Plantilla de contrato de coaching personal

¿Qué es una plantilla de contrato de coaching personal y para qué sirve?

Las plantillas de contratos para coaches de vida son documentos reutilizables y personalizables que detallan los términos de una relación de coaching. Aclaran qué servicios vas a prestar, cómo se programan las sesiones, cuánto cobras y qué ocurre si cambian los planes. También protegen tanto al coach como al cliente al establecer la confidencialidad, los límites y las protecciones básicas contra riesgos. Aunque esto no constituye asesoramiento jurídico, ofrece un marco práctico que puede adaptar con la ayuda de un profesional si es necesario, lo que le ayudará a incorporar clientes sin problemas y a establecer expectativas claras desde el primer día.

Definición y finalidad de un contrato de coaching personal

Un contrato de coaching personal es un acuerdo escrito entre un coach y un cliente que describe los servicios, la logística y las protecciones legales.

En este contrato, usted describe lo que hará (servicios de coaching), con qué frecuencia se reunirán, cómo se llevarán a cabo las sesiones (en persona, por vídeo o por teléfono) y cómo funcionará el pago. También se establecen límites y confidencialidad para que ambas partes sepan qué esperar cuando surjan objetivos y cuestiones personales. Esta claridad reduce la ambigüedad, fomenta la profesionalidad y ayuda a gestionar los riesgos si cambian los planes o surgen disputas. Puede incluir el alcance del trabajo, el número de sesiones, las condiciones de cancelación y los procedimientos para pausar o finalizar el compromiso, todo en un solo lugar. Mantener estos términos por escrito ayuda a guiar la relación desde la llamada inicial hasta el final del programa y proporciona a ambas partes un punto de referencia en caso de que surjan preguntas.

Cómo una plantilla simplifica los acuerdos de coaching

Una plantilla proporciona una estructura inicial que ahorra tiempo y ayuda a mantener la coherencia entre los clientes.

Una plantilla de contrato para un coach personal ayuda a garantizar que se incluyan las cláusulas clave y se pueda reutilizar con diferentes clientes. Puede personalizar rápidamente diferentes paquetes o programas, manteniendo al mismo tiempo la coherencia en los términos fundamentales, como el alcance, las tarifas, las condiciones de pago, la cancelación, la confidencialidad y la responsabilidad. También facilita la incorporación de secciones modulares para diferentes formatos, como coaching individual, programas grupales o acuerdos de retención más prolongados. Al partir de una base sólida, ahorras horas y reduces el riesgo de pasar por alto protecciones importantes, al tiempo que sigues teniendo la flexibilidad de adaptar los plazos, la cadencia de las sesiones y los complementos para cada cliente.

Cuándo utilizar una plantilla de contrato de coach personal

Entre los casos en los que resulta útil una plantilla de contrato se incluyen la incorporación de nuevos clientes individuales, la inscripción de clientes en programas grupales, la configuración de un coaching continuo de tipo retenido o la formalización de cursos intensivos a corto plazo.

En todos los casos, el acuerdo debe estar vigente antes de que comiencen las sesiones de coaching. Lo ideal es que firme después de la llamada inicial y antes del pago o de la primera sesión. Puede acelerar este proceso con firmas digitales de herramientas como DocuSign o HelloSign, y ambas partes deben conservar una copia para referencia. Un contrato claro también te ayuda a gestionar las expectativas en torno a los objetivos, la privacidad y los límites, para que puedas centrarte en el coaching con confianza.

Elementos de una plantilla de acuerdo de coaching personal

La creación de una plantilla de contrato de coaching personal para 2025 comienza con una base clara y en lenguaje sencillo. Un contrato sólido ayuda tanto al entrenador como al cliente a comprender el alcance, los límites y las expectativas desde el primer día, lo que reduce la confusión y las disputas posteriores. Las siguientes secciones tratan las cláusulas esenciales que la mayoría de los profesionales incluyen para proteger a ambas partes y favorecer una relación de coaching satisfactoria.

Identificar las partes, las fechas y las firmas.

La sección introductoria debe nombrar claramente al coach y al cliente, incluir la información de contacto si procede, e indicar la fecha de entrada en vigor del acuerdo. También debe terminar con líneas de firma para ambas partes, con campos impresos para los nombres, cargos y fecha, que confirmen que cada parte ha leído, comprendido y aceptado los términos.

Para concretar la sección, enumere los nombres legales completos o los nombres comerciales, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono de contacto principales, y cualquier dato de dirección que sea pertinente. Incluya una fecha de entrada en vigor específica y, si el contrato tiene una duración determinada, indique la fecha de finalización o el motivo de renovación. Con la práctica moderna, ofrezca la opción de firmas electrónicas a través de plataformas como DocuSign o HelloSign y tenga en cuenta que las copias digitales almacenadas de forma segura se consideran originales a efectos de aplicabilidad. Por último, considere la posibilidad de indicar que el acuerdo puede formalizarse en varios ejemplares, cada uno de los cuales se considerará un original.

Descripción del coaching

La descripción debe definir claramente el servicio de coaching que se ofrece, incluyendo el tipo de coaching (personal, ejecutivo, relacional), los objetivos o el enfoque del trabajo y el formato (presencial, por vídeo o por teléfono). También debe especificar lo que se incluye, como el número de sesiones, la duración de cada sesión y cualquier complemento adicional, como hojas de trabajo o asistencia por mensajería.

Sea explícito sobre los límites del coaching frente a otros servicios. Por ejemplo, puede indicar que las sesiones duran 60 minutos cada una, se realizan semanalmente durante un programa de 12 semanas e incluyen asistencia por correo electrónico dentro de un horario definido (por ejemplo, 24 horas los días laborables). Haga hincapié en que el coaching no es psicoterapia ni tratamiento médico y que el coach no diagnostica ni trata trastornos de salud mental. Esta claridad ayuda a los clientes a comprender el alcance y facilita la gestión de las expectativas si surge un problema de salud mental durante la relación.

Relación de coaching, funciones y responsabilidades

En esta sección se describe lo que el cliente puede esperar del coach y lo que el cliente debe hacer a cambio. Debe abarcar el papel del coach en cuanto a su presencia, apoyo, responsabilidad y cualquier tarea o medida que se deba llevar a cabo, junto con unos plazos de respuesta razonables para las comunicaciones entre sesiones.

Por parte del cliente, describa expectativas tales como honestidad, participación activa y cumplimiento de las acciones acordadas entre sesiones. Definir las responsabilidades y expectativas del cliente es fundamental para tu acuerdo de coaching. Tus clientes deben comprender que son totalmente responsables de desarrollar y ejecutar su propio bienestar físico, mental y emocional, así como de sus decisiones, elecciones, acciones y resultados. Usted, como su entrenador, no será responsable de ninguna acción u omisión ni de los efectos directos o indirectos de los servicios prestados. Utilice un lenguaje sencillo para reforzar la idea de que el cliente sigue siendo el responsable de las decisiones, mientras que el coach apoya el progreso dentro del ámbito acordado.

Estructura, programación y duración de las sesiones

El contrato debe especificar el número y la duración de las sesiones, la frecuencia con la que se llevarán a cabo y la duración total del compromiso de coaching. También debe establecer el proceso de programación, cómo funciona la reprogramación y cualquier consideración relacionada con la zona horaria para los clientes remotos.

Incluya detalles prácticos como la duración habitual de las sesiones (normalmente entre 45 y 60 minutos), el número total de sesiones (por ejemplo, 12 sesiones semanales durante 3 meses) y cómo se reservan las sesiones (enlaces a calendarios online o correo electrónico). Aclare la política de reprogramación, incluidos los requisitos de notificación (normalmente entre 24 y 48 horas) y cualquier ajuste de zona horaria aplicable. Si la plantilla cubre la comunicación entre sesiones, indique el plazo previsto para las respuestas y los canales preferidos (correo electrónico o mensajería segura) para garantizar unos límites claros.

Tarifas, condiciones de pago y reembolsos

El contrato debe indicar claramente los honorarios del coaching, los métodos de pago aceptados y cuándo deben realizarse los pagos (por adelantado, por sesión o en cuotas). También debe detallar las consecuencias de los pagos atrasados y la política general de reembolsos.

Proporcione cifras concretas y utilice un lenguaje claro para evitar malentendidos. Por ejemplo, mencione los precios típicos de los paquetes (como 1200-3000 dólares por un paquete de 12 semanas) o las tarifas por sesión (a menudo entre 150 y 300 dólares por sesión) y describa las opciones de pago disponibles (Stripe, PayPal, transferencia bancaria). Incluya normas sobre reembolsos, incluyendo si los depósitos son reembolsables, si los reembolsos son parciales o prorrateados por sesiones no utilizadas, y en qué circunstancias se aplican los reembolsos. Un lenguaje financiero claro e inequívoco ayuda a evitar disputas en el futuro.

Cancelaciones, cambios de fecha y ausencias

Asegúrate de incluir una política de reprogramación y cancelación para describir el procedimiento a seguir en caso de que un cliente no pueda asistir a una sesión programada. Explique cuándo el cliente estará sujeto a cargos adicionales o tendrá derecho a un reembolso por una cita perdida. Esta cláusula protege el tiempo del coach y ayuda a los clientes a comprender las consecuencias de los cambios frecuentes.

Describe los pasos prácticos, como notificar al entrenador por correo electrónico o a través de la plataforma de programación, y especifica cualquier tarifa relacionada con las cancelaciones tardías o las ausencias. Por ejemplo, puede indicar que las cancelaciones con menos de 24 horas de antelación conllevan un cargo parcial, mientras que las ausencias pueden dar lugar a la pérdida de la sesión o a un cargo reducido. Considere también ofrecer una opción de sesión de maquillaje si es posible, e indique claramente cómo se gestionan estas oportunidades dentro del periodo de compromiso global.

Confidencialidad y uso de la información

Una cláusula de confidencialidad debe explicar cómo se maneja la información del cliente, incluyendo quién puede acceder a los registros y cómo se protege el contenido de las sesiones. Incluya ejemplos como no compartir el contenido de la sesión sin consentimiento y describa cómo se almacenarán y utilizarán las notas o grabaciones, si procede.

Aclare que, aunque el coach mantiene la confidencialidad, no está sujeto a las mismas normas que los terapeutas titulados, a menos que el coach posea dicha titulación. Mencione las excepciones comunes a la confidencialidad, como el riesgo de daño, abuso o requisitos de notificación obligatoria, y señale cualquier obligación legal o reglamentaria que pueda ser de aplicación. Indique también si se conservarán las notas o grabaciones de las sesiones, quién podrá acceder a ellas, los períodos de conservación y si los clientes podrán solicitar copias de sus registros.

Límites y restricciones profesionales del coaching

Incluya un texto que distinga claramente el coaching de la terapia, el asesoramiento, el consejo médico, legal o financiero. El contrato debe indicar que el entrenador no diagnostica afecciones, no prescribe tratamientos ni sustituye la atención profesional.

Anime a buscar el apoyo profesional adecuado para cuestiones que excedan el ámbito del coaching. Podría añadir una nota indicando que si las necesidades del cliente van más allá del coaching —por ejemplo, cuando existen problemas importantes de salud mental o cuestiones legales—, el cliente debe consultar a profesionales cualificados. Establezca límites para el contacto fuera de las sesiones programadas con el fin de proteger el tiempo y las expectativas de ambas partes.

Cese de los servicios y situaciones de reembolso

Explique cómo el coach o el cliente pueden poner fin a la relación de coaching, incluyendo el aviso previo necesario y cómo se gestionan las sesiones no utilizadas. La cláusula debe abordar si se ofrecen reembolsos o créditos prorrateados y en qué condiciones puede producirse la rescisión.

Incluya también orientación sobre situaciones en las que el coach puede rescindir los servicios, como el impago, las ausencias repetidas, las cuestiones éticas o la falta de alineación de los objetivos. Proporcione un proceso sencillo y práctico para poner fin al compromiso, como una notificación por escrito y una revisión final de cualquier acción o entrega pendiente, a fin de garantizar un cierre limpio para ambas partes.

Responsabilidad, exenciones de responsabilidad y resolución de disputas

Esta sección debe cubrir la limitación de responsabilidad, las exenciones de garantía o resultados específicos, y la responsabilidad del cliente por sus propias decisiones y resultados. Incluya un proceso sencillo de resolución de disputas que fomente primero la resolución informal, seguida de la mediación u otras acciones formales si es necesario, y haga referencia a la legislación aplicable cuando sea apropiado.

Mantenga un tono claro y no alarmista, pero a la vez protector. Por ejemplo, indique que, si bien el coach proporcionará apoyo y rendirá cuentas, los resultados dependerán del esfuerzo y las decisiones del cliente. Describa los pasos para gestionar las disputas, como documentar las inquietudes por escrito e intentar una breve discusión informal antes de recurrir a la mediación o el arbitraje, y especifique la ley aplicable o la jurisdicción que se aplicará si una disputa no puede resolverse de manera amistosa.

Acuerdo completo y cláusulas varias

Explique el propósito de una cláusula de «acuerdo completo», señalando que el contrato representa el entendimiento completo entre el coach y el cliente y sustituye cualquier discusión previa, ya sea verbal o escrita. Mencione cómo deben realizarse las modificaciones (por escrito y firmadas por ambas partes) e incluya cualquier otra cláusula menor, como la divisibilidad o la renuncia, si el entrenador decide utilizarlas.

En la práctica, esta cláusula ayuda a evitar que se introduzcan cambios posteriores de forma involuntaria y mantiene la sencillez del acuerdo a la hora de aplicarlo. Recomendamos mantener las modificaciones como un anexo separado o un documento escrito y guardar una copia firmada para ambas partes. Esto ayuda a garantizar que la plantilla del contrato de coaching personal siga siendo un punto de referencia fiable durante todo el proceso de coaching.

Utilice nuestra plantilla de contrato gratuita para poner en marcha el proceso de coaching.

Adaptar una plantilla genérica de contrato de coaching personalizado a tu negocio significa alinearla con tu nicho, tus ofertas y tus políticas, manteniendo al mismo tiempo un lenguaje claro y fácil de entender y firmar para los clientes. Esta sección le guía a través de los pasos prácticos para que el acuerdo se dirija directamente a las personas a las que ayuda y a cómo trabaja.

Para reflejar tu nicho de coaching y tus servicios.

Empieza por reescribir la descripción y los objetivos del servicio para dirigirte directamente a tu nicho de mercado. Utilice un lenguaje sencillo que explique el tipo de apoyo que ofrece y los resultados que pretende obtener, sin prometer resultados específicos. Por ejemplo, un orientador profesional describiría sus servicios como la orientación a los clientes para que aclaren sus opciones, elaboren un plan de acción y se preparen para las solicitudes.

A continuación, identifica tus servicios principales para este nicho, como una llamada de descubrimiento de 60 minutos, sesiones semanales de coaching, controles de responsabilidad y cualquier evaluación o plantilla que proporciones. Explique detalladamente qué incluye cada oferta y qué reciben los clientes entre sesiones, para que no haya dudas al inscribirse. Ayuda a establecer expectativas y evita posibles disputas más adelante.

Por último, asegúrate de que el lenguaje esté en consonancia con tu marca y tu estrategia de marketing. Evita frases que prometan resultados garantizados y, en su lugar, céntrate en objetivos alcanzables como «mayor claridad» o «un plan práctico que puedes empezar esta semana». Un tono coherente entre el marketing y el contrato genera confianza y hace que la firma resulte natural.

Adaptarse a formatos individuales, grupales o programáticos.

Ajuste las secciones del formato de entrega para cubrir las opciones individuales, grupales y de programa. Para el coaching individual, describe la cadencia y el nivel de apoyo personalizado, como planes a medida y acceso directo por correo electrónico. Por ejemplo, especifique sesiones de 60 minutos semanales o quincenales y anote la duración habitual de la participación, como 6-12 sesiones o 3-6 meses.

Para el coaching grupal, especifique el tamaño del grupo, los horarios compartidos de las sesiones y cómo funciona la privacidad dentro del grupo. Mencione las normas del grupo, las expectativas de confidencialidad y en qué se diferencia la experiencia de coaching de la individual, para que los clientes sepan qué esperar y a qué se comprometen cuando se unen a un grupo.

Para los programas estructurados, describa los elementos del plan de estudios, las fechas de inicio y finalización, y lo que se incluye o no (como grabaciones o acceso a la comunidad). El texto de ejemplo podría describir un programa de 8 semanas con llamadas semanales de 90 minutos, grabaciones disponibles durante 14 días después de cada sesión y acceso a una comunidad privada en línea. Esto aclara lo que obtienen los participantes y lo que no está incluido.

Para alinear la logística de la sesión con su flujo de trabajo

Describe cómo adaptas la duración de las sesiones, las zonas horarias y los canales de comunicación a tu flujo de trabajo. Empieza por lo básico: indica la duración estándar de las sesiones (por ejemplo, 60 minutos), cómo se gestionan las zonas horarias y qué herramientas de programación utilizas (como Calendly) con sincronización del calendario con Google Calendar o Outlook.

A continuación, define cómo pueden ponerse en contacto contigo los clientes entre sesiones y cuáles son tus tiempos de respuesta habituales. Por ejemplo, puede permitir la asistencia por mensajes cortos los días laborables a partir de las 9 de la mañana. hasta las 5 p. m. Hora del Pacífico, con respuestas por correo electrónico en un plazo de 24 horas. Especifique cualquier portal o aplicación segura que necesite para garantizar la privacidad, como un portal de clientes o mensajería cifrada.

Por último, sé explícito sobre los cambios en los horarios y los límites. Incluya políticas sobre cambios de horario, requisitos de notificación y qué ocurre si se pierde una sesión o es necesario cambiarla debido a una enfermedad o vacaciones. Unas directrices claras ayudan a los clientes a planificar y reducir los conflictos de última hora a la hora de coordinar fechas.

Establecer políticas y límites financieros claros.

Personalice las estructuras de tarifas, las opciones de pago a plazos y las políticas de reembolso para que se adapten a su modelo de negocio y tolerancia al riesgo. Indique si factura por sesión, ofrece un paquete o utiliza una tarifa mensual, y proporcione ejemplos concretos de precios, como sesiones de 60 minutos a 150 dólares cada una o un paquete de 8 sesiones por 1100 dólares con pago en dos plazos.

Incluya condiciones explícitas de cancelación, reprogramación y retraso en el pago. Por ejemplo, exige un aviso con 24 horas de antelación para las cancelaciones a fin de evitar una tarifa del 50 %, y cobra la tarifa completa de la sesión en caso de no presentarse. Considera realizar un depósito no reembolsable para reservar tu plaza y aclara cualquier duda sobre reembolsos o créditos en caso de interrupción del programa.

Asegúrate de que tu lenguaje financiero sea coherente con las afirmaciones de marketing y mantén un tono firme pero respetuoso. Esto ayuda a los clientes a comprender que las políticas son prácticas comerciales estándar, no juicios personales, sin dejar de parecer justas y transparentes.

Aclarar las consideraciones éticas y las derivaciones

Describe cómo manejas la salud mental, las situaciones de crisis o los problemas que están fuera del ámbito del coaching. Además, asegúrate de que tu cliente comprenda que el coaching no es terapia, que tú no eres un profesional de la salud mental y que tu programa no debe utilizarse en lugar de la terapia si fuera necesario. No diagnosticarás, tratarás ni curarás ninguna enfermedad mental o dolencia física. Ofrecer derivaciones adecuadas a profesionales titulados cuando se necesite apoyo especializado.

A continuación, esboce un protocolo de crisis y cuándo intensificaría la atención. Por ejemplo, puede especificar que si un cliente corre peligro, le animará a buscar ayuda inmediata, le proporcionará recursos para líneas de atención telefónica locales y coordinará con un profesional autorizado cuando sea posible, manteniendo la confidencialidad del cliente dentro de unos límites seguros.

Por último, explique cómo gestiona las derivaciones y la colaboración con otros profesionales. Indique que puede sugerir terapia o evaluación médica cuando esté indicado, y describa cómo se comparte la información con el consentimiento. Esto establece expectativas éticas y favorece el bienestar del cliente sin comprometer los límites ni las protecciones legales.

Mejores prácticas para utilizar un contrato de coaching personal con los clientes

El uso de una plantilla de contrato de coaching personal ayuda a mantener la relación de coaching clara, segura y profesional. Establece expectativas en cuanto a servicios, horarios, tarifas, confidencialidad y rescisión, para que los clientes se sientan informados y respaldados, en lugar de ponerse en una situación comprometida. En 2025, muchos entrenadores confían en los contratos digitales y las firmas electrónicas para acelerar la incorporación de nuevos empleados, al tiempo que mantienen un tono personal y respetuoso. El objetivo es hacer que la firma se perciba como un paso normal y útil que protege a ambas partes y mantiene el proceso por buen camino.

Para presentar el contrato en las llamadas de descubrimiento.

Presente el contrato como una herramienta de claridad, no como una barrera, en las primeras fases del proceso.

Durante la consulta inicial, presenta la plantilla del contrato de coaching como una hoja de ruta que aclara lo que vas a ofrecer, cómo vais a trabajar juntos y qué pasará si cambian los planes. Por ejemplo, podrías decir: «Este documento describe nuestros servicios de coaching, la duración de las sesiones (60 minutos), nuestro calendario propuesto y cómo gestionamos las tarifas y las cancelaciones». Está diseñado para protegernos a ambos y garantizar que estemos en sintonía desde el primer día. También puede indicar que revisarán juntos el contrato y que estará encantado de responder a cualquier pregunta. Combina esto con un sencillo paso siguiente, como enviar el contrato a través de DocuSign o HelloSign para que puedan revisarlo a su propio ritmo sin presiones.

Después de la llamada, ofrézcales compartir la plantilla del contrato de coaching de vida en formato digital y déles entre 24 y 48 horas para leerlo. Este enfoque normaliza los contratos como parte estándar del coaching, no como una prueba de confianza. Al mantener un tono colaborativo y transparente, ayudas a los clientes a sentirse seguros para firmar y cumplir el acuerdo desde el principio.

Explicar a los clientes los términos clave en un lenguaje sencillo.

Destaque los términos fundamentales en un lenguaje claro y sencillo, y anime a que se hagan preguntas antes de firmar.

Personalice los términos del servicio, los calendarios de pago, las cláusulas de confidencialidad y las directrices de comunicación. Por ejemplo, podría resumirlo así: «Tendremos ocho sesiones de 60 minutos a lo largo de ocho semanas, a 150 dólares por sesión». Las cancelaciones deben notificarse con 24 horas de antelación, salvo en casos de emergencia. Todo lo que compartas será confidencial, a menos que exista un problema de seguridad, y cualquiera de nosotros puede poner fin al coaching con un preaviso de dos semanas. A continuación, reitera que el objetivo es el entendimiento mutuo, no la presión, y anima a que se hagan preguntas diciendo: «Si hay algo que no está claro, pídeme que te lo explique». Aprovecha este momento para confirmar que has respondido a todas las preguntas antes de pasar a la firma, y menciona opciones de firma electrónica sencillas como DocuSign, HelloSign o PandaDoc para finalizar el acuerdo rápidamente.

Utilice un lenguaje sencillo y evite la jerga jurídica. Después de haber revisado los términos, comprueba que lo has entendido todo con una simple pregunta: «¿Puedes resumir cómo gestionaremos las sesiones, las tarifas y las cancelaciones?». Este enfoque de retroalimentación genera confianza y reduce las disputas posteriores, al tiempo que hace que la firma se perciba como la conclusión natural de una etapa de planificación cuidadosa.

Gestionar las cancelaciones, los cambios de fecha y las ausencias de forma coherente.

Utilice el contrato como punto de referencia cada vez que surjan cambios y responda con calma.

Cuando un cliente solicite un cambio o falte a una sesión, remítete con calma a la política acordada en el contrato. Por ejemplo, podrías decir: «Según nuestra política de cancelación incluida en la plantilla del contrato de coaching personal, un aviso con 24 horas de antelación nos permite reprogramar la sesión dentro de la misma semana sin cargo por demora». Si no puede proporcionar un aviso, tendremos que aplicar la política tal y como está redactada. Esto mantiene los límites claros y, al mismo tiempo, ofrece flexibilidad si decides hacer una excepción discrecional. La coherencia es importante, así que aplica las mismas reglas a todos los clientes para dar ejemplo de compromiso y profesionalidad.

En la práctica, puedes proponer alternativas cuando sea necesario, como cambiar una sesión a otro día dentro de la misma semana u ofrecer sesiones de recuperación limitadas, pero siempre documenta el cambio y actualiza el calendario. El uso de un enfoque estándar refuerza la fiabilidad y ayuda a los clientes a aprender a cumplir sus compromisos, lo que a su vez favorece su progreso y tu gestión del tiempo como coach.

Responder si un cliente incumple el contrato.

Siga un plan respetuoso y gradual que haga referencia a las cláusulas específicas del contrato.

Si un cliente cancela repetidamente, no realiza los pagos o incumple el acuerdo de cualquier otra forma, comience por hacer referencia a las cláusulas pertinentes con un tono tranquilo y objetivo. Reformule las expectativas en términos sencillos: por ejemplo, «El contrato exige el pago puntual y un aviso de cancelación con 24 horas de antelación». «Este mes hemos tenido dos cancelaciones y un pago atrasado», y luego presenta una solución razonable, como un plan de pago o un cambio de fecha por cortesía. Al vincular la conversación al contrato, se reduce la ambigüedad y se mantiene el enfoque en las soluciones en lugar de en las culpas.

Si los patrones continúan, utilice la sección de terminación para poner fin a la relación de coaching de manera profesional. Mantenga un tono respetuoso, documente todas las comunicaciones y ofrezca una breve sesión final para discutir lo aprendido y los próximos pasos a seguir. Si procede, resuma las cuestiones pendientes y confirme los pagos finales o entregables. Este enfoque protege a ambas partes y preserva su reputación profesional, al tiempo que garantiza que sus acciones sean éticas y cumplan con la normativa.

Cómo Bonsai ayuda a gestionar las plantillas de contratos de coaches personales

Un contrato de coaching es un contrato formal que protege tanto a usted como coach de vida como a sus clientes. Bonsai te ayuda a crear, almacenar y utilizar estos acuerdos con plantillas, registros centralizados y flujos de trabajo automatizados. Al vincular una sólida plantilla de contrato de coaching personal a las funciones de Bonsai, puedes ahorrar tiempo, reducir errores y mantener la coherencia de la marca con todos los clientes.

Crear plantillas reutilizables para contratos de coaching personal.

Configura una plantilla estándar de contrato de coaching personal en Bonsai para tener todas las cláusulas básicas listas cuando las necesites. En Bonsai, puedes incluir secciones para servicios y entregables, condiciones de pago, confidencialidad, cancelaciones y cualquier otra cláusula que utilices habitualmente. Piensa en tus situaciones habituales, como el coaching semanal frente a los programas intensivos, y define previamente los términos relevantes. Por ejemplo, puede especificar un formato de sesión de 60 minutos, un precio por paquete y una política de cancelación de 24 horas. Esta configuración inicial reduce las idas y venidas y mantiene sus acuerdos herméticos.

Una vez redactado el contrato, guárdelo como plantilla con un nombre claro (por ejemplo, Plantilla de contrato de coach personal – Coaching general). A continuación, puede duplicar la plantilla para diferentes paquetes o nichos, personalizando ligeramente el nombre del cliente, las fechas y los detalles del paquete cada vez, al tiempo que se mantiene un lenguaje y una imagen de marca coherentes. Al utilizar una única fuente de información veraz, sus contratos mantienen un tono y una cobertura jurídica uniformes, y usted no tiene que reescribir las cláusulas estándar para cada nuevo cliente.

Para realizar un seguimiento y gestionar los contratos de los coaches personales en un solo lugar.

Todos tus contratos se encuentran en un solo lugar, vinculados al registro de cada cliente. Bonsai te muestra cuántos acuerdos se han enviado, visto y firmado, para que sepas cuándo hacer un seguimiento. Las copias firmadas permanecen adjuntas al expediente del cliente, lo que facilita la consulta de los términos durante el asesoramiento, las renovaciones o las discusiones sobre las pólizas. Con los contratos, los datos de los clientes y los proyectos relacionados en un único sistema, puedes confirmar rápidamente las actividades permitidas, los plazos y las expectativas de pago a medida que crece tu negocio de coaching.

Con el tiempo, un centro de contratos centralizado te ayuda a escalar. Por ejemplo, si añades 20 nuevos clientes en un trimestre, puedes filtrar por estado para ver quién necesita atención, consultar los términos exactos utilizados para un cliente y garantizar la coherencia en todo el proceso de incorporación. También puede revisar los términos antes de renovar, asegurándose de que sigue cumpliendo con las políticas de su empresa y con cualquier actualización de los servicios.

Para automatizar firmas, recordatorios y flujos de trabajo posteriores.

Bonsai puede automatizar varios pasos para acelerar la incorporación y reducir los errores. Ten en cuenta estas automatizaciones básicas que respaldan una plantilla de contrato de coach personal:

• Envío de contratos para firma electrónica segura con unos pocos clics
• Activar recordatorios si un cliente aún no ha firmado
• Actualización automática del estado del cliente una vez firmado el acuerdo.
• Vincular los contratos firmados a proyectos, facturas y calendarios para que la incorporación se desarrolle sin problemas, desde el acuerdo hasta el compromiso remunerado.