Plantilla de propuesta de proyecto

Cada proyecto necesita un buen plan, y si quieres aumentar la tasa de aprobación de tus proyectos, debes empezar a utilizar una plantilla de propuesta de proyecto.

Este artículo te servirá de guía si no sabes qué es una plantilla de propuesta de proyecto o qué debe incluir el alcance del proyecto.

¿Qué es una propuesta de proyecto?

En pocas palabras, una propuesta de proyecto es una herramienta de gestión de proyectos que describe el valor fundamental de un proyecto para que puedas vender tu idea a las partes interesadas.

Un documento de propuesta de proyecto establecerá exactamente lo que pretendes lograr con tu proyecto, demostrando que vale la pena.

¿Por qué necesito una plantilla para propuestas de proyectos?

Redactar una buena propuesta de proyecto puede ser una tarea bastante difícil, especialmente cuando no se sabe qué debe incluir este tipo de documento.

Una plantilla de propuesta de gestión de proyectos incluirá toda la información en orden, lo que te facilitará mucho las cosas.

Hay muchos sitios donde puedes conseguir una plantilla gratuita para propuestas de proyectos, uno de ellos es el conjunto de herramientas para autónomos Bonsai.

Esto le permitirá ahorrar tiempo, ya que podrá enviarlo al correo electrónico comercial de su cliente inmediatamente después de anotar la información.

Tipos de propuestas de proyectos

Si está buscando un ejemplo de propuesta de proyecto, estas son las opciones entre las que puede elegir:

Propuesta interna/externa

Las propuestas internas o externas tienen como objetivo obtener la aceptación de las partes interesadas internas o externas. Es una plantilla sencilla para propuestas de proyectos, que se utiliza a menudo en la mayoría de las compras.

Propuesta solicitada/no solicitada

Las propuestas solicitadas y no solicitadas suelen crearse como resultado de una solicitud oficial. También pueden redactarse de forma ad hoc, en los casos en que la solicitud no haya sido solicitada.

Propuesta de continuación

Si el resumen de la propuesta del proyecto ya ha sido aprobado y se ha producido una actualización, se puede enviar una propuesta de continuación para informar a las partes interesadas de dicha actualización.

Propuesta de proyecto de renovación

Algunos proyectos pueden tener que realizarse varias veces de forma regular. Si ese es el caso, se puede utilizar una propuesta de renovación para reiniciar ese proyecto.

Propuesta de proyecto complementario

A veces, los planes pueden cambiar a mitad de camino y requerir recursos adicionales. Si este es el caso, se pueden enviar propuestas de proyectos complementarios al cliente.

Componentes clave de las plantillas de propuestas de proyectos

Los gestores de proyectos deben respetar los componentes clave de una buena propuesta de proyecto. Esto es lo que debe incluir el formato de la propuesta del proyecto:

Planteamiento del problema

Una de las primeras fases del proyecto debería ser la definición del problema. Aquí, debes demostrar que comprendes el proyecto y permitir que los clientes vean cómo se beneficiarían al trabajar contigo.

Visión

Tu plan también debe incluir la perspectiva de las partes interesadas.

Analice por qué puede ser importante para ellos y describa cómo el plan del proyecto puede beneficiar a su negocio. Debes asegurarte de redactar una propuesta de proyecto convincente.

Metas y objetivos

Todas las propuestas deben incluir objetivos SMART ( específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos).

Asegúrate de que tu cliente entiende cómo tu plan puede contribuir eficazmente a su negocio.

Métodos

Como gestor de proyectos, tu plantilla de proyecto también debe indicar los métodos con los que planeas alcanzar tus objetivos.

Ofrezca a sus clientes un calendario y convenza a sus clientes de que usted es más que capaz de cumplir sus promesas.

Recursos

Cada cliente tiene un presupuesto determinado, por lo que debes tenerlo en cuenta. Sea transparente en cuanto a los recursos y los medios financieros necesarios para llevar a cabo su proyecto.

Cómo redactar una propuesta de proyecto eficaz

Tanto si redacta la propuesta desde cero como si utiliza una plantilla sencilla para propuestas de proyectos, hay ciertos pasos que deberá seguir:

Añadir un resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo es probablemente el aspecto más importante de su proyecto. Su objetivo es captar la atención del lector y describir directamente el problema que se pretende resolver con este proyecto.

Redactar los antecedentes del proyecto

Aquí, debes añadir aún más detalles sobre los aspectos del proyecto.

Por ejemplo, si está redactando una plantilla de propuesta de diseño de ingeniería, debe describir cómo este proyecto beneficiará los objetivos de la empresa. www.hellobonsai.com/a/engineering-design-proposal-examplewww.hellobonsai.com/a/engineering-design-proposal-examplewww.hellobonsai.com/a/engineering-design-proposal-example

Si el problema tiene una larga historia, la propuesta del proyecto debe ofrecer una descripción del problema de larga data.

Presentar la solución de la propuesta comercial

Ahora que ha descrito el problema, es el momento de presentar al cliente su solución. ¿Por qué tu idea sería una alternativa mejor que otras soluciones?

¿Qué se necesitaría para que sus propuestas de proyectos se hicieran realidad? Explique la solución con el mayor detalle posible.

Describa los resultados esperados de la propuesta del proyecto.

Describe cómo piensas lograr el éxito de tu propuesta de proyecto. Los criterios de éxito deben incluir cuáles son los resultados del proyecto, así como los objetivos realistas del mismo y cómo se planea alcanzarlos.

Es posible que desee utilizar una herramienta de gestión de proyectos, como Bonsai, para perfeccionar sus plantillas de propuestas de proyectos.

Lista de recursos para el proyecto propuesto

Tu cliente debe saber exactamente qué recursos utilizarás para que el proyecto sea un éxito.

Incluya un desglose financiero de los recursos en todas sus propuestas de proyectos y añada suficientes detalles para garantizar a su cliente que no habrá costes inesperados durante el proceso.

Consejos a tener en cuenta al elaborar una propuesta de proyecto

Para obtener la aprobación de tus clientes, debes asegurarte de esforzarte al máximo.

Al utilizar una plantilla de propuesta gratuita, puedes reducir gran parte del esfuerzo, pero tendrás que personalizarla un poco para que se adapte a tus necesidades. Aquí tienes un par de consejos que puedes tener en cuenta:

Sepa para quién escribe una propuesta de proyecto

Cada propuesta de gestión de proyectos debe adaptarse a un cliente específico. Por ejemplo, si su propuesta es para una empresa de construcción o una empresa de TI, los detalles del documento deben satisfacer sus necesidades específicas.

Aunque obtengas plantillas gratuitas de plataformas como Bonsai, debes trabajar un poco y personalizarlas para que se ajusten a los requisitos de tus clientes.

Incluya una fecha límite

Cuando empiezas un proyecto, esperas ver resultados pronto. A nadie le gusta esperar a que un proyecto se prolongue más de lo necesario.

Por esta razón, su cliente potencial debe saber exactamente cuándo comenzará a ver resultados y cuándo alcanzará la etapa final.

Esbozar el presupuesto de un proyecto

Un presupuesto claro te ayudará en más de un sentido. En primer lugar, ayudará a tu cliente potencial a llegar a una conclusión.

A continuación, se asegurará de que la finalización de su proyecto se lleve a cabo sin contratiempos. Puedes utilizar la plantilla de propuesta para llevar un control de tus gastos.

Mantenga los detalles del proyecto sencillos.

Aunque el documento debe incluir detalles, estos deben ser lo más sencillos posible. A nadie le gusta leer propuestas que se alargan demasiado.

En la mayoría de los casos, una plantilla de propuesta de una página debería ser suficiente.

Añadir un apéndice

Si tiene información adicional para su posible cliente, debe incluirla en el apéndice.

Por ejemplo, si no puedes entrar en detalles en un determinado documento de inicio de proyecto, puedes incluirlo fácilmente en el apéndice para que el cliente lo vea.

Ofrecer un resultado estimado

Cuando redactes una propuesta de gestión de proyectos, no debes limitarte a divagar sobre cuál es tu plan, sino hablar sobre cuál esperas que sea el resultado.

Formule una hipótesis, ofrezca un resultado estimado y asegúrese de que sea positivo.

Utilice un ejemplo de propuesta de proyecto.

Cuando eres principiante, puede resultar difícil crear un plan de proyecto por tu cuenta, incluso si dispones de una plantilla de propuesta.

Si quieres crear una propuesta ganadora, quizá te interese consultar algunos ejemplos.

Por ejemplo, si trabajas en el sector de la construcción, deberías buscar una plantilla de propuesta de construcción que ya esté rellenada.

Prepárese para responder preguntas.

Es posible que haya anotado todos los detalles posibles, pero eso no significa que haya abordado todas las cuestiones, ni que su cliente vaya a quedar completamente satisfecho con ellas.

Por eso debes estar preparado para defender tu idea de proyecto. Y para crear una buena defensa, necesitas tener una primera línea de posibles respuestas. Por lo tanto, también deberías prepararlo.

Sea consciente de los riesgos y los posibles problemas

Aunque no es conveniente preocupar al cliente desde el principio, es necesario ser consciente de los riesgos y problemas y presentarlos también.

Piensa en cómo pueden ocurrir y cómo puedes abordarlos si suceden. Asegúrate de que tu cliente los conozca y de que estás preparado para afrontar el problema de frente.

El resultado final

Redactar una buena propuesta de proyecto marcará la diferencia entre un proyecto rechazado y uno aprobado.

Puede que tengas la mejor idea del mundo, pero si tu cliente no está convencido, es posible que no puedas poner tu plan en práctica. Por eso es necesario prestar atención a los detalles y asegurarse de cubrir todos los aspectos.