cada vez que surge un cliente potencial puede llevar mucho tiempo. Al disponer de una plantilla, puedes introducir los datos relevantes con un mínimo esfuerzo y enviar tu propuesta rápidamente, lo que te permitirá ahorrar un tiempo valioso que podrás dedicar al marketing o a mejorar tu negocio.

Personalizable

QuickBooks facilita añadir tu marca y personalizar la plantilla para adaptarla a tu negocio. También puede añadir páginas como archivos adjuntos para incluir cualquier información o documento adicional que pueda ser relevante, como una carta de presentación o los términos y condiciones.

Aspecto profesional

Los clientes se dan cuenta inmediatamente cuando has elaborado una propuesta a toda prisa. Con una plantilla de QuickBooks, puede crear un documento de aspecto profesional que parece haber sido creado por un experto. La plantilla «Estimación» tiene una tabla de aspecto sofisticado con cifras claramente dispuestas para el lector.

Cómo crear una plantilla de propuesta de QuickBooks

¿Listo para crear una plantilla de propuesta? Así es como se hace:

1. Inicie sesión en su cuenta de QuickBooks y seleccione +Nuevo en la parte izquierda del panel de control. Seleccionar Estimación.
2. Seleccionar formato > Administrar plantillas. Elija una de las plantillas para obtener una vista previa y, a continuación, pulse Aceptar para editarla.
3. Utilice la ventana de personalización para añadir su logotipo, cambiar las fuentes y los colores, y añadir la información de su transacción.
4. Puede seleccionar Personalización adicional para realizar más modificaciones (por ejemplo, eliminar o añadir elementos al encabezado y al pie de página).

Cuando desee utilizar la plantilla para un archivo de empresa diferente, simplemente:

1. Abre el archivo en cuestión. Abre Listas y selecciona Plantillas.
2. Seleccione Importar en el menú desplegable Plantillas.
3. Busca la plantilla que personalizaste y selecciona Abrir. Se le pedirá que le asigne un nombre.

Eso es todo: la plantilla debería aparecer ahora en el nuevo archivo de su empresa. Los campos del presupuesto son fáciles de editar y añadir precios, productos y servicios.

Mejores prácticas para utilizar una plantilla de propuesta de QuickBooks

Usar una plantilla sin duda facilita las cosas, pero no garantiza que consigas cerrar negocios con tus clientes. Asegúrate de que tu propuesta dé en el blanco siguiendo estas prácticas recomendadas:

Incluya una portada

Sin entrar en demasiados detalles, siempre debes incluir una portada que describa claramente los servicios que ofreces y presente tu empresa. Explique las ventajas de trabajar con usted y el valor único que puede aportar.

Abordar los puntos débiles del cliente

Los clientes no trabajarán con usted a menos que pueda demostrar que comprende sus necesidades y que puede resolver sus problemas. Aborde los puntos débiles del cliente en su propuesta, explicando cómo piensa abordarlos específicamente con sus servicios.

Mantén la sencillez

Nadie quiere leer un texto interminable, así que redacta tu propuesta de forma clara y concisa. Utiliza viñetas siempre que puedas y estructura todo en secciones fáciles de digerir. Cíñete a los puntos principales; evita la información superflua.

Utilizar datos y ayudas visuales

Siempre debes respaldar tus afirmaciones con datos claros y concisos. Incluya datos y cifras que respalden sus argumentos, así como elementos visuales, como gráficos o tablas, que faciliten la interpretación de su propuesta.

Las cartas de presentación son la parte más laboriosa del proceso, pero ten en cuenta que también se pueden crear plantillas para ellas hasta cierto punto. Por ejemplo, la primera parte, donde presenta su empresa y sus servicios, puede basarse en una plantilla: solo tiene que añadir un campo para [NOMBRE DEL CLIENTE] y ajustar ligeramente la propuesta de valor en función de las necesidades del cliente potencial.

Errores comunes que se deben evitar al utilizar una plantilla de propuesta de QuickBooks

Cuando utilices una plantilla, ten en cuenta los siguientes errores comunes y haz todo lo posible por evitarlos:

• Falta de personalización. Los clientes se dan cuenta al instante cuando tomas un atajo (¡y no les gusta nada!). Deja claro que has adaptado la propuesta específicamente para ellos.
• Diseño deficiente. Una estética poco profesional puede generar desconfianza. Asegúrate de que tu propuesta tenga un aspecto adecuado con fuentes, colores y gráficos atractivos.
• Demasiada jerga. Utilice un lenguaje sencillo y comprensible; evite la jerga y los términos técnicos.
• Incluir información irrelevante. Cíñete a los puntos principales y evita añadir cualquier cosa que no esté directamente relacionada con tu propuesta de valor o con los puntos débiles del cliente.

Las plantillas de propuestas de QuickBooks funcionan mejor cuando te tomas el tiempo necesario para personalizar tu propuesta. Es una forma eficaz de agilizar el proceso y, una vez que lo hayas hecho una vez, puedes reutilizar la plantilla para diferentes clientes.

Resumen

No pierdas tiempo escribiendo plantillas desde cero cuando las plantillas de QuickBooks pueden hacer el trabajo por ti. Crea una propuesta bien diseñada y profesional que describa tus servicios y responda directamente a las necesidades de tus clientes.

Si sigues estas pautas, te asegurarás de que tus propuestas sean acertadas y ahorrarás tiempo en el proceso.

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Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una plantilla de propuesta en QuickBooks?

El uso de una plantilla de propuesta en QuickBooks le permite agilizar el proceso y ahorrar tiempo. También garantiza la coherencia en todas tus propuestas, lo que puede ayudar a generar confianza entre los clientes potenciales.

¿Cómo puedo crear una plantilla de propuesta personalizada en QuickBooks?

Para crear una plantilla de propuesta personalizada en QuickBooks, inicie sesión en su cuenta y seleccione +Nuevo en la parte izquierda del panel de control. Seleccionar Estimación > Formato > Administrar plantillas. Personaliza tu plantilla según sea necesario y, a continuación, utiliza la opción Personalización adicional para realizar más modificaciones.

¿Qué debo incluir en una plantilla de propuesta en QuickBooks?

Tu propuesta debe incluir una portada, una explicación de tus servicios y cómo estos abordarán los puntos débiles del cliente, datos y ayudas visuales que respalden tus afirmaciones, y un lenguaje sencillo y fácil de entender.

¿Cómo puedo asegurarme de que mi plantilla de propuesta de QuickBooks tenga un aspecto profesional?

Asegúrate de que tu propuesta tenga un aspecto profesional añadiendo fuentes, colores y gráficos atractivos. Asegúrate de que el diseño sea claro y fácil de leer, y evita el uso excesivo de jerga o información irrelevante.

¿Cuáles son los errores comunes que se deben evitar al utilizar una plantilla de propuesta en QuickBooks?

Los errores comunes que se deben evitar al utilizar una plantilla de propuesta de QuickBooks incluyen la falta de personalización, un diseño deficiente, el uso excesivo de jerga y la inclusión de información irrelevante.

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