Plantilla de declaración de trabajo

Una plantilla de alcance del trabajo es un documento legalmente vinculante dentro de un contrato que describe claramente los requisitos de trabajo para un proyecto específico, junto con sus expectativas de diseño y rendimiento general. El objetivo principal del SOW es definir las responsabilidades, los acuerdos de trabajo y las obligaciones entre el cliente y el proveedor de servicios (autónomos o consultores), las dos partes implicadas en el contrato. También recoge y define todos los entregables del proyecto y los requisitos del calendario.

Una de las principales ventajas del PDF de la declaración de trabajo es que define claramente el alcance y los indicadores clave de rendimiento (KPI) del contrato, que posteriormente pueden utilizarse como punto de referencia para determinar si se han cumplido las condiciones contractuales de la declaración de trabajo.

Para evitar malinterpretaciones de los términos y requisitos, los SOW suelen redactarse en un lenguaje preciso y relevante para el ámbito empresarial.

1. ¿Por qué se utiliza un PDF con la descripción del trabajo?

Aunque los SOW se utilizan con frecuencia en la gestión de proyectos, en realidad son aplicables a una amplia gama de servicios.

Independientemente del sector en el que trabajes, el papeleo sigue siendo el elemento más importante del ciclo de vida de cualquier proyecto. Si bien existe una necesidad constante de crear, presentar y archivar este tipo de documentación, la más importante de todas es la declaración de trabajo en formato PDF, ya que describe el marco completo del proyecto de principio a fin.

Entre las ventajas de utilizar un PDF con la declaración de trabajo se encuentran:

• SOW ofrece total transparencia sobre los métodos y procesos a las partes interesadas del proyecto.
• El carácter jurídicamente vinculante del SOW garantiza que el proyecto cuente con el pleno apoyo de todas las partes implicadas.
• Las SOW ayudan a optimizar el proceso de planificación de proyectos complejos y de gran envergadura.

2. ¿Qué incluye un PDF de declaración de trabajo?

Aunque los formatos PDF de las declaraciones de trabajo pueden variar de un sector a otro, la plantilla suele incluir los siguientes elementos:

2.1. Sección de antecedentes de una declaración de trabajo en formato PDF

Esta sección de una declaración de trabajo generalmente explica el contexto del proyecto, sus requisitos y objetivos generales. Se afirma claramente que es necesario abordar las necesidades empresariales llevando a cabo dicho proyecto.

2.2. Objetivo de la declaración de trabajo PDF

La sección describe el propósito en términos de qué/por qué del proyecto, los objetivos, los resultados y el retorno de la inversión. Además, abarca el trabajo que hay que realizar, incluyendo los pasos a seguir, los resultados y el tiempo total necesario para completar el proyecto.

2.3. Calendario completo del proyecto en el PDF de la declaración de trabajo.

Incluye una lista de todos los entregables junto con sus plazos y el proveedor o miembro del equipo responsable de completarlos. Un buen SOW siempre incluye plazos incrementales para completar partes del trabajo. Este enfoque ayuda a que el proyecto siga avanzando sin problemas.

2.4. El PDF con la descripción del trabajo debe definir el éxito.

Una declaración de trabajo en formato PDF debe mencionar claramente qué constituye el éxito y el fracaso del proyecto. Significa que el documento debe establecer criterios que definan la finalización satisfactoria de una tarea.

2.5. Normas y pruebas en la declaración de trabajo PDF

Esta sección del SOW describe principalmente las diversas normas industriales y de cumplimiento que deben cumplirse durante la duración del proyecto, junto con los requisitos de prueba que deben completarse, si los hubiera.

2.6. Condiciones de pago en la declaración de trabajo PDF

Perseguir las facturas impagadas es una tarea tediosa, pero un SOW facilita que el cliente asuma su responsabilidad. Para facilitar este proceso, en esta sección se incluyen todos los detalles del pago, como el método y la fecha en que se programará el pago.

Además de esto, un PDF con la descripción del trabajo también puede incluir requisitos especiales necesarios para el proyecto, como habilidades técnicas, hardware/software especializado, ubicación del proyecto, necesidades de viaje y más.

En resumen

A diferencia de la idea popular de que los PDF con descripciones de trabajo son algo que solo las grandes empresas deberían usar, cada vez son más populares entre los propietarios de pequeñas empresas y los autónomos. Un SOW bien redactado puede ahorrarle mucho tiempo, por lo que es esencial dedicar el tiempo suficiente a determinar los detalles que debe incluir.