Software de gestión de clientes para entrenadores: tu guía para mantenerte organizado

Como propietario de un negocio de coaching, tendrás que organizar múltiples tareas e interacciones con los clientes, lo que significa que también necesitarás un software de gestión de clientes para coaches.

El problema es que, en esta era digital, encontrar el software adecuado puede resultar muy complicado para los entrenadores personales. Entonces, ¿cómo encontrar al mejor con quien trabajar?

Debe comprobar todas las funciones que ofrece cada programa y compararlas con sus necesidades. Te diremos lo que debes buscar y también te daremos un par de sugerencias.

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¿Qué es un CRM?

El CRM para coaches, comúnmente conocido como gestión de las relaciones con los clientes, implica el uso de herramientas y prácticas que personas como los coaches empresariales pueden utilizar para mejorar las relaciones y las interacciones con los clientes.

Una plataforma de coaching se utiliza a menudo para gestionar tareas como ventas, comunicación, contratos y programación. Un buen software de gestión de relaciones con los clientes reunirá todas las funciones clave de las interacciones con los clientes en un solo lugar.

Ventajas de la gestión de clientes para el negocio del coaching

Hay varias formas de beneficiarse del software de gestión de clientes de coaching. Tanto si tienes un negocio de coaching online como si realizas reuniones presenciales, aquí te explicamos cómo te puede ayudar un programa de este tipo:

Nuevas oportunidades de renovación

Cuando utilices una plataforma de coaching, todos tus clientes estarán reunidos en un solo lugar. Esto hace que sea fácil ponerse en contacto con ellos, lo que le brinda muchas oportunidades para renovaciones. Dado que se le recordará que debe mantenerse en contacto con su cliente, es posible que le lleguen nuevos proyectos.

Ahorra tiempo

Los entrenadores personales deberían dedicar su tiempo a hacer lo que se supone que deben hacer: entrenar a la gente. Esto puede resultar difícil cuando pasas la mayor parte del tiempo programando tus interacciones y gestionando el papeleo. Una buena solución de software de coaching puede ser muy útil, ya que te ahorra tiempo al digitalizar todo, para que puedas seguir centrado en tus clientes.

Mejor gestión empresarial

Cuando prestas servicios de coaching, necesitas hacer un seguimiento del progreso del cliente y saber cuándo se atasca. Si tienen dudas, el instinto no suele ser la mejor opción, especialmente para los coaches de vida, que no siempre ven a sus clientes cara a cara. El software CRM puede ayudarte a realizar un seguimiento de tu programa de coaching para que puedas mejorar la gestión de tu negocio.

Alta calificación de satisfacción del cliente

La mayoría de los nuevos clientes provienen de referencias de clientes satisfechos, pero si la interacción con el cliente es deficiente, es posible que las personas no estén satisfechas. El CRM para entrenadores puede ser muy útil en este caso, ya que eliminará la fricción entre clientes y entrenadores.

Aspectos a tener en cuenta en el software de gestión de clientes

Cada software de coaching es diferente y se adapta a diversas necesidades especiales. A lo largo de tu búsqueda, puedes buscar las siguientes características. Cuantos más, mejor.

Seguimiento del progreso del cliente

Cuando veas cómo está rindiendo tu cliente, obtendrás más contenido y posibilidades para el coaching. Realice un seguimiento constante del progreso del cliente. De esta manera, será mucho más fácil llenar los huecos. Esto aumentará la satisfacción del cliente, lo que se traducirá en más recomendaciones.

Lista de tareas pendientes

Las listas de tareas pendientes te ayudan a tener más claridad sobre las cosas que hay que hacer. Ya sea para firmar un contrato, configurar cursos en línea o solicitar un pago, estas listas te ayudarán a mantenerte organizado.

Plantillas de programas

Como entrenadores personales, dedicamos mucho tiempo a rellenar papeles. Puede ser una propuesta, un contrato, una factura... puede ser cualquier cosa. Estas cosas requieren tiempo y esfuerzo, por lo que deberías buscar un software que ya cuente con una selección de plantillas.

Programar reuniones

Los coaches empresariales suelen concertar reuniones con sus clientes. Por eso tienes que utilizar un programa que facilite la búsqueda de aplicaciones como Google Calendar. Esto le ayudará a mantenerse organizado para que pueda ofrecer servicios de alta calidad.

Sesiones de coaching

Aunque no todos los programas lo incluyen, una tendencia popular en el software de coaching son las sesiones de coaching. Esto beneficiará no solo a sus clientes, sino también a usted.

El mejor software de gestión de clientes: Bonsai

Muchos entrenadores son autónomos y se ven obligados a realizar tareas administrativas. Por eso es esencial contar con un programa de gestión del coaching con capacidades de integración.

Bonsai es el tipo de solución integral que puede ayudarte a llevar un control de todo, desde contratos hasta pagos y mucho más. Es la opción perfecta para los autónomos que gestionan su propio negocio y no quieren correr el riesgo de desorganizarse.

Seguimiento de tiempo

Si tu facturación se basa en el tiempo, o simplemente quieres llevar un registro del tiempo que dedicas cada día a cada cliente, Bonsai te ofrece una extensión de seguimiento del tiempo que puedes utilizar.

Debes iniciar el temporizador antes de comenzar la sesión de entrenamiento y apagarlo una vez que hayas terminado. Puede utilizar un software de coaching automatizado para detectar patrones o añadirlos manualmente para cada cliente si no tiene un horario fijo.

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Software de gestión de tareas

Bonsai también ofrece un software de gestión de tareas en su paquete de coaching, lo que te facilita el seguimiento del progreso de tus clientes.

Bonsai ofrece la posibilidad de reservar citas online, que se añadirán automáticamente a tu calendario. Esto te permitirá mantener una cronología clara de lo que tienes que hacer, actuando como una lista de tareas pendientes para que no se te escape nada.

Plantillas de facturas, propuestas y contratos

Como coach, pasarás gran parte de tu tiempo realizando videoconferencias con tus clientes o reuniéndote con ellos cara a cara. Cada minuto que no se dedica a eso es tiempo en el que se desperdicia dinero.

Por eso Bonsai ofrece plantillas de contratos, propuestas y facturas para coaches que puedes utilizar con tus clientes. Estas plantillas son claras y profesionales, y demostrarán a tus clientes que sabes lo que haces.

Además, los contratos son revisados y aprobados por abogados reales, lo que significa que estás en buenas manos en lo que respecta a la ley.

Solo tienes que rellenar los espacios en blanco y ya estará listo. También puede optar por crear su propia plantilla que podrá utilizar para todos sus clientes, en caso de que tenga requisitos especiales para su papeleo.

Las aprobaciones se supervisarán automáticamente y los demás documentos se enviarán según el calendario seleccionado.

Si el cliente ya está registrado, el proceso de creación de la factura se automatizará. Esto le ahorrará aún más tiempo, ya que el software CRM le permitirá realizar el trabajo que se supone que debe hacer.

Nota: Obtén acceso a todas estas plantillas y otras funciones registrándote en Bonsai. Nuestro software todo en uno para pequeñas empresas puede aliviar algunos de los dolores de cabeza que conlleva la gestión de su negocio. Empieza a optimizar estas tareas hoy mismo: solicita tu prueba gratuita de 7 días aquí.

Impuestos

Como coach autónomo, también puedes sentirte confundido cuando se acerca la temporada de impuestos. Por eso los autónomos encuentran Bonsai Tax tan útil.

Bonsai tiene una función llamada «Sobres» que te permite apartar dinero para pagar impuestos. También puede configurar el sistema para recibir recordatorios automáticos sobre los impuestos estimados trimestrales.

También puede descargar su Anexo C del Formulario 1040. Esto ya incluirá los gastos e ingresos que hayas registrado con Bonsai.

Bonsai también ofrece una función de contabilidad en la que puedes conectar tus tarjetas de crédito y cuentas bancarias, automatizando tu proceso de pago y generando enlaces seguros.

Una vez que conectes tus tarjetas, Bonsai revisará automáticamente tus gastos cada vez y calculará exactamente cuánto tienes que pagar. También calcula las deducciones que puedes obtener, indicándote con precisión cuánto puedes ahorrar.

Bonsai es una solución integral que te evita tener que usar demasiados programas a la vez. Tanto si necesitas funciones de comunicación automatizadas como si tienes que programar reuniones, Bonsai puede cubrir casi todas tus necesidades.

Nota: Si desea escanear automáticamente los extractos de su tarjeta de crédito o cuenta bancaria para registrar los gastos de su negocio, pruebe Bonsai Tax. De media, los usuarios suelen ahorrar 5600 dólares en sus impuestos gracias a nuestro software. Solicite hoy mismo su hoy mismo.

Procesamiento de pagos en línea

Hoy en día, a la gente le gusta utilizar diferentes métodos de pago. Algunos prefieren utilizar sus tarjetas de débito o transferencias bancarias para realizar el pago. A otros les gusta pagar con sus tarjetas de crédito.

Bonsai facilita el procesamiento de pagos gracias a la función de cuenta empresarial de Bonsai. Tu cliente puede utilizar varias formas de pago, lo que te facilita mucho recibir el pago a tiempo.

Es un complemento muy útil para el software de coaching general, ya que te ayuda a llevar un control de las facturas pagadas. Si alguna factura está a punto de vencer o ya ha vencido, Bonsai puede enviar recordatorios automáticos para garantizar que se cumplan todas las obligaciones.

Otras alternativas de software de coaching

Bonsai es probablemente la mejor plataforma para ti como coach autónomo, pero si buscas alternativas, hay varias opciones que puedes probar.

Bitrix 24

Bitrix 24 es adecuado para empresas más grandes, por lo que puede resultar bastante complejo. Dicho esto, si necesitas múltiples integraciones y herramientas para realizar un seguimiento y gestionar reuniones y tareas, esta puede resultar muy útil.

El software te permite comunicarte a través de videoconferencias, correos electrónicos y llamadas telefónicas. También ofrece acceso a múltiples cuentas si colaboras con varios entrenadores, y el intercambio de archivos también está protegido con contraseña.

Satori

Si quieres algo fácil de usar, sin una interfaz complicada, quizá te interese echar un vistazo a Satori. El programa le permite proporcionar cuestionarios personalizados y detallados a sus clientes, y también puede generar soluciones de coaching.

Con Satori, puedes organizar reservas online y pagos rápidos. Esto puede utilizarse eventualmente para generar más clientes potenciales basados en tus referencias.

Profi

Si desea ampliar su negocio de forma metódica, Profi es un buen software de coaching que puede probar. Cuenta con varios métodos de comunicación, como videoconferencias y SMS, y también permite liquidaciones de pagos automatizadas.

Profi permite realizar programas de coaching online que pueden llevarse a cabo en sesiones individuales o en grupo. Como coach, también puedes coescribir los programas con otras personas del sector del coaching.

Entrenador de empujones

Si tu proceso de coaching se desarrolla principalmente en un entorno online, Nudge Coach puede resultarte muy útil. Este programa le permitirá comprobar el rendimiento y los resultados de los clientes a distancia, verificando sus hábitos entre sesiones.

Como entrenador, puedes organizar retos diarios para impulsar la participación de los clientes. También puede utilizarlo para enviar notificaciones en tiempo real a sus clientes, asegurándose de que se mantengan fieles a su entrenamiento.

Entrenador Logix

Si trabajas en el sector del coaching y utilizas principalmente tu ordenador portátil, Coach Logix puede resultarte muy útil. Es útil para pequeñas empresas y autónomos que buscan herramientas estándar para el seguimiento de clientes.

El software está dirigido principalmente a quienes tienen un negocio relacionado con el fitness, ya que permite analizar las estadísticas para mejorar el flujo de trabajo. Los usuarios nuevos pueden disfrutar de una prueba gratuita, pero después deberán configurar la facturación.

HoneyBook

Honeybook es otro software de entrenamiento que puedes utilizar para programas de entrenamiento personalizados. También puede crear propuestas para sus clientes que puede utilizar para una verificación rápida, inscribiéndolos en el programa.

El software ofrece funciones automatizadas como recordatorios, correos electrónicos y cuestionarios. También dispone de una función de programación de tareas que le permitirá estar al día con sus tareas.

Practica mejor

Si está buscando un software de gestión de consultas, puede probar Practice Better. La mayoría de las veces, este programa es utilizado por asesores nutricionales para gestionar recomendaciones, libros y pagos.

La gestión del coaching en sí misma no tiene muchos programas integrados, pero se puede integrar con muchos otros sistemas y plataformas, como Google Drive o DropBox. Esto facilita la programación y la distribución, ya que ofrece acceso a los datos en tiempo real.

Quenza

Si eres coach personal o te dedicas principalmente a la salud mental, quizá te interese probar Quenza. Este programa de gestión de coaching es relativamente nuevo en el mercado, por lo que es posible que no cuente con muchas funciones sofisticadas.

Dicho esto, con cada actualización se añaden nuevas funciones administrativas, lo que la convierte en una plataforma con un gran potencial. El Pathway Builder resulta especialmente útil en este caso, ya que los coaches pueden utilizarlo para enviar tareas automáticamente a sus clientes.

FitSW

Orientado al ámbito del fitness, el software de entrenamiento personal FitSW permite a los entrenadores crear planes de dieta y entrenamientos. El software de gestión de coaching también se puede utilizar para elaborar horarios y realizar un seguimiento del progreso de los clientes.

Con FitSW, puedes mantener a tus clientes motivados y comprometidos mediante el uso de gráficos de seguimiento del estado físico y estadísticas de objetivos. También puede comparar, guardar y revisar los datos en cualquier momento.

Consola de entrenadores

Si te gusta estar siempre en contacto con tus clientes, entonces podrías utilizar esta aplicación de gestión de coaching. CoachesConsole te permite actualizar los datos de los clientes y publicarlos en un calendario online, para que estén disponibles en todo momento.

También puede gestionar el contenido precargado si hay alguna modificación. Se puede acceder a las herramientas de documentación y a la programación en línea a través del portal del cliente, lo que le permite realizar un seguimiento de los datos que recibe de sus clientes.

TrueCoach

TrueCoach puede resultar muy útil si eres entrenador personal en el sector del fitness. La mayoría de los entrenadores utilizan este programa para compartir sus vídeos de entrenamiento, así como otros consejos que puedan tener para ayudar a sus clientes a alcanzar sus objetivos de fitness.

Con TrueCoach, puedes realizar un seguimiento de la nutrición de tus clientes, así como de su progreso en las sesiones de entrenamiento. También dispone de una función de mensajería en tiempo real para que pueda mantener una buena conexión entre el cliente y el entrenador.

Mi oficina de entrenador

Si quieres sincronizar todos tus dispositivos, My Coach Office te ofrecerá algo similar a una oficina virtual. Puedes gestionar tus paquetes de coaching online, ya que todos ellos se almacenan en la nube.

Puede utilizar este software para programar reuniones rápidamente y realizar un seguimiento de los objetivos. También puede utilizarlo para crear facturas personalizadas, de modo que siempre reciba sus pagos a tiempo.

Entrenador responsable

CoachAccountable aborda la parte contable de la práctica del coaching, lo que le permite realizar un seguimiento de las métricas y el progreso cuantitativo de sus clientes. Los resultados se pueden compartir fácilmente con los clientes para mejorar su motivación y permitirles alcanzar sus objetivos.

El software incluye recordatorios automáticos por correo electrónico y mensajes de texto que mantendrán a los clientes comprometidos con el programa. El sistema también emitirá recibos y facturas automáticamente, siendo compatible con múltiples plataformas de pago como PayPal.

Healthie

Los asesores nutricionales y las empresas de asesoramiento sobre salud alimentaria también consideran que Healthie es una buena alternativa. La plataforma cuenta con varias funciones útiles, como la programación de citas, la creación de historiales médicos electrónicos, el establecimiento de objetivos y el seguimiento del progreso.

Los entrenadores y los clientes pueden mantenerse en contacto mediante videollamadas bidireccionales y seminarios web. También se puede acceder a plantillas de gráficos predefinidas para que pueda realizar un seguimiento del progreso de su cliente.

El resultado final

El coaching puede ser muy fácil si se cuenta con el software adecuado. La mayoría de los entrenadores profesionales ya utilizan algún tipo de plataforma para conectarse con sus clientes, pero la clave está en encontrar una que cubra todas tus necesidades. Hasta ahora, Bonsai es la mejor opción, pero la decisión final es tuya.