Cómo crear un estudio de arquitectura: pasos para el éxito 2025

Para crear un estudio de arquitectura, lo primero es conocer los requisitos legales, como registrar la empresa y elegir la estructura jurídica adecuada. Desarrolle un plan de negocios sólido que describa la visión de su empresa, el mercado objetivo y las proyecciones financieras. Consigue la financiación necesaria mediante préstamos o inversores y crea un espacio de trabajo profesional. Céntrate en crear una sólida base de clientes mediante el establecimiento de contactos y la comercialización eficaz de tus servicios. Asegúrate de contar con el equipo y los recursos adecuados para gestionar los proyectos de manera eficiente. Revise periódicamente su estrategia empresarial para adaptarse a los cambios del mercado y mantener el crecimiento. Siguiendo estos pasos, podrás crear un estudio de arquitectura de éxito que prospere en este competitivo sector.

Es el sueño de muchos diseñadores ambiciosos y jóvenes arquitectos: ser tu propio jefe, tener autonomía creativa, libertad financiera y una gran flexibilidad profesional. Pero crear un estudio de arquitectura es muy diferente a ejercer o estudiar la profesión. Una empresa exitosa requiere las habilidades adecuadas para el desarrollo del negocio de la arquitectura, que rara vez se enseñan en los programas de formación en arquitectura.

Ser arquitecto colegiado no es suficiente para empezar. De hecho, existen muchos riesgos potenciales, por no mencionar las repercusiones legales que puede tener crear tu propia empresa sin una planificación adecuada. Por este motivo, hemos elaborado esta guía paso a paso que esperamos te ayude a encaminarte y a despegar con confianza.

Nota: Amplíe y haga crecer su negocio de arquitecto autónomo con el centro de herramientas en línea de Bonsai. Accede a las mejores plantillas de propuestas, contratos y facturas. Además, obtendrás herramientas para controlar tus gastos e incluso tu propia cuenta corriente para empezar a hacer negocios como un profesional. ¡Súbete a bordo, te apoyamos!

Automatización de tareas administrativas y de gestión empresarial para arquitectos

Formar parte del sector empresarial como arquitecto puede ser mucho más agotador de lo que se piensa. Esto se aplica especialmente cuando tienes que ocuparte de varias partes de las operaciones comerciales que tal vez no eran tuyas originalmente. Es agotador y lleva mucho tiempo gestionar múltiples aspectos del negocio. Puede tener varias tareas pendientes relacionadas con el negocio, tales como:

• Correos electrónicos y comunicaciones con los clientes
• Gestión de la programación con clientes potenciales y clientes
• Seguimiento de clientes potenciales

Puede que pienses que todo eso forma parte de la gestión de tu negocio de arquitectura, pero eso no es del todo cierto. Sí, las operaciones comerciales pueden resultar abrumadoras, creando la sensación constante de que no eres tan eficiente con tus tareas administrativas como te gustaría, pero las herramientas de automatización de servicios profesionales pueden ayudarte.

Siempre hay un límite en lo que se puede lograr manualmente en las tareas administrativas. Por lo tanto, los profesionales de negocios en diversos nichos ahora emplean la automatización de tareas.

La automatización de tareas administrativas es muy similar a otras tareas de automatización en el ámbito empresarial (datos, informes, etc.). Se trata de dejar que las herramientas automatizadas se encarguen de las operaciones administrativas, mientras tú te centras en los aspectos más estratégicos de la gestión de tu negocio.

Estas herramientas tienen más capacidades de las que imaginas, siempre y cuando sepas cómo utilizarlas. Con la creciente demanda de asistentes personales para la gestión de tareas administrativas en empresas, tanto pequeñas como grandes, la automatización es sin duda el camino a seguir.

Utilizar el tiempo como excusa para las tareas incompletas afectará negativamente a tu reputación profesional. Por lo tanto, lo mejor es elegir una herramienta de automatización administrativa para realizar el trabajo.

Existe una idea errónea muy extendida entre las personas del mundo empresarial: cuanto más trabajas, mayores son tus posibilidades de éxito. Aunque suena muy bien, está lejos de la realidad. Trabajar en exceso no garantiza en absoluto el logro de objetivos a largo plazo. La mayoría de las personas que se esfuerzan más por crecer acaban teniendo que lidiar con más llamadas telefónicas, personas y correos electrónicos.

Todo se reduce a una simple pregunta: ¿qué tan bien puede manejar sus procesos empresariales? Muchas personas aún no comprenden del todo las ventajas y aplicaciones de las herramientas de automatización administrativa. Para ayudarle a comprender mejor todo el potencial, hemos enumerado las principales ventajas de automatizar aspectos de su negocio.

1. CRM

¿Sabías que el 75 % del tiempo de puesta en marcha se dedica a gestionar el negocio, y no a trabajar en los diseños? Se necesita más de la mitad de las operaciones, habilidades y capacidades de la empresa para completar estas tareas. Pero con la ayuda de un CRM para arquitectos, puede hacer que el proceso sea mucho más fluido.

El CRM, o software de gestión de relaciones con los clientes, es una de las soluciones digitales más populares en todo el mundo para realizar un seguimiento de los clientes potenciales, las facturas pendientes de pago y la calidad de los prospectos. El CRM controla la mayoría de los procesos empresariales, lo que permite mejores opciones de gestión. Los usuarios pueden optimizar fácilmente sus operaciones comerciales con funciones de supervisión. ‍

2. Agendamiento

Con la ayuda de la automatización en la administración, puedes adoptar un enfoque sin intervención en la programación. Las plataformas de tareas automatizadas como Bonsai ahora están equipadas con herramientas integradas que facilitan la programación y la reserva.

Los usuarios pueden añadir sus preferencias de disponibilidad a la herramienta y dejar que esta se encargue de todo. Con la ayuda de la programación, lo único que tendrás que hacer es supervisar. Las cancelaciones, la disponibilidad e incluso el cobro de los pagos para realizar la reserva se pueden gestionar directamente desde la plataforma, lo que facilita mucho las cosas.

3. Portal del cliente y formularios

La automatización simplifica la creación de portales para clientes y formularios para la recopilación de datos. Puede recopilar datos de los usuarios, crear formularios y cuestionarios específicos y completar sin problemas los requisitos de incorporación de clientes.

Bonsai es una de las mejores opciones para empresas, ya que te permite gestionar mejor los proyectos de tus clientes y garantizar que tu negocio siga creciendo.

Aquí tienes 6 pasos para crear tu propio estudio de arquitectura desde cero:

6 pasos para crear tu propio estudio de arquitectura

Antes de empezar a repartir tus tarjetas de visita, debes asegurarte de que tu estudio de arquitectura está debidamente constituido, lo que requiere seguir unos pasos básicos pero fundamentales. Para que puedas empezar con buen pie, veamos los aspectos principales que debes tener en cuenta.

1 - Tener un plan de negocio claro

No importa si estás empezando o si llevas tiempo en el negocio. Debe contar con un plan de negocios sólido y detallado para trazar las características específicas de su empresa e identificar algunas incógnitas. Esto incluye saber cuáles serán tus gastos iniciales y continuos, definir tu mercado objetivo, así como los precios y los márgenes de beneficio. Debes decidir cosas como si vas a iniciar el negocio desde casa o vas a alquilar una oficina profesional, los tipos de clientes y proyectos en los que quieres centrarte, o si quieres dedicarte a la gestión empresarial o centrarte más en el diseño.

Además, hay que prever los costes de hardware, software, servicios públicos, licencias, desarrollo de sitios web, gastos de marketing y muchas otras herramientas necesarias para el funcionamiento de la empresa. Debe ajustarlos a sus objetivos financieros y al tamaño de su negocio.

Redacta un plan de negocios para diseñar tus proyectos y finanzas futuros.

2 - Crea tu equipo

Para ser un empresario exitoso, es necesario anticipar sus necesidades de apoyo y saber exactamente cuáles serán esas necesidades. Debes crear un equipo en torno a conjuntos de habilidades específicas en las que puedas tener carencias y centrarte más en tus puntos fuertes. Vale la pena tener un equipo dedicado en marcación rápida (aunque no los estés empleando a tiempo completo), para que puedan ayudarte rápidamente en caso de que lo necesites.

Averiguarlo puede llevar algún tiempo, especialmente al principio, cuando parece que todo ocurre a la vez. Pero lo conseguirás, solo tienes que saber lo que estás buscando. Por supuesto, al principio tendrás que asumir muchas de estas funciones, pero intenta contar con todo el apoyo que puedas permitirte. Estos son algunos de los aspectos principales del negocio que eventualmente tendrás que cubrir.

Gestión de proyectos

Los gestores de proyectos son esenciales para satisfacer las expectativas de los clientes y optimizar los procesos una vez que empiezan a llegar nuevos proyectos. Probablemente al principio podrás ocuparte tú mismo de todos los aspectos (presupuestos, control del tiempo (echa un vistazo a nuestras alternativas a TSheets), cumplimiento de plazos, información a los clientes, etc.), pero a medida que tu carga de trabajo aumente, será importante contar con un gestor de proyectos dedicado que se encargue de estas tareas que requieren mucho tiempo.

Una excelente alternativa es utilizar un software de gestión de proyectos similar a Deltek Ajera, que le proporciona las herramientas necesarias para obtener mejores resultados.

Aquí tienes un ejemplo de calendario para un proyecto de arquitectura que puedes utilizar para estar al día con los plazos.

Desarrollo empresarial

El desarrollo empresarial de los arquitectos se refiere a una amplia gama de estrategias, planes y proyectos destinados a mejorar la empresa. Siempre es una buena idea contar con alguien que se encargue de tomar decisiones estratégicas y que sea capaz de identificar posibles amenazas, mercados emergentes y el potencial de crecimiento del negocio.

Todos los aspectos de su estudio de arquitectura, como ventas, marketing, recursos humanos, contabilidad, finanzas, desarrollo de productos y gestión de proveedores, se verán afectados positivamente por un desarrollo empresarial eficaz. Hay muchas aplicaciones para arquitectos que te ayudarán a gestionar el flujo de trabajo de tu negocio.

Planificación financiera

La planificación financiera incluye la proyección de ingresos, la dotación de personal, los gastos generales y la planificación de beneficios. Una planificación financiera adecuada es tan importante como tus excelentes habilidades de diseño para que todo siga funcionando. Esto puede llevar mucho tiempo, pero no prestarle la atención que merece puede costarle toda su empresa de arquitectura. El software de contabilidad de Bonsai para arquitectos puede ayudarte a organizar tus finanzas y planificar tus proyectos.

Marketing

Para tener éxito, tu estudio de arquitectura necesita contar con un flujo constante de clientes potenciales en cartera. Por eso el marketing es de suma importancia. Aunque al principio quizá no dispongas del presupuesto o el personal suficientes para ello, asegúrate de cubrir este aspecto desarrollando tú mismo una estrategia de marketing y mejorando tus habilidades para establecer contactos.

Recursos Humanos

Puede que esto no sea una necesidad inmediata en las primeras etapas de tu negocio (especialmente si estás registrado como empresario individual), pero tenlo en cuenta si tienes pensado expandirte pronto. Todas las empresas con empleados necesitan recursos humanos que les ayuden a encontrar y retener a empleados cualificados para aumentar la productividad de su negocio. Además, RR. HH. se asegura de que se cumplan todas las normativas de la empresa, estatales y federales.

3 - Obtenga su licencia y permisos

Sin los permisos y licencias necesarios, los estudios de arquitectura corren el riesgo de tener que pagar multas elevadas o incluso de que se cierre su negocio. Los requisitos legales específicos de cada estado pueden variar, pero, en términos generales, las empresas de arquitectura deben contratar a un número mínimo de arquitectos colegiados, de los cuales al menos uno debe tener una licencia del estado.

Para obtener la licencia de arquitecto, a menudo se requiere una determinada formación académica, experiencia profesional y aprobar un examen (consulte los requisitos en la Junta Nacional de Acreditación Arquitectónica). Algunos estados exigen la obtención de una licencia independiente para ejercer la actividad de arquitecto. Consulte con su ciudad, municipio o oficina del secretario para asegurarse de que cumple todos los requisitos para dirigir su propio estudio de arquitectura.

4 - Registrarse como empresa

El registro de tu empresa puede variar en función del tamaño de esta y del estado en el que residas. Pero, en general, estos son los pasos básicos que deberá seguir.

Elija una estructura empresarial

En primer lugar, debe decidir la estructura empresarial (también conocida como entidad empresarial). Esto determinará la forma en que presenta sus impuestos, cómo se gestiona su empresa en el día a día y qué parte de sus activos personales están en riesgo si su empresa quiebra. Las estructuras empresariales más comunes son la empresa unipersonal, la sociedad de responsabilidad limitada (LLC), la sociedad colectiva y la sociedad anónima (C-Corp). Una entidad jurídica te separará de la empresa y te ayudará a mitigar los litigios relacionados con tus activos personales.

Registrar un nombre comercial

El siguiente paso es registrar el nombre de tu propia empresa. Por lo general, el proceso de constitución de diferentes entidades, como sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y sociedades anónimas, incluye el registro de un nombre comercial. Sin embargo, es posible que tengas que presentar un DBA (un nombre comercial) si vas a crear una empresa unipersonal o una sociedad y eliges un nombre comercial que no sea el tuyo.

Registrarse para pagar impuestos

Para presentar la declaración de impuestos, también deberá registrar su empresa en el IRS (Servicio de Impuestos Internos). En primer lugar, debe obtener su número de identificación patronal (EIN), que es como el número de la seguridad social de su empresa. Si se registra como empresa unipersonal, esto no será necesario; sin embargo, obtener su EIN tiene ciertas ventajas.

Registro estatal y local

Después de completar todos los registros federales, probablemente tendrás que registrar tu empresa en una o más entidades estatales o locales, como las oficinas de recaudación de impuestos. Es posible que también tengas que registrarte en la agencia estatal correspondiente para declarar los impuestos sobre las nóminas si tienes intención de gestionar las nóminas.

5 - Abrir una cuenta bancaria empresarial

Cuando no se separan las finanzas personales de las del negocio, todos los bienes personales (vivienda, vehículo, etc.) corren peligro si la empresa es demandada. En derecho mercantil, esto se conoce como «levantar el velo corporativo». Pero las ventajas de una cuenta bancaria dedicada a los negocios van más allá de la simple protección de su dinero.

Establecer registros corporativos (y crédito) puede ayudarle a obtener préstamos, tarjetas de crédito y otros tipos de financiación a nombre de su empresa en lugar de a su nombre, así como a conseguir mejores condiciones y límites de crédito. Además, mantener las finanzas de tu negocio separadas puede facilitar mucho la contabilidad y la declaración de impuestos. Se recomienda abrir una cuenta comercial para arquitectos en línea.

6 - Contrate un seguro empresarial

El seguro empresarial es tan necesario como tus licencias y permisos. Protege la estabilidad financiera de su negocio en caso de pérdidas cubiertas. Existen muchos tipos de pólizas de seguro, y la que elijas dependerá de los diferentes riesgos a los que pueda enfrentarse tu estudio de arquitectura. Si no estás seguro de lo que necesitarás en el futuro, contratar un seguro de responsabilidad civil general es una excelente opción para empezar. Esta póliza suele proteger a los arquitectos frente a daños a terceros, pérdida y robo de propiedad de terceros, así como daños a terceros derivados de anuncios publicitarios.

Si tienes empleados, otra opción habitual es el seguro de compensación laboral. Los empleados que hayan sufrido lesiones relacionadas con el trabajo pueden utilizar esta cobertura para ayudar a cubrir sus gastos médicos y la pérdida de ingresos. Estos planes suelen incluir un seguro de responsabilidad civil del empleador que protege a los propietarios de empresas de litigios relacionados con lesiones laborales. Recuerde que algunos contratos específicos, especialmente cuando se trabaja en proyectos de gran envergadura, pueden exigirle que obtenga una cobertura adicional, como un seguro de responsabilidad civil profesional.

Cómo el bonsái puede ayudar a los estudios de arquitectura

Si estás listo para crear tu propia empresa de arquitectura, necesitarás ayuda. Y la suite de productos todo en uno de Bonsai es tu mejor opción. Con nuestra plataforma, podrás gestionar la mayoría de tus tareas administrativas en un mismo lugar, lo que te permitirá ahorrar tiempo y dinero.

Echa un vistazo a cómo Bonsai puede ayudarte a crear tu propio estudio de arquitectura.

Cuenta comercial de Bonsai

La cuenta empresarial de Bonsai es una cuenta corriente online especialmente diseñada para autónomos y pequeñas empresas. Esto le ayudará significativamente a gestionar las finanzas de su negocio, recibir pagos, realizar un seguimiento de los gastos y es la forma perfecta de mantener los activos de su empresa separados de las transacciones personales. También tendrás la opción de crear diferentes «sobres» que funcionarán como subcuentas para tus ahorros.

Al asignar un porcentaje específico a cada uno, tu dinero se transferirá automáticamente a ellos, lo que te ayudará a ahorrar para impuestos, equipamiento, vacaciones o cualquier otra cosa que consideres oportuno. La cuenta empresarial de Bonsai también te permite realizar retiradas gratuitas en cajeros automáticos y no cobra comisiones por transacciones ni mantenimiento mensual de la cuenta. Es una opción sin complicaciones, con una configuración muy sencilla y sin cargos ocultos. Nuestra cuenta bancaria también se conecta con nuestra plataforma de pagos arquitectónica con las comisiones más bajas para que puedas cobrar más rápido.

Impuesto sobre los bonsáis

Bonsai le ofrece un completo software de contabilidad y fiscalidad que le permite llevar un control de todas las finanzas de su negocio. Al importar automáticamente la información de tu cuenta bancaria o añadirla manualmente a la plataforma, nuestro software clasificará inmediatamente tus gastos, te proporcionará estimaciones fiscales, identificará posibles deducciones y, en definitiva, hará que la temporada de impuestos sea una delicia.

Olvídate de guardar todos esos recibos y revisar manualmente tus gastos con tu contable. Con el almacenamiento en línea de Bonsai, puedes escanear los recibos de tu tarjeta bancaria o de crédito y acceder a ellos en cualquier momento para no perderte ninguna deducción importante. Manténgase al día con sus impuestos gracias a nuestro programa de contabilidad para arquitectos.

Invoicing

Manténgase un paso adelante con el software de facturación para arquitectos de Bonsai. Con nuestras plantillas de facturas gratuitas y totalmente personalizables, puedes crear rápidamente facturas profesionales que te ayudarán a cobrar más rápido y mantener un flujo de caja saludable. Puede integrar múltiples opciones de pago en línea y vincular su cuenta corriente empresarial para acceder al instante a sus fondos y simplificar el proceso de pago. Además, puedes programar recordatorios automáticos de pago, recargos por demora y recibir notificaciones de visualización para asegurarte de que tus clientes nunca se pierdan una factura.

Además, nuestras herramientas de seguimiento de tareas y tiempo te proporcionarán una hoja de horas automatizada para que puedas importar los detalles de tus horas facturables y cobrar adecuadamente por tus servicios profesionales. Esto también le ayudará a mantener una mayor transparencia con sus clientes y a reducir los errores en su proceso de facturación.

Propuestas

Estás empezando tu propia práctica, así que ahora te encargarás de presentar propuestas a posibles clientes para conseguir trabajo. La mejor manera de convencer a tus clientes de que eres la persona adecuada para el trabajo es presentar una propuesta de alta calidad que te diferencie del resto y cubra todos los elementos clave. Bonsai te ayuda a estar al día con la redacción de tus propuestas de arquitectura gracias a una amplia galería de plantillas gratuitas de propuestas, alcance del trabajo y presupuestos, para que nunca se te escape ningún detalle importante.

Puedes añadir varios paquetes a nuestras plantillas de propuestas para que tus clientes puedan elegir el que mejor se adapte a su proyecto, maximizando así la tasa de cierre y tus ganancias. Una vez que envíes tu propuesta, recibirás notificaciones cuando se vea y tus clientes podrán aceptarla en cualquier dispositivo. Con tanta eficiencia, conseguir tu primer cliente será pan comido.

Contratos

¿Listo para empezar un nuevo proyecto? Antes de seguir adelante, te conviene formalizar el acuerdo con un contrato profesional que proteja a tus clientes y a tu negocio de arquitectura. Para asegurarte de que todos los elementos esenciales estén cuidadosamente detallados en cada contrato que redactes, utiliza las plantillas de contrato gratuitas de Bonsai.

Nuestras plantillas de contratos de arquitectura han sido revisadas legalmente por los mejores abogados y muchos autónomos del sector, lo que garantiza la protección de su estudio de arquitectura. Además, puede agilizar todos los trámites utilizando una firma electrónica con validez legal y enviando recordatorios y notificaciones automáticos cuando se consulta y firma el contrato. Te ayudamos a incorporar clientes de la forma más eficiente para que puedas empezar con el proyecto en un abrir y cerrar de ojos.

Aprovecha todas estas herramientas y lleva tu nuevo negocio al siguiente nivel. Te ayudamos a ahorrar tiempo para que puedas centrarte en tu pasión, no en el papeleo. ¡Comienza hoy tu prueba gratuita de 7 días y compruébala por ti mismo!