Plantilla de documento de presupuesto

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¿Qué es una cotización de muestra?

Un presupuesto es un documento que los autónomos y los contratistas independientes proporcionan a sus clientes para describir los servicios específicos y sus costes. Una cotización también puede denominarse:

• Cita
• Presupuesto
• Presupuesto de ventas
• Presupuesto de servicio

¿Quién debería utilizar un presupuesto de muestra?

Cualquier profesional independiente que proporcione presupuestos a los clientes antes de comenzar un nuevo proyecto debe utilizar una plantilla de presupuesto, independientemente del sector en el que trabaje. Por ejemplo, puedes utilizar una plantilla de presupuesto si eres un profesional que ofrece:

• Servicios de diseño gráfico
• Servicios de redacción y edición
• Servicios de desarrollo de software
• Servicios de fotografía o videografía
• Servicios de marketing digital o en redes sociales
• y muchos más

Cuándo utilizar un presupuesto de muestra

El mejor momento para enviar un presupuesto a un cliente potencial es después de una reunión inicial o una llamada telefónica en la que hayas tenido la oportunidad de determinar para qué servicios quiere contratarte. Esta información se utiliza para crear su presupuesto, en el que se describen los servicios, los costes asociados y el precio total del proyecto en su conjunto.

Las cotizaciones de precios se envían antes de que el cliente firme un contrato y se utilizan para informar sus facturas, ya que puede basar los detalles de sus precios en los servicios y costos que cotizó inicialmente.

Qué incluir en un presupuesto de muestra

Todas tus cotizaciones deben personalizarse para cada cliente y proyecto específico. Sin embargo, cada presupuesto individual contendrá los mismos elementos. Esto es lo que debe incluir en cada una de sus plantillas de presupuesto.

1. Un número de presupuesto

Cada presupuesto que cree utilizando una plantilla de presupuesto debe tener un número único. Esto le facilitará el seguimiento, la recuperación y el control en el futuro.

Puedes utilizar cualquier sistema de nomenclatura o numeración que desees para tu número de presupuesto, solo asegúrate de que sea coherente en todos tus presupuestos y que sea fácil de entender.

2. Fecha de envío y fecha de caducidad

Hay dos fechas importantes que debes incluir en cada presupuesto que crees: la fecha de envío y la fecha de vencimiento. Mientras que la fecha de envío se refiere a la fecha en la que proporcionaste el presupuesto a un cliente potencial, la fecha de vencimiento se refiere a cuándo dejará de ser válido el presupuesto.

Especificar esta fecha ayuda a garantizar que el cliente no te responda seis meses después esperando el mismo precio. Después de todo, la inflación, el coste de los materiales y su disponibilidad influyen en el coste total de un trabajo, por lo que una fecha de vencimiento le da la oportunidad de reevaluar su presupuesto inicial y realizar los ajustes necesarios.

3. Una lista de servicios, sus precios y el coste total.

Muchas plantillas de presupuestos incluyen una tabla de precios que describe cada servicio individual, su coste asociado y el precio total del trabajo freelance propuesto en su conjunto.

Esta sección es la más importante para la mayoría de los clientes potenciales, ya que les indica qué pueden esperar en cuanto a los costes totales y el presupuesto. En él se detallan todos los servicios que se le han solicitado y el coste de cada uno de ellos. Esto ayuda a desglosar el coste total, mostrando a los clientes exactamente lo que van a pagar.

Y, si se sale de su presupuesto, tendrán una idea más clara de qué servicios les gustaría recortar o ajustar.

Recuerda calcular e incluir cualquier importe adicional que pueda afectar al total, como impuestos, tasas o descuentos, en tu precio final.

4. Condiciones de pago

Las condiciones de pago pertinentes también pueden incluirse en sus plantillas de presupuesto, por ejemplo:

• Si se requieren depósitos
• Cuando vencen los pagos
• Los métodos de pago que aceptas
• Recargos por mora o intereses por impagos
  

Aunque no todos los formularios de presupuesto incluyen las condiciones de pago, al menos deberías hablar de ellas con los posibles clientes. Esto es especialmente importante si se requiere un determinado porcentaje por adelantado antes de comenzar el trabajo.

5. Información sobre el cliente y el contratista

Por último, pero no menos importante, cada vez que crees un presupuesto, este debe incluir información tanto sobre ti como sobre tu cliente potencial, como por ejemplo:

• Datos de contacto, como su número de teléfono profesional y dirección de correo electrónico.
• Logotipo de la empresa o membrete de la empresa
• Dirección comercial, si procede

Las ventajas de las plantillas de presupuesto

El uso de una plantilla de presupuesto para cada uno de tus clientes ofrece una serie de ventajas para todas las partes implicadas. Por ejemplo, utiliza comillas para:

1. Aumenta tu profesionalidad

Las cotizaciones ayudan a darle a tu negocio independiente un toque profesional. Proporcionar a los clientes potenciales un presupuesto bien diseñado y fácil de entender aumenta tu legitimidad y calidad como pequeña empresa. Además, es una forma estupenda de destacar entre la competencia. Incluso puedes añadir tu marca a las cotizaciones de Bonsai para que tengan un aspecto aún más profesional.

2. Organiza a tus clientes en diferentes categorías.

Los clientes necesitan diferentes documentos dependiendo de cuál sea su relación contigo. Por ejemplo, mientras que un cliente existente necesita una factura mensual, un nuevo cliente requiere un presupuesto inicial.

El uso de una plantilla de presupuesto te ayuda a mantener a tus clientes organizados y te permite informarles de tus responsabilidades y obligaciones con cada uno de ellos. Los clientes a los que se les ha enviado un presupuesto en los últimos 7 días y no han respondido probablemente se beneficiarán de un rápido seguimiento.

A continuación, cuando un cliente acepta tu presupuesto, pasa a tu carpeta de nuevos clientes, donde puedes proporcionarle un contrato y una factura.

Al igual que las facturas te ayudan a realizar un seguimiento de los pagos parciales, completos y pendientes, los presupuestos te ayudan a saber en qué punto del embudo de ventas se encuentra un cliente y qué medidas debes tomar a continuación.

3. Precio exacto

Fijar el precio de tu trabajo como autónomo es uno de los aspectos más difíciles de ser un contratista independiente. Hacer un presupuesto para cada nuevo trabajo potencial es una excelente manera de mantener tus precios consistentes y precisos.

Por ejemplo, si ofreces un presupuesto de 250 dólares por escribir una entrada de blog, pero una vez terminado el trabajo te das cuenta de que en realidad has dedicado mucho más tiempo del que habías previsto, puedes remitirte a tu presupuesto original y subir el precio la próxima vez.

También es un método útil para llevar un registro de tus precios a lo largo del tiempo, lo que puede indicarte cuándo necesitas aumentar tus tarifas u ofertas como autónomo.

4. Sé sincero con los clientes.

Las cotizaciones son una de las mejores formas de asegurarse de que usted sea claro y directo sobre los precios desde el principio. Tus clientes quieren saber exactamente lo que van a pagar. No quieren estimaciones aproximadas que se conviertan en facturas inesperadamente elevadas una vez finalizado el proyecto.

El uso de un presupuesto permite a tus clientes planificar un presupuesto específico y anticipar el coste de tu factura. Apreciarán tu transparencia porque les permitirá planificar con antelación.

5. Evitar la desviación del alcance

El alcance excesivo se produce cuando un proyecto comienza a expandirse más allá de los límites de su descripción inicial, lo que suele dar lugar a trabajo adicional. Para los autónomos, esto a veces significa estirar el presupuesto más allá de sus límites o incluso trabajar gratis porque no establecieron límites desde el principio.

Los presupuestos son esenciales para protegerte del alcance excesivo, ya que describen los servicios específicos y sus precios desde el principio. Si un cliente solicita trabajo adicional, todo lo que tienes que hacer es remitirte a tu presupuesto original e informarle de que cualquier servicio fuera del presupuesto aceptado está sujeto a un cargo adicional.

Sea lo más específico posible en sus presupuestos para que usted y sus clientes estén en sintonía en cuanto a expectativas, servicios y costes.

Crear un presupuesto de muestra es muy sencillo con Bonsai.

Con la plantilla de presupuesto de Bonsai, puedes:

• Personaliza tus colores y añade tu logotipo.
• Describa cada servicio que planea ofrecer.
• Añadir precios individuales a cada artículo.
• Enviar digitalmente los presupuestos completados a los clientes.
• Recopilar firmas digitales y autorizaciones de los clientes.

Cuando tu cliente te contrate, no olvides enviarle una nota de agradecimiento.

Utiliza la plantilla de presupuestos de Bonsai para crear presupuestos que impresionarán a tus clientes, te mantendrán organizado y te permitirán conseguir más trabajos. Regístrate ahora gratis para empezar.

Preguntas frecuentes sobre presupuestos de muestra

¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto, una propuesta y una estimación?

Los presupuestos, las estimaciones y las propuestas presentan una serie de diferencias fundamentales.

Un presupuesto es lo que se envía a un cliente después de que este se haya puesto en contacto para solicitar información sobre sus servicios y sus costes. El precio de un presupuesto es relativamente inamovible, lo que significa que, si el cliente lo acepta, el importe que usted ha indicado es el que le facturará, salvo que surjan problemas ajenos o imprevistos que requieran la aprobación previa de costes adicionales.

Una estimación es más bien una cifra aproximada general para un proyecto potencial, sin incluir impuestos, tasas, descuentos ni materiales o suministros. Es útil cuando los clientes no han proporcionado detalles sobre lo que buscan, pero aún así te han pedido que les des un presupuesto aproximado.

Una propuesta es similar a un presupuesto en el sentido de que contiene información detallada sobre los precios, pero a diferencia de un presupuesto, también es un argumento de venta. Una propuesta se utiliza cuando se intenta convencer a un cliente para que trabaje con usted en un proyecto específico y puede incluir estudios de mercado, un portafolio y testimonios de clientes anteriores.

MÁS INFORMACIÓN: Explicación de la diferencia entre propuesta y presupuesto

¿Por qué debería utilizar una plantilla de presupuesto?

Una plantilla de presupuesto ayuda a garantizar que todos tus presupuestos:

• Incluya los elementos necesarios.
• Tenga un diseño coherente.
• Están correctamente formateados.
• Se guardan y almacenan correctamente.
• Luce profesional
  

Si no utilizas una plantilla, tendrás que crear y enviar presupuestos individualmente cada vez. Desafortunadamente, eso deja mucho margen para el error. El uso de una plantilla te ahorrará tiempo, liberando tu agenda y aliviando parte de tu carga administrativa.

¿Debo enviar presupuestos digitales o en papel?

La mayoría de los presupuestos se envían por vía digital, salvo que el cliente solicite lo contrario. Si un cliente solicita un presupuesto en papel, asegúrese de enviarle también una copia por correo electrónico.

Las cotizaciones físicas pueden perderse en el correo y son fáciles de pasar por alto y extraviar. Los presupuestos digitales son instantáneos, se pueden aceptar en línea y se pueden ajustar fácilmente en función de los comentarios del cliente.

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