Plantilla de factura de contable

Si tienes una pequeña empresa de contabilidad, los números son muy importantes para ti, por lo que necesitas una plantilla de factura de contabilidad. Como contable profesional, debes comportarte y mostrarte profesional ante tus clientes.

Las facturas desempeñan un papel fundamental, pero también hay que aprender a utilizarlas correctamente. Las transacciones financieras pueden depender del tipo de factura utilizada, la información añadida y muchos otros factores.

Si ofreces tus servicios de contabilidad a cualquier persona, esta guía te ayudará a gestionar mejor esos documentos financieros.

¿Para qué se utiliza la factura contable?

Una factura contable se utiliza para cobrar el pago cuando se prestan servicios de contabilidad. En términos sencillos, es un documento que informa a alguien de que tiene que pagarte dinero.

Una plantilla de factura contable puede ser utilizada por una variedad de personas, como contables, contadores y auxiliares contables. Contendrá todas las estructuras de precios que sean relevantes para cualquiera de sus proyectos.

¿Por qué utilizar plantillas de facturas contables?

Como propietario de un negocio, es probable que tenga muchos clientes, y todos ellos recibirán al menos una factura suya. Anotar todas tus facturas desde cero puede resultar muy engorroso, por lo que quizá te interese utilizar una plantilla de factura contable gratuita.

Hay muchos sitios donde puedes conseguir plantillas de facturas gratuitas. Por ejemplo, si tienes una cuenta Bonsai, puedes obtener una factura gratuita siempre que la necesites.

Tipos de facturas para contables

Si prestas servicios de contabilidad a diferentes empresas, existen varios tipos de facturas contables que puedes utilizar. Como contable fiscal, probablemente pasarás por lo siguiente para tu plantilla de factura fiscal profesional:

Factura estándar

Este es uno de los tipos más comunes de estados financieros. Puede utilizarlo para todos sus clientes, independientemente de si opta por una tarifa por hora o una propuesta de tarifa fija.

Factura automática

Si prestas servicios de contabilidad mensuales, quizá te interese optar por las facturas automáticas. Puede utilizar un software de contabilidad como Hello Bonsai para enviar las facturas a tiempo.

Factura proforma

La contabilidad empresarial no siempre puede ser totalmente exacta, y al principio es posible que tengas que ofrecer una estimación. Este tipo de proceso de facturación se denomina «proforma», en el que se crea más bien un presupuesto que una factura.

Factura de débito

Las facturas de débito se utilizan cuando se cobran servicios adicionales prestados. Por ejemplo, es posible que haya utilizado una plantilla de factura contable estándar para el pago principal, pero que posteriormente se haya producido un cargo adicional. Aquí es donde entra en juego la factura de débito.

Factura de crédito

Las facturas de crédito se utilizan cuando se emite un descuento o una factura. Esta plantilla de factura también se puede utilizar para resolver una disputa de facturación.

Factura prepagada

Si vas a facturar a un cliente por un trabajo futuro, puedes utilizar una factura de prepago para realizar ese cobro.

Facturas mixtas

Si tiene que realizar varias operaciones, como facturar a un cliente y ofrecerle un descuento, en este caso se puede utilizar una plantilla de factura mixta.

¿Qué debe incluirse en una plantilla de factura de contabilidad?

Al introducir información en una plantilla de factura gratuita, hay ciertos detalles que no debes omitir. Estos son:

• Información de contacto, como el nombre de su empresa, dirección de correo electrónico, dirección física de la empresa y más.
• Logotipo de la empresa
• La información de contacto de su cliente o socio comercial.
• Número único de factura, fecha de vencimiento y fecha de la factura.
• Precios por servicios, como la tarifa plana o la tarifa por hora.
• Importe del impuesto sobre las ventas, junto con el importe total.
• Condiciones de pago

Cuanto más detallada sea la información que incluya en la plantilla de factura, menos problemas tendrá con los pagos.

Cómo crear facturas contables

Al rellenar plantillas de facturas como propietario de una empresa de contabilidad o teneduría de libros, debe asegurarse de añadir toda la información necesaria, en el orden correcto. Esto es lo que debe hacer al gestionar facturas profesionales:

Añadir el número de factura, la fecha de vencimiento y la fecha de la factura.

Estos detalles pueden parecer pequeños e insignificantes, pero en general son muy importantes, especialmente para usted como propietario de un negocio. Dependiendo del tamaño de su empresa, es posible que tenga que enviar un número considerable de facturas. Si hay demasiados, puede resultar difícil llevar un control.

Al añadir un número de factura, una fecha de factura y una fecha de vencimiento en la factura contable, será mucho más fácil llevar un control de quién te debe dinero. Asegúrese de que cada factura tenga un número de factura único, para evitar posibles confusiones.

Anote la información sobre ambos socios comerciales.

Cuando rellene plantillas de facturas contables, el siguiente paso después del número de factura y la fecha de vencimiento debe ser anotar la información de ambas partes. Esto puede incluir el nombre de los socios, su dirección, su número de contacto y toda la demás información relevante.

Al añadir la información del comprador, podrás ponerte en contacto con él para los pagos, especialmente si dicho pago se emite para una fecha posterior. También hay casos en los que el cliente puede necesitar ponerse en contacto con usted, por lo que su información debe figurar en la factura contable.

Añadir una descripción de los productos

Al presentar una plantilla de factura contable, también debe anotar la información sobre los productos adquiridos. Esto incluye la marca, la cantidad, la calidad y muchos otros aspectos. Esto ayudaría a explicar el precio y evitaría complicaciones legales en el futuro.

Condiciones del pago inicial

Por último, pero no menos importante, la plantilla de factura debe incluir las condiciones de pago. ¿Cómo le pagará el cliente? ¿Pagarán en efectivo o harán una transferencia bancaria más tarde?

¿Pagarán por adelantado o realizarán el pago en una fecha posterior? ¿Con qué frecuencia deben realizar este pago? Incluso una factura básica debería incluir este tipo de información.

El resultado final

Una plantilla de factura puede facilitarte mucho la vida como contable. Solo tienes que encontrar el software de facturación adecuado que te ayude a gestionar este negocio. Una vez que automatices el proceso, esto te ayudará a agilizar las finanzas de tu negocio.