Cómo maximizar la rentabilidad de la agencia: estrategias y métodos de cálculo

Cuando hablamos de la rentabilidad de una agencia, nos referimos a los ingresos que obtiene tu agencia después de deducir todos los gastos operativos y generales. Es una métrica clave para cualquier agencia que desee crecer y mantener una buena salud financiera. Las agencias deben encontrar el equilibrio adecuado entre el margen de beneficio bruto y los gastos operativos para maximizar sus ingresos. Esto suele implicar estrategias para optimizar los costes, especialmente los gastos generales, que están vinculados al funcionamiento de una agencia.

Factores clave que afectan a la rentabilidad de las agencias

Para aumentar la rentabilidad de tu agencia, primero debes comprender qué factores pueden influir en ella. Estas son las principales:

Adquisición y retención de clientes

Conseguir nuevos clientes y mantener los que ya tienes es clave para ganar más dinero. Pero también puede resultar costoso, especialmente para las agencias que llevan a cabo campañas de marketing e invierten en ventas para atraer nuevos clientes. Estos costes deben analizarse detenidamente para garantizar que el dinero gastado en la captación de nuevos clientes quede cubierto por los ingresos que estos generan. De lo contrario, podría haber margen para la optimización con el fin de maximizar los ingresos.

En cuanto a la retención de clientes: retener a los clientes existentes reduce el coste de adquirir nuevos. Mejorar las relaciones con los clientes es fundamental para la rentabilidad de la agencia y puede afectar significativamente al margen de beneficio neto. Fomentar relaciones sólidas puede conducir a la maximización de los ingresos a través de la repetición de negocios y las referencias. La comunicación eficaz, el cumplimiento de las promesas y un servicio al cliente excepcional son fundamentales para establecer relaciones.

Estrategia de precios

Las agencias utilizan diferentes modelos de precios: algunas facturan por horas, otras utilizan precios basados en el valor, otros utilizan un anticipo o un precio basado en el proyecto. Sea cual sea la estructura de precios, las agencias deben asegurarse de aumentar sus beneficios sin dejar de satisfacer a sus clientes.

Eficiencia operativa

La optimización de los procesos y flujos de trabajo garantiza un uso eficiente de los recursos y el tiempo.  Las agencias deben asegurarse de tener una alta tasa de utilización (en trabajos facturables), gestionar sus proyectos de manera eficiente para evitar desviaciones del alcance y sobrecostos, y automatizar las tareas que puedan automatizarse. Todo esto se puede hacer utilizando un software de gestión de proyectos como Bonsai.

Gestión del talento

Todos los costes asociados con la contratación o la pérdida de empleados son una fuente importante de gastos para las agencias. Atraer a miembros del equipo altamente cualificados y retenerlos es clave para obtener mejores resultados en menos tiempo y ser eficientes.

Gastos generales

Los costes no facturables (espacio de oficina, software, marketing) pueden afectar significativamente a su rentabilidad. Las agencias deben reducir los gastos innecesarios sin comprometer la calidad.

Gestión del flujo de caja

Las agencias que tienen procesos financieros deficientes y acaban con facturas retrasadas o impagadas pueden enfrentarse a problemas de flujo de caja, incluso si son rentables sobre el papel. Una gestión financiera sólida, que incluya la elaboración de presupuestos, la previsión y el control de la salud financiera, es fundamental para tomar decisiones informadas y evitar la escasez de efectivo.

Innovación y escalabilidad

Las agencias que ofrecen nuevos servicios y adoptan las últimas tendencias y tecnologías suelen ser más rentables. Además, las agencias que pueden ampliar sus servicios sin aumentar sus costes suelen obtener mejores márgenes de beneficio.

Si lo haces bien, los márgenes de tu agencia mejorarán a medida que esta se vuelva más eficiente y productiva, lo que la preparará para un éxito duradero en un mercado difícil.

Cómo calcular la rentabilidad de una agencia

Existen diversos métodos para calcular la rentabilidad, algo fundamental para garantizar una buena salud financiera. Una forma es determinando el margen de beneficio bruto, que resta el coste de los productos vendidos de los ingresos. La rentabilidad de una agencia también puede medirse analizando el margen de beneficio neto, en el que se deducen de los ingresos todos los gastos operativos, los intereses y los impuestos. En ambos casos, un margen de beneficio más alto indica una mayor eficiencia en las operaciones de la agencia y una maximización de los beneficios.

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Aquí tienes una guía paso a paso para calcular la rentabilidad de tu agencia:

1. Determinar los ingresos totales

En primer lugar, calcula los ingresos totales generados por los clientes de tu agencia. Debe incluir todos los ingresos recibidos por trabajo facturable, ya sea por proyectos, por anticipos o por un modelo de ingresos recurrentes.

A continuación, incluya cualquier ingreso adicional que haya recibido su agencia, como por ejemplo, honorarios de consultoría o ingresos por afiliación. 

2. Calcular los costes directos

Estos son los costes relacionados con la prestación de servicios a los clientes. También se denominan «coste de los productos vendidos» (COGS, por sus siglas en inglés). Incluyen tanto los costes laborales (salarios, prestaciones, bonificaciones e impuestos sobre nóminas) como los costes relacionados con los proyectos (material de software, honorarios de subcontratistas).

3. Calcular el beneficio bruto

El beneficio bruto corresponde a los ingresos totales, menos los costes directos. Muestra la rentabilidad de las operaciones principales. El margen bruto es un indicador significativo de la rentabilidad y la salud financiera de una agencia. Representa el porcentaje de los ingresos totales que supera el coste de los productos vendidos (COGS).

Beneficio bruto = Ingresos totales - Costes directos (o COGS)

4. Calcular los gastos generales

Estos son los costes relacionados con el funcionamiento de la agencia y no son específicos de ningún cliente. Entre ellos se incluyen :

• Alquiler y servicios públicos: espacio de oficina, Internet y otros servicios públicos.
• Salario del personal no facturable: recursos que no trabajan en proyectos de clientes, pero que son necesarios para el funcionamiento de la agencia (ventas, recursos humanos, marketing, administración, etc.).
• Software: suscripciones a herramientas que no son atribuibles a proyectos específicos.
• Marketing y ventas: coste de las campañas de marketing o de los esfuerzos de ventas para atraer a más clientes.
• Gastos administrativos: seguros, contabilidad, honorarios legales o cualquier otro gasto.

5. Calcular el beneficio neto

El beneficio neto corresponde a la rentabilidad después de deducir todos los demás gastos, incluidos los impuestos y los pagos de intereses (si procede).

Beneficio neto = Beneficio bruto - Gastos generales - Intereses - Impuestos

6. Medir el margen de beneficio

Calcular el beneficio clave. márgenes para comprender mejor la rentabilidad en relación con los ingresos.

• Margen bruto (%) = (Beneficio bruto / Ingresos totales) x 100
• Margen de beneficio neto (%) = (Beneficio neto / Ingresos totales) x 100

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Utiliza Bonsai para realizar un seguimiento de la rentabilidad.

El uso de un software de gestión de proyectos puede ayudarte a obtener rápidamente una visión general de la rentabilidad de tu agencia. Puede utilizarlo para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos, y accederá a informes ya elaborados sobre la rentabilidad, así como a informes sobre la tasa de utilización, que también son fundamentales para maximizar la eficiencia de su agencia.

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Casos prácticos: Mejora exitosa de la rentabilidad

Una agencia de marketing de primer nivel aumentó considerablemente su rentabilidad tras poner en marcha unas estrategias de rentabilidad muy eficaces. Se volvieron inteligentes con sus gastos, recortando tanto el margen de beneficio neto como los gastos operativos, lo que realmente reforzó sus márgenes.

Cómo Ogilvy mejoró sus márgenes de beneficio

¿Ogilvy? Aumentaron sus márgenes de beneficio aplicando varias estrategias inteligentes que incrementaron la rentabilidad de la agencia. En primer lugar, se dedicaron a optimizar los costes, recortando los gastos operativos y generales, lo que aumentó sus márgenes. Además, sus operaciones funcionan mejor que nunca. A continuación, Ogilvy apostó por estrategias destinadas a maximizar los ingresos y los beneficios. Esta medida no solo aumentó su margen de beneficio bruto, sino también su margen de beneficio neto. ¿Resultado final? Un gran avance en la salud financiera de la agencia.

Transformación de la rentabilidad en WPP

WPP se ha propuesto transformar su rentabilidad sin escatimar en la calidad del servicio. Se han centrado en mejorar la eficiencia operativa y reducir los gastos generales. Al centrarse en la optimización de costes y mantener bajo control los gastos operativos, WPP busca aumentar su margen de beneficio bruto. Además, están poniendo en marcha iniciativas para aumentar los ingresos. La agencia está racionalizando sus operaciones para aumentar los márgenes de beneficio. Con estos cambios, WPP no solo pretende maximizar sus beneficios, sino también garantizar su solidez financiera a largo plazo.

Conclusión: Mantener la rentabilidad a largo plazo.

En la maratón que supone la rentabilidad de las agencias, es fundamental adoptar una estrategia a largo plazo con optimización de costes, eficiencia operativa y tácticas de maximización de beneficios. Mantener los gastos operativos y generales bajo control es fundamental, ya que afecta directamente al margen de beneficio neto. Las operaciones supereficientes no solo aumentan el margen de beneficio bruto, sino que también son una bendición para la salud financiera general.

Además, revolucionar los márgenes y adoptar estrategias que impulsen los ingresos puede aumentar considerablemente los márgenes de beneficio. Entonces, ¿mantener un equilibrio constante entre aumentar los ingresos y reducir los costes? Ese es el secreto para mantener la rentabilidad a largo plazo.