5 alternativas a Expensify que debes conocer

Casi todos los empleados están familiarizados con los informes de gastos. ¿Sabes, ese temido formulario que utilizan los empleados para recopilar toda la información más importante sobre los gastos de la empresa? Sí, ese mismo.

Los informes de gastos documentan cada detalle de un gasto empresarial, lo que facilita su deducción en la declaración de impuestos de la empresa. También permiten a los empleadores y gerentes determinar cuánto reembolsarán a un empleado que haya utilizado su propio dinero para un gasto empresarial. Esto simplemente significa que, como empleado, debes presentar tus gastos para que te los reembolsen.

La planificación financiera, la contabilidad y la elaboración de presupuestos se han simplificado gracias al acceso a más aplicaciones y programas informáticos como Expensify. La combinación del escaneo de recibos basado en la nube y el software de contabilidad le permite ahorrar tiempo y recursos, al tiempo que le ofrece la comodidad de acceder a los datos en cualquier momento y lugar.

Expensify: software de contabilidad para la gestión de gastos

Expensify es un software de contabilidad en la nube basado en la web que es compatible con los sistemas operativos Android e iOS. Este software fiscal es ideal para profesionales, autónomos, pequeñas y medianas empresas, así como para grandes empresas.

Expensify es fácil de usar gracias a su interfaz intuitiva y su funcionalidad, lo que facilita el seguimiento de tus informes.

Pero, aunque la aplicación tiene estas características, la gente sigue buscando alternativas a Expensify. ¿Por qué? Exploremos las razones.

Violación de la política de privacidad

La privacidad es un tema muy importante en la actualidad, y se están tomando medidas estrictas para frenar su violación. Una de las mayores preocupaciones de los usuarios de Expensify es que la aplicación viola su política de privacidad, que el usuario acepta como condición para utilizar la aplicación.

Los usuarios se quejan de que Expensify les envía información no relacionada con el producto, saturando sus correos electrónicos con esta información. Esto constituye una clara violación de su política de privacidad, según la cual usted, como usuario, puede elegir el tipo de información que desea recibir de Expensify.

Prácticas de facturación que solo pueden calificarse de delictivas.

Un usuario se quejó recientemente de que solo había utilizado la aplicación durante un breve periodo de tiempo, pero le cobraron el uso de todo un año. Y lo peor es que la aplicación no permite al usuario cancelar la facturación. Esto solo puede describirse como un robo y no inspira confianza en el software.

Estas y otras quejas son las que han llevado a los usuarios a buscar aplicaciones de facturación alternativas que satisfagan sus necesidades. Echemos un vistazo más de cerca a estas alternativas a Expensify.

Revisa otras alternativas a Expensify.

Echemos un vistazo más de cerca a otras aplicaciones que se consideran una mejor alternativa a Expensify para que puedas compararlas.

1. Impuesto sobre los bonsáis

Esta es una gran característica del software de seguimiento de gastos 1099 de Bonsai que ayudará a los autónomos de todo el mundo a ahorrar el dinero que tanto les ha costado ganar cuando utilicen esta función.

Según un estudio de clientes realizado por Bonsai, un autónomo medio puede ahorrar hasta 5600 dólares al año utilizando esta función, que le ayuda a realizar un seguimiento de sus gastos y maximizar sus deducciones fiscales.

Bonsai Tax mantendrá tus cuentas y finanzas en orden y organizadas para la temporada de impuestos (y las almacenará durante al menos tres años por si te hacen una auditoría). Al llevar un registro de todos tus gastos, incluidos los gastos 1099, podrás calcular y determinar fácilmente tus deducciones fiscales y no tendrás muchos problemas a la hora de pagar los impuestos.

Seguimiento de gastos para una mejor contabilidad

La función de gestión de gastos de Bonsai Tax te permite organizar y conservar tus recibos e ingresos con fines contables.

Ahora puedes crear fácilmente un nuevo gasto para tu cuenta desde cualquier dispositivo conectado, ya sea móvil o de escritorio.

Con Bonsai Tax, también puedes importar tus transacciones bancarias directamente a su plataforma para una gestión transparente de los gastos.

Esta función es fantástica, ya que también te permite adjuntar los gastos facturables de un proyecto directamente a su factura para su pago. Ahora puede realizar un seguimiento de los gastos asociados al proyecto: su ejecución, impuestos y otros gastos.

Prueba nuestra calculadora gratuita de impuestos para autónomos y calcula cuánto tendrás que pagar al final del año.

Reciba recordatorios sobre los impuestos trimestrales

Nuestra práctica aplicación de seguimiento de gastos para trabajadores 1099 también te enviará notificaciones para que pagues tus impuestos trimestrales y presentes tu 1099 a tiempo. Esto es fundamental porque, si se retrasa, podría recibir una sanción del IRS. Por supuesto, también podemos ayudarle a calcular sus pagos trimestrales.

Si envía menos dinero al IRS por sus impuestos estimados, puede recibir una multa por pago insuficiente.

Con Bonsai obtienes el paquete completo para autónomos...

Hay más ventajas que obtienes además de tu software de gestión de gastos.

Bonsai es una plataforma gratuita de herramientas para autónomos que te libera de estas tediosas tareas. Combina el seguimiento del tiempo, las plantillas de facturas y la gestión de proyectos para ayudar a los autónomos a gestionar mejor todos los aspectos de su trabajo.

Esta aplicación móvil tiene en cuenta los innumerables aspectos de tu trabajo y los reúne en una única plataforma desde la que puedes gestionarlos todos. Esto te ayuda a mantenerte enfocado en lo más importante: hacer un excelente trabajo como autónomo.

Te ayuda a crear tu portafolio personal y tus formularios de contacto.

Para que tu trabajo como autónomo tenga éxito, obviamente necesitas conseguir clientes. Y consigues esos clientes presentándoles tus grandes ideas. Pero, ¿qué ocurre cuando a los clientes les gusta lo que vendes y, cuando quieren buscarte, no te encuentran?

Aquí es donde el bonsái resulta útil. Te ayuda a crear tu propio portafolio, con un enlace que puedes compartir con tus clientes para que puedan ver todos tus logros, todo en un solo lugar.

Con Bonsai, puedes vincular tus cuentas de LinkedIn y GitHub para que tus clientes potenciales puedan acceder a ellas rápidamente.

De acuerdo, es posible que no consigas clientes la primera vez que les hagas una propuesta. Sin embargo, hay clientes potenciales entrantes que podrían decidir ponerse en contacto contigo. El truco está en conseguir que se pongan en contacto contigo sin complicaciones.

El formulario de contacto de Bonsai permite a tus clientes potenciales ponerse en contacto contigo. ¿Y lo mejor de todo? Tu portafolio también enlaza con el formulario de contacto. Así, cada vez que un cliente potencial haga clic en el botón «Contactar» de la página de tu portafolio, será redirigido a tu formulario de contacto.

Gestor de relaciones con los clientes (CRM) que le ayuda a gestionar sus clientes.

No solo somos la mejor aplicación de seguimiento de recibos, sino que también contamos con un sistema CRM integrado que te ayudará a organizar todas tus tareas. Un sistema CRM básicamente ofrece una ubicación centralizada donde usted, como propietario de un negocio, puede almacenar los datos de sus clientes y clientes potenciales, así como registrar la interacción con los clientes.

El CRM de Bonsai está vinculado a tu formulario de contacto, por lo que cualquier persona que se ponga en contacto contigo a través del formulario de contacto se etiqueta como cliente potencial.

También te permite distinguir entre clientes potenciales, clientes con los que has trabajado anteriormente y aquellos con los que estás trabajando actualmente. Esto ofrece una visión general clara y organizada de su base de clientes.

Fácil creación de propuestas con plantillas preinstaladas.

Redactar una propuesta desde cero es una tarea agotadora. No importa que la última vez que escribiste una fuera durante tus días universitarios, que ya quedaron muy atrás, y que probablemente hayas olvidado cómo hacerlo.

Introduzca las plantillas de propuestas preinstaladas de Bonsai. Son un salvavidas. Bonsai ofrece seis plantillas listas para usar según el tipo de trabajo que realices, ya sea diseño gráfico o redacción freelance.

Como la estructura básica de la propuesta ya está definida, solo tienes que rellenar los detalles sobre tu proyecto y la propuesta estará lista.

Bonsai también ofrece flexibilidad en el formato de la propuesta, teniendo en cuenta que a cada cliente le gusta recibir sus documentos en un formato diferente.

Puede convertir el documento en un archivo PDF, enviarlo por correo electrónico tal cual o enviar un enlace a sus clientes. Sea cual sea la opción que elijas, tienes la garantía de que satisfará a tu cliente, ya que se tiene en cuenta sus preferencias.

Creación de contratos legalmente vinculantes

Bonsai se encarga de todos los trámites legales para que tú no tengas que hacerlo. Ofrece contratos verificados por abogados profesionales, lo que garantiza que tanto usted como su cliente estén protegidos legalmente.

Al igual que con las plantillas de propuestas, Bonsai también ofrece plantillas de contratos sencillas en las que solo tienes que rellenar los espacios en blanco y enviarlas a tus clientes para que las lean y las firmen.

Prepárate para convertirte en un emprendedor internacional, porque Bonsai tiene contratos internacionales que también son legales en otros países, no solo en Estados Unidos y Canadá. Sin embargo, tendrás que consultar con abogados locales, pero a menudo las leyes contractuales son muy similares en la mayoría de los países.

También aceptan firmas electrónicas para sus contratos, pero si los clientes prefieren firmar el contrato físicamente, también pueden hacerlo, solo tienen que convertirlo a PDF, imprimirlo, firmarlo y luego enviarlo de vuelta, y así se concluye el proceso de firma del contrato.

Aplicación integrada de gestión de proyectos con un controlador de tiempo.

A diferencia de otras aplicaciones, no es necesario pagar ni instalar otras aplicaciones para ayudarte a gestionar tus proyectos. Bonsai te permite hacer todo eso desde una sola aplicación.

Con su contador de tiempo integrado, puedes asignar tiempo a tus diferentes proyectos y asegurarte de que no dedicas demasiado tiempo a uno solo. Esto facilita la facturación, ya que cuando se trabaja en varios proyectos, se puede ver cuáles se han completado y enviar las facturas correspondientes.

Prueba gratis nuestra solución de gestión de gastos & Otras herramientas para autónomos

Bonsai Tax ofrece una prueba gratuita de 14 días a los nuevos usuarios. Prueba nuestra aplicación de gestión de gastos de forma gratuita y, si no te facilita la vida, simplemente cancélala. Sin rencor. Nuestra aplicación puede descubrir todas tus posibles deducciones fiscales con solo pulsar un botón, para que puedas centrarte en tu pequeña empresa. Sin ningún riesgo, comprueba por ti mismo por qué Bonsai es el mejor software fiscal para trabajadores 1099 y la alternativa a Expensify.

2. Zoho Gastos

Zoho Expense es una aplicación de contabilidad y finanzas, así como una solución de software para la gestión de gastos que se integra perfectamente con otras aplicaciones empresariales y agiliza la aprobación de informes al eliminar la introducción innecesaria de datos, lo que aumenta la productividad y la rentabilidad generales de la empresa.

Es una solución de gestión de viajes y gastos que simplifica la presentación de informes de gastos mediante la automatización de los procesos. Es una gran inversión para las personas que viajan por negocios. Ofrece una prueba gratuita que te permite probar la aplicación sin coste alguno, lo que te da tiempo suficiente para decidir si es una inversión que vale la pena para ti y tu negocio.

Automatización del flujo de trabajo con Zoho Expense

La automatización de todos los procesos de flujo de trabajo elimina la necesidad de realizar tediosas entradas de datos, lo que maximiza la eficiencia empresarial. Zoho ha perfeccionado la automatización para garantizar que no haya que introducir datos al crear gastos.

La aplicación Zoho Expense te permite escanear tus recibos con la función de escaneo automático, para que no tengas que hacerlo manualmente ni realizar otras tareas de informe de gastos que son cruciales para crear estados financieros.

Gestión de viajes

Zoho te permite organizar tus viajes, incluyendo reservas, crear itinerarios y perfiles de viajeros a través de la aplicación. Le permite gestionar todas las etapas de sus viajes de negocios. Ya no tienes que esperar a llegar a la oficina después de un viaje de negocios para presentar tus gastos y hacer tu informe de gastos. Con Zoho Expense, puedes hacerlo sobre la marcha, lo que reduce la posibilidad de que olvides alguna deducción.

Fácil conversión de transacciones con tarjeta de crédito en informes de gastos.

Zoho Expense te permite sincronizar tus tarjetas de crédito para que todas tus transacciones con tarjeta de crédito se recopilen diariamente y luego se conviertan automáticamente en gastos y se agrupen.

Por lo tanto, para crear un informe de gastos, solo tienes que seleccionar un grupo de gastos y crear el informe, todo con un solo clic.

Prueba gratuita de Zoho Expense

Esta aplicación ofrece una prueba gratuita de 30 días para que puedas probar el software de gastos Zoho y todas sus funciones.

3. Freshbooks

Freshbooks es una de las soluciones de contabilidad basadas en la web más populares para pequeñas empresas y autónomos, principalmente porque factura por horas. Es perfecto para autónomos que no tienen demasiados clientes que gestionar.

Los precios de Freshbooks son muy asequibles, con cuatro planes de suscripción diferentes que van desde 5 $ a 15 $ o más, dependiendo del número de clientes facturables y de las funciones adicionales que necesite el usuario.

El precio indicado es para un usuario, con un coste adicional de 10 $ al mes por cada usuario adicional.

En función de las necesidades de tu negocio, puedes elegir entre una variedad de planes con diferentes precios, que incluyen Lite, Plus, Premium y Select.

Características principales de FreshBooks

Si está considerando FreshBooks como una solución para la gestión de gastos, aquí tiene algunas de las características y ventajas más destacadas de su uso.

• Todos tus gastos se pueden controlar cómodamente en un solo lugar.
• Se puede acceder al software en la nube desde cualquier parte del mundo.
• Reciba notificaciones cuando los clientes paguen los gastos.
• Informes de gastos descargables para su contable
• Personalización sencilla y fácil de usar de tus informes de gastos.

Freshbooks es una excelente alternativa a Wave Financial.

Además de la gestión de gastos, veamos las otras funciones a las que puedes acceder.

Fácil de configurar Plan de cuentas (COA)

La función «Plan de cuentas» le permite obtener una visión completa y fácil de entender de todas las cuentas de su empresa. Y con el COA preconfigurado de Freshbooks, podrás reducir el tiempo que te llevaría configurarlo, lo que significa que podrás ponerlo en marcha mucho más rápido.

Esta función también ayuda a tus clientes, así como a ti mismo, a clasificar tus transacciones, emparejándolas con las cuentas correctas, lo que te permite revisar fácilmente tus estados financieros.

Esta función también refuerza la relación entre el cliente y el contable, ya que mantiene al cliente informado sobre sus finanzas.

Sus estimaciones y propuestas únicas dentro de la aplicación.

Las numerosas y diversas funcionalidades que acompañan a esta característica hacen que Freshbooks sea tan atractivo estéticamente que te enamorarás de él.

Es mucho más fácil crear propuestas que definan claramente tu proyecto. También te permite realizar un seguimiento del progreso de tu propuesta en cada etapa en la que se encuentre, desde que se visualiza, se aprueba y, finalmente, se factura.

Su firma electrónica en línea significa que no tienes que esperar a que tus clientes impriman una copia de tu propuesta, la firmen, la escaneen y te la envíen de vuelta. Esta funcionalidad permite a tus clientes aprobar y firmar tu propuesta en línea, lo que te permite ponerte a trabajar mucho más rápido.

Las estimaciones personalizadas permiten convertirlas en facturas listas para pagar más rápidamente, lo que simplifica el proceso de incorporación, así como la configuración y la facturación.

Enlaces de pago para un proceso de pago cómodo y seguro.

Freshbook ofrece tranquilidad a sus clientes gracias a los enlaces de pago, que requieren el pago por adelantado de los servicios, por lo que no tendrás que perseguir a tus clientes para que te paguen más tarde.

Y viendo cómo la gente se preocupa por la seguridad de sus finanzas, al asociarse con WePay, Freshbooks garantiza una seguridad total.

Integración con otras aplicaciones

Freshbooks se integra fácilmente con otras aplicaciones como G Suite, Dropbox y Hubspot, lo que te permite realizar todas tus tareas de nómina y contabilidad en un solo lugar.

La integración con una aplicación como Squarespace también te ofrece servicios de marketing y contabilidad en una única plataforma basada en la nube.

Puedes aprovechar al máximo el tiempo que pasas con tus clientes integrando Freshbooks con Zoom, que integra automáticamente las actas de tus reuniones, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente.

Y en caso de una auditoría fiscal, puedes estar seguro de que toda la información de las cuentas y los gastos de tus clientes estará bien documentada y organizada gracias a la integración con Dropbox.

Freshbooks ofrece una prueba gratuita de 30 días para que puedas probar el software de gestión de gastos junto con todas las demás funciones. Echa un vistazo a este artículo para conocer más alternativas a Freshbooks.

4. Fyle

Fyle es una excelente solución de gestión de gastos basada en la nube para el acelerado mundo empresarial. Su interfaz de usuario intuitiva te ayuda a mantener todos tus gastos organizados.

Es una aplicación de pago que ha fijado el precio para cada usuario activo. Y aunque no tiene una versión gratuita, sí ofrece una prueba gratuita que te permite probar la aplicación y ver si te conviene, pero tienes que registrarte para obtener una demostración.

Fácil seguimiento de gastos, recibos y gastos de kilometraje.

Con Fyle, puedes extraer fácilmente la información de los gastos de una fotografía de tu recibo, que la aplicación escanea automáticamente. Con un solo clic, se pueden capturar automáticamente los recibos en tiempo real.

La mayoría de las aplicaciones no registran los gastos de kilometraje, pero Fyle sí lo hace. Con la ayuda de Google Places, solo tienes que introducir el nombre de tu ubicación y Fyle se encargará del resto.

Al simplificar la presentación de informes de gastos, Fyle le permite optimizar sus informes para que nunca pierda el control de sus gastos. También elimina los trámites burocráticos relacionados con la aprobación de gastos, agilizando así el proceso de aprobación.

Fyle cuenta con un complemento para Outlook y una extensión para G Suite que te permiten realizar un seguimiento de todos los recibos electrónicos sin tener que salir de tu bandeja de entrada.

Compatibilidad con diferentes sistemas de software

Esta función permite utilizar la aplicación tanto desde un dispositivo móvil como desde un ordenador portátil o una tableta. La compatibilidad, junto con la facilidad de uso y acceso, significa que cualquiera puede utilizar la aplicación desde cualquier lugar sin necesidad de tener conocimientos técnicos. Tanto los sistemas Android como iOS son compatibles con la aplicación, lo que la hace accesible a diversos usuarios.

Integración con software de contabilidad

Fyle se integra perfectamente con otros programas de contabilidad como Sage, Xero y Quickbooks Online, lo que le ayuda a gestionar de forma adecuada y eficiente sus cuentas y finanzas.

5. Quickbooks

Votado como el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas, QuickBooks es una opción ejemplar para todo tipo de negocios, y más aún para los negocios basados en productos, ya que permite realizar un seguimiento de los costes de inventario.

Con su función de seguimiento del tiempo y nómina integrada, este software de contabilidad es ideal para empresas que desean procesar la nómina sin necesidad de integrar sistemas de terceros.

Creación y fácil seguimiento de facturas

Este software de contabilidad registra automáticamente los ingresos y realiza un seguimiento de lo que te debe cada cliente. Te permite crear fácilmente facturas que luego puedes enviar a tus clientes por correo electrónico.

También le permite ver sus cuentas por cobrar (A/R). También puede ejecutar un informe de antigüedad de cuentas por cobrar para calcular cuántos días llevan vencidas sus cuentas por cobrar.

Fácil creación de estados financieros

Puede tener una visión clara del rendimiento de su negocio creando estados financieros claros. Quickbooks le permite gestionar sus entradas y salidas de efectivo, lo que le permite crear estados financieros completos.

Con solo hacer clic en un botón de la plataforma de contabilidad, puede crear un estado de pérdidas y ganancias, un estado de flujos de efectivo y un informe de balance general.

Gestionar las nóminas y realizar un seguimiento de las horas trabajadas por los empleados.

De todos los demás programas de contabilidad, este es el único que permite gestionar las nóminas sin necesidad de integrar terceros. Esta característica única le permite procesar la nómina a tiempo y sin errores en el cálculo de los cheques de pago, que pueden ocurrir cuando se hace manualmente.

La función de nómina de Quickbooks calcula automáticamente los cheques de pago y procesa la nómina, asegurándose de que cada empleado reciba el importe correcto y a tiempo. Las grandes empresas y corporaciones pueden beneficiarse enormemente de esta función.

Y aunque es necesario adquirir una suscripción a Quickbooks Payroll, la funcionalidad está integrada con QuickBooks. Esto garantiza que, a partir de la última nómina, sus estados financieros también estén actualizados.

Contabilidad basada en la nube con una aplicación móvil

Quizás uno de los mayores atractivos de Quickbooks sea su funcionalidad de contabilidad en la nube. Esto le permite almacenar de forma segura su información en la nube, donde podrá acceder a ella en cualquier momento desde cualquier dispositivo.

Garantiza que sus datos estén seguros, ya que solo las personas autorizadas pueden acceder a ellos.

El software de gestión de gastos y contabilidad ofrece una prueba gratuita de 30 días para que pruebes la aplicación. Consulte nuestra lista completa de alternativas a QuickBook Self-Employed.

Conclusión

Decidir cuáles son las mejores alternativas a Expensify para tus necesidades lleva tiempo y mucha investigación. Esto se debe a que hay tantos con diferentes características que resulta confuso.

Una vez que hayas determinado tus necesidades, puedes registrarte para obtener una prueba gratuita y probar las diferentes aplicaciones. Averigua cuál de ellos satisface todas tus necesidades y te ofrece la mayor facilidad de uso. Esto es fácil de hacer, ya que la mayoría de ellos ofrecen una versión de prueba gratuita de cada solución de gestión de gastos.