¿Qué es una firma húmeda?

¿Tienes curiosidad por saber más sobre las firmas húmedas? ¡Has venido al lugar adecuado!

En pocas palabras, una firma húmeda es cuando una persona utiliza un sello o un bolígrafo para firmar un acuerdo importante. Durante muchos años, firmar un documento de esta manera era la única forma de refrendar un contrato indefinido.

A día de hoy, sigue siendo un método preferido y que ayuda a evitar actividades fraudulentas.

¿Comparar las firmas con tinta húmeda con las firmas electrónicas?

Hoy en día, la firma manuscrita es menos habitual, especialmente en las empresas internacionales, que suelen optar por las firmas electrónicas. Las firmas manuscritas requieren la presencia física de la persona, mientras que las versiones electrónicas pueden completarse en línea.

Cuando se trata de firmar acuerdos comerciales con clientes y colegas en el extranjero, las firmas electrónicas han acelerado todo el proceso y están resultando especialmente beneficiosas durante la pandemia.

Algunos ejemplos de firmas electrónicas comunes, que muchos firman a diario, incluyen registrarse para obtener una nueva membresía, como una cuenta de iTunes. Puede que no seas plenamente consciente de ello, pero al marcar todas las casillas de la política de la empresa para indicar que aceptas sus términos y condiciones, les estás proporcionando tu propia firma electrónica.

Otra forma de firma electrónica consiste en que una persona escriba su nombre al pie de un correo electrónico antes de enviarlo a sus compañeros de trabajo.

Otros ejemplos populares incluyen:

• Introducir un PIN personalizado en un cajero automático para retirar dinero.
• Añadir tu nombre a un formulario o documento virtual
• Usar Touch ID en tu móvil o tableta para acceder a ciertas plataformas, incluida tu aplicación bancaria.
• Escanear documentos para un cliente, en los que aparece su nombre escrito a mano.
  

Firmas manuscritas frente a firmas digitales

¿Cuál es la diferencia entre las firmas electrónicas y las firmas manuscritas? A pesar de lo que muchos piensan, presentan numerosas diferencias, ¡aunque ambas son legalmente vinculantes! (Lea sobre qué es una firma legal si desea obtener más información). Por un lado, la expresión «firma digital» alude a la validez de un documento cuando se envía de forma virtual, ya sea por correo electrónico o a través de una aplicación.

Este proceso implica el uso de una clave de cifrado, que solo un servidor autorizado tiene permiso para descifrar. Un ejemplo de ello es cuando una plataforma global, como Microsoft Outlook, añade una firma electrónica a una correspondencia electrónica enviada a través del servidor de la plataforma. Adobe Acrobat es también una de las herramientas que puedes utilizar para firmar digitalmente un documento. Si desea obtener más información, puede leer nuestra guía sobre cómo crear una firma digital en Adobe.

¿Cómo se generan las firmas electrónicas? La creación de una firma digital es algo compleja e implica un procedimiento matemático generado por ordenador. Este procedimiento impide que los archivos virtuales puedan ser vistos por cualquier persona que no sea el destinatario designado.

En pocas palabras, las firmas electrónicas son un poco como las huellas dactilares: solo aquellos que tienen las huellas dactilares requeridas pueden acceder a los documentos cifrados.

¿Por qué son menos comunes las firmas manuscritas?

Con el panorama digital actual evolucionando a un ritmo vertiginoso, las firmas manuscritas son cada vez menos habituales, especialmente entre las empresas de todo el mundo que participan a diario en transacciones comerciales con otras jurisdicciones. Simplemente, no es posible pasar por una oficina para firmar un documento.

Afortunadamente, la tecnología ha avanzado a pasos agigantados, lo que significa que los documentos pueden ser firmados por varias partes en distintos lugares utilizando firmas electrónicas.

El fax fue el primer paso hacia la creación de firmas digitales eficientes. Esta tecnología permite a las personas firmar documentos, escanearlos y enviarlos a otros lugares.

Por ejemplo, una oficina de Londres puede firmar un documento y enviarlo a Nueva York, China o cualquier otro lugar del mundo. Siempre que ambas partes dispongan de la tecnología pertinente, cada una de ellas podrá generar las firmas electrónicas necesarias.

¿Pero las firmas electrónicas son tan vinculantes como las firmas manuscritas? ¡Ahora sí! Las sentencias judiciales han hecho que las firmas digitales y electrónicas sean legalmente vinculantes para las empresas de todo el mundo.

¿Cuándo utilizar una firma húmeda?

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Hay ocasiones en las que solo una firma manuscrita es suficiente. Esto suele depender de las preferencias personales, especialmente porque las firmas electrónicas son legalmente vinculantes. Las firmas manuscritas suelen ser las preferidas por las empresas que ofrecen bienes o préstamos.

Hoy en día, las firmas electrónicas cuentan con el respaldo de las Naciones Unidas y los Estados Unidos. La Ley de Firmas Electrónicas (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional) se promulgó hace más de 20 años, en el año 2000. Esta ley garantiza el uso de contratos digitales locales e internacionales. En resumen, esto significa que tanto las firmas electrónicas como las firmas manuscritas tienen hoy en día la misma validez legal.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar firmas manuscritas?

En cuanto a las ventajas de utilizar tinta, una de ellas es que todas las personas involucradas en la transacción comercial deben estar presentes y en la misma sala. Esto puede causar menos confusión en cuanto al contenido del documento y también evita las firmas fraudulentas.

¿Otra ventaja? Las firmas manuscritas son más personales y brindan la oportunidad de establecer un vínculo más estrecho y de mayor confianza con el cliente, al tiempo que permiten ponerle rostro a todas las partes o empresas implicadas. Esto puede ayudar a garantizar una mejor relación comercial, dependiendo del tipo de personas que participen en el acuerdo comercial.

¿Desventajas de utilizar firmas manuscritas?

Como todo, las firmas húmedas también tienen sus inconvenientes, entre los que se incluyen:

• Factores medioambientales: los documentos en papel no solo son costosos de imprimir, sino que además son perjudiciales para nuestra huella de carbono.
• Los documentos en papel deben conservarse en formato físico, lo que implica disponer de espacio en la oficina para almacenarlos, mientras que los documentos virtuales pueden guardarse de forma segura en un servidor. Esto también facilita mucho su localización. También puede utilizar herramientas de búsqueda digital para localizar al instante determinadas partes del contacto, en lugar de revisarlo con lupa.
• El procesamiento de un documento en papel puede ser un proceso largo y tedioso, mientras que la Ley ESign hace que la aprobación de documentos virtuales sea tan fácil como hacer clic en un botón, independientemente de dónde se encuentren todas las partes.
• Es seguro almacenar documentos en línea, ya que se pueden añadir códigos de cifrado y contraseñas a los archivos.
  

¿Cómo gestionar las firmas electrónicas y los contratos?

Hoy en día existen muchas formas tecnológicas para gestionar los contratos que requieren una firma digital (firma electrónica). Entre ellas se incluye la inversión en procesos empresariales, como el software de firma electrónica, que proporciona a las empresas una forma sencilla y centralizada de gestionar sus documentos electrónicos o acuerdos virtuales.

Los usuarios de estas plataformas pueden crear contratos y formularios virtuales desde cero, o importar documentos que hayan sido diseñados en otro programa. Además, se pueden añadir firmas digitales y firmas personalizadas a estas plataformas, lo que significa que están fácilmente disponibles a la hora de emitir aprobaciones. Se conocen como firmas electrónicas. Bonsai tiene un creador de firmas online que puedes usar de forma gratuita.

Además, existen muchos tipos de programas de firma electrónica digital que ofrecen a los usuarios la opción de cargar listas de firmantes, que pueden aplicarse a varios documentos al mismo tiempo. Esto crea un registro de auditoría seguro y sencillo, que requiere menos aprobaciones y menos papeleo. Puedes consultar nuestra guía sobre cómo firmar digitalmente un PDF.

En lo que respecta al uso de firmas electrónicas en acuerdos comerciales nacionales e internacionales, es importante saber que la Ley de Comercio Nacional establece que la firma de contratos de esta manera es totalmente legal.

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Preguntas frecuentes sobre la firma manuscrita

¿Se puede escanear y utilizar una firma manuscrita en línea?

¡Sí, puedes! Escanear una firma manuscrita en un programa en línea la convierte efectivamente en una firma electrónica, también conocida como firma digital.

¿Es necesaria una firma manuscrita?

Tanto las firmas manuscritas como las firmas digitales son formas legales de firmar un documento. Algunas empresas, como las que ofrecen préstamos o servicios especialmente delicados, solicitarán una firma manuscrita, ya que consideran que un documento firmado en papel tiene mayor validez legal.

¿Cómo se hace una firma manuscrita?

Una firma húmeda es un nombre que se crea manualmente, y no por medios digitales. En pocas palabras, es cuando una persona escribe su nombre en un contrato en papel o en un documento físico.

¿Una firma electrónica es una firma original?

No, una firma electrónica es una firma que se ha creado en línea, ya sea escaneada en un programa o creada virtualmente. Una firma húmeda es cuando el papel entra en contacto con un bolígrafo físico. Esto se conoce como firma física, todos los derechos reservados.

¿Se puede escanear una firma manuscrita?

Por supuesto que sí. Con un fax o un escáner, puedes replicar fácilmente una firma manuscrita y pegarla en un documento virtual. Escanear una firma manuscrita en un programa de firma electrónica es una forma de convertir un nombre físico en una firma electrónica.

Existen muchos otros procesos que le permiten añadir el nombre requerido a una variedad de documentos diferentes, independientemente del dispositivo desde el que esté trabajando. Esto significa que las empresas pueden recibir y aprobar contratos sin necesidad de poner tinta sobre papel. Pueden hacerlo incluso mientras trabajan desde casa, a cualquier hora del día o de la noche.

¿Cómo puedo crear una firma manuscrita en un PDF?

Es fácil crear una firma manuscrita en un PDF, sin embargo, primero debes importar tu firma a tu ordenador si deseas añadirla como imagen. Una vez que haya guardado su firma como imagen, abra el PDF que desea firmar con el programa Adobe Acrobat Reader.

Haga clic en el panel de herramientas y, a continuación, en «rellenar & sign». Utiliza la opción «firma» y busca el botón «añadir firma». Aparecerá una ventana emergente que le preguntará si desea dibujar, añadir o escribir su firma. Si lo añades como una imagen, se te pedirá que cambies el tamaño de tu firma una vez añadida al PDF.