HubSpot para agencias: principales limitaciones y alternativas (2025)

Los resultados de una encuesta reciente realizada por Grand View Research (>) revelaron que el 91 % de las organizaciones con más de 10 empleados utilizan un CRM.

Este es un negocio muy lucrativo.

Con un uso tan extendido, queda claro lo importante que es el CRM para las agencias. Y no debería sorprender que un CRM eficaz pueda mejorar drásticamente las relaciones de una agencia con sus clientes.

A la hora de buscar un proveedor de CRM, muchos recurren a HubSpot, pero merece la pena dedicar tiempo a considerar las opciones alternativas disponibles para las agencias que buscan un CRM.

¿Qué es HubSpot?

HubSpot es una gran empresa tecnológica con sede en Estados Unidos dedicada al desarrollo y la comercialización de productos de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Este software tiene como objetivo alinear los equipos de ventas y marketing con el fin de aumentar las ventas mediante una estrategia de marketing dirigida más eficaz.

En los negocios, donde los ingresos son uno de los indicadores clave de rendimiento más importantes, cualquier producto que pueda impulsar las ventas es una herramienta importante.

Se estima que las empresas estadounidenses gastaron más de 14 000 millones de dólares en CRM durante el último ejercicio fiscal. Es una suma considerable, y HubSpot tiene actualmente una cuota de mercado de alrededor del 37 %.

¿Por qué las agencias eligen HubSpot?

De todas las empresas tecnológicas que ofrecen software CRM, HubSpot es probablemente la más conocida. Existen desde 2006, mucho antes de que la mayoría de los demás paquetes salieran al mercado. Su éxito inicial ha situado a la empresa en una buena posición, y muchos de sus clientes originales han decidido seguir con ella.

HubSpot tiene algunas cosas muy buenas, con todas las funciones básicas que las agencias quieren de su proveedor de CRM. Mejor aún, es fácil de configurar y el software básico es gratuito. Esto significa que muchas agencias siguen confiando en HubSpot para sus negocios.

Pero con el crecimiento interanual del sector tecnológico, las agencias que buscan software CRM tienen más opciones. Otros proveedores, como Bonsai, han desarrollado su tecnología teniendo en cuenta las limitaciones de HubSpot para ofrecer una experiencia más completa a las agencias.

Las cinco principales limitaciones de HubSpot para agencias

A pesar de estar bien establecido, HubSpot carece de varias funciones clave y dista mucho de ser el sistema CRM más fácil de usar. Estas son las cinco principales desventajas para los usuarios de HubSpot:

• Complejidad y curva de aprendizaje inicial: HubSpot puede tener algunas funciones relativamente fáciles de usar, pero aprender a utilizarlas bien es todo un reto. Formar al personal en cualquier tecnología es un proceso largo y costoso. Las agencias podrían ahorrar tiempo y dinero utilizando un sistema con una configuración inicial más sencilla.
• Coste: con clientes a largo plazo y una marca muy conocida, los precios de HubSpot no son nada competitivos. Aunque el coste inicial pueda parecer atractivo, los complementos pronto hacen que las cuotas mensuales se disparen. Otros proveedores de software ofrecen a las agencias más por menos con sus paquetes de CRM.
• Límites de personalización: HubSpot ofrece un producto fijo con altos costes para añadir funciones personalizadas. Muchas otras empresas tecnológicas colaboran con agencias para adaptar sus servicios de CRM a las necesidades individuales de cada agencia. Cada negocio es diferente, pero todas las suscripciones a HubSpot son iguales.
• Marca blanca: la opción de marca blanca de HubSpotsolo está disponible con sus paquetes más caros. Aun así, no ofrecen una opción completa de marca blanca, ya que su nombre comercial está siempre presente. Esto puede dar una imagen negativa de la agencia, ya que parece que depende de terceros para su servicio de CRM. También puede restar valor a las comunicaciones de marketing, ya que los clientes se quedan con dos nombres de marca que recordar.
• Suite limitada:la suite de HubSpot es limitada para agencias. No se pueden gestionar las facturas ni los pagos, por lo que se necesita un software independiente. Del mismo modo, no es posible emitir y firmar contratos o propuestas a través de HubSpot. Otros proveedores de CRM, como Bonsai, cuentan con portales específicos para facturación y pagos. Bonsai también ofrece la opción de firmar documentos electrónicamente.

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Bonsai: la mejor alternativa a HubSpot para agencias

Cuando las agencias buscan alternativas a HubSpot para sus necesidades de CRM, una de las herramientas más sencillas para ayudarles a tomar esta decisión son las valoraciones de los clientes. Cuanto más altas sean las valoraciones, mayor será el nivel de satisfacción de los clientes entre las agencias que ya utilizan el software.

Las valoraciones de Bonsai lo sitúan por encima de HubSpot en casi todas las encuestas realizadas. Forbes y Software Advice, por ejemplo, otorgan a Bonsai una puntuación global más alta que a HubSpot.

Fundada en 2015, Bonsai cuenta con casi 10 años de experiencia en el suministro de software CRM para agencias. A pesar de esta experiencia, siguen siendo jóvenes e innovadores en su enfoque. Por ello, Bonsai colabora con agencias para personalizar y desarrollar sus servicios.

Bonsai ofrece mayores niveles de satisfacción al cliente, un software fácil de usar y un producto mucho más amplio y rentable. En pocas palabras, son un punto de inflexión en el mundo del CRM.

Los servicios de Bonsai están diseñados a medida para agencias.

Los paquetes CRM de Bonsai están diseñados para satisfacer las necesidades de sus clientes. Hay disponibles paquetes personalizados para agencias, así como paquetes independientes para autónomos y pequeñas empresas. Como resultado, cada cliente recibe el paquete que mejor se adapta a sus necesidades. Bonsai entiende que las necesidades de las agencias varían mucho en el caso de las pequeñas empresas, por lo que el software, el paquete y la asistencia ofrecidos difieren de un cliente a otro.

Además, entienden que no hay dos agencias iguales. Por ese motivo, los paquetes de Bonsai están hechos a medida. Esto les permite ofrecer diferentes paquetes de software CRM a diferentes sectores. Tanto si una agencia se centra en los negocios, los servicios profesionales, el marketing creativo o digital, o en un campo completamente diferente, Bonsai les tiene cubiertos.

La solicitud de funciones únicas de Bonsai hace exactamente lo que cabría esperar: permite a los usuarios solicitar nuevas funciones para que formen parte de su software CRM. Ten en cuenta que todas las solicitudes de funciones son visibles para otros usuarios. Es probable que varias agencias consideren que la misma función les resultaría beneficiosa. En este caso, el usuario puede votar por la función solicitada. Bonsai se pondrá manos a la obra para hacer realidad lo antes posible las funciones que hayan obtenido más votos.

Con el CRM para agencias de Bonsai, es posible seleccionar los servicios que necesitas sin pagar por aquellos que no necesitas. Por lo tanto, se gasta más dinero en aumentar las ventas y menos en software que simplemente no es relevante.

El software CRM de Bonsai es fácil de usar.

Dado que el tiempo es muy valioso para las agencias y su personal, nadie quiere perderlo configurando un nuevo software. El software de Bonsai permite una configuración ultrarrápida, lo que significa que su software CRM está listo y en funcionamiento, preparado para empezar a trabajar para las agencias en cuestión de segundos. De hecho, se tarda menos de treinta segundos en registrarse en el servicio CRM de Bonsai en su página web, que es muy fácil de usar.

Una vez que una agencia se ha registrado, puede empezar a explorar el software y adaptarlo a sus necesidades de inmediato.

A continuación, cada nuevo usuario recibe una prueba gratuita de siete días. Esto significa que las agencias pueden probar el programa de Bonsai y familiarizarse con su software de forma totalmente gratuita.

Todas las agencias que se registran en Bonsai tienen acceso a cientos de plantillas listas para usar con solo hacer clic en un botón. Esto reduce el tiempo perdido en la creación de documentos maestros, lo que permite a las agencias dedicar más tiempo a crear el paquete CRM para ellos.

Las plantillas fáciles de usar abarcan desde contratos con clientes hasta acuerdos de confidencialidad. Abarcan propuestas, facturación, presupuestos, informes, formularios, alcances de trabajo y mucho más. Y si Bonsai aún no tiene la plantilla que necesita una agencia, puede crearla fácilmente.

Y lo que es aún mejor, se pueden añadir nuevos clientes al sistema CRM con un simple clic. Los datos de los clientes se pueden cargar y almacenar fácilmente para crear perfiles de clientes únicos.

Esto agiliza la interacción con los clientes y les permite ver sus propios perfiles. Esto significa que las agencias pueden enviar contratos, facturas y comunicaciones directamente al cliente, todo en una sola plataforma.

Los paquetes CRM de Bonsai facilitan la colaboración entre compañeros de trabajo dentro de las agencias e incluso con subcontratistas. Los usuarios solo tienen que añadir los datos de la persona o parte con la que desean compartir la información, y esta será visible al instante.

El sitio web de Bonsai también cuenta con un centro de ayuda interactivo y fácil de usar. Esta práctica herramienta ofrece respuestas a casi todas las preguntas que pueda tener un usuario. Si no es así, es fácil ponerse en contacto con su equipo de atención al cliente para obtener una solución inmediata.

Su portal de usuarios ofrece un servicio de chat en vivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, además de la posibilidad de hablar con un representante real de Bonsai en cualquier momento.

Con un paquete de software tan fácil de usar, Bonsai es una excelente alternativa a HubSpot para las agencias que buscan un nuevo facilitador de CRM.

Bonsai ofrece un CRM rentable para agencias

Bonsai no solo ofrece una prueba gratuita de siete días a todos los nuevos usuarios, sino que sus paquetes de precios también son transparentes y rentables.

Ofrecen tres paquetes básicos: Starter, Professional y Business.

Incluso su paquete más básico, Starter, incluye muchas más funciones en comparación con HubSpot. Las agencias que se inscriban en este servicio recibirán CRM para clientes, además de toda una gama de otros productos y servicios. Se incluyen todas las plantillas prediseñadas de Bonsai, junto con la posibilidad de añadir clientes y proyectos ilimitados.

Basic también permite a las agencias gestionar facturas y pagos, propuestas y contratos. También se incluye software de programación, así como la posibilidad de realizar un seguimiento del tiempo y el progreso de las tareas. Este paquete también incluye el seguimiento de gastos.

Los paquetes Professional y Business de Bonsai ofrecen todo lo incluido en el paquete Basic, con ventajas adicionales.

Professional permite a las agencias eliminar la marca de Bonsai, ofreciendo una opción de marca blanca, y permite crear un portal de clientes con la marca propia. También incluye la integración con QuickBooks, lo que agiliza la contabilidad y reduce aún más las horas de trabajo. La integración de Calendly y Zapier también es posible con el paquete Professional de Bonsai.

El paquete Business incluye todo lo anterior, además de la creación de plantillas para acuerdos de contratación. También se incluye un software de gestión de subcontratistas, con la posibilidad de añadir un número ilimitado de subcontratistas, con incorporación disponible para todos ellos.

Todos estos paquetes ofrecen una excelente relación calidad-precio, proporcionando soluciones CRM rentables para las agencias.

Dado que cada paquete está disponible con un contrato mensual renovable y una suscripción anual, las agencias no están sujetas a contratos CRM de larga duración. Es rápido y fácil cambiar el plan a través del área de configuración de la cuenta de usuario, lo que significa que las agencias pueden cambiar entre los tres planes para descubrir cuál les conviene más. Esto resulta especialmente útil para pequeñas empresas o agencias que tienen previsto crecer en el futuro.

Su paquete anual ofrece una solución aún más rentable, ya que los clientes disfrutan de dos meses de uso gratuito al año.

Además de estos paquetes, las agencias pueden optar por seleccionar dos funciones adicionales. Team Seat permite a los compañeros de equipo colaborar en proyectos. Bonsai Tax permite a las agencias realizar un seguimiento de los gastos y crear previsiones fiscales precisas. Ambas funciones tienen un precio competitivo de 10 dólares al mes y se pueden añadir o eliminar en cualquier momento.

El software CRM de Bonsai ofrece a las agencias una forma extremadamente rentable de gestionar las relaciones con los clientes.

Bonsai ofrece varios servicios adicionales de CRM.

Además de los servicios CRM estándar que se ofrecen a las agencias, el software de Bonsai proporciona una plataforma todo en uno. La posibilidad de integrar el CRM de Bonsai en programas de contabilidad online, como QuickBooks, ofrece un sinfín de oportunidades. Con tantas funciones adicionales, Bonsai es realmente la mejor alternativa a HubSpot.

Incluso con el paquete básico, las agencias tienen acceso a mucho más que solo CRM. Algunas de las principales características incluyen acceso a plantillas, gestión de facturación y pagos, y seguimiento del tiempo.

Facturación y pagos

El software de gestión financiera de Bonsai ofrece una facturación totalmente automatizada. La creación inicial y la emisión de facturas se realizan por usted, con el envío automático de recordatorios. Incluso es posible que la aplicación de facturación de Bonsai añada automáticamente recargos por demora a las facturas impagadas, en caso de que una agencia desee cobrarlos.

Los clientes pueden pagar sus facturas de forma segura a través del software de pago de Bonsai. Acepta pagos con tarjetas de crédito, PayPal y ACH. Los pagos recurrentes se pueden configurar para proyectos a largo plazo con periodicidad semanal, mensual o trimestral.

Todos los usuarios tienen acceso gratuito a plantillas de facturas ya preparadas, por lo que las agencias pueden empezar a utilizar el sistema de facturación de Bonsai de inmediato. Las plantillas cubren todo, desde la facturación comercial hasta la facturación de anticipos, con una amplia gama de plantillas específicas para cada sector. Esto abarca desde facturas básicas por servicios de coaching hasta facturas detalladas de abogados.

Además de facturas simples, el software de Bonsai permite a las agencias crear y vender paquetes de productos. El usuario puede personalizar los paquetes o, para un proceso aún más sencillo, hay una selección de plantillas listas para usar disponibles.

Gracias a la integración con software de contabilidad, incluido QuickBooks, las facturas, los pagos, las previsiones y los informes se pueden gestionar desde un único lugar.

La oferta integral de Bonsai lo convierte en una excelente alternativa a HubSpot para las agencias que desean algo más que servicios de CRM.

Seguimiento de tiempo

La función de seguimiento del tiempo de Bonsai facilita a las agencias el control del tiempo que el personal dedica a los proyectos. Esta función no solo proporciona una visión general del uso del tiempo, sino que permite a cada empleado realizar un seguimiento y gestionar su tiempo.

Este software permite obtener informes instantáneos sobre las horas de trabajo. Estos pueden integrarse con la función de gestión de proyectos de Bonsai, lo que proporciona a las agencias una visión general detallada y sin errores de la asignación de tiempo.

Además, el registro de tiempo de Bonsai se puede integrar con su software de facturación automatizada, lo que garantiza la generación de facturas precisas sin necesidad de realizar un seguimiento manual del tiempo.

El registro de tiempo de Bonsai genera instantáneamente informes detallados y se integra con el software de gestión de proyectos y facturación (https://www.hellobonsai.com/time-tracking).

Contratos, propuestas y firmas electrónicas

El paquete CRM básico de Bonsai para agencias permite a los usuarios emitir propuestas y contratos a clientes y a nivel interno.

Desde la propuesta inicial del proyecto hasta el contrato final e incluso los acuerdos de confidencialidad legalmente vinculantes, el software de Bonsai facilita a las agencias la protección de sus intereses.

Las propuestas y los contratos se pueden enviar directamente a los clientes para que los lean, utilizando un software totalmente automatizado. Los clientes pueden añadir fácilmente su firma al contrato utilizando su perfil de cliente. El contrato legalmente vinculante se devuelve automáticamente a la agencia y se almacena en Bonsai. Esto elimina la necesidad de crear contratos y propuestas individuales. Al mismo tiempo, los contratos se pueden firmar y poner en práctica de forma mucho más rápida y sencilla.

Con el servicio de contratos sin complicaciones y firma electrónica de Bonsai, no hay riesgo de que los contratos importantes se retrasen o se pierdan en el correo. No es necesario almacenar pesados documentos en papel ni escanear nada en el sistema, ya que todo se almacena automáticamente.

Con el paquete Business de Bonsai, también es posible incluir contratos de contratación para subcontratistas, lo que añade otro elemento impresionante a su cartera.

Software de programación

Otra razón por la que Bonsai es una excelente alternativa a HubSpot como proveedor de CRM para agencias es que facilita un sistema de programación totalmente integrado.

El sencillo programador de Bonsai permite a los clientes reservar los servicios de una agencia. Con un sistema totalmente integrado, no es necesario añadir ni eliminar disponibilidad, ya que todos los proyectos se gestionan en un único sistema.

Los clientes reciben la factura y pagan por sus servicios por adelantado, utilizando los servicios de facturación y pagos que se ofrecen como parte de los paquetes CRM de Bonsai.

Esto significa que las agencias no se ven atrapadas en la gestión de su tiempo y pueden centrar sus esfuerzos en aumentar las ventas y los ingresos. Con la programación, la facturación y los pagos en un solo lugar, no es necesario contratar varias suscripciones mensuales a diferentes proveedores de software.

Como resultado directo, las agencias pueden reducir el coste de las suscripciones mensuales. Las agencias también se benefician de tener que familiarizarse únicamente con un paquete de software. Una vez que el personal se incorpora a Bonsai, no necesita aprender nada más, lo que reduce el tiempo de formación y aumenta la productividad.

Bonsai ofrece una opción de marca blanca.

Bonsai ofrece todas las ventajas de un sistema CRM totalmente gestionado, con la posibilidad de ocultar su existencia.

En los negocios, la marca es clave. Los clientes necesitan ver el nombre de una empresa una y otra vez para asegurarse de que lo recuerdan y siguen volviendo. Con un sistema CRM eficaz que ofrece un marketing y unas comunicaciones específicos y eficaces, parece casi inútil que el nombre que vean los clientes sea Bonsai.

Por eso, su opción de marca blanca convierte a Bonsai en la mejor alternativa a HubSpot.

Con el paquete Professional, las agencias pueden eliminar la marca Bonsai de su portal de clientes y de las comunicaciones con los clientes. Por lo tanto, el único nombre que verá el cliente será el de la agencia.

Esto es clave para proyectar una imagen profesional y recordar constantemente a los consumidores el nombre de la marca.

Con HubSpot, las agencias pagan para que sus clientes escuchen el nombre de otra empresa: su proveedor de CRM. Con Bonsai, las agencias pagan una pequeña cuota para que sus clientes escuchen su nombre repetidamente.

Por qué Bonsai es la mejor alternativa a HubSpot para las agencias que buscan un CRM

El servicio CRM de Bonsai para agencias es la mejor alternativa a HubSpot. Ofrecen un paquete mucho más completo, con toda una gama de opciones que no incluye HubSpot, de forma gratuita.

Las opiniones verificadas de los clientes de Bonsai muestran cómo valoran sus servicios las agencias que utilizan sus funciones de CRM (https://www.hellobonsai.com/reviews).

Bonsai ofrece tres paquetes entre los que elegir para adaptarse a las necesidades y al presupuesto específicos de cada agencia. Con la posibilidad de cambiar a un plan superior o inferior, o cancelar en cualquier momento, esta flexibilidad es una verdadera ventaja. No hay necesidad de estar atado a un contrato de larga duración, ni de tener que cambiar de proveedor cuando cambian las necesidades de la agencia.

Cada uno de estos paquetes ofrece muchos servicios adicionales, incluyendo una función de facturación y pago, programación en tiempo real e integración contable. Cada uno de estos servicios añadidos elimina la necesidad de una suscripción mensual independiente.

Su excelente opción de etiquetado blanco significa que los clientes solo necesitan ver el nombre de la agencia con la que están tratando. Esto aumenta el reconocimiento de la marca y crea una imagen profesional.

Por ese motivo, Bonsai recibe sistemáticamente puntuaciones de satisfacción del cliente más altas que HubSpot por parte de las agencias que han probado ambos servicios. Con una prueba gratuita de siete días para todos los nuevos usuarios, registrarse en Bonsai es la mejor alternativa a registrarse en HubSpot.