Plantilla de factura para subcontratistas

¿Qué es una factura de subcontratista?

Una factura de subcontratista es un documento que utilizan los contratistas independientes para cobrar los pagos por los servicios prestados. Por lo general, desglosa los servicios, los costes y las políticas de compensación de un proyecto.

Enviar una factura profesional a tiempo te ayuda a realizar un seguimiento de los pagos, proteger tu negocio, presentar impuestos y decir adiós a los problemas de flujo de caja.

Un proceso de facturación integral le ayuda a:

• Identificar: facturas pendientes de pago y deudores.
• Recopilar: información clave para preparar las declaraciones fiscales.
• Seguimiento: pagos de clientes , fechas de vencimiento y pagos atrasados.
• Registro: información financiera importante
  

Tanto si dirige una empresa de contratación como si es un subcontratista autónomo, gestione usted mismo la facturación de su negocio para garantizar su crecimiento y estabilidad financiera.

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Qué incluir en la factura del subcontratista

Un subcontratista suele crear una factura por horas para trabajos puntuales o una factura por proyecto para proyectos más grandes. En el caso de subcontratación a largo plazo, la solución habitual es una factura recurrente.

Independientemente de cómo decidas cobrar por tus servicios, debes asegurarte de incluir todas las secciones necesarias en la factura; añade estos elementos para facilitar el cobro de los pagos.

Incluya «factura» en la parte superior.

El equipo de contabilidad de su cliente recibe cientos de documentos cada día, desde órdenes de compra hasta notas de crédito y presupuestos. Debes asegurarte de que el equipo de contabilidad sepa de qué se trata tan pronto como llegue a su bandeja de entrada.

Utilice un tamaño de fuente más grande y texto en negrita para resaltar «factura» en la parte superior del documento. Esto ayudará a su cliente a identificar el documento y procesar los pagos más rápidamente.

Información comercial

¿Quieres mantener tu negocio en plena forma? Comience su factura con un logotipo comercial profesional y el nombre comercial. Esta sección ayuda a transmitir tu profesionalidad y credibilidad.

Esto es lo que puedes añadir a esta sección:

• Nombre legal: de su empresa
• Dirección comercial: la dirección en la que está registrada su empresa.
• Datos de contacto: para facilitar la comunicación en caso de consultas o disputas.

Si dispones de poco tiempo y recursos, te resultará complicado mantenerte al día con la facturación, especialmente si tienes que empezar desde cero cada vez. Aprovecha las plantillas de facturas personalizables para agilizar el proceso.

Información del cliente

Es esencial incluir la información de contacto del cliente al facturar, ya que debe quedar claro a quién va dirigida la factura. De lo contrario, corres el riesgo de que tu factura sea rechazada y el pago se retrase.

Añada el nombre comercial, la dirección y el número de teléfono del cliente. La mayoría de los clientes desean reclamar los cargos por IVA y disponer de pruebas legales de pago, por lo que esto es tan importante para ellos como para usted.

Fecha y número de factura

Los documentos incoherentes pueden sumergirte rápidamente en un mar de papeleo. Por eso es esencial enviar una factura puntual con la fecha y el número de factura para su seguimiento.

Despídase de las búsquedas frenéticas asignando números de factura y añadiendo fechas. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Número de factura: Utilice una serie numérica cronológica para las facturas. Otra forma de hacerlo es combinar un número de cliente único (72) y un número de trabajo (001) para crear un número de factura único (#72-001).
• Fecha de la factura: Incluya siempre la fecha en la que envía la factura y la fecha de vencimiento de acuerdo con las condiciones de pago. Por ejemplo, si las condiciones de pago exigen el pago en el plazo de una semana natural, su factura debe tener una fecha de vencimiento exactamente 7 días después de la fecha de envío. Recuerde utilizar formatos de fecha internacionales (2 de febrero de 2022) para los clientes internacionales.
  

Estos detalles ayudan a garantizar que su factura cumpla con todos los requisitos desde el primer momento y facilitan la organización de todo lo necesario para fines contables.‍

Detalles del servicio

Siempre debes intentar proporcionar detalles sobre lo que estás facturando exactamente. Esto ayuda al cliente a identificar lo que está pagando y le permite comprender mejor el valor de sus servicios. Limita la confusión en lo que respecta al pago y proporciona un enfoque profesional a los proyectos.

Utiliza esta sección para hablar sobre:

• Detalles del servicio: incluye una breve descripción de los principales servicios ofrecidos.
• Fecha del servicio: describa el período de los servicios del contratista.
• Descripción: añadir una descripción clara y detallada de los servicios prestados.
• Tarifa de facturación: especifique si factura por horas o por tarifa plana.
• Cantidad: indique el número de horas o la cantidad de productos con el precio unitario.
• Precio unitario: calcular el coste total de cada servicio o producto.
• Condiciones de facturación: aclare las divisas cuando trabaje con clientes internacionales y no olvide incluir los recargos por demora en el pago.
  

El diseño de esta sección es clave para garantizar que sea fácil de entender y asimilar. No quieres que los clientes unan los puntos, quieres guiarlos de principio a fin.

Importe total a pagar

Una vez que hayas detallado los diferentes servicios y sus costes asociados, estarás listo para comunicar el precio final. El equipo financiero de tus clientes se pasa todo el día haciendo cálculos, todos los días; no querrás aumentar su carga de trabajo.

Utilice el espacio debajo de los detalles del servicio para resaltar el importe total a pagar por sus servicios. Considera hacerlo con letras grandes y llamativas para captar la atención de tus clientes. De esta manera, ahorras tiempo a tu cliente y le proporcionas una sección de precios clara y detallada.

Condiciones de pago

Dirigir el negocio implica equilibrar muchas cosas diferentes: incorporar nuevos clientes, enviar propuestas, redactar contratos, prestar servicios de subcontratación y mucho más. Debes asegurarte de que te paguen a tiempo para que todo funcione correctamente; lo último que necesitas es otra tarea más de la que ocuparte.

Añada los términos y condiciones adecuados a las facturas de los contratistas para fomentar el pago anticipado y optimizar la posición de caja. A continuación se indican algunas condiciones de pago habituales que deben tenerse en cuenta:

• Formas de pago: las que aceptas, es decir, en línea, en efectivo, con tarjeta de crédito o con cheque.
• Instrucciones de pago: para realizar pagos con cheque o en línea; por ejemplo, indique dónde pueden pagar en línea o a quién deben extender el cheque.
• Calendario de pagos: indicar los plazos para realizar los pagos.
• Recargos por demora: por no pagar en la fecha de vencimiento o antes de ella.
• Descuento por pronto pago: que los clientes pueden disfrutar si pagan dentro de un plazo determinado.
• Descargos de responsabilidad: especifique si ofrece una garantía de servicio o una garantía de devolución del dinero.
  

Estos términos te ayudan a garantizar que siempre estés protegido en lo que respecta al pago.

Nota de agradecimiento

Quieres que los clientes paguen con una sonrisa: la mejor manera de hacerlo es ser educado y darles las gracias al final de la factura.

Un mensaje breve y personalizado de su parte añade calidez tanto a la factura como a su relación con el cliente. En esta sección también puede solicitar testimonios o recordar a los clientes su programa de recomendaciones.

Cómo redactar una factura de subcontratista

La creación de facturas es una parte importante para el buen funcionamiento de una empresa de contratistas. Dicho esto, no querrás pasar todo el tiempo sentado frente al escritorio: utiliza plantillas de facturas para contratistas para automatizar los procesos de facturación y software de contabilidad para facilitar el procesamiento de los pagos.

Ahora que ya sabes qué debe incluir una factura de subcontratista, veamos cómo se elabora.

Comprender las expectativas del cliente

Para evitar retrasos innecesarios, considere hablar con el cliente y elaborar una factura proforma.

Saber lo que buscan te ayuda a proporcionar la información necesaria y evitar malentendidos. Esto es especialmente aplicable cuando se crea una nueva factura o se ofrecen servicios especializados: todos deben estar de acuerdo en cuanto a los detalles y las condiciones de pago.

Personaliza facturas profesionales

La personalización es ideal para las relaciones comerciales; una forma de hacerlo es utilizar plantillas de facturas para subcontratistas. Demuestre su aprecio y comprensión por el negocio del cliente con un toque personal.

La mejor manera de hacerlo es mediante el uso de marcas y logotipos, que se pueden añadir fácilmente a todas las plantillas de factura con solo hacer clic en un botón. También puedes mencionar cómo un proyecto mejoró tu experiencia y tus valores para demostrar al cliente que te dedicas en cuerpo y alma a tu trabajo.

Organizar los procesos de facturación

La multitarea es el enemigo de la concentración, seguro que ya lo sabes. Si no puede optimizar la gestión de facturas, estará sacrificando su valioso tiempo.

En lugar de empezar desde cero cada vez, utiliza una plantilla de factura gratuita y personalízala según cada caso. Bonsai te ayuda a enviar facturas profesionales, realizar un seguimiento de los calendarios de pago, el estado de las facturas y programar recordatorios automáticos para los pagos pendientes.

Échale un último vistazo.

No importa cuántas facturas hayas enviado en el pasado, nunca está de más revisar tus facturas. Esto garantiza que su factura sea totalmente correcta y no contenga errores tontos que podrían suponer una gran diferencia.

Una forma de evitar estos errores tontos es usar una plantilla gratis para tus facturas; es muy fácil empezar.

Crear una factura de subcontratista es muy sencillo con Bonsai

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No se puede confiar en un enfoque único para las facturas de los subcontratistas. La clave es contar con un proceso que se pueda modificar rápida y fácilmente.

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Preguntas frecuentes sobre facturas de subcontratistas

¿Qué es una factura de subcontratista?

Una factura de subcontratista desglosa los servicios del contratista y el coste del proyecto, y establece las condiciones de pago.

Facilítese la vida utilizando una plantilla de factura para contratistas para organizar las finanzas de su empresa y gestionar mejor la facturación. Más información sobre cómo crear facturas aquí.

¿Cómo se redacta una factura de subcontratista?

Una factura de subcontratista suele contener:

1. Un título
2. Información comercial
3. Información del cliente
4. Detalles del servicio
5. Importe total a pagar
6. Condiciones de pago
7. Nota de agradecimiento
   

Puedes crear fácilmente una factura de contratista con las plantillas de factura de contratista listas para usar de Bonsai.