Tarifas de agencia: cómo establecer, modificar y optimizar la estructura de tarifas de su agencia

No nos engañemos: obtener beneficios es el objetivo principal de toda agencia. Sin embargo, hacerlo parecía mucho más fácil en el pasado. Había menos competencia, se valoraban más las habilidades que aportaban las agencias y la relación entre el cliente y la agencia era más sólida.

En ese entorno, las agencias no sufrían de presupuestos insuficientes ni de presiones constantes (molestas) para justificar sus honorarios. En cambio, se les pagaba bien, normalmente basándose en comisiones generosas o tarifas favorables de las agencias.

Hoy en día, el panorama de las comisiones de agencia es muy diferente.

Pero no se preocupe, aún puede hacer que su agencia sea rentable, incluso en estas circunstancias. Solo tienes que elegir la estructura de comisiones adecuada, saber cuándo ajustarla e implementar esos cambios de forma adecuada. Esta guía está aquí para ayudarte con cada uno de estos pasos críticos.

Estructuras de comisiones de agencia 101

Antes de sumergirnos en las complejidades de las estructuras de comisiones de las agencias, veamos algunos principios básicos.

¿Qué es una comisión de agencia?

Una comisión de agencia es un cargo por los servicios que una agencia presta a sus clientes. Considere esta tarifa como una compensación por la experiencia, el tiempo y los recursos que la agencia ha invertido.

Sin embargo, estas tarifas pueden adoptar diversas formas. Ahí es donde entra en juego el debate sobre las estructuras de las comisiones de agencia.

Las estructuras de tarifas de las agencias dictan cómo estas cobran a los clientes por los servicios prestados. Por ejemplo, pueden cobrarles una tarifa fija por adelantado o adoptar un enfoque variable basado en factores como el tiempo, el alcance del proyecto y el rendimiento.

En cualquier caso, la estructura de comisiones de la agencia suele estar claramente definida en el contrato entre la agencia y el cliente. Esto garantiza que ambas partes estén de acuerdo en cuanto al importe del pago, la frecuencia y otros detalles esenciales.

Pero, ¿cómo calculan las agencias estas tarifas?

Todo depende. Las tarifas de las agencias pueden verse influidas por la naturaleza de los servicios prestados, los estándares del sector y el modelo de negocio de la agencia. Sin embargo, estas tarifas también pueden variar en función de factores específicos del cliente, como la complejidad de la tarea, el tamaño de la empresa del cliente y su sector de especialización.

Por supuesto, ni las comisiones de agencia ni las estructuras de comisiones de agencia son inamovibles.

¿Ha evolucionado su negocio? Considerar una nueva estructura de tarifas. ¿La estructura de tarifas inicial ha resultado no ser rentable para su agencia? ¡Es hora de uno nuevo!

Gestiona las comisiones de tu agencia con Bonsai

Crea tarjetas de tarifas, gestiona los anticipos y factura tus servicios a tus clientes en un solo lugar.

Empieza ahora Reserva una demostración

Estructuras de comisiones de agencia: los tipos más populares

Establecer la estructura de tarifas adecuada para tu agencia no es tarea fácil. Recuerde: esta decisión por sí sola puede determinar si su agencia es rentable o no. Y eso sin mencionar todos los factores que influyen en esta decisión, incluidos los costes de agencia, a menudo excesivos, y las tendencias del sector, en constante evolución.

Pero lo primero es lo primero: debes comprender tus opciones. Por supuesto, comprender a fondo las estructuras de comisiones de las agencias también le permitirá desglosar la estructura elegida para sus clientes más adelante.

Antes de profundizar en las estructuras específicas de las comisiones de las agencias, enumeremos (y expliquemos) las categorías más amplias de estos modelos de precios:

• Basado en entradas. Las estructuras de tarifas de las agencias dependen principalmente del esfuerzo (o la inversión) que la agencia dedica a prestar servicios a los clientes. Estas estructuras dependen de software como Bonsai para realizar un seguimiento de las horas, las tareas y los recursos invertidos en completar un proyecto.
• Basado en los resultados. Las estructuras de tarifas de las agencias basadas en los resultados se centran en el número de entregables (por ejemplo, páginas web, conceptos de diseño, campañas de marketing) producidos para el cliente.
• Basado en resultados. Con la fijación de precios basada en los resultados, la agencia se centra en la calidad de su producción más que en la cantidad. En otras palabras, el precio se determina en función de los resultados medibles obtenidos para el negocio del cliente (por ejemplo, clientes potenciales, conversiones, ventas).
• Basado en el valor. Las estructuras de tarifas basadas en el valor son similares a sus homólogas basadas en los resultados, pero el precio se determina en función del valor percibido de los servicios, en lugar de los resultados medibles. Este es el modelo de precios más impreciso, que solo las agencias con una reputación excelente pueden llevar a cabo.

Una vez aclarados los conceptos básicos, veamos las estructuras de tarifas más populares que puedes elegir.

1. Estructura de tarifas fijas

La estructura de tarifas fijas tiene un nombre bastante autoexplicativo. Consiste en cobrar a los clientes una cantidad predeterminada (o fija) por los servicios prestados. En esta estructura, el tiempo, los recursos o los resultados que conlleva la prestación de esos servicios no importan.

Esta estructura de honorarios basada en los resultados también se conoce a menudo como «basada en proyectos», ya que vincula los honorarios directamente a la finalización de un proyecto u otro producto.

¿Para quién es más adecuada la estructura de tarifas fijas?

La estructura de tarifas fijas es la más adecuada para las agencias cuyos proyectos tienen un alcance claramente definido, lo que les permite estimar correctamente la cantidad de trabajo necesario para completar el proyecto.

Un excelente ejemplo es una agencia de diseño gráfico que ofrece un paquete fijo para el diseño de un logotipo, que incluye un número específico de conceptos iniciales, revisiones y entregables finales. Lo mismo ocurre con las agencias de redacción de contenidos que entregan un número determinado de artículos con un recuento de palabras predeterminado (independientemente de la complejidad y el tiempo dedicado a escribir cada artículo).

Las ventajas de la estructura de tarifas fijas

Hasta un 80 % de los clientes consideran que la transparencia es una de las principales prioridades en su relación con las agencias. La transparencia es precisamente lo que obtienen los clientes con esta estructura de tarifas, ya que el coste total de un proyecto se acuerda por adelantado y permanece inalterable. Esto elimina posibles enfrentamientos o desacuerdos sobre el precio final.

Pero los clientes no son los únicos a los que les gusta esta estructura. Lo mismo ocurre con las agencias con un presupuesto limitado que deben planificar (y asignar) sus recursos de manera eficiente.

Las desventajas de la estructura de tarifas fijas

Dado que la estructura de tarifas fijas suele basarse en proyectos, es probable que el personal de su agencia que trabaje para un cliente específico varíe de un proyecto a otro. Esto puede resultar desagradable para los clientes que valoran la coherencia y prefieren trabajar con miembros del equipo con los que están familiarizados.

Además, independientemente de tu experiencia (y la de los miembros de tu equipo), puedes calcular mal la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para completar un proyecto. Si subestima estos dos factores, es probable que su agencia pierda ingresos.

2. Estructura de tarifas por hora

La estructura de tarifas por hora es un modelo basado en los insumos, en el que el precio se determina en función del número de horas dedicadas a un proyecto. Cada hora se factura utilizando una tarifa horaria predeterminada, que puede variar en función del puesto y el nivel de experiencia requerido.

Para que esta estructura de tarifas funcione, tu agencia debe utilizar una herramienta de gestión empresarial fiable como Bonsai, equipada con sólidas funciones de seguimiento del tiempo. Después de todo, lo último que querrías es que el cliente cuestionara la exactitud de las horas facturadas.

¿Para quién es más adecuada la estructura de tarifas por hora?

Si su agencia está trabajando en proyectos cuyo alcance no se puede definir con precisión, esta estructura de tarifas podría ser la opción adecuada. Por ejemplo, las agencias de consultoría suelen utilizar estructuras de tarifas por hora, ya que estas agencias ofrecen servicios especializados de asesoramiento, análisis y experiencia que pueden variar en duración.

La estructura de tarifas por hora también funciona de maravilla para las empresas emergentes que aún no saben cuánto trabajo y tiempo requiere cada tipo de proyecto.

Las ventajas de la estructura de tarifas por hora

La estructura de tarifas por hora es significativamente más flexible que el modelo de tarifa fija, ya que permite a las agencias el lujo de calcular mal el alcance de un proyecto. Si el proyecto resulta ser más complejo y requiere más tiempo del previsto inicialmente, la agencia puede cobrar por más horas. Este modelo garantiza que los empleados de la agencia reciban una remuneración justa por todo el esfuerzo y el tiempo dedicados a un proyecto.

Las desventajas de la estructura de tarifas por hora

La estructura de tarifas por hora puede ser un terreno resbaladizo para algunas agencias. Algunos empleados podrían empezar a «inflar» sus horas o a trabajar de forma ineficaz para aumentar su tiempo facturable. Esto puede conducir a una cultura empresarial desfavorable y erosionar la confianza entre la agencia y sus clientes.

Pero supongamos que todas las horas facturadas se registran y contabilizan con precisión. Incluso entonces, los clientes pueden tener problemas con la factura final, especialmente si supera sus expectativas iniciales por un margen considerable.

Utiliza Bonsai para realizar un seguimiento preciso y facturar tu tiempo.

Al facturar tus horas, debes asegurarte de que tu tiempo se registre correctamente para evitar facturar de menos a tus clientes. La solución más precisa es utilizar una herramienta de seguimiento del tiempo como Bonsai.

Con Bonsai, puedes realizar un seguimiento de las horas de tu equipo y generar hojas de horas precisas. Recibirás informes instantáneos sobre el tiempo dedicado a las tareas y a cada proyecto.

La función de seguimiento del tiempo de Bonsai simplifica la gestión eficaz del tiempo de tu equipo. Aquí tienes una guía para realizar un seguimiento preciso de las horas facturables de tu equipo:

• Realice un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas utilizando el temporizador integrado. Puedes elegir si tu tiempo es facturable o no facturable, y establecer tu tarifa facturable.
• Revisa tus hojas de horas: visualiza fácilmente en qué se invierte el tiempo con las nuevas hojas de horas de Bonsai. Esto ayuda a proporcionar información para mejorar la productividad del equipo.

• Establece la capacidad de los miembros de tu equipo: puedes establecer la capacidad semanal de cada miembro del equipo para garantizar el equilibrio de la carga de trabajo. Supervisa si están trabajando en exceso o por debajo de su capacidad y distribuye el trabajo de manera uniforme entre los proyectos y los clientes.
• Explora la pestaña «Información detallada»: obtén una visión clara de las horas facturables y no facturables en la pestaña «Información detallada». Analiza el tiempo registrado para maximizar la productividad y las horas facturables de todo tu equipo.
• Convierta sus facturas pendientes en facturas emitidas. En cada proyecto, puedes ver fácilmente tus horas facturables, horas no facturadas, horas totales y el importe no facturado. Puede hacer clic en «Facturar horas no facturadas» para generar una factura. Creará una nueva factura con su hoja de horas no facturadas. Las tarifas por hora que has añadido al realizar el seguimiento del tiempo se añadirán automáticamente para calcular el importe total de la factura.

• Obtenga información sobre la utilización de su equipo. Podrás supervisar la utilización total y facturable de tu negocio, realizar un seguimiento de la tasa de utilización de tu agencia y obtener una visión clara de la rentabilidad de tu equipo.

3. Estructura de honorarios de retención

La estructura de honorarios de retención difiere de las demás estructuras de esta lista en varios aspectos. En primer lugar, esta tarifa casi siempre se paga por adelantado en su totalidad. ¿El objetivo? Garantizar los servicios de la agencia durante un período determinado. En la mayoría de los casos, este período es un mes, un trimestre o un año. Además, esta tarifa no se basa en proyectos específicos, sino en el compromiso de la agencia de proporcionar experiencia, recursos y apoyo durante el período de retención.

Considere los honorarios de retención como un anticipo por los servicios que la agencia prestará en el futuro. Por supuesto, «anticipo» es la palabra clave aquí, ya que los honorarios iniciales no cubren el coste total de los servicios prestados. A menudo solo garantiza esos servicios a los clientes, mientras que los salarios por hora se calculan y pagan por separado.

¿Para quién es más adecuada la estructura de honorarios de retención?

La estructura de honorarios de retención es ideal para las empresas contratadas para representar a clientes en áreas específicas de forma continua. Esto, por supuesto, incluye los servicios jurídicos, pero también puede referirse a las agencias de relaciones públicas y las empresas de soporte informático.

Crea y envía tu contrato de retención en Bonsai.

Echa un vistazo a las plantillas de contratos de retención de Bonsai, que se pueden editar completamente según tus necesidades.

Para maximizar el potencial de ingresos de su agencia, le recomendamos utilizar acuerdos de retención con sus clientes. Esto ayuda a aportar estabilidad y tranquilidad a su negocio. Solo tienes que asegurarte de tener un contrato por escrito que especifique claramente la duración, el número de horas incluidas, la tarifa base y la tarifa por hora para el trabajo extra, cuando corresponda.

¡Crear un contrato de retención en Bonsai solo lleva unos minutos! Primero elige tu plantilla de contrato y selecciona el cliente y el proyecto al que está asociado.

‍

A continuación, configura tus datos de pago e introduce el importe de la provisión de fondos.

Por último, podrás revisar el acuerdo y programar el envío automático de tus facturas.

¡Eso es todo! Regístrese para obtener una prueba gratuita de Bonsai y crear su primer contrato de retención.

Las ventajas de la estructura de honorarios de retención

Los acuerdos de retención proporcionan a las agencias fuentes de ingresos predecibles y estables. Esto les permite planificar mejor y asignar recursos, lo que aumenta su estabilidad financiera general. Además, siempre que se controle con precisión el número de horas trabajadas, la agencia recibirá una remuneración justa por su trabajo.

Las desventajas de la estructura de honorarios de retención

Si una agencia depende demasiado de los contratos de retención, podría tener dificultades para diversificar sus ingresos. Por supuesto, depender de un número reducido de clientes es una receta para el desastre, ya que hace que la agencia sea vulnerable a las fluctuaciones en la demanda de los clientes.

Además, algunos clientes pueden sentir que no están aprovechando al máximo los servicios de la agencia, lo que les obliga a demostrar constantemente su valor y justificar sus honorarios (¡el peor escenario posible para muchas agencias!).

4. Estructura de comisiones basada en comisiones

La estructura de tarifas basada en comisiones es un modelo de precios basado en resultados, en el que la agencia cobra en función de los resultados que sus entregables generan para el cliente. Esta tarifa suele consistir en un porcentaje de los ingresos generados como resultado directo de los esfuerzos de la agencia.

Entonces, por ejemplo, ¿qué significa una comisión de agencia del 20 % para una empresa de marketing? Esto significa que si sus campañas ayudan al cliente a generar 50 000 dólares en ingresos, la agencia recibirá 10 000 dólares por sus servicios. Por eso, las estructuras de honorarios basadas en comisiones suelen denominarse modelos «basados en el rendimiento», ya que vinculan directamente la remuneración de la agencia al rendimiento o los resultados obtenidos para el cliente.

¿Para quién es más adecuada la estructura de comisiones basada en comisiones?

La estructura de tarifas basada en comisiones es la más adecuada para las agencias de marketing y ventas afiliadas y cualquier otra organización que pueda influir directamente en los resultados financieros del negocio de sus clientes.

Esta estructura de tarifas también puede beneficiar a las empresas emergentes que desean demostrar su valía y atraer nuevos clientes. Estas nuevas agencias pueden utilizar las capacidades de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de Bonsai para atraer nuevos clientes y ganar credibilidad en el sector de forma gradual.

Las ventajas de la estructura de comisiones basada en comisiones

Cuando se trata de alinear los intereses del cliente y de la agencia, no hay nada mejor que la estructura de honorarios basada en comisiones. Por un lado, los clientes solo pagarán por los servicios si estos dan resultados. E incluso cuando inviertan recursos significativos, sabrán exactamente por qué están pagando. Por otro lado, las agencias tendrán incentivos para trabajar duro, ya que un mayor esfuerzo suele significar más dinero.

Las desventajas de la estructura de comisiones basada en comisiones

Podría decirse que la desventaja más significativa de la estructura de comisiones basada en comisiones es su imprevisibilidad. Por supuesto, la agencia se beneficiará enormemente de un proyecto exitoso. Pero también conlleva el riesgo de ganar mucho menos (o incluso nada) si el proyecto no cumple con las expectativas. ¿Lo peor de todo? Los factores externos que escapan al control de la agencia suelen ser los responsables del fracaso del proyecto. Esto significa que, independientemente del esfuerzo que dedique la agencia, aún así puede fracasar.

Cómo elegir la estructura de comisiones adecuada para una agencia

No hay dos agencias iguales. La elección adecuada para tu agencia dependerá en gran medida de sus circunstancias específicas. Aun así, algunos consejos generales pueden ayudarte a tomar la decisión correcta para tu agencia. Y no lo olvidemos: aunque cometas un error, siempre puedes cambiar la estructura de comisiones de tu agencia. Más adelante en esta guía se analizará cómo llevar a cabo un cambio con éxito.

Por ahora, volvamos a los consejos para elegir la estructura de tarifas adecuada para una agencia.

1. Comprenda las fortalezas de su agencia

La estructura de tarifas que elijas debe aprovechar tus puntos fuertes y posicionar a tu agencia para que tenga éxito en tu nicho de mercado. Por ejemplo, si su agencia de redacción cuenta con escritores altamente cualificados y rápidos, lo más probable es que la estructura de tarifas fijas sea la mejor opción.

2. Conozca a sus clientes

Comprender lo que quieren tus clientes, cómo piensan y cuáles son sus capacidades financieras te ayudará a determinar el modelo de precios más rentable para tu agencia. Supongamos que trabajas principalmente con pequeñas empresas. No puedes esperar que te den carta blanca en cuanto a los precios, ¿verdad?

3. Evaluar tipos de proyectos

La complejidad, la duración y el alcance de los proyectos de su agencia deben ayudar a determinar la estructura de precios más adecuada. Si estas varían mucho de un proyecto a otro, despídase de las estructuras de tarifas basadas en los insumos.

4. Evaluar los objetivos financieros

¿Tienes una mentalidad de «alto riesgo, alta recompensa»? Si es así, probablemente te convenga una estructura de tarifas basada en el rendimiento. Sin embargo, si valora la estabilidad y los ingresos predecibles, considere la estructura de honorarios de retención.

5. Considera la escalabilidad

Si te ciñes a una estructura de tarifas única, debe ser un modelo que funcione para todos tus clientes (tanto si tienes 10 como 10 000).

Cómo cambiar con éxito la estructura de comisiones de la agencia

Lo ideal es que encuentres rápidamente un modelo de precios que funcione para todos tus proyectos (y clientes) y te ciñas a él a medida que tu negocio crece. Pero, lamentablemente, el escenario ideal no siempre coincide con la realidad. Entonces, ¿qué debe hacer si se da cuenta de que una estructura de tarifas no está funcionando?

Empecemos por lo que no debes hacer, que es quedarte de brazos cruzados. Lo mismo ocurre cuando te das cuenta de que el precio de tus servicios ya no es sostenible. Después de todo, incluso una mejora del 1 % en el precio puede suponer un aumento del 11,1 % en sus beneficios.

En estas situaciones, la única solución es el cambio.

Pero, ¿cómo se puede cambiar con éxito la estructura de tarifas de su agencia sin alejar a su base de clientes actual? Aquí hay algunos consejos.

Hay un momento y un lugar para todo.

Lo último que debes hacer es sorprender a tu cliente con cambios inesperados en tu estructura de tarifas (o en las tarifas, para el caso). Si existe un acuerdo, debes respetarlo mientras esté vigente. Si intentas forzar un cambio, probablemente dañarás la confianza que has construido con tu cliente y podrías poner fin a vuestra relación.

Por supuesto, esto no significa que no puedas iniciar una conversación sobre un posible cambio en cualquier momento de vuestra colaboración. Los mejores momentos para hacerlo son:

• Durante la presentación de un nuevo proyecto. Las presentaciones se utilizan generalmente para evaluar el interés del cliente y establecer las expectativas de la colaboración. Esto también hace que sea un momento oportuno para discutir los precios y las estructuras de tarifas.
• Durante una evaluación del rendimiento. En la mayoría de los casos, es necesario modificar la estructura de tarifas debido al bajo rendimiento de la existente. Entonces, ¿qué mejor momento para plantear este cambio que durante una evaluación de rendimiento? Explique a su cliente (en detalle) por qué es necesaria una nueva estructura y cómo este cambio afectará a su futura colaboración.
• Durante la renovación de un contrato. Una vez que expire tu contrato con el cliente, podrás negociar uno nuevo. No hace falta decirlo: esta es una oportunidad ideal para el cambio. Aun así, lo mejor sería avisar a tu cliente antes de la renovación para evitar que se sienta acorralado.

Sentar las bases es fundamental

Como se ha mencionado, la elección de una estructura de tarifas puede determinar la rentabilidad de una agencia. Por lo tanto, es fundamental no tomar ninguna decisión precipitada con respecto a esta estructura. A continuación, se ofrece una descripción general de los pasos que debe seguir (y las preguntas que debe hacer) antes de decidir un cambio:

• Evaluar la situación actual. (¿Tu agencia está obteniendo beneficios?)
• Establezca objetivos claros. (¿Cómo se define el éxito para su agencia? ¿Se puede lograr cambiando la estructura de comisiones de su agencia?
• Encuesta a todos los miembros del equipo. (¿La mayoría de los miembros del equipo están de acuerdo con el cambio? ¿Les facilitará el trabajo?)
• Diálogo abierto con la alta dirección. (¿La mayoría de los líderes [especialmente los del área financiera y de ventas] consideran que el cambio está justificado?)
• Recopile análisis sólidos. (¿Hay datos suficientes que respalden la necesidad de un cambio en la estructura de tarifas?)

El último paso también se puede utilizar para explicar el cambio a sus clientes. Recuerda: los datos hablan más que las palabras. Aún mejor, también puede utilizar estos datos para mejorar su agencia en otras áreas, como la gestión de recursos .

No escatimar en detalles es la mejor manera de proceder.

Si planeas cambiar algo a lo que el cliente se ha acostumbrado (ya sea el precio del servicio o la estructura de tarifas), la transparencia es clave. Proporcionar a tus clientes toda la información necesaria te ayudará a reducir el riesgo de perderlos.

Aquí hay algunos puntos que puede mencionar durante esta explicación:

• Los efectos del cambio en la estructura de tarifas sobre la relación entre usted y su agencia (si los hubiera).
• Los beneficios del cambio para el talento, la creatividad y los niveles de servicio de la agencia.
• Las «pruebas» de que el cambio es necesario (por ejemplo, utilizando informes de Bonsai).

Pero, ¿qué pasa si el cliente reacciona mal al cambio propuesto?

La respuesta es sencilla: sé constante.

Si estás seguro de que el cambio en cuestión hará que tu agencia sea más rentable a largo plazo, perder algunos clientes es un pequeño precio a pagar. No lo olvides: siempre aparecerán otros nuevos, siempre y cuando te mantengas fiel a tus valores y obtengas resultados.

Proteja sus resultados financieros

Una estructura de tarifas de agencia bien diseñada (y elegida) hará maravillas por su empresa. Garantizará que todos los miembros del equipo se sientan apreciados, fomentará relacionessólidas con los clientesy maximizará la rentabilidad general. Este único factor puede marcar la diferencia entre prosperar y apenas alcanzar el umbral de rentabilidad.

Por lo tanto, preste especial atención a esta decisión al planificar la estrategia financiera de su agencia.

Esfuércese por comprender los gastos reales de su agencia, establezca un alcance claro del trabajo y evalúe la elasticidad de los precios de sus clientes, y su decisión final será acertada.

‍