Plantilla para propuesta de evento

¿Qué es una propuesta de evento?

Una propuesta de evento, o propuesta de planificación de eventos, es un documento que describe quién, qué y cómo de un evento. Este documento se envía a los clientes potenciales que lo han solicitado o con los que se contacta por primera vez.

Las propuestas de eventos, al igual que otras propuestas comerciales, contienensuficiente información para que tu futuro cliente decida que tú y tus habilidades empresariales son adecuados para su evento.

En una propuesta de planificación de eventos, incluirás:

• La portada y la introducción
• Detalles y descripción del evento
• Descripción de los servicios
• Trabajos anteriores y testimonios
• Cronograma, hitos y entregables
• Resumen de precios
• Opciones y condiciones de pago
• Políticas del evento
  

Tú, mejor que nadie, sabes que los eventos exitosos requieren mucha planificación y preparación. El primer paso hacia el éxito es una propuesta sobresaliente y exhaustiva que establezca cómo abordará el proyecto. Uno que ofrezca una descripción completa del evento para que los gestores de eventos puedan profundizar en él.

Sin embargo, lograr una buena propuesta de evento que convierta a los clientes potenciales en testimonios satisfechos no es tarea fácil. La propuesta debe ser lo más completa posible y detallar toda la información necesaria. También debe ser persuasivo y tener un aspecto profesional, igual que tú.

Por eso, al utilizar una plantilla de propuesta de planificación de eventos, estás facilitando las cosas tanto para ti como para tu negocio como autónomo, lo que te permite dedicar tu tiempo y energía creativa a la planificación de eventos, en lugar de a las tareas administrativas.

Nota: Únete a más de 500 000 autónomos y regístrate hoy mismo en Bonsai para empezar a utilizar cientos de plantillas gratuitas de propuestas, contratos, facturas y presupuestos. Prioriza el crecimiento de tu negocio, hoy mismo.

Qué incluir en la propuesta del evento

Ahora que ya sabes qué es una propuesta de evento, vamos a entrar en detalles y ver qué debe incluir cada sección para ayudarte a conseguir ese evento para el que sabes que eres perfecto.

Portada

La portada es lo primero que ven los clientes en tu propuesta, ¡asegúrate de que sea buena! Deberá incluir todos sus datos de contacto, así como los de su cliente. Esto garantiza que sepan que la propuesta está dirigida a ellos y que no se trata de una propuesta genérica que se envía a todo el mundo.

Algunas propuestas pueden parecer minimalistas. Algunos tienen imágenes y elementos de marca de alta calidad. Sea cual sea la opción que elijas, adapta el estilo a tu cliente potencial y empieza a mostrarlo aquí mismo, en tu portada.

Consejo importante sobre bonsáis: cuando utilices imágenes, intenta que sean siempre de alta calidad y relevantes; mejor aún, muestra algunos de tus eventos anteriores con una imagen elocuente de ellos.

Alcance del trabajo

El alcance del trabajo es la parte más importante de su propuesta. Aquí definirás qué harás y cómo lo harás. Cuidar los detalles para que tu cliente pueda comprender realmente cómo vas a hacer realidad el evento de sus sueños es clave para pasar de la propuesta al contrato.

Una cosa que hay que recordar a lo largo de esta sección, y de toda la propuesta, es pensar en el cliente. Manténgase centrado en el cliente. Demuestra que has investigado y que entiendes exactamente cómo les gusta trabajar. Muestre qué servicios necesitarán específicamente de usted para crear un evento verdaderamente único para ellos.

Una propuesta exitosa requiere mucha planificación, y como organizador de eventos que eres, entiendes que esto requiere mucha investigación y experiencia laboral previa. Conozca a su cliente potencial de pies a cabeza, en sentido figurado, y estará un paso más cerca de hacer negocios con él.

Trabajos anteriores y testimonios

Si estás tratando de convencer a un cliente potencial para que cierre un trato comercial contigo, lo mejor que puedes hacer es mostrarle tus trabajos anteriores. Utiliza imágenes de gran calidad para mostrar ese divertido concierto que organizaste o la conferencia con más de 2000 asistentes que fue todo un éxito gracias a tu esfuerzo.

Además, este podría ser un buen lugar para añadir algunos testimonios. Hágale saber a su cliente potencial cómo es trabajar con usted. Lo que tus clientes anteriores han dicho sobre tu puntualidad, tu capacidad para resolver problemas y gestionar el tiempo, y la excelente actitud que aportas al equipo.

¿No tienes testimonios? Nunca es demasiado tarde para ponerse en contacto con un antiguo cliente y preguntarle. ¡Quién sabe, quizá te consiga otro proyecto!

Consejo importante de Bonsai: añadir testimonios y ejemplos de trabajos anteriores es una gran idea, ¡pero no te excedas! Muestra solo lo mejor, dos o tres testimonios excelentes serán suficientes.

Cronograma, hitos y entregables

Todos los gestores de proyectos quieren saber cuánto tiempo llevará un nuevo proyecto, especialmente cuando se trata de un evento. No solo eso, sino que todos los nuevos clientes quieren saber cuándo pueden esperar resultados o entregables: ¡todos tenemos calendarios que cumplir!

¿Se programará, planificará y celebrará la conferencia en cuestión de semanas, o su evento soñado tardará unos meses en materializarse? Este es el lugar para hacérselo saber.

Asegúrate de aclarar cualquier duda que el cliente potencial pueda tener sobre los entregables, los hitos o el calendario específico de su proyecto.

Consejo importante sobre bonsáis: Hay dos cosas que hay que tener en cuenta en lo que respecta a los plazos. Uno, hazlo visualmente atractivo. Dos, hazlo realista. No sirve de nada decir que estarás listo en unas semanas si la planificación de tu evento te llevará varios meses. Establecer expectativas realistas mantiene a todos contentos y en sintonía. Mejorará tus posibilidades de obtener una recomendación y tal vez incluso un nuevo y brillante testimonio para tus próximas propuestas.

Resumen de precios y opciones de pago

Una propuesta de evento no estaría completa sin un resumen de tarifas y las condiciones y opciones de pago.

Esta sección ofrece a los gestores de eventos un desglose detallado de los recursos que se necesitarán, para qué servicios y entregables, y cómo se utilizarán.

Además, esta sección también puede ser muy útil si sabes que se necesitarán patrocinios durante el evento. Quizás incluso puedas demostrar a tu cliente que puedes ir un paso más allá y ofrecerle una propuesta de patrocinio, lo cual se puede hacer muy rápidamente utilizando una plantilla de propuesta de patrocinio.

Consejo importante: los organizadores de eventos no son escritores, pero hay algo que puede ayudarte a redactar una propuesta mejor: cuida tu lenguaje cuando hables de dinero. Hay una diferencia entre decir «el evento te costará XYZ» y «la inversión para el evento será XYZ». Dale un tono positivo al lenguaje que uses en esta sección, te ayudará a destacar frente a la competencia.

Políticas del evento

Para cerrar tu propuesta de planificación de eventos, siempre es bueno incluir las políticas o los términos y condiciones del evento. Esto permite que todos comprendan lo que realmente se está firmando y aclaren cualquier procedimiento legal antes de comenzar. Te protege a ti y a tu cliente, legalmente.

Cómo redactar una propuesta de evento

Las propuestas de eventos redactadas desde cero, utilizando ejemplos de propuestas de eventos encontrados en Internet, llevan mucho tiempo. Por eso, las plantillas personalizables para propuestas de eventos te ahorran tiempo y esfuerzo, y te garantizan que estás ofreciendo la mejor propuesta posible a tu cliente.

Tanto si trabajas en el sector de la organización de eventos como en cualquier otro, necesitarás aprender a redactar una propuesta. Son elementos esenciales que necesitarás para hacer crecer tu negocio y disparar tu carrera como autónomo.

Sin embargo, como mencionamos anteriormente, crear uno desde cero cada vez puede generar más dolores de cabeza que ganancias. Utilizar una plantilla es la mejor manera de elaborar propuestas y otros documentos comerciales importantes.

Una plantilla eficaz para propuestas de eventos incluirá las secciones necesarias mencionadas anteriormente. Sin embargo, también debe incluir algunas características que en el mundo actual son básicamente un requisito:

• 100 % personalizable
• Revisado legalmente
• Firma electrónica
• Opciones de pago en línea
• Notificaciones y seguimiento
  

El uso de plantillas no es necesariamente divertido y fácil: existen algunos riesgos al utilizarlas, pero también hay formas de evitarlos:

Riesgos de utilizar una plantilla

Existen cinco riesgos principales al utilizar una plantilla para la planificación de eventos o cualquier otra propuesta:

• No incluye la información requerida.
• Sin mencionar los términos y condiciones
• ¡Olvidarse de cambiar el nombre del cliente potencial al enviar uno nuevo!
• Olvidarse de revisar
• No realizar un seguimiento del estado de la propuesta una vez enviada.
  

Al elegir la plantilla adecuada desde el principio y asegurarte de revisar todo el documento antes de enviarlo, te aseguras de aprovechar solo las ventajas y no caer en ninguno de los riesgos.

Crear una propuesta de evento es muy sencillo con Bonsai

Las plantillas de planificación de eventos de Bonsai cumplen todos los requisitos de una plantilla perfecta, ya que:

• Son 100 % personalizables.
• Están legalmente verificados.
• Proporcionar opciones de firma electrónica.
• Ofrecer opciones de pago en línea.
• Envía notificaciones y realiza un seguimiento de tu propuesta.
• Incluya todas las secciones necesarias.
• Se envían y aprueban sin salir de la aplicación.
  

Con Bonsai, enviar una propuesta de evento excepcional y profesional que impresionará a tus futuros clientes no requiere casi ningún esfuerzo y solo te llevará unos minutos.

Todo lo que tienes que hacer es registrarte gratis, descargar, editar, enviar y tomarte una margarita para celebrarlo, así de sencillo.

Preguntas frecuentes sobre propuestas de eventos

¿En qué se diferencia una propuesta de planificación de eventos de una propuesta de gestión de eventos?

Por lo general, una empresa de gestión de eventos elabora una propuesta de gestión de eventos para explicar cómo gestionará un evento que el cliente ya ha preparado y planificado.

Por otro lado, una propuesta de planificación de eventos tiene en cuenta el aspecto creativo del diseño de un evento desde cero; incluso puede mencionar que la gestión de todo ello correrá a cargo de otra persona o se ofrecerá como un servicio que se prestará.

¿En qué se diferencia una propuesta de evento de un presupuesto?

Las cotizaciones son más comunes cuando se trata de basar las decisiones en los costes, mientras que las propuestas suelen solicitarse en los casos en que el cliente tiene una lista reducida de opciones para la tarea en cuestión.

Si desea saber exactamente cuándo y cómo se debe utilizar una propuesta o un presupuesto, consulte esta explicación sobre la diferencia entre propuesta y presupuesto para obtener más información.

Ejemplos de plantillas para propuestas de eventos