Cómo Zabal Media ahorró 150 000 dólares al año al pasarse a Bonsai

Superando a ClickUp

Antes de Bonsai, Zabal Media realizaba el seguimiento de sus tareas y su tiempo en ClickUp, y gestionaba las finanzas en QuickBooks. Utilizaban hojas de cálculo para reunir datos de tareas, realizar un seguimiento del tiempo, la utilización y los presupuestos.

ClickUp mostraba las tareas y el tiempo registrado, pero no los presupuestos ni la rentabilidad de los proyectos. 

Cuando el equipo creció hasta alcanzar las 30 personas, Wilian comenzó a sentir los límites de su proceso.

Llamé a los jefes de proyecto para que me informaran sobre el estado del presupuesto. Calculábamos manualmente los costes cada mes en una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de la salud de nuestro negocio.

Este sistema requería demasiado tiempo y era propenso a errores para algo tan importante como comprender las finanzas de la agencia. «Me di cuenta de que ese no es el papel de un fundador que está intentando superar los 20 empleados». Esto desencadenó la búsqueda de una solución más integrada que pudiera respaldar las ambiciones de la agencia.

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Consigue claridad financiera con Bonsai

Con Bonsai, Wilian encontró todo lo que necesitaba en un solo lugar: tareas, seguimiento del tiempo, presupuestos, informes, recursos, pero también facturación, contratos y propuestas. Satisfació tanto sus necesidades de gestión de proyectos como de seguimiento financiero.

Bonsai me da la claridad que necesito no solo desde una perspectiva de gestión de proyectos sino también sobre las finanzas. Es la mejor opción si buscas optimizar el lado empresarial de tu agencia, no solo el seguimiento de tareas.

La semana pasada, Wilian pudo identificar recursos infrautilizados en uno de sus proyectos y optimizarlos en consecuencia. Ese es exactamente el nivel de claridad financiera que buscaban.

Ahorro de 150 000 dólares al año con Bonsai

En Zabal Media, era un trabajo a tiempo completo calcular las tareas, las horas del equipo y los presupuestos de los proyectos para elaborar las finanzas de los mismos. Wilian calcula que todas las horas dedicadas a realizar cálculos manuales en hojas de cálculo les cuestan aproximadamente 150 000 dólares al año.

Ahora, los gestores de proyectos de Wilian y Zabal Media solo necesitan un clic en Bonsai para saber exactamente cuánto se ha gastado del presupuesto y si un proyecto va por buen camino.

Con la información sobre proyectos de Bonsai, obtengo una visión en tiempo real de los presupuestos de los proyectos y los principales indicadores de costes. Solo necesito un clic, en lugar de horas y un trabajo a tiempo completo.

De 8 horas a 30 minutos para la facturación al cliente.

Wilian reservaría un día al final de cada mes para la facturación a los clientes. Entraba en ClickUp, revisaba las horas facturables una por una y creaba manualmente cada factura.

Hoy en día, accede a sus proyectos en Bonsai para calcular con precisión las horas facturables, genera automáticamente sus facturas y las envía a sus clientes.

Antes, enviaba facturas a clientes recurrentes y me llevaba más de ocho horas al mes. Ahora solo me lleva 30 minutos al mes.

Escalado con Bonsai

El objetivo de Zabal Media es crecer hasta alcanzar los 100 empleados en los próximos años. Wilian está convencido de que Bonsai es la solución ideal para ayudarles a conseguirlo.

Ya están ahorrando tiempo y dinero. Ahora también cuentan con la información y la claridad necesarias para ampliar Zabal Media con confianza.

Cada nueva versión de Bonsai facilita nuestras operaciones. El equipo responde rápidamente a los comentarios y vemos cómo se implementan regularmente nuestras principales solicitudes de funciones.