Modèle de lettre de mission de tenue de livres

Une lettre de mission est un contrat entre un client et le prestataire de services. Elle définit et clarifie le périmètre des services, les modalités de paiement, la durée et d'autres conditions importantes pour les deux parties. Une lettre de mission de tenue de livres, ou une lettre de mission comptable, fonctionne également de la même manière.

Les services basés sur un contrat nécessitent une structure adéquate afin que toutes les parties aient une connaissance complète du projet donné. S'il n'y a pas de services définis, d'objectifs ou de méthodes de paiement, il peut y avoir des conflits et des malentendus. Lorsque les parties concernées ne sont pas d'accord, les choses peuvent devenir problématiques. Une lettre de mission comptable atténue ces problèmes.

Vous trouverez ci-dessous un guide complet sur un modèle de lettre de mission de tenue de livres, comprenant la compréhension de son importance et des conseils pour en rédiger une :

Ii. Qu'est-ce qu'une lettre de mission de tenue de livres ?

Avant de commencer une relation professionnelle avec qui que ce soit, il est essentiel de rédiger une lettre de mission de tenue de livres acceptée par toutes les parties. Elle définit les rôles des participants. Une fois que les deux parties acceptent la lettre de mission, cela facilite beaucoup de choses.

A. Définition d'une lettre de mission de tenue de livres

Une lettre de mission de tenue de livres est comme un contrat ou un accord entre un comptable et la partie qui l'engage. La lettre contiendra le périmètre du travail attendu d'eux. Elle définira leur rôle et les compétences exigées.

Elle couvre l'échéancier dans lequel le projet doit être achevé. Des étapes clés (objectifs) peuvent leur être fixées à atteindre dans un délai déterminé. Les coûts des services fournis par le comptable seront clairement définis. Elle peut également préciser le mode de paiement. Des informations précises seront données sur la manière dont le paiement sera effectué, par qui et par quel moyen.

La lettre de mission peut également aborder tout travail supplémentaire qu'un comptable ou un comptable pourrait avoir à effectuer. Comme les données financières sont privées pour une entreprise (partie qui embauche), la lettre de mission peut également faire office d'accord de non-divulgation ou de contrat afin d'assurer la confidentialité et la sécurité. Elle garantit que les comptables sont tenus à leur devoir.

Dans l'ensemble, une lettre de mission de tenue de livres instaure une communication et élimine tout doute concernant le travail et les responsabilités des deux parties.

B. Objet d'une lettre de mission de tenue de livres

En général, on engage un comptable pour la déclaration fiscale ou les audits financiers. Un comptable est nécessaire pour suivre les finances. Certains peuvent engager un comptable à long terme pour travailler avec eux. Il existe différents types de comptables et de comptables spécialisés en tenue de livres. Leur rôle ou département peut facilement être l'un des suivants :

1. Fiscalité
2. Audit
3. Finance
4. Projet
5. Personnel
6. Forensique
7. Investissement
8. Coût
9. Gestion
10. Secteur public

Le but d'une lettre de mission de tenue de livres est de donner au comptable des instructions précises sur son rôle et ses fonctions. Elle leur indiquera lequel des services ou des rôles mentionnés ci-dessus ils sont censés remplir. Une lettre de mission comptable est un document juridiquement contraignant. Une lettre de mission de tenue de livres ou une lettre de mission comptable est moins formelle qu'un véritable contrat, mais elle peut être utilisée légalement si la situation l'exige.

C. Qui utilise une lettre de mission de tenue de livres ?

Chaque partie peut proposer une lettre de mission que l'autre partie examinera. La partie qui embauche peut l'utiliser pour s'assurer que le comptable remplira ses fonctions et sera responsable. Inversement, le comptable fixera une limite précise, ou un périmètre de travail, pour éviter que la partie qui embauche ne réclame des services supplémentaires (gratuitement). Ils peuvent également s'assurer qu'ils seront payés à temps.

Presque tout le monde peut utiliser une lettre de mission de tenue de livres ou de comptabilité pour engager un professionnel. Que vous soyez une personne souhaitant une meilleure gestion financière ou une entreprise complète, vous pouvez utiliser la lettre. Ce n'est pas un geste impoli mais un effort apprécié pour fluidifier l'ensemble des services.

D. Éléments clés d'une lettre de mission de tenue de livres

Une lettre de mission de comptabilité devra indiquer le nom et les coordonnées des deux parties (le client et le comptable). Elle devra également comporter la signature ou l’authentification du contrat en bas du document.

La lettre n’a pas besoin d’être longue ni remplie de détails superflus. Il peut y avoir deux lettres, l’une proposée par la partie qui recrute et l’autre par le comptable. Dans de tels cas, il est important que les lettres ne rendent pas caduque ou n’annulent pas un point de l’autre.

Elle inclura une mention claire du délai, des services ou du profil du poste et du circuit des paiements. Avec ces éléments, une lettre de mission sera idéale.

Avantages de l’utilisation d’une lettre de mission de comptabilité

Une lettre de mission comptable est un document légalement contraignant qui peut résoudre de nombreux problèmes et responsabiliser les deux parties. Parmi les autres avantages, on trouve :

A. Protection du client et du comptable

Le client verra ses informations confidentielles, financières et autres dossiers protégés par les dispositions de la lettre.

Si l’une des deux parties ne respecte pas sa part de l’affaire, des actions juridiques peuvent être engagées. Elle prévient également toute forme d’exploitation.

Le comptable bénéficie aussi de la garantie que son travail et ses efforts ne seront pas vains et qu’il sera rémunéré selon ce qui est mentionné dans la lettre.

B. Clarification des responsabilités et des attentes

Souvent, le client pense qu’il n’a aucun devoir à accomplir. Qui fournira les documents financiers et aidera le comptable ou la comptabilité à compiler, maintenir ou accéder à toutes les informations ? La lettre définira ces éléments.

Un comptable saura également s’il peut y avoir des questions complémentaires ou des conseils que le client pourrait demander. Souvent, le fait de franchir les limites, ou « l’extension de service », commence petit. Cela peut être une simple faveur ou une question banale. Mais avec le temps, cela peut faire une grande différence.

C. Atténuation des malentendus et des litiges

Une fois que vous commencez à travailler avec quelqu’un, il devient difficile de délimiter les frontières. Cela s’applique à presque tous les emplois, entreprises ou partenariats. Il en va de même pour l’embauche d’un comptable ou d’un service de comptabilité. Souvent, c’est pire car chacun ignore la flexibilité de l’autre au travail.

Par exemple, un comptable pourrait ne pas savoir à quel point le client sera coopératif et réactif. Le client peut ne pas savoir si le comptable ou la comptabilité inclura quelques services nécessaires.

Une lettre de mission comptable élimine toute incertitude. Elle ne repose pas simplement sur les attentes ou les suppositions. Ainsi, les deux parties disposeront d’informations claires.

D. Professionnalisme et crédibilité

Travailler avec une lettre de mission renforce la crédibilité de l’entreprise et du professionnel. Cela marque une distinction claire entre les personnes qui savent comment mener une affaire et les débutants.

Une personne souhaitant garder une approche professionnelle et structurée utilisera toujours une lettre de mission pour garantir l’efficacité.

Comment rédiger une lettre de mission de comptabilité

A. Conseils pour rédiger une lettre de mission de comptabilité efficace

Si vous recrutez un comptable ou un personnel de comptabilité, assurez-vous de demander l’ensemble des services proposés. Renseignez-vous sur la possibilité d’avoir besoin d’autres services ou s’il existe des coûts cachés pour des prestations supplémentaires. Obtenez un maximum de détails.

Pour un expert-comptable/comptable, comprendre le client est essentiel. Si vous pouvez évaluer ses compétences en communication et l’intérêt qu’il porte au projet, cela peut vous aider à rédiger une lettre de mission efficace. Souvent, les clients embauchent et puis oublient, ne veulent pas participer ou retardent l’allocation des ressources car ils ignorent leur rôle dans le projet. Veillez donc à clarifier ces aspects.

Après cela, vous pouvez :

• Veillez à discuter de la lettre de mission avant d’accepter de travailler ensemble. Envoyer une lettre de mission sans l’évoquer lors du rendez-vous ou lors du recrutement peut paraître impoli ou déplacé.
• La plupart des lettres de mission ne comportent pas d’objet. Assurez-vous d’en inclure un dans votre lettre.
• Vous pouvez faire court et simple s’il s’agit d’un travail de courte durée. Pour les projets de longue durée, pensez à être plus rigoureux dans la rédaction.
• Divisez la lettre en informations (date, nom, etc.), une introduction qui informe l’autre partie qu’il s’agit d’une lettre de mission, puis les modalités, et terminez la lettre par une déclaration d’accusé de réception.
• La lettre comportera également le champ clairement indiqué pour la signature/authentification.
• Essayez d’utiliser un langage professionnel et formel pour tout définir dans la lettre.
• Les deux parties peuvent échanger leur lettre de mission ou rédiger une lettre ensemble. Cela peut simplifier les choses.
• Les deux parties doivent conserver une copie signée de la lettre de mission.

B. Éléments clés à inclure dans la lettre

Que doit contenir une lettre de mission pour la comptabilité ou la tenue de livres ? Elle doit couvrir et indiquer les éléments suivants :

• Identification : La lettre doit clairement identifier le client et le comptable.
• Services : Le rôle et autres services proposés par le comptable.
• Rôle du client : Tout ce qui est attendu de la partie recrutante (client) à fournir au comptable.
• Temps : Période de mission, horaires de travail et durée du projet. Il sera également nécessaire d’indiquer la date.
• Jalons : Le projet peut définir des paramètres ou des objectifs hebdomadaires, mensuels ou trimestriels.
• Expiration / Résiliation : Pensez à ajouter la date ou la période à laquelle les services prendront fin. Incluez toute autre clause pour une éventuelle résiliation ou un retrait des services.
• Structure tarifaire : Taux horaires ou forfaitaires ainsi que d’autres tarifs comme le coût pour les ajouts, les révisions ou les services rendus en dehors des horaires habituels.
• Authentification : Accusé de réception de la lettre de mission et signature des deux parties. Il peut y avoir également une authentification supplémentaire, comme des tampons, pour renforcer l’authenticité.

Ce sont tous des éléments essentiels à inclure dans une lettre de mission. Sans ces éléments, il ne s’agit pas d’une lettre de mission comptable valide ou efficace.

Exemple de modèle de lettre de mission de comptabilité

Votre exemple de lettre de mission comptable est prêt à l’emploi. Créer un compte pour un essai gratuit de 7 jours et accédez à votre exemple de lettre de mission facile à personnaliser. Le modèle vous aidera à remplir tous les champs nécessaires et à vous assurer d’avoir toutes les informations.

Conclusion

Dans l’ensemble, une lettre de mission de comptabilité fait une vraie différence dans un processus efficace. Elle maintient une relation favorable entre le comptable et le client. Comme elle élimine également les malentendus et les suppositions, l’ensemble du processus devient simple. Une lettre de mission est un ajout pertinent pour quiconque souhaite améliorer son approche professionnelle, accroître sa crédibilité et disposer de documents légalement contraignants.

Cependant, il est compréhensible d’avoir des difficultés à rédiger la lettre de mission comptable appropriée. Vous pouvez utiliser le modèle d’exemple pour vous habituer au processus. Une fois expert, vous pourrez facilement rédiger vos propres lettres de mission personnalisées.

L’apprentissage est un processus, mais nous sommes là pour rendre les choses plus simples. Si vous souhaitez gagner du temps, Bonsai vous propose un essai gratuit de 7 jours. Il vous suffit de créer un compte et d’obtenir gratuitement votre copie de la lettre de mission de comptabilité. Vous pouvez également utiliser l’abonnement d’essai pour d’autres exemples d’écriture ou la préparation de lettres.

‍