Guía sobre contratos de agencia: elementos clave y consejos 2025

Un contrato de agencia es un documento legalmente vinculante que establece una relación formal entre una agencia y su cliente, en el que se describen las funciones, responsabilidades y expectativas. Los elementos esenciales incluyen el alcance del trabajo, las condiciones de pago, las cláusulas de confidencialidad y las condiciones de rescisión. Para crear un contrato de agencia eficaz, utilice herramientas como Bonsai para las plantillas y la automatización, lo que garantiza la claridad y el cumplimiento legal. Revisar y actualizar periódicamente los contratos para adaptarlos a las necesidades cambiantes del negocio y a los requisitos legales. Esto garantiza una colaboración satisfactoria al evitar malentendidos y proteger los intereses de ambas partes. Para 2025, centrémonos en las herramientas digitales para optimizar la gestión de contratos y mejorar la eficiencia.

¿Qué es un contrato de agencia?

Los contratos de agencia (o acuerdos de agencia) son documentos legalmente vinculantes que crean una relación formal y jurídica entre una agencia (es decir, su empresa) y sus clientes. Por otra parte, un contrato de agencia puede crear una relación entre un agente o una empresa de agencia y un mandante, una persona o entidad en cuyo nombre puede actuar la empresa.

En el sentido más amplio, un contrato de agencia otorga al agente la autorización y el poder para realizar tareas y acciones en nombre del mandante, así como para representarlo ante terceros. Naturalmente, el contrato también establece que la agencia recibirá una compensación por su tiempo mediante pagos o honorarios.

Cabe señalar que, desde el punto de vista jurídico, un contrato de agencia no es lo mismo que un contrato de subcontratación. Un contratista simplemente presta servicios al cliente final. En ese caso, la propiedad del producto del subcontratista se transfiere al cliente. Sin embargo, en un contrato de agencia, la agencia no proporciona un producto en sí, solo pone sus servicios a disposición del cliente, pero también puede actuar en nombre del cliente siempre que lo haga en el mejor interés de este.

Sin embargo, desde un punto de vista práctico, la línea entre los acuerdos de agencia y los de subcontratación es difusa debido a la amplia gama de servicios y productos que crean las agencias. El tipo exacto de contrato que necesitarás redactar puede variar de un cliente a otro, pero normalmente dependerá de si prestas servicios (es decir, elementos intangibles) o suministras productos.

Cómo crear un contrato de agencia

Paso 1: Regístrate en Bonsai

Regístrate en Bonsai en solo unos pasos o inicia sesión en tu cuenta de Bonsai si ya tienes una.

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Paso 2: Crear un nuevo contrato

Navega hasta la sección «Contratos» de la plataforma Bonsai.

Paso 3: Selecciona una plantilla

Explore las plantillas de contrato disponibles y seleccione la que mejor se adapte a sus necesidades para un contrato de agencia. Todos los contratos de Bonsai están revisados legalmente.

Enlace a contratos

Paso 4: Rellene los datos de su contrato.

Una vez que hayas seleccionado una plantilla, Bonsai te guiará a través de un formulario para recopilar información específica sobre tu agencia y los detalles del contrato. Después de completar el formulario, Bonsai generará un contrato personalizado basado en sus respuestas. Este contrato describirá el alcance del trabajo, las condiciones de pago, las cláusulas de confidencialidad y otros detalles pertinentes.

Paso 5: Revisar y personalizar

Revise el contrato generado para asegurarse de que todos los detalles sean correctos y reflejen el acuerdo entre su agencia y su cliente. Personalice cualquier sección según sea necesario para ajustarla a los términos específicos de su compromiso.

En la configuración de tu marca, podrás añadir el logotipo, la fuente, los colores y las imágenes de fondo de tu marca. Si ha activado el etiquetado blanco, su contrato utilizará automáticamente sus activos para adaptarse al diseño de su marca.

Paso 6: Firmar y enviar

Utiliza la función de firma electrónica de Bonsai para firmar el contrato de forma electrónica. Esto permite que tanto usted como su cliente firmen el contrato de forma remota, eliminando la necesidad de firmas físicas. Una vez que hayas firmado el contrato, podrás enviárselo fácilmente a tu cliente directamente a través de Bonsai. Recibirás notificaciones cuando tu cliente haya visto y firmado el acuerdo.

Paso 7: Configurar automatizaciones (opcional)

Tienes la opción de configurar flujos de trabajo automatizados, como enviar facturas, mensajes, crear eventos y mucho más, para optimizar tus procesos y ahorrar tiempo.

Siguiendo estos pasos, podrás crear de forma eficaz un contrato de agencia utilizando la intuitiva plataforma de Bonsai, lo que garantizará un acuerdo claro y legalmente vinculante entre tu agencia y tu cliente. Podrás acceder a tu contrato en cualquier momento e incluso guardarlo como plantilla para utilizarlo con otro cliente.

Bonificación: Portal del cliente

Enlace al portal del cliente

Colabora mejor con tus clientes gracias al portal para clientes de agencias de Bonsai. Le permitirá compartir el acceso al proyecto con su cliente, en una interfaz con su marca. Tus clientes podrán acceder fácilmente a las facturas, actividades pasadas y documentos de sus proyectos.

Tipos de contratos de agencia

Existen varias clasificaciones de contratos de agencia, dependiendo de los servicios o productos que la agencia proporcione en nombre del cliente. Se pueden clasificar en tres categorías distintas:

• Exclusividad
• Estructura de pago
• Tipo de proyecto

Contratos de agencia por exclusividad

• Acuerdo exclusivo: Un acuerdo exclusivo otorga a la agencia plenos poderes para representar y prestar servicios a su cliente en un territorio específico y para los proyectos que la agencia puede ofrecer.
• Acuerdo no exclusivo: con un acuerdo no exclusivo, el cliente es libre de ponerse en contacto con otras agencias para que le presten servicios en el mismo territorio que una agencia existente. Esta es una opción más flexible para el cliente, pero la mayoría de las agencias la evitan, ya que limita sus opciones.
• Acuerdo de agencia exclusiva: Se trata de un concepto similar al acuerdo de exclusividad, pero limita tanto al cliente como al representante a trabajar únicamente entre ellos en el ámbito de responsabilidad de la agencia.

Contratos de agencia por estructura de pago

• Comisión: Más habitual en las agencias inmobiliarias, una estructura de pago basada en comisiones significa que la agencia se queda con un pequeño porcentaje de las ventas o los ingresos generados por el cliente. Esto crea un incentivo natural para que la agencia trabaje bien, pero es arriesgado si el anticipo no genera ingresos.
• Acuerdos o honorarios de retención: La retención paga a la agencia una suma fija en función de los honorarios de la agencia por el proyecto o trabajo que se va a realizar. Esto se puede hacer por adelantado, repartido en varios pagos, o creando una suscripción o un plan de pago periódico que el cliente deberá cumplir mientras la agencia preste sus servicios.
• Tarifa por hora: Es similar a contratar a un subcontratista y significa que la agencia cobrará al cliente en función de las horas de trabajo necesarias para completar el proyecto acordado. Es la opción más transparente, siempre que la agencia realice un seguimiento de sus gastos y calendarios, pero puede generar resultados impredecibles si cambia el alcance del proyecto.

Contratos de agencia por tipo de proyecto

Esta es, con diferencia, la categoría más amplia y no se puede dividir fácilmente en partes manejables. En general, hay varias formas de clasificar los proyectos, siendo los nichos más comunes que requieren acuerdos de agencia los siguientes:

• Marketing
• Bienes raíces
• Agencia de talentos
• Contratistas independientes

Como se ha mencionado, la diferencia entre los contratos de contratista independiente y los contratos de agencia es un poco difusa, por lo que la categoría final no se puede dividir realmente en subcategorías.

¿Qué debe incluir un contrato de agencia?

Para garantizar que el contrato de agencia sea pertinente para la situación en cuestión, deberá asegurarse de incluir cierta información clave para evitar ambigüedades en el futuro. Por suerte, una vez que hayas creado un modelo de contrato de agencia, solo tendrás que hacer pequeñas modificaciones para futuros clientes. Esto es lo que necesitarás.

Información general sobre la agencia y el cliente

Por lo general, estos incluyen los nombres legales de ambas partes del acuerdo, sus direcciones legales y cualquier otra información pertinente, como los números de identificación fiscal, si así lo exige la jurisdicción en la que opera. También es recomendable incluir la información de contacto relevante de ambas partes.

Al incluir esta información esencial en las primeras líneas del contrato, podrá identificarlo rápidamente entre los demás contratos de su sistema de archivo y se eliminará cualquier ambigüedad sobre a quién se aplica el contrato.

Mantenga la información sencilla y fácil de procesar, y asegúrese de incluir el nombre legal completo de su agencia, así como cualquier nombre comercial o DBA que utilice habitualmente para comunicarse.

Una vez que haya presentado adecuadamente a las partes que aceptan el acuerdo, puede utilizar terminología alternativa posteriormente, siempre y cuando identifique correctamente a una de las partes. Por ejemplo, puede referirse a su agencia como «empresa» o «agencia» y mencionar que al cliente se le puede llamar «cliente» o «parte contratante». No obstante, es necesario especificar esa terminología en la introducción, después del nombre legal completo del partido.

Con el CRM de Bonsai, puede asegurarse de que la información del contrato permanezca junto con los demás archivos necesarios del cliente. Esto le permite encontrar rápidamente el contrato si surge algún problema y necesita asistencia legal.

Duración del acuerdo

Por lo general, hay dos formas diferentes de especificar la duración del contrato.

En primer lugar, puede establecer el contrato de agencia para que tenga vigencia hasta el final de un proyecto específico. Esto puede crear una fecha límite natural en la que debe completarse el trabajo y le permite coordinar con precisión cuándo se pagará a su agencia por sus esfuerzos.

Alternativamente, puede hacer que el acuerdo tenga una duración indefinida, o al menos hasta que una de las partes solicite la rescisión del acuerdo. Esto es más habitual en el caso de los subcontratistas y las agencias, cuyo trabajo es continuo y se supone que una parte del mismo debe realizarse de forma recurrente.

Aunque se puede ser preciso en cuanto al inicio del acuerdo, fijar una fecha concreta para su finalización suele ser complicado. Si decides crear un contrato con una cláusula final, tal vez sea mejor indicar que el contrato concluye una vez que la agencia entrega el producto o servicio final como parte de los KPI de finalización del proyecto.

También debe considerar cuidadosamente qué circunstancias pueden llevar a cualquiera de las partes a cancelar el contrato o rescindirlo anticipadamente. Una cláusula de finalización anticipada no eximirá al cliente de la obligación de pagar por el trabajo realizado hasta ese momento, pero es necesario redactarla con cuidado para garantizar que sea aplicable.

Alcance del trabajo

Especificar incorrectamente las obligaciones de la agencia hacia el cliente (y viceversa) es una de las principales causas por las que un contrato de agencia se rompe y se cancela. Aunque no hayas especificado la duración del contrato, debes ser muy preciso en tu redacción.

El alcance del trabajo incluye todos y cada uno de los detalles del proyecto. Hágase las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto trabajo se espera que realice la agencia o cuántas horas de trabajo necesita dedicar al cliente de forma regular?
• ¿Cree que tendrá que revisar el trabajo que ha realizado según las especificaciones establecidas en los detalles del proyecto?
• ¿Cómo realizarás el seguimiento de los KPI del proyecto?

Si no determina con precisión cuánto tiempo o cuánto trabajo tiene que dedicar su agencia al proyecto, el cliente podría dar por sentado que puede acumular más exigencias y trabajo a mitad de la realización. Esto puede provocar un aumento del alcance del proyecto y bloquear los recursos de su agencia en un trabajo que no se remunerará adecuadamente.

Condiciones de pago y presupuesto

Como se ha mencionado, hay tres formas principales de establecer cómo se pagará a tu agencia por su trabajo. Sin embargo, también hay que tener en cuenta las contingencias y los retrasos en los pagos.

Discute qué sucede si el cliente se retrasa en el pago de tu trabajo. ¿Vas a aplicar recargos por demora? ¿El trabajo vuelve a transferirse a usted? ¿Los impagos recurrentes son motivo para rescindir el contrato por completo?

El estándar del sector para la mayoría de las empresas es aplicar un recargo por demora de un pequeño porcentaje y conceder al cliente unas semanas para pagar la factura que se le envía. Sin embargo, esto puede ser tan estricto o flexible como usted desee. Puede establecer condiciones de pago más generosas como muestra de buena fe, pero eso podría significar que los clientes sean más propensos a intentar ahorrar en el pago durante el mayor tiempo posible.

Si su agencia no recibe los pagos a tiempo, corre el riesgo de encontrarse con problemas que le impidan organizar adecuadamente su flujo de caja. Según Metics, el 82 % de las startups fracasan debido a problemas de flujo de caja. Más concretamente, la organización cita algunos de los problemas más comunes, como depender de un cliente que no paga a tiempo, retrasos en la facturación y reticencia a cobrar las tarifas.

También debe describir con precisión los términos que definen qué parte del proyecto debe pagarse. Si no te aseguras de mencionarlo, un cliente podría intentar encontrar una laguna en las condiciones de pago de tu contrato y solicitar un reembolso. Un contrato que no detalle adecuadamente lo que constituye un proyecto exitoso según las especificaciones enumeradas podría dar lugar a una larga batalla legal para revocar la solicitud de reembolso.

Rescisión

También debe asegurarse de que ambas partes tengan una estrategia de salida descrita en el acuerdo.

El contrato puede rescindirse prematuramente por diversas razones. Quizás el cliente está solicitando más trabajo del que su agencia puede gestionar. Quizás el cliente se quedó sin fondos para el proyecto. En cualquier caso, el contrato debe especificar cómo una de las partes puede iniciar su rescisión.

Independientemente de cómo se establezca la rescisión, ambas partes deben acordar un plazo de preaviso adecuado. También deberá acordar qué métodos de comunicación (correo electrónico, carta u otra correspondencia oficial) son satisfactorios para enviar la notificación.

Las cláusulas de rescisión pueden ser una de las partes más difíciles de interpretar. Dado que el proyecto está llegando a su fin, ambas partes deben acordar las condiciones de pago finales, así como qué ocurrirá con el trabajo completado.

Propiedad intelectual

Tu agencia debe definir claramente qué partes del proyecto pertenecen al cliente. Por lo general, si tu trabajo es por cuenta propia, los derechos de autor de los productos ofrecidos se transfieren automáticamente al cliente una vez finalizado el proyecto (o parte del proyecto).

Alternativamente, los derechos de autor del producto pueden cederse al cliente durante la vigencia del contrato de agencia. Este es un método útil cuando se ofrecen servicios por suscripción.

Al hablar de los términos de los derechos de autor, puede ser útil comprobar cómo funcionan las plataformas que utilizas. En el ejemplo más básico, Fiverr transfiere automáticamente los derechos de autor de cualquier proyecto del freelancer a su cliente cuando se completa el trabajo. Puede seguir esa lógica y aplicarla a sus servicios, pero tenga en cuenta su jurisdicción local y cómo influye en la protección de los derechos de autor.

Confidencialidad y NDA (Acuerdo de confidencialidad)

La privacidad es fundamental en los entornos corporativos. Por eso, tu acuerdo debe contener cláusulas de confidencialidad y de acuerdo de no divulgación (NDA) para evitar que cualquiera de las partes revele sus acuerdos comerciales privados e información valiosa sobre el proyecto.

Por lo general, se trata de cláusulas similares que ya deberían estar incluidas en los contratos de trabajo de sus empleados, y el lenguaje no es particularmente diferente.

Indemnización

Por último, debes asegurarte de que el trabajo que realiza tu agencia no te haga responsable de ningún daño debido a un uso indebido o cualquier otra razón. Siempre que el cliente esté utilizando sus servicios o sea titular de los derechos de autor del producto creado por su agencia, usted no debería ser responsable de ningún problema que surja debido a circunstancias desafortunadas.

Mejores prácticas al crear un contrato

Hay algunos puntos clave que debes tener en cuenta al redactar tu primer contrato, lo que, con suerte, te facilitará sortear los posibles escollos legales. Por suerte, ahí es donde Bonsai puede ayudar.

Evite el uso excesivo de jerga jurídica.

Aunque un acuerdo es técnicamente un documento legal, puede resultar conveniente simplificar el lenguaje siempre que sea posible. Aunque es probable que cuentes con abogados que revisen el contrato para finalizarlo, este debe ser legible para personas que no estén tan versadas en asuntos legales.

Si abusas de la jerga legal y del vocabulario técnico empresarial, puedes acabar confundiendo al cliente o haciendo que pierda todo interés.

Puedes utilizar la amplia base de plantillas de contratos de agencia de Bonsai para empezar. Tienen un lenguaje preciso que garantiza que ambas partes obtengan toda la información que necesitan sin sobrecargarlas con «jerga legal».

Obtenga ayuda legal

Para sus primeros contratos comerciales, lo mejor es consultar a un abogado especializado en acuerdos corporativos. Ellos podrán guiarte a lo largo del proceso y ayudarte a evitar los errores más comunes.

Una vez que hayas completado tus primeros contratos, podrás utilizarlos como base para futuras colaboraciones. Asegúrese de consultar periódicamente con un abogado para garantizar que los cambios legislativos no afecten a sus contratos.

Utiliza software para ayudarte

Quizás la mejor manera de obtener contratos redactados de forma excelente sea utilizar una base de conocimientos rica que contenga ejemplos y explique los términos en un lenguaje sencillo. Puede utilizar los modelos de contrato de agencia de Bonsai como base para la mayoría de los contratos que celebre a lo largo de la existencia de su empresa.

Además, una plataforma de gestión inteligente como Bonsai te permite almacenar los acuerdos de forma digital y conectarlos a la base de datos de tus clientes para facilitar la visión general. A continuación, puede realizar los cambios necesarios en el contrato y enviar la nueva versión al cliente con solo unos clics.

No hagas promesas.

Uno de los mayores escollos que las agencias novatas incluyen en sus contratos es garantizar resultados positivos. Según Forbes, esta es una de las pocas cosas que no se pueden ofrecer con fiabilidad, por muy buena que sea tu agencia en su trabajo.

Incluir una cláusula que garantice que su empresa va a obtener determinados resultados puede generar expectativas poco realistas que sus trabajadores quizá no puedan cumplir.

Cómo obtener los mejores ejemplos de contratos de agencia

Si necesitas una solución única para redactar un contrato de agencia, no busques más: Bonsai es lo que necesitas. Combina las mejores características de los programas de gestión de clientes, facturación, gestión de proyectos y planificación, además de proporcionarle una amplia base de conocimientos con ejemplos de contratos que se adaptan prácticamente a cualquier sector y tipo de agencia.

Puedes empezar simplemente con la muestra general, familiarizarte con todos los requisitos de un buen contrato con ejemplos sencillos y realizar modificaciones basadas en la información que hayas recopilado (y almacenado en Bonsai) sobre el cliente.

Además, Bonsai también se integra con la mayoría de los programas modernos de planificación y gestión de proyectos, lo que te permite llevar tu software actual al siguiente nivel gracias a la facilidad con la que se guardan los datos. Póngase en contacto con el equipo de Bonsai hoy mismo y descubra cómo puede impulsar su agencia.