Plantilla del formulario de admisión de clientes

Sabes lo importante que es la primera impresión, especialmente en los negocios. Cada nuevo cliente es una oportunidad para causar una excelente primera impresión que podría dar lugar a una relación comercial a largo plazo.

Aunque pueda pensar que la primera impresión que un cliente tiene de su negocio tiene mucho que ver con cómo le tratan usted y los miembros de su equipo, en realidad hay otro factor crítico en juego: el proceso de admisión de clientes.

Un formulario de admisión de clientes bien diseñado puede marcar una gran diferencia en la fluidez con la que se incorpora un nuevo cliente y en el éxito que tiene con tus servicios.

Piénsalo: cuando conoces a alguien por primera vez, probablemente le haces preguntas para conocerlo mejor. Lo mismo ocurre con las relaciones comerciales. Pero en lugar de depender de la memoria o tomar notas, un formulario de admisión de clientes recopila toda la información importante en un solo lugar.

Esto le permite empezar a trabajar con un nuevo cliente desde el primer momento y le proporciona un valioso punto de referencia al que recurrir a lo largo de todo el proyecto.

En este artículo, analizaremos por qué los formularios de admisión son tan importantes en el proceso de incorporación de clientes y también le guiaremos a través del proceso de creación de un formulario de admisión de clientes.

Al final, tendrás todo lo que necesitas para crear una experiencia de captación de clientes satisfactoria para tu negocio.

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¿Qué es un formulario de admisión de clientes?

Un formulario de admisión de clientes es un documento que recoge información importante sobre un nuevo cliente y su proyecto. Se utiliza normalmente en empresas de servicios, pero también puede utilizarse en otros tipos de empresas, como bufetes de abogados o despachos de planificación financiera.

El objetivo de un formulario de admisión de clientes es doble:

• Recopilar información importante sobre un nuevo cliente y su proyecto.
• Para causar una excelente primera impresión

Si se hace correctamente, un formulario de admisión de clientes logrará ambos objetivos y sentará las bases para una relación comercial satisfactoria.

Los formularios de admisión de clientes suelen incluir preguntas sobre:

• El negocio u organización del cliente
• El alcance y los objetivos del proyecto
• El presupuesto
• La línea temporal
• Información de contacto

Dicho esto, los formularios de admisión de clientes cumplen una función importante en el proceso de incorporación: ayudan a garantizar que tanto el cliente como el proveedor de servicios tengan una comprensión clara de lo que se espera del compromiso.

Además, los formularios de admisión de clientes ayudan a establecer una relación entre la empresa y el cliente. Al tomarse el tiempo para rellenar un formulario, el cliente está indicando que está realmente interesado en trabajar con usted. Y al revisar el formulario en detalle, tienes la oportunidad de conocer mejor al cliente y sus necesidades.

Otros beneficios de utilizar formularios de admisión de clientes incluyen:

• Te ayudan a descartar clientes potenciales no cualificados. Si dispone de un formulario de admisión detallado, puede utilizarlo para descartar a los clientes potenciales que no se ajustan a sus servicios.
• Te ayudan a ahorrar tiempo. Al tener todos los detalles importantes en un solo lugar, puedes evitar tener que buscar información del cliente más tarde a través de interminables intercambios de correos electrónicos.
• Te ayudan a evitar el alcance excesivo. El alcance se extiende cuando el alcance de un proyecto comienza a expandirse más allá del alcance original. Al comprender claramente el alcance y los objetivos del proyecto desde el principio, se puede evitar que el alcance se desvíe más adelante.
• Te ayudan a mantenerte organizado. Con toda la información importante en un solo lugar, podrás consultarla fácilmente más adelante si lo necesitas.

Ahora que hemos hablado de la importancia de los formularios de admisión de clientes, veamos cómo crear uno.

Pautas que debe seguir

A la hora de crear un formulario de admisión de clientes, hay algunas cosas importantes que hay que tener en cuenta:

• Sé breve y conciso. Nadie quiere rellenar un formulario largo y tedioso. El objetivo es recopilar la información esencial sin abrumar al cliente.
• Hazlo fácil de leer y comprender. Utilice un lenguaje claro y conciso que sea fácil de entender para todos. Si tu formulario es demasiado técnico o utiliza jerga, es posible que tus clientes potenciales o nuevos no lo entiendan, lo que significa que no lo rellenarán correctamente (o no lo rellenarán en absoluto).
• Incluye solo lo esencial. No intentes incluir todo lo habido y por haber en tu formulario. Cíñete a lo básico y solo pide la información que sea absolutamente necesaria.
• Hazlo fácil de usar. Además de ser fácil de leer y comprender, su formulario debe ser fácil de usar. Esto significa utilizar una estructura y organización lógicas. Por ejemplo, tal vez le interese agrupar las preguntas relacionadas entre sí.
• Incluya instrucciones útiles. Si hay alguna pregunta en el formulario que pueda resultar confusa, incluya unas breves instrucciones para ayudar al cliente.

Elementos esenciales de un formulario de admisión de clientes

Ahora que hemos hablado de algunos consejos generales para crear un formulario de admisión de clientes, hablemos de los elementos esenciales que todo formulario debe incluir.

Estos elementos son:

Datos de la empresa y de contacto

Esto debe incluir el nombre del cliente, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y el nombre de la empresa. Esta información básica se utilizará para identificar y contactar con el cliente más adelante.

Esta sección siempre debe incluirse en la parte superior del formulario, independientemente de si se trata de un formulario de admisión de clientes corporativos, un formulario de admisión de clientes legales o una plantilla de formulario de admisión de pacientes.

¿Qué hace exactamente el cliente?

Es necesario tener un conocimiento básico de lo que hace el cliente para poder ofrecerle el mejor servicio posible. No es necesario entrar en demasiados detalles, basta con una breve descripción.

¿Cuáles son los retos a los que se enfrenta el cliente?

Esta es una de las secciones más importantes del formulario de admisión de clientes. En esta sección, usted desea comprender cuáles son los retos o problemas específicos a los que se enfrenta actualmente su cliente potencial.

Entrar en detalles aquí te ayudará a comprender si realmente puedes ayudarlos y, de ser así, cómo podrías hacerlo.

Si sabes a qué retos se enfrentan, puedes posicionar tu agencia como una posible solución a esos problemas específicos.

Lo que el cliente quiere conseguir

Después de profundizar en los detalles de sus retos, querrás hacerte una idea del tipo de resultados que esperan conseguir.

¿Buscan ganancias a corto plazo o sostenibilidad a largo plazo? ¿Están tratando de aumentar el conocimiento de la marca o generar más clientes potenciales?

Hacer este tipo de preguntas puede ayudarte a comprender cuáles son sus prioridades y cómo podrías ayudarles mejor.

¿Cuál es su presupuesto?

El presupuesto siempre es un tema delicado. Pero, no obstante, es importante. En esta sección, usted quiere hacerse una idea del presupuesto con el que cuentan para el proyecto en cuestión.

Conocer su presupuesto puede ayudarte a comprender qué tipo de servicios o resultados podrían obtener de manera realista, dadas sus limitaciones. También puede ayudarte a determinar si el proyecto merece tu tiempo y recursos.

¿Cuál es su calendario?

En la misma línea, es importante saber con qué tipo de calendario están trabajando. ¿Buscan resultados inmediatos o están dispuestos a esperar un poco más para lograr un crecimiento más sostenible?

Preguntarles por su calendario puede ayudarte a comprender su nivel de urgencia y, en consecuencia, cómo debes priorizar su proyecto. Asegúrese de incluir esta sección en todos los formularios de admisión de nuevos clientes.

Competidores y otros puntos de referencia

En esta sección, usted desea que su cliente potencial le proporcione algunos puntos de referencia. Pueden ser sus competidores, otras empresas o marcas que admiran, o incluso simplemente tendencias generales del sector que siguen de cerca.

Entender quiénes son y cuál es su marco de referencia puede ayudarte a comprender cómo se ven a sí mismos en relación con el mercado en general.

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Hacer las preguntas adecuadas es solo la mitad del trabajo: también es necesario diseñar el formulario de admisión de manera que resulte fácil de entender y rellenar para los posibles clientes.

Nuestra plantilla gratuita de formulario de admisión de clientes en línea se encarga del trabajo pesado por usted. Elimina las conjeturas a la hora de crear un formulario de admisión eficaz y facilita el inicio de la recopilación de la información que necesita de sus clientes potenciales.

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