Plantilla de propuesta de gestión de proyectos

Los profesionales de la gestión de proyectos suelen dedicarse a gestionar proyectos por diferentes motivos. Una necesidad fundamental para estos profesionales es su capacidad para alcanzar los objetivos fijados para un proyecto dentro de las limitaciones establecidas. Las principales limitaciones de un proyecto incluyen el alcance, el presupuesto, el tiempo y la calidad, mientras que otras limitaciones pueden incluir la optimización de la asignación de recursos para alcanzar determinados objetivos.

Si bien un profesional de la gestión de proyectos no debe pasar por alto las habilidades esenciales que se requieren en este campo, también es importante que los profesionales de proyectos tengan habilidades persuasivas para presentar propuestas. No hay esperanza de conseguir los mejores contratos si no se dispone de una plantilla sólida para la propuesta de gestión de proyectos que convenza a los clientes de tus habilidades.

Un gestor de proyectos inicia, planifica, ejecuta, controla y cierra el trabajo de un grupo de personal cualificado para alcanzar los objetivos específicos de un proyecto. Los clientes necesitan ver estas habilidades por escrito con respecto a su proyecto propuesto si usted quiere ganarse su aprobación. Aquí es donde tienes que elaborar una plantilla de propuesta de gestión de proyectos bien pensada para destacar lo que le ofrecerás al cliente.

1. Cómo redactar una plantilla de propuesta de gestión de proyectos

Una propuesta de gestión de proyectos debe incluir la información suficiente para ayudar a su patrocinador a tomar una decisión. Una buena práctica para redactar propuestas es elaborar un resumen ejecutivo convincente, ya que es lo primero que verá el cliente en el documento.

La calidad de esta sección puede determinar si el lector continúa revisando la propuesta o no. Sin embargo, otras secciones de su plantilla de propuesta de gestión de proyectos también son importantes. Consulte la información relevante que debe incluir en su documento.

1.1. Portada

Esta es la primera página de la propuesta, donde aparece el título del documento. Además del título, la sección incluye el nombre de su organización y la fecha en que preparó el documento. A continuación, debe indicar su correo electrónico y dirección de contacto, así como la información del cliente propuesto.

Comience con el título de la propuesta de gestión del proyecto, luego identifíquese a sí mismo y al propietario del proyecto o la empresa. Como mínimo, incluya un campo para indicar el nombre de la empresa, la dirección de contacto, la dirección postal y el número de teléfono de ambas partes en la plantilla PDF de la propuesta de gestión del proyecto.

1.2. Resumen ejecutivo

Piensa en el resumen ejecutivo de tu plantilla de propuesta de gestión de proyectos como la sección que recoge la visión, los objetivos, el alcance y el calendario del proyecto. Aquí es donde describes lo que lograrías en el proyecto si se te diera luz verde. Incluye una declaración sobre tu experiencia, tus éxitos anteriores y las habilidades que tienes en tu arsenal.

Aquí es donde haces una declaración que resume el servicio que deseas ofrecer. Digamos que [nombre de la empresa cliente] necesita un servicio de gestión de proyectos para iniciar, planificar, controlar y ejecutar [nombre del proyecto], lo que puede incluir lo siguiente:

• Tarea 1
• Tarea 2
• Tarea 3
• Y así sucesivamente.

1.3. Detalles y objetivos del proyecto

Si coordinas un proyecto, debes conocer los detalles de la tarea y el objetivo desde la perspectiva de tu cliente. Resalte el problema y vuelva a formular los objetivos utilizando las palabras del cliente.

Quieres asegurarte de que el cliente sepa qué esperar y cuáles son los beneficios que obtendrá al completar el proyecto cuando te contrate. Póngalo por escrito, reitere el objetivo del servicio de gestión de proyectos que desea prestar y explíquelo desde la perspectiva del propietario del proyecto.

1.4. Alcance y resultados esperados

Hay algo que usted aporta; esta es la sección de su plantilla de propuesta de gestión de proyectos en la que debe resaltarlo. Hable sobre sus servicios, incluyendo la iniciación, planificación, ejecución, supervisión y control, y cierre del proyecto.

¿Cuál es el problema fundamental al que se enfrenta el propietario del proyecto? Identifique el problema, describa el alcance utilizando las palabras del propietario y enumere su solución al problema. Habla sobre tu alcance y estrategia para alcanzar el objetivo del proyecto. ¿Necesitarás un equipo, materiales y recursos?

Si es así, esta sección es donde debes indicarlos al redactar tu plantilla PDF de propuesta de gestión de proyectos. Recuerda que una propuesta requiere un estilo de redacción persuasivo. Incluya palabras que demuestren su versatilidad y asegúrese de que el documento sea breve pero convincente para ayudar al cliente potencial a decidirse a darle su aprobación.

1.5. Resumen de costes y recursos

Describa los honorarios para cada parte del proyecto y proporcione una estimación del costo total. ¿Qué recursos se necesitan y qué equipo piensas utilizar para alcanzar el objetivo? ¿Qué presupuesto has calculado y cuál es tu pago? Incluya sus tarifas y método de fijación de precios para que el cliente tenga la seguridad de que las tarifas son solo por los servicios que usted ha prometido.

1.6. Cronología y hitos

Divida el proyecto en tareas discretas y manejables y establezca hitos si es necesario. Eso le ayudará a realizar un seguimiento y gestionar el proyecto de forma eficaz. Los gestores de proyectos son expertos en programar y optimizar la asignación de recursos a tareas o actividades. ¿Cuál es tu distribución horaria? ¿Hay fechas clave, incluyendo la duración y el tiempo estimado del proyecto?

Estos son algunos factores que influyen en la decisión de los propietarios del proyecto después de revisar su propuesta de gestión de proyectos en formato PDF. ¿Cómo harías un seguimiento del progreso y cómo esperas que el propietario del proyecto mida el rendimiento? Pon tu plan por escrito, para no dejar ningún aspecto de tu propuesta al azar.

2. Consejos para redactar propuestas de gestión de proyectos

Los siguientes consejos te ayudarán a elaborar una plantilla sólida para una propuesta de gestión de proyectos.

• Mantén la sencillez y proporciona solo la información necesaria para ayudar al cliente potencial a tomar una decisión.
• Formula una hipótesis, proporciona una estimación y no te limites a
• Incluya información adicional en el apéndice.
• Establece hitos realistas.

Personaliza tu plantilla de propuesta de gestión de proyectos. Asegúrese de adaptarlo para que cumpla con los requisitos del cliente propuesto. Iniciar y ejecutar proyectos es casi una tarea cotidiana para las empresas e incluso para los particulares. Por lo general, los propietarios de proyectos tienden a contratar a profesionales para gestionar sus proyectos, teniendo en cuenta las limitaciones que estos implican. Un proyecto es único, tiene una duración determinada y requiere una estimación de costes, una programación, un control y una ejecución con limitaciones de coste y tiempo. Si eres gestor de proyectos, es bueno que poseas habilidades de primer nivel, pero debes ser capaz de conseguir que todos piensen en el mismo objetivo.

Una de las formas de hacerlo es crear una propuesta sólida de gestión de proyectos. Crear y enviar una propuesta detallada de gestión de proyectos en formato PDF a las empresas que subcontratan proyectos demuestra que eres un profesional con el potencial de cumplir lo que has descrito en el documento.

3. Qué evitar al redactar una propuesta de gestión de proyectos en formato PDF

Tenga en cuenta los siguientes inconvenientes al redactar su propuesta de gestión de proyectos. Un documento del congreso mundial del Project Management Institute enumera estos cuatro factores como fundamentales para el rechazo de propuestas:

1. Propuesta mal definida
2. Propuesta no alineada con el objetivo del cliente
3. Propuesta sin prestaciones definidas
4. Comunicación deficiente o ineficaz

4. Cómo crear ejemplos de propuestas de gestión de proyectos

Si tienes una empresa de consultoría de gestión de proyectos o trabajas como gestor de proyectos independiente, probablemente hayas redactado muchas propuestas. Y entendemos que elaborar cada propuesta desde cero exige mucha atención y, en ocasiones, supone mucho trabajo. Por eso, Bonsai se ha encargado de proporcionarle ejemplos de propuestas de gestión de proyectos prediseñadas para facilitarle el trabajo. Estas plantillas están disponibles para descargar y son fáciles de editar para crear esa propuesta que siempre ha admirado.

En cuanto a los principiantes, crear una propuesta convincente les brinda más oportunidades de negocio como gestores de proyectos, pero ¿cómo se aseguran de que toda la información relevante esté incluida en la factura? Bueno, nuestros ejemplos de propuestas de gestión de proyectos te ayudarán a mantenerte organizado con todos los detalles necesarios que debes incluir en tus propuestas.

Además, en la última sección de este artículo te mostraremos los detalles que seguramente te faltan a la hora de redactar tu propuesta de gestión de proyectos.

4.1. ¿Por qué utilizar una propuesta de gestión de proyectos?

Es una práctica comercial habitual que las empresas busquen formas rentables y más eficientes de hacer las cosas. Uno de los métodos que emplean las empresas para lograrlo es subcontratar algunos de sus trabajos a empresas o consultores independientes que prestan servicios profesionales en el área que necesitan. Para ello, las empresas suelen enviar una solicitud de propuesta (RFP) a las organizaciones.

A continuación, esperan una respuesta detallada en forma de documento en el que se destaquen los detalles del trabajo y los resultados prometidos, así como la estrategia para alcanzar su objetivo. Por lo tanto, es importante que veas diferentes ejemplos de propuestas de gestión de proyectos y aprendas a personalizarlas para satisfacer necesidades específicas. Es un método probado para destacar y mantenerse por delante de la competencia, con el fin de garantizar los mejores puestos de trabajo en su nicho.

Una propuesta de gestión de proyectos le beneficiará de las siguientes maneras:

1. Crea una excelente impresión para captar a un cliente potencial.
2. Te hace parecer profesional.
3. Las propuestas son documentos excelentes para realizar un seguimiento del trabajo.
4. Son adecuados para el mantenimiento de registros.
5. Facilita ver si se ha omitido algún elemento entregable al redactar el documento.
6. Ayudarte a mantenerte organizado con los clientes con los que has trabajado a lo largo de tu carrera.

4.2. Comprender las secciones de una propuesta de gestión de proyectos

Los ejemplos típicos de propuestas de gestión de proyectos contienen información esencial sobre el proyecto en aspectos tales como el alcance, los objetivos, la meta y el calendario. Consulte los detalles sobre estas secciones a continuación.

4.2.1. Portada

La portada es probablemente lo primero que verá tu cliente, por lo que debe ser llamativa y visualmente atractiva. El diseño y el contenido de la página pueden hacer que el lector genere un gran interés en lo que usted tiene para ofrecer.

4.2.2. Puntos débiles

A continuación, los ejemplos de propuestas de gestión de proyectos deben hacer que los clientes que los lean asientan con la cabeza en señal de acuerdo con los problemas a los que se enfrentan. Aquí, el documento debe describir el problema al que se enfrenta la empresa del cliente y cómo usted puede intervenir para resolverlo. La mayoría de las veces, los clientes se interesan más cuando una propuesta utiliza su lenguaje o explica sus puntos débiles desde su perspectiva.

4.2.3. Entregables/estrategia

Tu propuesta de gestión de proyectos debe destacar los resultados que vas a ofrecer y el enfoque que has planeado adoptar para alcanzar los objetivos de tu cliente. Los propietarios de proyectos suelen querer ver cómo el proyecto beneficiará a su empresa u organización cuando lo complete.

4.2.4. Éxitos y mejor ajuste

En esta sección, querrás dar a conocer a los clientes potenciales tus cualidades y capacidades únicas que demuestran que puedes manejar el proyecto con destreza. Proporcione detalles sobre sus entregables y los éxitos de proyectos anteriores.

4.2.5. Indemnización

Explique su modelo de precios y las tarifas de su servicio. Es posible que desee adoptar una tabla de precios interactiva para asegurarse de que sus clientes potenciales comprendan los precios, ya que estos influyen en su decisión de darle luz verde o no. Algunos expertos en gestión de proyectos utilizan aplicaciones de gestión de proyectos y herramientas de seguimiento del tiempo para mejorar la facturación eficaz.

4.2.6. Aceptación/términos & condiciones

Esta es la sección en la que se establecen los términos y condiciones, incluidas las opciones y plazos de pago. Incluya un campo para la firma en caso de aceptación y solicite la opinión de expertos legales para que le ayuden con los términos del trabajo.

5. Cómo crear tu propuesta de gestión de proyectos: ejemplo en PDF

A veces, para tener éxito como gestor de proyectos, se necesita algo más que la capacidad de iniciar, controlar, supervisar y cerrar con éxito un proyecto. Obviamente, además de todo lo que sabes sobre gestión de proyectos, hay tareas administrativas esenciales que influirían en tu éxito en el negocio. Tu capacidad para elaborar propuestas convincentes es una habilidad que no debes subestimar si quieres conseguir los mejores proyectos en tu sector. Redactar una propuesta ganadora desde cero parece arduo y, a menudo, lleva mucho tiempo.

En general, ser tu propio jefe administrativo es uno de los mayores retos a los que se enfrentan los consultores independientes y los gestores de proyectos. Afortunadamente, ahora es posible elaborar propuestas de forma rápida y fluida gracias a las plantillas y soluciones de Bonsai. Puede explorar varias plantillas bien diseñadas y descargar un PDF con un ejemplo de propuesta de gestión de proyectos si lo desea.

La creación y el envío de su propuesta de gestión de proyectos no deben impedirle planificar nuevos proyectos y concentrarse en otras actividades fundamentales de su trabajo. Con unos pocos clics, puede obtener una muestra de propuesta de gestión de proyectos en formato PDF, que puede editar para adaptarla a sus necesidades. Además, puede utilizar las herramientas de la plataforma para crear su plantilla personalizada y enviarla al cliente directamente desde la interfaz.

De esta manera, podrás crear una propuesta de gestión de proyectos profesional lista en poco tiempo para enviarla a tu cliente. Una vez enviado, el cliente puede recibir y ver el documento con un solo clic, mientras que usted recibe una notificación al respecto. Si no está seguro de los detalles de un ejemplo de propuesta de gestión de proyectos profesionales en formato PDF, la siguiente sección de este artículo se lo aclarará.

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5.1. Comprender una muestra de propuesta de gestión de proyectos

Siga estos sencillos pasos para elaborar una propuesta de gestión de proyectos convincente.

5.1.1. Portada

Planea crear una portada llamativa, tal vez con excelentes gráficos de gestión de proyectos, y dale al documento un título que indique que se trata de una propuesta de gestión de proyectos.

5.1.2. Identificación de las partes

Identifíquese como el director del proyecto con el nombre de su empresa, dirección postal, número de teléfono, sitio web y dirección de contacto. Además, identifique al destinatario de la propuesta con la información adecuada.

5.1.3. Resumen ejecutivo

Esta sección ofrece una visión general de tu propuesta de proyecto. Hazlo sencillo, de modo que el cliente comprenda lo que le estás proponiendo con solo echar un vistazo a esta sección de tu propuesta.

5.1.4. Problema principal & detalles del trabajo

Tu propuesta de gestión de proyectos en formato PDF debe abordar el problema que estás tratando de resolver. Identifica el punto débil y describe el alcance del trabajo. Es recomendable hablar con el cliente potencial antes de redactar una propuesta para conocer su punto de vista y saber qué lenguaje utilizar para transmitir la información en esta sección.

5.1.5. Objetivos estratégicos/resultados esperados

Ahora, ambos deben comprender los objetivos establecidos por su cliente con respecto al proyecto, así como los problemas. Por lo tanto, los resultados esperados y el lenguaje de la propuesta deben estar en consonancia con el objetivo del cliente. Tu muestra de propuesta de gestión de proyectos en PDF puede ofrecer una visión general de los beneficios que se obtendrían si se te diera la oportunidad de gestionar el proyecto. Además, un entregable claro y detallado ayudaría al cliente a medir tu rendimiento en el proyecto.

5.1.6. Presupuesto & compensación

¿Con qué presupuesto cuentas? ¿Cuál es su forma de pago? Haga una lista de los servicios que desea prestar e incluya las tarifas correspondientes a cada uno. Asegúrate de dejar las cosas claras aquí; cuanto más claro seas, mejor para ti.

5.1.7. Calendario del proyecto & recursos

¿Cuándo se espera que comiences el proyecto si te contratan? ¿Ha dividido el proyecto en partes manejables y ha establecido hitos para ellas? Hágalo saber al elaborar su plantilla PDF de muestra para la propuesta de gestión de proyectos. Además, haz una lista de los recursos necesarios y define quién es responsable de proporcionarlos.