Qué incluir en tus contratos como autónomo

A pesar de lo importantes que son para conseguir lo que quieres (que te paguen), los contratos suelen generar mucha incertidumbre entre los autónomos. Los puntos más confusos siempre tienen que ver con el dinero, el alcance de las plantillas de trabajo o las propuestas frente a los contratos. Veamos cómo mejorar tu plantilla de contrato para protegerte de los clientes morosos o que no pagan.

Cobrar

En primer lugar, lo más importante que debe incluir en sus plantillas de contratos o acuerdos son las partes que tratan sobre cómo se le pagará. Por desgracia, muchos jóvenes autónomos se sienten culpables por pedir dinero. Cuando empiezas, es difícil comprender el verdadero valor de tu trabajo.

Después de tus primeros proyectos, podrás dar un paso atrás y analizar cuánto tiempo le dedicaste, qué obtuvo el cliente y qué te reportó a ti al final. El resultado suele ser «estoy cobrando muy poco» o «no me pagan lo que me gustaría que me pagaran».

Todos estos problemas pueden resolverse con adiciones (o modificaciones) a tu contrato de trabajo autónomo. A continuación se indican algunas de las cláusulas importantes que deben incluirse.

Divulgación de tarifas

Explique cuál es su tarifa y cómo funciona. Es habitual fijar el precio del trabajo en función de una tarifa diaria y exigir que todo el trabajo se calcule de manera que requiera al menos un día completo de trabajo (8 horas). Todo lo que se reserve después del primer día deberá ser por periodos de al menos medio día (4 horas). La razón para incluir esto es tanto una forma de protección como un aviso al cliente. Aunque es de esperar que hayas explicado tus honorarios por adelantado, esto sirve como confirmación para el cliente de que esa es tu tarifa y que no va a cambiar.

Como autónomo, tienes la desafortunada desventaja de ser menos fiable que una gran agencia. Incluir tu información de pago te ayuda a ser transparente y tranquilizar a tu cliente.

El trabajo se envía tras el pago final.

Vaya, esto va a acumular mucha historia. Tradicionalmente, el sector servicios (especialmente en relación con las grandes empresas) tiene la costumbre de pagar a posteriori. Es decir, «tú haces el trabajo por nosotros ahora y te pagaremos cuando estemos listos», en un plazo de entre 30 y 60 días después de que se haya completado el trabajo. Esto es un verdadero fastidio para los autónomos. Tienes que comer, pagar tus facturas y cuidar tu negocio. Lamentablemente, esto no se puede lograr con pagos atrasados. Para evitar el problema por completo, es habitual incluir una cláusula que comience con:

Antes de entregar cualquier trabajo al final de un proyecto, su cuenta debe estar pagada en su totalidad. El pago final debe realizarse en un plazo de quince (15) días a partir de la fecha de finalización del proyecto.

Esto tiene dos consecuencias. Le da al cliente 15 días para pagar su factura en su totalidad. También me cubre a mí, al indicar que no se enviará ningún trabajo hasta que se haya pagado la cuenta. Muchos de los que leéis esto habéis estremecido ante la idea, pero funciona.

La mayoría de los clientes (es decir, los que no son sospechosos) necesitarán el trabajo que has realizado para ellos y se olvidarán de los 15 días y pagarán al finalizar el proyecto. Si te da miedo probarlo, míralo desde el punto de vista del respeto. Si tu cliente te respeta a ti y a tu trabajo, no tendrá ningún problema en pagarte puntualmente.

Los derechos de autor se ceden tras el pago final.

Esto es algo que mucha gente pasa por alto, pero es muy importante. A fin de cuentas, los derechos de autor, o la propiedad de la obra, son tu eje central. Si te encuentras en un aprieto y un cliente no ha pagado, retener los derechos de autor hasta que pague la totalidad le coloca en una posición única.

Para los particulares esto tendrá menos importancia, pero para las empresas consolidadas no hay lugar para cabos sueltos como la propiedad de algo que lleva su nombre. Puede parecer repugnante, pero en realidad es una herramienta que puedes utilizar para protegerte. Si no se le ha pagado la totalidad, conserva todos los derechos sobre el trabajo. Claro y sencillo.

Incluya un calendario de pagos.

No es justo exigir dinero a tus clientes y no decirles cuándo deben pagarlo. Lo peor que puedes hacer es mantener en silencio la discusión sobre el dinero hasta el final del proyecto. Sea muy claro sobre cuándo requiere los pagos y por qué importe. Dependiendo del tamaño del proyecto, me gusta dividir los pagos en partes. Un proyecto de tres meses de duración se desarrollaría de la siguiente manera:

Pago inicial: 25 % del importe total antes del inicio del proyecto. Pago intermedio: 50 % del importe total a mitad del proyecto (1,5 meses en este ejemplo). Pago final: 25 % al final del proyecto, con un periodo de gracia de 15 días.

Antes de que comience el proyecto, se describe claramente lo que el cliente debe pagar para que el proyecto siga adelante. También es conveniente incluir cómo aceptas el pago (es decir, cómo puede pagar el cliente). Añade algo como «Acepto todas las principales tarjetas de crédito, PayPal y cheques». Por supuesto, adapta esto a tu propia configuración, pero ayuda a responder cualquier pregunta que el cliente pueda tener sobre cómo pagarte.

Tenga listos los documentos adicionales

Parte de dirigir un negocio consiste en tener todo bien organizado. Cuando estás empezando, esto te frustrará hasta el infinito. Hay mucha burocracia en el mundo y, por desgracia, el tema del dinero es muy susceptible a ella. Como empresa, querrás tener toda tu información de pago a mano. Asegúrese de rellenar un formulario W-9 (en EE. UU. esto es lo que utiliza el IRS como formulario estándar de identificación para una empresa/entidad) y guárdelo en sus archivos. Además, conozca la información de su cuenta comercial: es conveniente tener a mano datos como el número de ruta y el número de cuenta por si un cliente le solicita realizar una transferencia bancaria.

No tengas miedo de pedir dinero. Si estás haciendo el trabajo, y lo estás haciendo bien, deberías cobrar por ello. Sé sincero y franco con tus clientes, no seas una serpiente, y cuídate negociando condiciones contractuales que te convengan. Incluir las sugerencias anteriores te ayudará a protegerte de situaciones desafortunadas y a mejorar aún más la imagen profesional de tu negocio y de ti mismo.

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