5 consejos de gestión del tiempo para autónomos para ser más productivos

Como autónomo que trabaja desde casa, es fácil que pase un día y sientas que no has hecho suficiente trabajo. Sin ningún gerente supervisándote desde el otro lado de la oficina, depende de ti gestionar tu control del tiempo, las diferentes plantillas de facturas, las plantillas de presupuestos y mucho más. El equilibrio entre el trabajo y la vida personal es fundamental. Hay toda una serie de trucos, métodos y hábitos entre los que elegir: haz una búsqueda rápida en Internet y encontrarás docenas de ideas útiles para priorizar tus tareas y aumentar tu productividad.‍

Consejos de gestión del tiempo para autónomos

Aquí hablaremos de 5 pasos que puedes seguir para mejorar tus habilidades de gestión del tiempo y lograr mucho más a lo largo del día. También echaremos un breve vistazo a tres de las técnicas más populares que se pueden utilizar para mejorar la gestión del tiempo de los autónomos, explicando cómo funcionan y por qué pueden ser adecuadas para ti, sabiendo que algunos autónomos incluso se comprometen a seguir algunas de esas técnicas directamente en sus plantillas de contrato. Ahora, repasemos algunos consejos de gestión del tiempo para autónomos.

1. Practique técnicas probadas

Existen algunas técnicas de gestión del tiempo bien probadas que te ayudarán a mantener tu productividad. Dos muy populares son la técnica Pomodoro y el método Eisenhower.

1.1. La técnica Pomodoro

Este consejo para gestionar el tiempo se atribuye al empresario Francesco Cirillo, quien desde entonces ha escrito un libro superventas sobre el tema. La técnica Pomodoro divide el tiempo de trabajo en segmentos estrictos separados por breves descansos.

La rutina habitual es 25 minutos de trabajo intenso seguidos de un descanso de cinco minutos. Por cada cuatro turnos de trabajo, se toman descansos más largos, de entre 15 y 30 minutos. La técnica también se basa en gran medida en la planificación (elaborar las tareas que se deben completar con antelación) y en registrar el progreso (lo que proporciona una sensación de logro).

Esta técnica es eficaz porque te obliga a poner toda tu energía en esos 25 minutos de trabajo. No hay tiempo para distracciones y cada minuto cuenta para completar tu próxima tarea. Te sorprenderá lo mucho que puedes hacer en cada hora.

Cirillo utilizó por primera vez un temporizador de cocina con forma de tomate para aplicar la técnica Pomodoro cuando era estudiante, y el temporizador oficial sigue teniendo el mismo aspecto hoy en día. Según nuestra experiencia, la técnica Pomodoro es una de las más eficaces: elimina distracciones como las redes sociales y ayuda a concentrarse, pero a veces puede resultar un poco rígida. Es posible que a menudo te encuentres modificando los plazos en función de cómo te esté yendo en el trabajo y de la dificultad del proyecto actual.

1.2. El método Eisenhower

Como probablemente habrás adivinado, el método Eisenhower lleva el nombre del presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower y divide todas las tareas en cuatro cuadrantes:

1. Importante y urgente (hacer): la cocina está en llamas o el sitio web de tu cliente se ha colgado y hay que arreglarlo inmediatamente.
2. Importante pero no urgente (decidir): tu trabajo real y todo lo que es clave para él, o la página web de tu cliente que debe estar lista para finales de mes.
3. No es importante ni urgente (delegar): una llamada telefónica de un amigo o responder a un comentario en tu última entrada del blog.
4. Ni importante ni urgente (ignorar): las redes sociales entran en esta categoría. A menos que trabajes en Facebook o veas lo que hacen tus amigos en las redes sociales.

Dwight Eisenhower dijo una vez:«Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante».

Consejos de productividad para utilizar este método

Es posible que esté priorizando sus tareas de forma incorrecta basándose en lo que usted considera importante y urgente, mientras que infravalora las tareas que deberían tener una mayor prioridad.

1. Las tareas importantes y urgentes deben completarse de inmediato, según el orden de urgencia.
2. Las tareas importantes pero no urgentes deben tener una fecha de inicio y una fecha de finalización. La mayoría de tus tareas entrarán en esta categoría.
3. Las tareas poco importantes pero urgentes pueden delegarse a otros autónomos para ahorrar tiempo y permitirte centrarte en tus tareas más importantes.
4. Las tareas que no sean importantes ni urgentes deben ignorarse por completo para que puedas aprovechar mejor el tiempo de tu día.

Todo lo que se considere importante se hace primero y en persona: apaga el fuego de la cocina y luego sigue con tu trabajo. Las tareas urgentes pero sin importancia se delegan o se resuelven rápidamente, mientras que todo lo que se encuentra en el último cuadrante se ignora (o, al menos, se minimiza en la medida de lo posible).

Es una técnica que funciona mejor para los presidentes, pero también se puede aplicar cuando se busca perfeccionar la gestión del tiempo para los autónomos. Sin embargo, es posible que tengas que adaptarlo a tus necesidades. Nos ha resultado muy útil en algunas ocasiones: con tantas cosas de las que ocuparse como autónomo, además del trabajo en sí, es muy práctico poder clasificar todos los trabajos que llegan y ordenarlos por prioridad. Para su propio uso, es posible que tenga que volver a etiquetar las cajas o dividirlas aún más y, por último, pero no menos importante, considere la posibilidad de bloquear tiempo para cada tarea pendiente.

1.3. Hacer las cosas

El método para hacer las cosas de Dave Allen suele aparecer en debates sobre la gestión del tiempo para autónomos y verás que se menciona mucho en Internet. Allen sugiere centrarse primero en las pequeñas tareas cotidianas y luego pasar a las más importantes: crear un registro de todo lo que hay que hacer y dividirlo en pequeñas tareas factibles en las que poder centrarse. Hay seis «horizontes de enfoque», que se pueden comparar con un avión despegando.

Cada aspecto de GTD que aprendas puede resultar muy útil para gestionar tu tiempo, especialmente porque te permite centrarte en una tarea cada vez, en lugar de preocuparte por el panorama general cada pocas horas. Sin embargo, requiere una buena dosis de preparación, revisión y planificación para hacerlo de manera eficaz; es posible que tengas que invertir en el libro para empezar a hacer las cosas correctamente.

2. Minimiza las distracciones y concéntrate.

Trabajar duro no significa mucho si solo estás prestando la mitad de tu atención. Sitios web como Facebook, Twitter, Instagram y Reddit pueden suponer una enorme pérdida de tiempo a lo largo del día.

Puede resultar tentador consultar las últimas noticias o ver qué están haciendo tus amigos mientras trabajas, pero eso perjudicará tu productividad general. Prueba a utilizar una extensión del navegador para bloquear sitios web específicos mientras trabajas.

Puede especificar cuotas de tiempo diarias para dichos sitios web o bloquear completamente todos los sitios web que distraigan la atención durante las horas de trabajo. Puedes utilizar los datos recopilados por la extensión para ver un informe del tiempo que pasas en diferentes sitios web cada día, semana o mes.

Otra forma de eliminar las distracciones de tu mente es escribir todos tus pensamientos y las cosas que tienes que hacer en un papel. Escribir a mano es mejor para el aprendizaje y la memoria, y es más terapéutico que escribir a máquina, además de que te permitirá despejar la mente de cualquier pensamiento que te distraiga.

Si no te gusta escribir a mano y utilizas Gmail como tu principal plataforma de correo electrónico, considera la posibilidad de utilizar Google Tasks, que está integrado en la barra lateral de Gmail en la última actualización. La barra lateral «Tareas» te permite introducir las tareas que debes realizar, las fechas de inicio y finalización, y separar las tareas en categorías.

Esta herramienta es muy útil si siempre tienes Gmail abierto y quieres añadir nuevas tareas pendientes a una lista después de recibir un correo electrónico.

Ahora que ya has eliminado todas esas distracciones, deberías trabajar en mejorar tu concentración. La forma más eficaz de hacerlo es practicar la meditación y la atención plena.

Practicar la meditación de forma regular te permite despejar la mente de todos los pensamientos y centrarte en la tarea que estás realizando, lo que la convierte en una técnica de gestión del tiempo ideal para los autónomos. La meditación tiene muchos otros beneficios, entre ellos mejorar la memoria y la capacidad de pensamiento creativo.

La atención plena es cuando te mantienes completamente enfocado en el momento presente y en lo que estás haciendo. Puedes practicar la atención plena en cualquier momento, como cuando estás lavando los platos. Concéntrate en el calor del agua, la textura del plato que estás lavando y el sonido del fregado. Ejercitar todos tus sentidos te permite permanecer mejor en el presente.

Si te mantienes constante en la meditación diaria y la atención plena, deberías notar cambios significativos en tu cerebro en un plazo de 8 semanas.

3. Ten tres tareas claras que cumplir cada día.

Puede ser fácil mirar tu lista de tareas pendientes y sentirte abrumado por todo lo que tienes que hacer. Decidir cuáles de tus tareas deben tener prioridad durante el día puede resultar difícil en ocasiones, pero un buen enfoque para gestionar mejor el tiempo como autónomo es centrarse en tres tareas principales.

Tus tres tareas podrían ser «escribir ese nuevo artículo para el blog», «ponerte en contacto con 10 empresas locales de mi zona» y «completar 10 segundos más de mi diseño de gráficos en movimiento». Elegir solo tres tareas te ayudará a sentirte menos abrumado y más concentrado a lo largo del día.

Por la mañana, o antes del día siguiente, decide qué tres tareas te harían sentir satisfecho si las terminaras al final del día. Por ejemplo, toma nota de todas tus reuniones con clientes y de los muchos proyectos que hay que terminar. Intenta programar las reuniones en los momentos en los que tengas más energía.

En caso de que termines tus tareas diarias antes de que finalice tu jornada laboral, dedica el resto del día a trabajar en el crecimiento de tu negocio.

A muchos autónomos les resulta difícil hacer crecer su negocio, ya que se centran constantemente en las necesidades de los clientes. Aprovecha el tiempo libre que te queda después de completar tus tres tareas para elaborar estrategias, crear planes y promocionar tu negocio.

4. Mantén el orden con herramientas de gestión de proyectos.

Ser desorganizado es una gran pérdida de tiempo. Es un dolor de cabeza estar constantemente buscando información de inicio de sesión, notas, gastos y archivos. Utiliza una aplicación o Google Drive para llevar un registro de toda tu información y notas. Utiliza herramientas de gestión de proyectos para autónomos para realizar un seguimiento de tu progreso.

Una aplicación como Google Drive tiene muchos seguidores, ya que es gratuita y ofrece mucho espacio de almacenamiento. Puedes crear una carpeta para las hojas de horas, otra para las estrategias y los inicios de sesión de los clientes, otra para las entradas del blog y cualquier otra carpeta que necesites para mantenerte organizado. Otra excelente herramienta de gestión de proyectos para autónomos que puedes probar es el software Trello.

Si dedicas un poco de tiempo a organizar las cosas, te ahorrarás mucho tiempo y frustraciones en el futuro. No querrás perder tiempo buscando en correos electrónicos antiguos para encontrar información de inicio de sesión o recordar lo que un cliente te pidió que cambiaras en su sitio web el mes pasado. Las herramientas de gestión de proyectos te ayudan a gestionar todo en un solo lugar, lo que te ahorrará mucho tiempo.

Si necesitas una aplicación para gestionar tu flujo de trabajo como autónomo, prueba Bonsai Tax. Nuestro software todo en uno para autónomos te ayuda a enviar facturas, propuestas y gestionar tus impuestos, todo en un solo programa.

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5. No aceptes todos los proyectos o clientes que se te presenten.

Dispersarse demasiado o aceptar proyectos que requieren demasiado tiempo puede perjudicar su gestión del tiempo como autónomo. A veces, un proyecto queda fuera de tu ámbito habitual de trabajo y no estás seguro de cómo llevarlo a cabo. Y a veces un cliente pide demasiado por muy poco dinero.

Debes valorar tu tiempo y tu experiencia, y saber lo que vales. Calcula tu tarifa como autónomo y no te infravalores.

Gestionarás mucho mejor tu tiempo con una tarifa más alta, porque el tiempo es dinero. Si no completas correctamente la tarea de un cliente y le cobras una tarifa elevada, es probable que te despida y busque a otra persona que lo haga.

Además, cuando tienes una buena tarifa, no necesitas dedicar tanto tiempo de tu jornada a los clientes. Te permite dedicar más tiempo a hacer crecer tu negocio, ya que no necesitas aceptar tantos clientes para pagar las facturas.

También puede ser útil encontrar un nicho de clientes en el que centrarse. Si te dedicas al diseño de sitios web, por ejemplo, es posible que desees dirigirte únicamente a quiroprácticos o agentes inmobiliarios. De esta manera, sabrás cómo tratar con el cliente y cómo crear un sitio web de alta conversión en su sector.

Atraer nuevos clientes es más fácil si puedes demostrarles que has realizado un buen trabajo para alguien que trabaja en el mismo sector que ellos.

Esperamos que estos consejos para gestionar el tiempo te ayuden a sentirte menos estresado y a ser mucho más productivo a lo largo del día. Para disponer de aún más tiempo libre y espacio para disfrutar haciendo lo que te gusta, gestiona tu negocio como autónomo con la suite todo en uno de Bonsai: regístrate hoy mismo para obtener una prueba gratuita.